Guide til Medarbejderplan

Guide til Medarbejderplan Indhold 1. Login og navigation i Medarbejderplan... 2 2. Guide til medarbejdere om forberedelse til og opsamling på MUS-samtalen... 2 3. Guide til MUS-ansvarlige om indkaldelse til MUS samt forberedelse og opsamling på MUS... 13 4. Beskedcenter... 18 5. FAQ s vedrørende Medarbejderplan og medarbejder-udviklingssamtaler... 19 Support Du kan altid finde den opdaterede udgave af denne guide ved at trykke på knappen Brugerguide i systemet, og du kan printe den aktuelle side eller skema ved at trykke på printerikonet i højre hjørne. Henvend dig til din lokale ressourceperson Tekniske spørgsmål sendes til HR@ucl.dk 1

1. Login og navigation i Medarbejderplan Herunder beskrives, hvordan du får adgang til samt navigerer i Medarbejderplan. 1.1. Log på Du får adgang til Medarbejderplan via novell vinduet der findes på dit skrivebord (UCL-programmer ->Fælles programmer). Trykker du på ikonet Medarbejderplan, så åbner WAYF-siden, hvor du skal logge ind. Du kan også logge på Medarbejderplan således (Dette login skal bruges, hvis du ikke logger ind via en UCL- PC) 1) Skriv emus.ucl.dk (bemærk der IKKE er www foran) i browseren. 2) Vælg University College Lillebælt 3) Log ind med samme brugernavn og password som til netværket og f.eks. Fronter. Den første side der vises har to faneblade: Organisation og Personlige data (Se skærmbillede 1.1.1). Skærmbillede 1.1.1 1.2. Navigation Medarbejderplan er et internetbaseret system, så tilføjelser og ændringer bliver synlige ved at trykke Opdatér. Ønskes en foregående side vist anvendes den grønne tilbagepil øverst i højre hjørne. 2. Guide til medarbejdere om forberedelse til og opsamling på MUS-samtalen Herunder findes hjælp til den indledningsvise registrering af personlige data i Medarbejderplan, samt til forberedelse og opsamling på MUS-samtalen. Indledningsvis skal nedenstående udfyldes: Ikke på forhånd udfyldte medarbejderdata (Se afsnit 2.1.1) Udviklingsforløb (Se afsnit 2.1.2) CV-oplysninger (Se afsnit 2.1.3) Jobbeskrivelse (Se afsnit 2.1.4) 2.1 Tilføjelse af data 2.1.1 Medarbejderdata Under Medarbejderdata tilføjes de ikke allerede udfyldte data. De automatisk udfyldte felter udfyldes fra SIS, og data kan ikke overskrives manuelt. De manglende data tilføjes ved at taste 2

Personlige data > Medarbejderdata Dernæst udfyldes de relevante felter i formularen vist herunder (Se skærmbillede 2.1.1.1). Tilføjelse af Medarbejderdata Felter der skal udfyldes, hvis de ikke allerede er det. Skærmbillede 2.1.1.1 3

2.1.2 Udviklingsforløb (Kun for TAPere) Under udviklingsforløb tilføjes formel uddannelse, efteruddannelse samt andre udviklingsforløb, såsom mentorordning eller jobrotation (Se evt. MUS-vejledningen) ved at taste: Personlige data > udviklingsforløb > indsæt Dernæst udfyldes de relevante felter i formularen som vist herunder i skærmbillede 2.1.2.1. Gymnasium, HH og andre ungdomsuddannelser skal ikke registreres. Tilføjelse af udviklingsforløb Her skrives kategorien af udviklingsaktiviteten Her skrives navnet på din uddannelse eller en overskrift på udviklingsforløbet. Husk altid at skrive det hele som vist for det er kun teksten fra dette felt der vises i portfolioen Her tastes prisen på f.eks. uddannelsesforløbet. Prisen skal altid tastes for udvilkingsforløb der er gennemført efter 1. januar 2012 Her registreres antal timer brugt på udviklingsaktiviteten. Feltet skal altid udfyldes for udviklingsforløb gennemført efter 1. januar 2012. Her skrives start- og slutdato for aktiviteten ind 2 Her indskrives og opdateres status for udviklingsforløbet Dette felt er på forhånd udfyldt med den gruppe der vil være hyppigst, men du skal forholde dig til om det gælder i dit tilfælde Skærmbillede 2.1.2.1 1 Forløbet er nu tilføjet. Husk at tryk opdatér (1) og luk vindue når de nødvendige felter er udfyldt og dernæst tryk opdatér (2) i listen. 4

Skærmbillede 2.1.2.2 Rækken kan slettes igen eller redigeres ved at trykke ZOOM > slet række > opdatér. 2.1.3 Tilføje CV-oplysninger Under CV kan andre CV-oplysninger end personaledata (Se evt. MUS-vejledningen) tilføjes ved at taste Personlige data > CV > indsæt Dernæst udfyldes formularen som vist i skærmbillede 2.1.3.1. Tilføjelse af Andre CV oplysninger Skærmbillede 2.1.3.1 5

2.1.4 Overføre Link fra UC-viden til Medarbejderplan Alle data under CV-afsnittet kan trækkes fra UC-viden og du skal derefter ikke vedligeholde disse andet end i UC-viden. Du skal: 1) Kopiere linket fra UC-viden 2) Gå ind i Medarbejderplan under fanen: Personlige data > CV > indsæt og så skal du vælge afsnit 3) Lægge linket ind i Medarbejderplan som vist herunder: Link fra UC-viden ind i medarbejderplan Skærmbillede 2.1.3.2 Vigtigt! https:// skal fjernes så linket der overføres ser således ud. Her er et eksempel: www.ucviden.dk/portal/da/persons/ida-schwartz(cad84977-7a35-4178-a957-cb7933e4db3d)/projects.html 6

2.1.5 Tilføje og opdatere jobbeskrivelse FOR UNDERVISERE Jobbeskrivelsen kan tilføjes eller opdateres ved at taste Personlige data > Jobbeskrivelse Som vist i skærmbillede 2.1.4.1 tilføjes jobbetegnelse og den relevante jobgruppe. Dernæst trykkes opdatér. Via linket Tilføj tekstfelter tilføjes tekstfelterne Jobbets opgaver og Jobbets rammer som du kan skrive i. Din beskrivelse af jobbets opgaver og jobbets rammer skal danne baggrund for en drøftelse af sammenhængen mellem rammer, ressourcer og de arbejdsopgaver du udfører samt om sammensætningen af opgaver er optimal og ønskelig for dig og din leder. Jobbeskrivelse Skærmbillede 2.1.4.1 FOR TAP-MEDARBEJDERE OG KONSULENTER Udfyldelse af jobbeskrivelse for TAP-medarbejdere Forud for en MUS-samtale skal udfyldes en individuel jobbeskrivelse. Jobbeskrivelsen skal indtastes i Medarbejderplan under Personlige Data Jobbeskrivelse, og den skal udarbejdes på baggrund af den relevante funktionsbeskrivelse. Oversigt over disse findes på mit.ucl.dk på HR & Kommunikations side vælg TAP-kompetencestrategi i venstre kolonne. Herunder er en guide til, hvordan jobprofilen udfyldes. 7

Noter Organisatorisk reference Ansættelsesvilkår i henhold til Ansættelsesbrøk Særlige forhold Arbejdsopgaver Faglige kvalifikationer Personlige kvalifikationer Nødvendige digitale kompetencer Faktiske digitale kompetencer Skal ikke udfyldes Din daglig leder Den overenskomst vedkommende er ansat efter (se ansættelsesbrev eller spørg den relevante lønmedarbejder i Økonomi og Personale). Ugentligt timetal angivet som brøk f.eks. 37/37 ved fuld tid. F.eks. fleksjob, seniorordning osv. Stillingsindehaverens specifikke arbejdsopgaver jf. funktionsbeskrivelsen for den enkelte enheds administrative funktioner (TAP). F.eks.: Har erfaring med at arbejde med større projekter og styre processer i en større organisation projektledelse Har erfaring med at indgå i dialog med medarbejdere, tillidsrepræsentanter og ledere med henblik på at omsætte deres behov til handling Har gode skriftlige og mundtlige formuleringsevner og erfaring med mundtlig og skriftlig kommunikation til en bredt sammensat målgruppe F.eks.: Arbejde selvstændigt, systematisk og analytisk samt evner at have mange bolde i luften Er venlig, udadvendt og serviceminded med sans for humor og gode sociale kompetencer Er udviklingsorienteret Her angives, hvilke IT-programmer stillingen kræver digitale kompetencer indenfor. Ud for hvert af de oplistede IT-programmer angives stillingsindehaverens nødvendige kompetenceniveau ud fra niveauerne Novice, Rutineret eller Ekspert (Se definition af begreberne nedenfor). Eksempel: Word: rutineret, TeamShare: rutineret, Medarbejderplan: ekspert osv. Her sammenholdes de nødvendige digitale kompetencer med stillingsindehaverens faktiske digitale kompetencer inden for hvert af IT-programmerne ud fra niveauerne Novice, Rutineret og Ekspert (se definition af begreberne nedenfor). 2.1.6 Portfolio Portfolioen (Se skærmbillede 2.1.5.1) er en rapport der viser en samlet oversigt over de vigtigste informationer, der er om den relevante person i Medarbejderplan vedrørende: Uddannelser og gennemførte udviklingsforløb Planlagte udviklingsforløb Andre CV oplysninger Jobbeskrivelse Handlingsplan 8

Den findes ved at taste Personlige data > portfolio Portfolio Skærmbillede 2.1.5.1 2.2 MUS 2.2.1 Forberedelse til MUS Når du forbereder dig til MUS skal du udfylde dit MUS-skema og opdatere de informationer der vises i portfolioen. Du kan i afsnit 2.1.1-2.1.4 herover se, hvordan de data der vises i portfolioen opdateres/tilføjes. 9

Forberedelsesmateriale sendes fra den daglige leder sammen med et forslag til en dato og et tidspunkt for MUS-samtalen. MUS-skemaet findes via linket i mailen fra lederen, eller som vist på skærmbillede 2.2.1.1 via Personlige data > statusoversigt > Ventende dialog-skemaer Statusoversigt Skærmbillede 2.2.1.1 Der kan vendes tilbage til forberedelsen i MUS-skemaet, men husk at tryk Gem efter hver opdatering. Medarbejder og leder skriver i samme skema, og I kan læse hinandens noter. 2.2.2 Under og efter MUS Under MUS drøftes de emner, der er nævnt i MUS-skemaet. Opfølgningen på MUS-samtalen består af: Konklusionen i MUS-skemaet Handleplan Udviklingsforløb Opfølgningen foregår enten under eller efter MUS-samtalen. Handleplanen viser aftaler der skal følges op på efter MUS-samtalen, men som ikke er aftaler om konkrete kompetenceudviklingsforløb. Du kan se hele din handlingsplan i Portfolioen, mens du kan tilføje punkter eller ændre status i aftalte punkter i handlingsplanen ved at taste Personlige data > Statusoversigt > Vis gennemførte punkter ELLER Vis resterende punkter> Indsæt (Se evt. skærmbillede 2.2.1.1.) Dernæst udfyldes formularen som vist herunder i skærmbillede 2.2.3.1). 10

Tilføjelse af punkter i Handlingsplanen Her kan indtil videre kun tastes MUS, men systemet udvides inden længe til andre kategorier af samtaler, hvor det bliver relevant at skelne mellem kategorierne Her tastes en beskrivelse af handlepunktet. Her tastes status på handlepunktet f.eks. ikke startet, i gang, og fuldført Her tastes hvem der er ansvarlig for at fuldføre punktet typisk medarbejder eller leder Skærmbillede 2.2.3.1 Husk at tryk opdatér (1) og luk vindue, når de nødvendige felter er udfyldt, og dernæst tryk opdatér (2) i listen. Herefter kan du i portfolioen se det tilføjede punkt. Punktet kan slettes igen ved at trykke Personlige data > Statusoversigt > Vis gennemførte ELLER Vis resterende punkter > ZOOM > Slet række Skærmbillede 2.2.3.2 Udviklingsforløb er en samlet tabel over dine gennemførte, ønskede og igangværende udviklingsforløb. Du kan se udviklingsforløb i Portfolioen, mens du kan tilføje punkter eller ændre status i aftalte udviklingsforløb som vist i skærmbillede 2.1.2.1. 2.2.5 Mellem to MUS-runder Husk at godkend MUS-skemaet enten til MUS-samtalen eller når du efter samtalen har tilføjet konklusionerne fra MUS-samtalen i MUS-skemaet. I mellem to MUS-runder skal du huske, at opdatere status på handleplanerne og udviklingsforløbene. Handlepunkter og udviklingsforløb der aftales mellem to MUS-runder skal også skrives ind i systemet. 11

2.3 Søgninger Hvis du øverst i menuen vælger Organisation vises flg. skærmbillede (4.1). Søgning 1 Skærmbillede 2.3.1. Kollegaer med ønskede udviklingsforløb eller CV-oplysninger kan søges frem under hhv. Udviklingsforløb og CV oplysninger ved at taste Organisation > Udviklingsforløb (eller CV) > Søgning > Ny Dernæst indskrives søgekriteriet, og når du trykker Søg vises listen af f.eks. medarbejdere der er med i et bestemt netværk. På samme måde kan du søge kollegaer med et særligt kursus i f.eks. et bestemt økonomisystem eller lign. Et eksempel på en søgning vises herunder (Se skærmbillede 2.3.1. I eksemplet søges efter en kollega med et IT-kursus i SQL-programmering under udviklingsforløb). Søgning 2 Skærmbillede 2.3 12

3. Guide til MUS-ansvarlige om indkaldelse til MUS samt forberedelse og opsamling på MUS Herunder findes hjælp til indkaldelse, forberedelse og opsamling på MUS-samtaler for MUS-ansvarlige. 3.1 MUS 3.1.1 Inviter til MUS Start MUS For at starte MUS for en eller flere medarbejdere skal du som vist i skærmbillede 3.1.1.1 taste Organisation > Medarbejdere > Funktioner > Workflow > MUS (relevant medarbejdergruppe Start MUS-Workflow Skærmbillede 3.1.1.1 Dernæst vises skærmbillede 3.1.1.2 13

Indkaldelse 1 Indkaldelse 2 Skærmbillede 3.1.1.2 Skærmbillede 3.1.1.3 Ved at trykke på den lille pil vises dine medarbejdere i en liste som vist i skærmbillede 3.1.1.3. Brug evt. søgefunktionen Find eller klik på Udvid alle for at finde de relevante medarbejdere. Markér de medarbejdere du vil invitere til MUS. Workflowet startes ved at trykke næste og udfylde ønsket dato, tidspunkt og sted for samtalerne som vist herunder. Derefter sendes automatisk en mail til de(n) medarbejder(e), du har markeret med et link til deres forberedelsesmateriale (Portfolio og MUS-skema). Du modtager en mail med et link til en outlook-invitation du skal åbne og sende til medarbejderen. Aftalen kommer dermed automatisk ind i din og medarbejderens kalender. Aftalen kan rykkes som andre outlookaftaler og varigheden kan tilrettes. Der afsættes automatisk 2 timer til MUS-samtalen i kalenderen, men det kan justeres i outlookinvitationen, fordelt med 1,5 time på selve samtalen og 0,5 time til opfølgning. Afkrydsningsliste Når du har inviteret en medarbejder til MUS så oprettes automatisk en afkrydsningsliste for denne. Den finder du ved at taste Personlige data > Statusoversigt > Åbne (Underafkrydsningslister) 14

Statusoversigt Skærmbillede 3.1.1.3 Afkrydsningsliste Skærmbillede 3.1.1.4 Ved at holde markøren over de gule felter vises en boks hvor du kan vælge gå til side dvs. få vist f.eks portfolioen eller feltet kan lukkes. Husk at luk hele listen til slut efter MUS for ellers kan medarbejderen ikke indkaldes til næste MUS-runde. 15

3.1.2 Forberedelse af MUS I forberedelsen til den enkelte MUS-samtale skal du bruge medarbejderens MUS-skema og portfolio. For undervisningsfagligt personale skal du også tage stilling til kompetenceprofilen som medarbejderen har udfyldt. Dem finder du som beskrevet i afsnit 3.1.1 under overskriften afkrydsningsliste. 3.1.3 Under eller efter MUS Under eller efter MUS skal tilføjes, konklusioner fra samtalen, udviklingsforløb og handleplaner. Konklusionerne fra MUS skal tilføjes medarbejderens MUS-skema. Hvis du og din medarbejder foretrækker at tilføje konklusionerne under samtalen, så finder du MUS-skemaet som vist i afsnit 3.1.1 under overskriften afkrydsningsliste. Hvis du og din medarbejder ikke skriver konklusionerne ind under samtalen, så skal i jf. afkrydsningslisten aftale, hvornår konklusionerne i MUS-skemaet skal være færdige til godkendelse af jer begge. I godkender hver især MUS-skemaet i bunden af dette. Hvis I foretrækker, at tilføje handlepunkter under MUS samtalen, så skal medarbejderen logge ind i Medarbejderplan. Dernæst udfyldes skemaet som vist herunder i skærmbillede 3.1.3.1. Tilføjelse af punkt i handlingsplan Her kan indtil videre kun tastes MUS, men systemet udvides inden længe til andre kategorier af samtaler, hvor det bliver relevant at skelne mellem kategorierne Her tastes en beskrivelse af handlepunktet. Her tastes hvem der er ansvarlig for at fuldføre punktet typisk medarbejder eller leder Her tastes status på handlepunktet f.eks. ikke startet, i gang, og fuldført Skærmbillede 3.1.3.1. 16

For at registrere aftalte udviklingsforløb tastes Organisation > Udviklingsforløb > Indsæt Dernæst udfyldes skemaet som vist 2.1.2.1 side 4. 3.1.4 Efter MUS Når du inviterer til MUS-samtalen oprettes som nævnt automatisk en afkrydsningsliste for hver medarbejder. Det er vigtigt den afsluttes i forbindelse med, eller efter MUS-samtalen, for at medarbejderen kan indkaldes til næste MUS-runde. Du kan se hvor du finder den under afsnit 3.1.1. 3.2 Søgninger Du kan foretage forskellige søgninger under fanen Organisation Du kan søge efter medarbejdere udfra: Udviklingsforløb (Under Organisation > udviklingsforløb) CV oplysninger (Under organisation > CV-oplysninger) For en søgning i f.eks. udviklingsforløb tastes Organisation >udviklingsforløb > Søgning > Ny og så skrives søgeordet Tryk på Søg, og herefter vises listen af medarbejdere med det ønskede udviklingsforløb. Bemærk: Her kan søges på status for udviklingsforløbet, så det kun er de afsluttede udviklingsforløb der vises. Et eksempel på en søgning efter medarbejdere med et afsluttet kursus i SQL-programmering vises i skærmbillede 3.2.1 Eksempel på søgning Skærmbillede 3.2.1 17

3.3. Rapporter Under Quick rapporter (Se skærmbillede 5.1) er der mulighed for at trække rapporter om udviklingsaktiviteter for hele organisationen, ved at klikke på Specificer. Dokumentserier giver dig mulighed for at printe Portfolioer eller Jobbeskrivelser for flere medarbejdere på en gang. Rapporter Skærmbillede 5.1 3.4 Personlige data Personlige data er den MUS-ansvarliges personlige faneblad som medarbejder. Når du skal oprette de data som er nødvendige i systemet inden i din MUS bedes du anvende afsnit 2 i denne vejledning. 4. Beskedcenter Beskedcenter findes under fanen Personlige data I Beskedcenter gemmes de mails der sendes via systemet. 18

5. FAQ s vedrørende Medarbejderplan og medarbejder-udviklingssamtaler Q1: Hvordan logger jeg ind i systemet? 1) Skriv emus.ucl.dk (bemærk der IKKE er www foran) i browseren. 2) Tryk University College Lillebælt 3) Log ind med samme brugernavn og password som til netværket og f.eks. Fronter. Q2: Hvor finder jeg MUS-vejledningen? Den findes i Løn og personales Fronterrum ligesom brugervejledningen til systemet der også kan nås via knappen Brugerguide i højre hjørne af systemet Q3: Hvordan skal man bruge portfolioen? Portfolioen er en rapport over alle de data medarbejderen har tastet ind. Den giver et godt overblik til forberedelsen på MUS-samtalen for både medarbejder og leder. Medarbejdere Q1: Hvordan finder jeg MUS-skemaet? Du kan få adgang til MUS-skemaet via et link i mailen fra din leder med indbydelsen til MUS-samtalen eller ved at trykke Personlige data > Statusoversigt > ventende dialogskemaer Q2: Hvorfor kan jeg ikke se et tilføjet udviklingsforløb i portfolioen? Det er fordi der ikke er tilføjet en status for udviklingsforløbet. Det gør du ved at åbne formularen for udviklingsforløbet og taste en status f.eks. afsluttet med eksamen. Q3: Hvilke udviklingsforløb skal der tastes pris og timer Der skal tastes timer for alle udviklingsforløb. Ved kurser, seminarer og uddannelse er det de timer der er programsat, men ikke f.eks. transport og forberedelse. Der skal tilføjes en pris for udviklingsforløb i de tilfælde, hvor der er en ekstern pris f.eks. en kursusafgift eller et deltagergebyr ved en konference. Udgifter til evt. bøger skal også indregnes, når der er tale om en uddannelse. Transport og den interne pris i form af f.eks lønnen skal ikke indregnes. MUS-ansvarlige Q1: Hvordan indkalder jeg til MUS? 19

Du taster Organisation > Medarbejdere > Funktioner > Workflow Q2: Hvordan finder jeg medarbejderens MUS-skema og evt. kompetenceprofil? Du taster Personlige data > Statusoversigt > Som ansvarlig Åbne (under afkrydsningslister) Q3: Hvorfor skal der kun tilføjes et starttidspunkt for MUS-samtalen og ikke et sluttidspunkt? Som standard afsættes to timer til samtalen, men det kan ændres i den outlookaftale der automatisk sendes til din mailadresse og som du skal videresende til medarbejderen. Q4: Hvilke værktøjer er der til opfølgning på MUS? Taster du personlige data > statusoversigt kan du se alle afkrydsningslister. Denne kan du anvende til at holde styr på hvor langt den enkelte MUSsamtale er. Denne liste skal lukkes, når samtalen er afsluttet. Listen over afkrydsningslister viser altså uafsluttede MUS-forløb. Du kan finde frem til en oversigt over handlepunkter ved at taste: dialog > handlingsplaner. Her ser du en liste over alle de aftalte handlepunkter med dine medarbejdere. Taster du Dialog > statistik og udfylder som minimum runde og skema, så kan du få data over besvarelserne fra din afdeling i MUS-skemaerne. Det er særlig relevant jf. skaléringsspørgsmålene. Se også spørgsmål 5 herunder. Q5: Kan jeg trække data på afdelingsniveau omkring udviklingsforløb? Du kan trække rapporter der viser data om udviklingsforløb ved at taste Rapporter > Quick rapporter 20