FRA IDÉ TIL PRIORITERET PROJEKT FOR HENVENDELSER DER KAN INVOLVERE AU IT AU Gode idéer Henvendelser Samarbejd på tværs PFE Porteføljeenheden i AU IT Opsamling af henvendelser PFU Porteføljeudvalget i AU IT (Chefgruppen) Bearbejd henvendelser prioritering LEA Prioritér Afstem med UNILED
AU IT PORTEFØLJEINDGANG FOR PROJEKTER LEDELSESSTRENGEN UNILED, LEA, VD, fakultet, udvalg, centre, m.fl. NYT PROJEKT PROJEKTÆNDRING AU ITs projektportefølje Projektleder PROJEKT I SAMARBEJDE MED AU IT KVALIFICERING Projektopgave? Løs, afvis, videresend PROJEKT? PROJEKTÆNDRING Styregruppe ØNSKER OG BEHOV STUD VIP TAP SYSTEMFORVALTNING FOR SYSTEM Systemejer KVALIFICERING Forvaltningsopgave? Løs, afvis, videresend Systemkoordinator FORVENTNINGER TIL SYSTEMANVELDELSEN PROJEKT? PORTEFØLJE- ENHEDEN I AU IT REGISTRERES SOM HENVENDELSE IT medarbejder EN AFDELING I AU IT KVALIFICERING Forvaltningsopgave? Løs, afvis, videresend PROJEKT? Linjeleder Forvaltning? IT support PROJEKTÆNDRING Afvises/løses i forvaltningsorganisationen
Forår Efterår Proces for dialog om forventninger til systemanvendelsen Opdateret 04-03-2016 Systemejere Porteføljeenheden i AU IT AU IT teams PFU LEA Skabelon Skabelon udsendes i september Indsamling af behov fra fakulteterne Forventninger til systemanvendelsen næste kalenderår Arrangerer bilaterale møder med administrationschefer og it-supportchefer Forventninger til næste kalenderår indsendes Arrangerer bilaterale møder med systemejere og vicedirektører Estimering og kompetencer Sikrer estimering af AU IT aktiviteter Estimeringer pr system Ressourceallokering projekt og Sammenfatning og bearbejdning Overblik og beslutningsoplæg og projektliste Prioriteringer og ressourcekonflikter i forhold til midler Dialog på systemejerforum om og projektlisten Send oplæg til systemejerforum og administrations chefer Tilrettet overblik og beslutningsoplæg Argumenter for prioriteringer Modtag argumenter for prioriteringer fra systemejere og administrations chefer Tilretning af beslutningsoplæg Prioriteringer og ressourcekonflikter i forhold til midler prioritering næste kalenderår Orientering om prioritering via linjeledelsen Godkendt aftale om prioriteringer og ressourcefordeling ml. projekter og Godkendelse af prioritering i forhold til universitetets strategiske målsætning Afstem med UNILED Mail Mail vedrørende til systemforventninger udsendes Overblik og beslutningsoplæg Koordinering af behov med fakulteterne Ændringer i forventninger til systemanvendelsen Q3 og Q4 Ressourceallokering projekt og Prioriteringer og ressourcekonflikter i forhold til midler prioritering Q3 og Q4 Ændringer til forventninger indsendes Sammenfatning og bearbejdning Godkendt aftale om prioriteringer og ressourcefordeling ml. projekter og Godkendelse af prioritering i august Orientering om prioritering via linjeledelsen Orientering om prioritering i UNILED
Prioritering af projekter med AU IT involvering - Årshjul Opdateret 04-03-2016 01-09-2015 31-08-2016 01-10-2015 01-11-2015 01-12-2015 01-01-2016 01-02-2016 01-03-2016 01-04-2016 01-05-2016 01-06-2016 01-07-2016 01-08-2016 SEP Forventninger til systemanvendelsen næste kalenderår OKT NOV DEC JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG Ændringer i forventninger til systemanvendelsen Q3 og Q4 Bilaterale møder mellem VD-områderne og AU IT prioritering næste kalenderår LEA Godkendelse af prioritering Enhedsadministrationen - Input til næste budgetår vedrørende projekter prioritering Q3 og Q4 LEA Godkendelse af prioritering Bilaterale møder mellem administrations centrene og AU IT Dialog på systemejerforum om og projektlisten LEA Afstem prioritering med UNILED Bilaterale dialog med AU IT Aftale om projektmidler for næste budgetår LEA Afstem prioritering med UNILED AU ITs projektportefølje LEA Godkendelse af større for resterende kalenderår LEA Godkendelse af større for indeværende kalenderår Løbende porteføljestyring i AU IT Afvis/Løses i forvaltningsorganisationen Løbende porteføljestyring i AU IT Afvis/Løses i forvaltningsorganisationen
Beslutningsprincipper For projekter der involverer AU IT Opdateret 04-03-2016 1
Projektrammer Prioriterede projekter, der besættes med en eller flere projektledere* (uanset organisatorisk tilhørsforhold), skal: 1) Følge den fælles projektmodel. 2) Arbejde med ændringshåndtering i hele projektets livscyklus. Er det ikke beskrevet i de godkendte projektrammer, er det en ændring. 3) Have en styregruppe. AU IT chefgruppen skal være repræsenteret i styregruppen. Styregruppen kan være PFU i AU IT eksempelvis for infrastrukturkritiske projekter eller projekter med begrænset udbredelse. 4) Udpege én overordnet ansvarlig projektleder i de projekter, der har mere end en. 5) Rapportere månedligt til PFU i fælles statusrapportskabelon. 6) Tildeles ressourcer fra alle deltagende organisatoriske enheder, således at projektet kan gennemføres indenfor de godkendte projektrammer. Kan medføre at interne projekter i de enkelte områder må vige pladsen for prioriterede projekter igangsat af andre områder. Nogle projekter har ikke projektleder og er dermed ikke underlagt projektrammerne. Nogle projekter har flere projektledere, eksempelvis en i AU IT og en i projektejerens organisation og en hos en ekstern leverandør. Opdateret 04-03-2016 2
Princip for ressourceallokering Rækkefølge for tildeling af ressourcer i AU IT Systemforvaltning Aftalte leverancer og minimumsdrift Prioriterede projekter i prioriteringsrækkefølge Rækkefølge for tildeling af ressourcer Systemforvaltning backlog Uprioriterede projekter Buffer Projekter Forvaltning Opdateret 04-03-2016 Udmøntning af ressourceallokeringen 3
Prioriteringsprincipper for projekter Projektprioritering sker af den samlede portefølje. Godkendelse af enkeltstående indstillinger i LEA, UNILED eller andre governanceorganer er IKKE ensbetydende med at projektet prioriteres. Projektprioritering sker ud fra 4 grundlæggende prioriteringsprincipper som skal sikre at projekterne gennemføres i en fornuftig rækkefølge: Ressourcetilgængelighed kompetencer og nøgleressourcer. Effekt. Konsekvens ved ikke at gennemføre projektet. Projektafhængighed i leverancer. Prioriteringerne fastlægges ud fra et princip om ikke at allokere alle ressourcer 12 måneder frem, men sikre en buffer/udisponeret tid, som giver et råderum i løbet af prioriteringsperioden. Opdateret 04-03-2016 4
Beslutningskompetence Få en oversigt over beslutningskompetence i rollerne i forbindelse med projekter. 1. LEA (ledelseskredsen i Enhedsadministrationen) Beslutter den endelige ressourcefordeling mellem projekter og i AU IT på baggrund af oplæg fra PFU (Porteføljeudvalget). Beslutter prioriterede projekter og den indbyrdes prioritering imellem dem på baggrund af oplæg fra PFU. Beslutter prioritering i forbindelse med større i projektporteføljen. Eskalerer til Universitetsledelsen. 2. PFU - Porteføljeudvalget Definerer hvornår en henvendelse er et projekt henholdsvis forvaltning. Godkender fravalg af projektmodel-leverancer i faserne. Kan afvise målarkitektur og løsningsdesign. Beslutter ressourceallokering af AU IT ressourcer til projekterne, herunder tildeling af projektleder. Beslutter oplæg til prioritering i LEA ud fra prioriteringsprincipperne. Prioriterer løbende henvendelser, indstillinger, igangværende projekter og projektpipeline inden for den af LEA godkendte ressourcefordeling. Eskalerer til LEA ved større til projektporteføljen. Agerer på projekters sundhedstilstand og hjælper nødlidende projekter eventuelt via ledelsesstrengen. 3. Projektets styregruppe Godkender projektets rammer i form af PID (projektinitieringsdokument). Beslutter projektindhold inden for projektets rammer. Indstiller til PFU om fortsat prioritering ved større eller udvidelser i projektomfang. Godkender faseovergange og projektafslutning. Godkender leverancer og står ind for det faglige behov. Ejer effektmålene, forandringsledelsen og budgettet. Eskalerer til LEA via ledelsesstrengen ved uenighed med PFU om prioriteringer. 4. Projektleder Afgør hvorvidt leverancer og kan realiseres inden for projektets rammer. Definerer projektets sundhedstilstand til PFU via statusrapportering.
Definerer hvilke projektmodel-leverancer, der skal medtages i projektets gennemførelse. Fravalg godkendes af PFU. Eskalerer til styregruppen og/eller PFU ved eller udvidelser, som har indflydelse på AU IT's leverancer.