22-10-2015 Sagsnummer.: 15/42625 UDKAST Sagstype: KLE: 88.08.12 Sagsbehandler: Karin Sonne Tlf.: 87535775 Kontrakt Levering af lokal basal erhvervsservice i Syddjurs Kommune Budgetafdeling Ebeltoft Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft Tlf.: 87 53 50 00 syddjurs@syddjurs.dk www.syddjurs.dk Postadresse Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft
Indholdsfortegnelse 1. Parterne... 3 2. Opgaven... 3 3. Aftalegrundlag... 3 4. Kontraktperiode... 4 5. Kontakt mellem parterne... 4 6. Honorar... 5 7. Udlæg... 6 8. Fakturering... 6 9. Betalingsbetinger... 7 10. Ansvar og forsikring... 7 11. Mangler og misligeholdelse... 7 12. Ejendomsret... 8 13. Offentliggørelse af kontrakten og tavshedspligt... 8 14. Underskrift... 9 Bilag Bilag 1: Tilbudsbetingelser pr. den 22.10.15 Bilag 2: Leverandørens tilbud af [ ] Bilag 3: Ansvarsforsikring (police) Side 2 af 2
1. Parterne 1.1 Mellem Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft (i det følgende benævnt Ordregiver ) og [ ] (i det følgende benævnt "Leverandøren") er dags dato indgået aftale om lokal basal erhvervsservice (i det følgende benævnt Kontrakten). 1.2 Leverandøren har til opgavens løsning tilknyttet følgende underrådgivere: [ ]. 2. Opgaven Opgaven omfatter varetagelse af den uvildige kommunale erhvervsservice m.v. i Syddjurs Kommune, der ydes i henhold til 12 og 13 i Lov om Erhvervsfremme samt udførelse af øvrige prioriterede erhvervsservice opgaver, som angivet i leverandørens tilbud af 3. Aftalegrundlag 3.1 For Kontrakten gælder nedenstående dokumenter i prioriteret rækkefølge. I tilfælde af modstrid mellem to dokumenter gælder det højest prioriterede forud for det lavere prioriterede. Et lavere prioriteret dokument kan dog udfylde, uddybe eller supplere et højere prioriteret. A. Nærværende Kontrakt B. Eventuelle rettelser og svar på spørgsmål til Ordregivers udbudsmateriale af dd.mm.2015 C. Tilbudsbetingelserne af 22.10.2015 D. Leverandørens tilbud af [ ]. Side 3 af 3
Opgaven skal i øvrigt udføres og samtlige ydelser skal leveres i overensstemmelse med de på tidspunktet for underskrivelse af Kontrakten gældende love og forordninger, standardnormer, myndighedspraksis mv. Hvis sådanne måtte blive ændret i perioden frem til opgavens afslutning, er Leverandøren forpligtet til at udføre arbejdet i overensstemmelse med sådanne ændrede love og normer mv. Enhver ændring i Kontrakten og aftalegrundlaget skal ske skriftligt og være underskrevet af begge parter for at være bindende. 4. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. januar 2016 31. december 2017. 5. Kontakt mellem parterne Nærværende kontrakt er organisatorisk forankret i afdelingen for Kultur, planlægning og erhverv i Syddjurs Kommune. Ordregivers kontaktperson er: Bo Nymark Kristensen, tlf.87535035, bokr@syddjurs.dk 5.1 Leverandørens kontaktperson er Navn, tlf.nr., e-mail] Såvel Ordregiver som Leverandøren er til enhver tid berettiget til at ændre kontaktperson ved skriftlig meddelelse herom, gerne pr. e-mail, til den anden part. Leverandørens kontaktperson er på Leverandørens vegne bemyndiget til at indgå samtlige fornødne aftaler med Ordregiver. Leverandøren er forpligtet til at drage omsorg for, at Leverandørens repræsentant i hele kontraktperioden er i stand til at være til stede på pladsen hvor opgaven skal leveres i overensstemmelse med Ordregivers rimelige anmodning herom. 5.2 Leverandøren er ikke bemyndiget til at indgå aftaler på Ordregivers vegne. 5.3 Leverandøren er forpligtet til at anvende de medarbejderressourcer, som er beskrevet i Leverandørens tilbud af [ ], og som dermed har indgået i Ordregivers beslutning om at tildele erhvervsservice opgaven til Leverandøren. Udskiftning af Leverandørens medarbejdere på projektet kan således alene finde sted, når den pågældende medarbejder har lovligt forfald i en længere periode, er afskediget som følge af misligholdelse af sit ansættelsesforhold hos Leverandøren eller efter eget ønske ophører sin ansættelse hos Leverandøren. I tilfælde af udskiftning af en medarbejder skal Ordregiver orienteres herom samt om årsagen til udskiftningen. Side 4 af 4
Nye medarbejdere skal skriftligt godkendes af Ordregiver efter forevisning af CV er. Nye medarbejdere til erstatning for udskiftede medarbejdere skal som minimum have samme kvalifikationer som den medarbejder, de erstatter. Leverandørens bevidste fjernelse af medarbejdere fra opgaven uden Ordregivers forudgående accept vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse af Kontrakten. Leverandøren og Ordregiver skal i øvrigt samarbejde om at afdække eventuelle svagheder i bemandingen hos både Leverandøren og Ordregiver. Med henblik på at sikre opgavens succes kan Ordregiver i særlige tilfælde kræve, at en medarbejder hos Leverandøren udskiftes, eller at Leverandørens bemanding på opgaven forøges og/eller forstærkes. 6. Honorar 6.1 Leverandøren er i aftalens løbetid forpligtet til at levere ydelser i henhold til Leverandørens tilbud af [ ] for et maksimum på 500.000 kr. årligt. Leverandørens honorar kan således ikke overskride maksimumrammen på 500.000 kr./år. Honoraret er fast og indeksreguleres ikke i kontraktens løbetid. Alle udgifter til levering af lokal basal erhvervsservice skal være indeholdt i dette honorar. 6.2 Det aftalte maksimum for Leverandørens honorar, jf. punkt 8.1, kan kun fraviges i tilfælde af ekstraydelser. Leverandøren er dog kun berettiget til honorar for ekstraydelser, hvis Leverandøren forud for udførelsen af ekstraydelsen skriftligt og med et rimeligt varsel har orienteret Ordregiver om, at en ydelse ikke er omfattet af det aftalte maksimumhonorar, og Ordregiver skriftligt har accepteret omkostningen. Ydelser udført uden et sådant forudgående varsel anses for omfattet af det aftalte maksimumhonorar. 6.3 Ordregiver er til enhver tid berettiget til på forlangende at få tilsendt fornøden dokumentation for grundlaget for regningerne, ligesom Ordregiver til enhver tid er berettiget til at lade sin revisor gennemgå og attestere grundlaget for regningerne eller forlange en sådan gennemgang og attestation foretaget af Leverandørens revisor. 6.4 Timesatserne, jf. Leverandørens tilbud af [ ], er faste og reguleres ikke. Side 5 af 5
7. Udlæg 7.1 Udlæg dokumenteres med underbilag og refunderes uden administrationstillæg. 7.2 Udlæg i forbindelse med trykning og reproduktion, dog ekskl. interne tryk hos Leverandøren og Leverandørens underrådgivere refunderes efter nærmere aftale med Ordregiver. 7.3 Udgifter i forbindelse med rejser til og fra Syddjurs Kommune, herunder udgifter til transport for Leverandørens medarbejdere til og fra Ordregivers kontor, er Ordregiver uvedkommende og refunderes ikke (herunder kørsel i egen bil, fortæring, ophold mv.). Udgifter til møder mv. uden for Syddjurs Kommune, som sker efter aftale med Ordregiver, refunderes efter forudgående skriftlig aftale og efter de for ansatte i staten til enhver tid gældende regler uden tillæg. 8. Fakturering Fakturering sker kvartalsvis bagud. I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EANnummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre IDnumre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Varenavn og nummer Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Side 6 af 6
Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 9. Betalingsbetinger Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. 10. Ansvar og forsikring 10.1 Leverandøren er ansvarlig i henhold til dansk rets almindelige regler. Parterne er altid uanset ansvar forpligtet til at bidrage til at finde den mest optimale løsning for at rette og neutralisere eventuelle fejl og mangler. 10.2 Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne relevant professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde en sådan i hele aftaleperioden. Ansvarsforsikring i [forsikringsselskab] dækkende Leverandørens ansvar vedlægges kontrakten som bilag 3. 11. Mangler og misligholdelse Den leverede ydelse skal leve op til de stillede krav, og være af en kvalitet som anses som normal god kvalitet inden for branchen. Såfremt dette ikke er tilfældet foreligger der er mangel. Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser i henhold til kontrakten, dvs. en hvilken som helst mangel. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette samt underrette om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Såfremt det er Ordregiver, der opdager en misligholdelse, skal Ordregiver uden ugrundet ophold, efter at misligholdelsen er opdaget, meddele Leverandøren Side 7 af 7
dette. Leverandøren skal herefter uden ugrundet ophold underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Dersom Leverandøren gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Leverandørens væsentlige misligholdelse af nærværende kontrakt berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten, helt eller delvist, uden varsel. Dette sker ved skriftlig meddelelse herom til Leverandøren. I øvrigt er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar m.v. 12. Ejendomsret Alle data og resultater, som Leverandøren anvender og kommer frem til i forbindelse med løsningen af nærværende opgave er Ordregivers ejendom. Data som Leverandøren kommer i besiddelse af/udarbejder i forbindelse med løsningen af nærværende opgave, kan i det omfang det vurderes relevant/nødvendigt blive anvendt til brug ved bl.a. senere udbud. 13. Offentliggørelse af kontrakten og tavshedspligt Nærværende kontrakt er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontraktgrundlaget i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Leverandøren skal behandle oplysninger modtaget i forbindelse med levering af Erhvervsservicen fortroligt. Leverandøren kan kun efter forudgående skriftlig accept fra Ordregiver bruge Kontrakten som reference i markedsføringsmæssig sammenhæng. Udleveret materiale og personoplysninger: Side 8 af 8
Ved ophør af Kontrakten, uanset årsag, er Leverandøren forpligtet til straks og vederlagsfrit at udlevere alt materiale, data, oplysninger og andet tilhørende Ordregiver. Leverandøren kan ikke udøve tilbageholdsret i materiale, data, oplysninger og andet tilhørende Ordregiver. Leverandøren skal endvidere, i det omfang levering af Erhvervsservicen måtte indebære behandling af personoplysninger, iagttage reglerne i persondataloven. Leverandøren, dennes ansatte og eventuelle underleverandører er således forpligtede til at bevare absolut tavshed om oplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med indgåelse af nærværende kontrakt eller under varetagelsen af de heri definerede opgaver. Tavshedspligten gælder både i kontraktens løbetid såvel som efter dennes ophør. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Leverandøren og dennes ansatte er forpligtede til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at hæve kontrakten uden varsel, jf. afsnit 11. 14. Underskrift 14.1 Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf hver part opbevarer et eksemplar. [ ], den / [ ], den / f. Ordregiver f. Leverandøren [ ] [ ] Side 9 af 9
Side 10 af 10