E-mail - Elektronisk post Internettets elektroniske postsystem, e-mail, ligner i sin funktion og opbygning, det almindelige postvæsen meget. Den væsentligste forskel er hastigheden. Der går sjældent mere end få sekunder, fra en e-mail er sendt, til den ligger i modtagerens postkasse. Og det er uanset hvor i verden modtageren befinder sig. Elektronisk post er ikke afhængig af et bestemt styresystem. En Windows-bruger kan uden besvær udveksle e-mail med en Unix-bruger. For at kunne bruge elektronisk post, skal du have en e-mail adresse. Den får du som regel, som en del af et internatabonnement. Har du ikke selv et abonnement, kan du på mange hjemmesider oprette en gratis e-mail adresse på internettet. Kendte steder er www.gmail.com www.sol.dk www.mail-online.dk www.hotmail.com www.email.com www.jubii.dk Der skal bruges en e-mailadresse for at modtage og afsende e-mail. Præcist som det almindelige postsystem. Men du kan i øvrigt have alle de forskellige e-mail adresser, du selv ønsker. En e-mail adresse består ligesom en internetadresse af flere led. Internetadresser og e-mailadresser er altid med små bogstaver, og må aldrig indeholde mellemrum. F.eks. peter@hotmail.com Det første led peter er brugernavnet. Det andet led er @. Det kan oversættes med ordet hos (engelsk - at). Det tredje led er hotmail. Dette led rummer navnet på udbyderen af e-mail adressen (posthuset). Her er det den gratis e-mail tjeneste Hotmail. Det sidste led er top level domain (.com). Hvis udbyderen var dansk ville adressen ende på.dk. Her er det den amerikanske.com, som bruges af kommercielle amerikanske (og andre landes) virksomheder. Adressen kan altså læses: Peter hos hotmail.com Det fremgår ofte af e-mailadressen, hvilken virksomhed eller organisation e-mail-adresseindehaveren er tilknyttet. Fx er nn@thlangshf-vuc.dk tilknyttet den samme server, som organisationen med internetadressen www.thlangshf-vuc.dk - altså en af de ansatte på TH. LANGS HF & VUC med initialerne nn. Pas på din e-mailadresse. Dvs. indtast den ikke ukritisk på mange forskellige websteder, du besøger på internettet. Det kan forårsage at din e-mailadresse kommer i kartoteket hos virksomheder, der udsender bunker af uopfordrede e-mails - spammails fyldt med reklamer og i værste fald vedhæftede filer med virus. Der findes ikke nogen global adresseliste over e-mailadresser, og samme person kan have flere e-mailadresser oprettet hos forskellige firmaer til forskellige formål. Carl Madsen Munck Asfalt a/s - Pankas Jylland 2014 Side 1
To måder at læse mail på Webmail Når du bruger webmail foregår al e-mail korrespondance via Browseren. Du læser og skriver din post direkte på posthuset. Alle dine e-mails ligger lagret på en server på internettet og kan læses fra alle pc er, der er online. Ingen e-mails er lagret lokalt på nogen pc. Webmailtjenester er normalt gratis og kan oprettes på fx www.gmail.com www.sol.dk www.mail-online.dk www.hotmail.com www.email.com www.jubii.dk Mail-klienter En mailklient er et program, der er installeret på din pc. Programmet henter din e-mail på posthuset. Al e-mail er derfor normalt lagret på én lokal pc og gammel e-mail korrespondance kan kun læses på denne ene pc. Mailklienter bruges ofte i forbindelse med en mailadresse, der er oprettet i forbindelse med et internetabonnement hos en internetudbyder. Det er adresser, der ender på fx: fiberpost.dk, mail.dk, mail.tele.dk, privat.dk, webspeed.dk, youmail.dk, get2net.dk. Programnavnene på mailklienter er fx Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Pegasus Mail, Eudora. Det er nok de 3 førstnævnte, der er de mest kendte. Mange internetudbydere tilbyder også en webmail tjeneste til e-mailadresserne, så brug af webmail og mailklient kan sagtens kombineres. E-mails vil normalt forsvinde fra posthuset, når de læses (=hentes) via en mailklient. Fordelene ved e-mail o er den (normalt) hurtige ekspedition o er den meget billige distribution (når udstyret og forbindelsen er på plads). o er muligheden for at afsende og modtage e-mail direkte fra en hjemmeside (webmail). Mange internetudbydere tilbyder dette På den måde kan man passe sin e-post overalt i verden, hvor der er adgang til internet. Man besøger så at sige posthuset og håndterer sin e-mail. Efterhånden er der utallige tilbud på oprettelser af gratis e-mailkonti med masser af plads til arkiv. Det er god netetikette o at udfylde emnefeltet med en kort og dækkende tekst, så modtageren af e-mailen kan danne sig et overblik af indholdet ved blot at læse overskriften. o at besvare e-mails hurtigst muligt. Det forventer afsendere af e-mails. o at undgå stavefejl på det, der sendes ud. Brug stavekontrollen (hvis den findes). o at undgå at skrive med store bogstaver hele tiden (betragtes som at råbe). Det er i øvrigt meget sværere at læse. o at undgå at vedhæfte meget store filer. o ikke at sende eller videresende kædebreve, reklame eller spam-mail. Prøv evt. at søge på ordet netetikette i en søgemaskine og se flere eksempler på internettet. Side 2 Elfac 2013 Carl Madsen
Begreber fra e-post Uanset om du bruger webmail eller en mailklient, er der en række fælles begreber, der bruges begge steder. Det er dog ikke sikkert at glosen er helt det samme begge steder, men principperne er nogenlunde ens. Du starter som regel altid i Indbakken, hvor du får en oversigt over din indkomne e-mail. Mapper og bakker er ord for det samme. Typiske mapper/bakker er: Indbakke Her finder du alle indgåede e-mail. Du kan både have åbnede (læste) og uåbnede (ulæste - ofte markeret med fed skrift) e-mail liggende i din Indbakke. Der kan også være e-mail med bilag (billeder, videoklip og/eller lyde). Sendt post Når du sender en e-mail, anbringes der normalt automatisk en kopi af den i Sendt post mappen. Kopifunktionen kan ofte fravælges under Indstillinger. SPAM Måske er der en mappe til SPAM e-mail. Indstillinger Der kan ofte laves om på indstillingerne i din webmail. Det kan fx være ændringer i udseende dvs. farve, skrifttyper og størrelser autosvar, der kan bruges under ferie eller ved anden fravær til at orientere om årsagen til at e-mailen ikke bliver besvaret lige med det samme. Nogle har konstant tilkoblet et autosvar, så afsenderen kan se, at e-mailen er modtaget og er under behandling. mulighed for oprette, omdøbe og slette bakker (mapper) til at organisere din e-mail kalenderindstillinger lave filtre til Spam eller flytning af mail til bestemte mapper Skriv ny e-mail Til feltet. Modtagerens e-mailadresse skal skrives her i Til feltet. Skal meddelelsen sendes til flere skrives de adskilt med et, (komma) eller et ; (semikolon). Cc feltet. Du kan sende en kopi af meddelelsen til de e-mailadresser, du skriver i feltet Cc (Carbon Copy). Alle modtagere af e-mailen kan se, hvem der er anført i Til og Cc felterne. Bcc feltet. Bcc findes i de fleste e-mailprogrammer (og i nogle webmail tjenester) og bruges til at sende en skjult kopi af meddelelsen til modtagere, som du i skriver i feltet Bcc (Blind carbon copy). Ingen af modtagerne anført i Til og Cc felterne kan se i postlisten, hvem der har fået en Blind carbon copy. Emne feltet. Emne feltet bruges til en slags overskrift til e-mailen. Emne teksten vil altid kunne læses i oversigten i Indbakken. Carl Madsen Munck Asfalt a/s - Pankas Jylland 2014 Side 3
Hent post Der findes ofte en Hent post (eller Opdater, Send/modtag) knap til at kontrollere, om der er kommet ny post til indbakken, siden indbakken blev åbnet sidst. Læs e-mail Der skal ofte klikkes på e-mailens emnefelt for at åbne og læse e-mailen. Når du læser din e-mail, har du en række valgmuligheder, der fremgår af værktøjsliniens mange knapper. Svar til afsender Svar til afsender klargør en ny e-mail med afsenderadressen på den e-mail, du vil besvare i Til feltet. Besvarede e-mails har fået tilføjet et SV (på engelsk RE = Reply) i emnefeltet. Svar alle Svar alle klargør en ny e-mail med både afsenderens og eventuelle øvrige modtagere af original e-mailen i Til og Cc felterne. Videresend e-mail Videresend e-mail bruges til at sende en kopi af original e-mailen til en eller flere selvvalgte modtagere. Videresendte e-mails har fået tilføjet et VS (på engelsk FW = Forward) i emnefeltet. Sortere e-mail Hvis du ikke vælger andet, er dine e-mails normalt sorteret kronologisk, sådan at de sidst modtagne e-mails står øverst. Hvis du vil ændre på sorteringen, skal du blot klikke på overskriften over den kolonne, du ønsker at sortere på. Ved gentagne klik kan du skifte sorteringen mellem stigende og faldende alfabetisk sortering. Marker e-mail I webmail vinduer kan du ofte markere en eller flere e-mail(s) ved at klikke og dermed sætte flueben ud for de enkelte e-mails. Markering bruges med henblik på at flytte eller slette den eller de markerede e-mail. Andre discipliner Vedhæfte filer Flyt/kopier e-mail til en anden mappe (bakke) Slet e-mail Brug af Adressebogen Gruppeforsendelser Hjælp Log af Side 4 Elfac 2013 Carl Madsen
Opgaver Find listen over holdets e-mailadresser. Åbn din webmail (gmail, hotmail eller lignende). Skrive en e-mail til kursisten, der står lige efter dig på sedlen. Spring over de kursister, der ikke er mødt op. Sidste på listen skriver til første på listen. Åbn og besvar e-mailen fra kursisten over dig på listen. Send en e-mail til kursisterne, der står som nr. 2 og 3 efter dig på listen. Anbring den ene e-mailadresse i Til feltet og den anden e-mailadresse i cc feltet. Svar til alle på e-mailen, du modtager med de to adresser. Åbn et nyt faneblad i Browseren (uden at lukke din webmail) og lav en Google søgning på billeder. Find selv på et emne for din billedsøgning. Gem det fundne billede på skrivebordet og skift tilbage til dit webmail vindue. Opret en ny e-mail til kursisten før dig på listen, vedhæft billedet, skriv en kort besked og send e-mailen. Når du selv har modtaget, åbnet og læst mailen med et billede, skal du videresende billedet til kursisten, der stå 2 gange over dig på listen. Undersøg om du kan lave følgende i din webmail Finde et adressekartotek og oprette en ny e-mailadresse i det. Tilføje adressen fra en eller flere af dine modtagne e-mails til adressekartoteket på en nem måde. Oprette autosignatur (=en standardunderskrift på alle e-mails). Sende e-mails med høj/lav prioritet. Sortere e-mails i din webmail. Hvor mange sorteringsmuligheder har du? Oprette en ny mappe under indgået post med navnet Munck-Pankas? Flytte dagens høst af e-mail over i den nye mappe. Søge efter indholdet i dine e-mails i din webmail? Søg efter en god vittighed i Google, kopier teksten, indsæt teksten i en ny e-mail. Kopier også hjemmeside adressen fra adresselinien i Browseren og indsæt ligeledes den i mailen. Send e-mailen til mindst 3 medkursister. Se efter om du har mulighed for at skrive modtagerne i et bcc felt. Brug cc modtagerfeltet, hvis du ikke kan finde et bcc felt. Adskil flere e-mail adresser med ; eller, som adskillelsestegn. Rydde op og slette nogle af dine modtagne e-mails. Carl Madsen Munck Asfalt a/s - Pankas Jylland 2014 Side 5