RS Standard Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde
1 RS Standard Spar penge - gør brug af vores erfaringer med hvad der virker! Benyt dig af vores standardiserede bogføringspakke RS Standard. RS Standard er en struktureret samarbejdsløsning, der er sammensat på baggrund af vores erfaringer med hvilke regnskabssystemer, administrative procedurer og aftaler, som fungerer bedst, når vi varetager bogholderiet for en virksomhed. Vi kan optimere og effektivisere vores arbejde, når det foregår indenfor vores standardiserede rammer. Derfor kan det lade sig gøre for os at tilbyde faste priser og rabat ved brug af RS Standard! Du får tilbudt en fast månedlig pris, hvor du får 20% RABAT i f.h.t. vores normale priser. (alternativt kan aftales almindelig afregning til timepris) Fordele ved brug af RS Standard bogføringspakke Bogføringsarbejde af høj kvalitet. Fast bogholder der altid er parat til at yde service og rådgivning. Faste og lave priser, som kan holdes nede selvom din virksomhed vokser. Strukturerede og effektive administrative rutiner. Virksomhedens regnskab er altid opdateret, i de intervaller du ønsker det. Altid online adgang til dit regnskab via regnskabssystemet e-conomic. Effektiv og struktureret opfølgning på manglende betaling fra dine kunder. Ingen bilag på papir alt materiale arkiveres og kan tilgås digitalt. o o Alle dine regnskabsbilag arkiveres digitalt, når de er bogført. Du deler dine bilag med din bogholder i Dropbox. Få beregnet et tilbud på RS Standard bogføringssamarbejde til din virksomhed Brug kontaktformularen på vores hjemmeside eller send en e-mail til info@regnskabsspecialisten.dk, hvis du ønsker at få beregnet et tilbud på en RS Standard samarbejdsløsning til din virksomhed. Du kan også ringe til os på telefon 88 53 06 10 og høre mere om RS Standard.
2 RS Standard Overblik over indhold og krav i RS standard bogføringspakke System krav Når du benytter samarbejdsløsningen RS Standard, anvender vi udelukkende onlinebaserede systemværktøjer. Det vil sige både du og bogholder har altid adgang til alt relevant information og funktionalitet. Alle anvendte systemer er udviklet til mindre virksomheder og meget overkommelige i pris. Du bestemmer selv om du eller vi skal sørge for, at abonnere på de nødvendige systemer. (Danløn skal du dog selv lave en aftale med det tager kun få minutter) E-conomic Regnskabssystemet e-conomic skal anvendes til bogføring, fakturering og rykkerstyring (andre regnskabssystemer kan ikke anvendes ved brug af RS Standard). Dropbox Den gratis server tjeneste Dropbox skal anvendes til deling af regnskabsbilag og andet relevant (bilag afleveres i digitalformat direkte i Dropbox). Netbank adgang Din bogholder skal have en visningsadgang til din virksomheds netbank, så bogholder selv kan hente bankdata over i regnskabet. Danløn Hvis din bogholder skal hjælpe dig med at lave løn, så foregår det udelukkende i lønsystemet Danløn. Ibistic Det er muligt at tilvælge fakturahåndteringssystemet Ibistic, som kan modtage fakturaer fra dine leverandører og aflæse data fra disse fakturaer automatisk, så din bogholder ikke skal lave tastearbejde ved bogføring og betaling af dine kreditorer/leverandøres fakturaer (vi anbefaler denne løsning, da det kan spare meget tid og dermed kan du spare penge). Faste arbejdsrutiner Arbejdssted Alt bogføringsarbejde mv. udføres fra RegnskabsSpecialistens kontor. Dog kan arbejdet også foregå hos din virksomhed, men det er tilvalg og koster ekstra. Kontaktperson Du samarbejder med en fast kunderådgiver/bogholder, som er ansvarlig for din virksomheds regnskab. Din kunderådgiver sørger for, at der er en anden bogholder, som også har indsigt i opgaverne, så arbejdet aldrig går i stå ved spidsbelastning, ferie, sygdom mv. Aflevering af bilag Du skal aflevere bilag i digital format direkte i en Dropboxmappe, som du deler med os. Du kan sende bilag pr. post eller e-mail i stedet, men det er tilvalg og koster ekstra. Ajourføring af regnskab Din bogholder opdaterer dit regnskab på fast aftalte tidspunkter og sender dig en status pr. e-mail hver gang regnskabet er bogført ajour. Fast aftale om opdatering hver uge, hver anden uge eller minimum én gang pr. måned. Oprettelse af betalinger i netbank Hvis din bogholder skal hjælpe med oprettelse af udbetalinger til dine leverandører / kreditorer i din netbank, så foregår dette ved indlæsning af en fil med nye fakturaer til betalinger fra regnskabssystemet efter hver ajourføring af regnskabet. Rykkerstyring Evt. opfølgning på dårlige betalere og udsendelse af rykkerskrivelser, udføres af din bogholder på faste dage, enten hver uge eller hver anden uge. Lønadministration Hvis din bogholder skal lave løn, så skal du sørge for, at din bogholder får de nødvendige oplysninger om arbejdstid, kørsel, ferie mv. senest 3 hverdage før lønnen skal være tilgængelig på medarbejdernes konto.
3 RS Standard Regnskabssystem og andre systemer (tekniske krav) RS Standard bogføringspakke er baseret på nogle bestemte systemløsninger, som vi har udvalgt på baggrund af vores erfaringer med hvilke systemer der fungerer godt sammen. Alle systemer der anvendes i RS Standard, er internetbaserede systemer, så både du og din bogholder altid har adgang til dem. Ligeledes er alle systemer tilgængelige til lave priser og uden opstartsgebyrer (dvs. alle de systemer vi arbejder med afregnes til abonnementspris hos systemudbyderen). Ønsker du ikke selv at tegne abonnement på de nødvendige systemer, så er der mulighed for at du kan afregne brugen af de relevante systemer direkte via os, som en del af den faste pris du betaler for brug af RS Standard bogføringspakke. E-conomic I RS Standard bogføringspakke benyttes altid det internetbaserede regnskabssystem e-conomic (læs mere om e-conomic her). Vi har anvendt e-conomic siden 2005 og vi bruger systemet hos mere end 80% af vores kunder. Derfor er vi ikke bange for at kalde os selv for eksperter i e-conomic og vi kan altid rådgive dig omkring, hvad der kan lade sig gøre med dette system. Hvis du sælger på kredit, så skal du ligeledes lave alle dine salgsfakturaer i regnskabssystemet e-conomic. Dette er meget nemt at lære og din bogholder hos RegnskabsSpecialisten står altid parat til at hjælpe dig. Danløn Såfremt vi skal hjælpe din virksomhed med lønadministration, så foregår det altid i lønsystemet Danløn (læs mere om danløn her). Vi er eksperter i brug af Danløn og dette system er efter vores mening det absolut bedste og utvivlsomt billigste lønsystem til mindre virksomheder. Prisen er 15 kr. ex. moms pr. lønseddel og du betaler kun, når der er lavet nye lønsedler.
4 RS Standard Netbank adgang Din bogholder udskriver selv kontoudtog og udlæser bankdata fra din virksomheds netbank. Derfor skal du ved samarbejdets opstart sørge for, at din bank opretter en delvis netbank adgang til din bogholder. (Opret kun en delvis adgang til din netbank, da vi ikke ønsker at kunne godkende betalinger!) Dropbox (til deling af bilag) Dine regnskabsbilag bliver altid bogført og arkiveret i digital format! Du har adgang til dine bogførte bilag i en Dropbox mappe lokalt på din egen computer samt online via dit personlige login på dropbox.com (læs mere om Dropbox her). BEMÆRK: Dropbox er gratis op til ca. 2GB plads. Ibistic (automatisk håndtering af fakturaer fra dine leverandører) Vi har specialiseret os i brug af fakturahåndteringssystemet Ibistic, som kan automatisere behandlingen af de fakturaer du modtager fra dine leverandører! Ved brug af Ibistic bliver indtastningsarbejdet automatiseret og bogholders opgave bliver reduceret til kontrol af systemets registreringer. Herefter overføres dine leverandørfakturaer automatisk fra Ibistic til regnskabssystemet e-conomic. Endelig slipper du for selv at skulle indtaste betalinger til dine leverandører i din netbank, da der kan indlæses en fil med nye betalinger til din godkendelse direkte i din netbank fra e-conomic (læs mere om Ibistic). Det er ikke et krav for brug af RS Standard bogføringspakke, at Ibistic skal tages i brug, men vi anbefaler det, da det fremtidssikrer din virksomheds bogholderi og kan holde prisen for bogføring nede, selvom virksomhedens vokser.
5 RS Standard Sådan foregår samarbejdet ved brug af RS Standard Ved brug af RS Standard bogføringspakke har vi struktureret og standardiseret de anvendte samarbejdsrutiner. Formålet er at din bogholder kan arbejde effektivt med dit bogholderi og resultatet bliver, at der altid er 100% styr på administrationen og regnskabet i din virksomhed! Herudover medfører de strukturerede samarbejdsrutiner, at din bogholder kan minimere tidsforbruget og dermed kan du spare penge! 1) Arbejdssted Alt bogføringsarbejde udføres fra RegnskabsSpecialistens kontor. BEMÆRK Det kan aftales, at dele af bogføringsarbejdet foregår ude af huset hos din virksomhed. Dette koster dog en merpris til dækning af transporttid og kørte kilometer. 2) Kontaktperson Du får tildelt en fast kunderådgiver, som du altid kan komme i kontakt med både telefonisk og pr. e-mail. Din kunderådgiver er en erfaren og engageret bogholder, som altid står parat til at hjælpe dig, når du har spørgsmål eller behov for hjælp. Din kunderådgiver er ansvarlig for din virksomheds bogholderi og ansvarlig for, at alt bogførings og administrationsarbejde bliver udført som aftalt og indenfor de aftalte tidsfrister (læs mere om tidsfrister under punkt 4 herunder). Din kunderådgiver hos RegnskabsSpecialisten assisteres fast af en bogholder kollega, som ligeledes er godt inde i din virksomheds bogholderi og regnskab. På denne måde sikrer vi, at bogføringen aldrig går i stå i perioder med spidsbelastning, ferie eller sygdom!
6 RS Standard 3) Aflevering af dine bilag til bogføring Du skal aflevere dine bilag i digital format til din bogholder i en Dropbox mappe, som du deler med din bogholder. Bilag kan også afleveres direkte til behandling i Ibistic (vedhæftet som PDF i en e-mail), hvis det er aftalt af fakturahåndteringssystemet Ibistic skal bruges i din virksomhed. Alternativt kan du sende dine bilag, som vedhæftede filer i en e-mail til din bogholder. Dog koster det en merpris på 399 kr. ex. moms hver måned, hvis du vil aflevere bilag vedhæftet i e-mail i stedet for direkte i Dropbox, da det tager længere tid for din bogholder, at behandle de bilag, som modtages pr. e.-mail. Såfremt du i stedet ønsker at sende dine bilag i fysisk format pr. post, er dette også muligt. Din bogholder scanner efterfølgende dine bilag, så de kan arkiveres i en delt Dropboxmappe. BEMÆRK: Arkivering og scanning af fysiske bilag, er ikke en del af den faste pris, som vi kan tilbyde ved brug af RS Standard og koster derfor et gebyr på 399 kr. pr. time anvendt til indscanning. 4) Den løbende opdatering af dit regnskab Din bogholder opdaterer din bogføring i fast aftalte intervaller. Dette kan enten være Hver uge. Hver anden uge. Èn gang hver måned (minimum). Du skal sørge for at alle nye bilag er afleveret inden næste planlagte opdatering af dit regnskab. (BEMÆRK: det koster et gebyr på 399 kr. ex. moms pr. gang, hvis du afleverer bilag for sent) Din bogholder opdaterer altid dit regnskab inden næste frist for bilagsaflevering og sender dig en status pr. e-mail, hver gang dit regnskab er blevet ajourført. Efterfølgende kan du logge direkte ind i regnskabssystemet e-conomic og trække en opdateret rapport over virksomhedens regnskab.
7 RS Standard 5) Oprettelse af udbetalinger til leverandører i din netbank Det kan aftales at din bogholder skal oprette udbetalinger til dine leverandører i din virksomheds netbank. Du skal efterfølgende selv logge ind i netbanken og godkende udbetalingerne inden de bliver gennemført. Såfremt du ønsker at bogholder opretter udbetalinger, så foregår dette ved filudtræk fra regnskabssystemet (e-conomic), når de aktuelle fakturaerne der skal betales er bogført. For at undgå at din virksomhed modtager rykkerskrivelser fra leverandører, skal virksomhedens bogføring opdateres minimum hver anden uge, hvis du ønsker at bogholder skal oprette udbetalinger for dig. 6) Oprettelse af dine salgsfakturaer Hvis din virksomhed sælger på kredit til virksomhedens kunder, så skal du eller en anden lave alle salgsfakturaer direkte i det anvendte regnskabssystem e-conomic. Dette er meget nemt og din bogholder kan hurtigt lære dig dette. Endvidere står din bogholder altid klar til at hjælpe dig, hvis du har spørgsmål til fakturering. Dine salgsfakturaer skal endvidere oprettes med et indbygget girokort (FI-kort) i stedet for de traditionelle bankkontooplysninger. Dette sikrer at alle indbetalingerne fra dine kunder kan genkendes. Ligeledes betyder det, at alle indbetalinger kan indlæses til automatisk bogføring direkte fra din virksomheds netbank. Det vil sige bogføringen går hurtigere og du sparer penge! Det koster normalt et éngang gebyr på ca. 100 kr. hos din bank, at få banken til at oprettet et kreditornummer til din virksomhed, så du kan udstede FI-kort. Selve FI-kortene bliver automatisk dannet og indsat nederst på dine salgsfakturaer i regnskabssystemet e-conomic, når du bruger systemet til at oprette nye salgsfakturaer. Det vil sige du skal ikke selv lave noget ekstra arbejde, selvom du udsteder dine fakturaer med FI-kort, men din administration lettes betydeligt og du sparer penge! BEMÆRK: Hvis du ønsker at din bogholder skal lave dine salgsfakturaer for dig, så kan dette aftales, men det er ikke en del af den faste pris for RS Standard bogføringspakke og afregnes derfor separat til timepris 399 kr. ex. moms.
8 RS Standard 7) Opfølgning på dårlige betalere / rykkerstyring Hvis din virksomhed sælger på kredit, så er det normalt en nøgleproces for din virksomhed, at der følges op på betalinger fra dine kunder. Det kan aftales at din bogholder følger op på betalinger fra virksomhedens kunder samt udsender betalingspåmindelser / rykkerskrivelser til alle kunder, som er kommet bagud med betaling. Såfremt du ønsker din bogholders hjælp til dette, så foregår det på faste dage enten hver uge eller hver anden uge (anbefalet rutine) 8) Lønadministration Hvis du ønsker at din bogholder skal stå for beregning og indberetning af løn til dine medarbejdere, så skal du senest 3 hverdage før fristen for lønafregning, sende information til din bogholder om løngrundlaget (se definition af løngrundlaget herunder). Din bogholder udarbejder efterfølgende en lønkørsel i lønsystemet Danløn, hvorfra lønnen automatisk bliver indberettet til SKAT indenfor de aktuelle tidsfrister. Ligeledes bliver de aktuelle beløb til SKAT samt medarbejdernes løn automatisk trukket fra virksomhedens bankkonto af Danløn. Endelig bliver medarbejderens lønseddel sendt direkte til medarbejderen pr. e-mail fra Danløn. BEMÆRK: Såfremt du ønsker din bogholders hjælp til at holde styr på løngrundlaget (arbejdstid, kørsel, udlæg, afspadsering/overarbejde, ferie, sygdom mv.), så kan dette aftales, men det er ikke en del af den faste pris for RS-standard bogføringspakke og afregnes separat til timepris 399 kr. ex. moms.
RS Standard Effektivt og struktureret bogføringssamarbejde
1 RS Standard Spar penge - gør brug af vores erfaringer med hvad der virker! Benyt dig af vores standardiserede bogføringspakke RS Standard. RS Standard er en struktureret samarbejdsløsning, der er sammensat på baggrund af vores erfaringer med hvilke regnskabssystemer, administrative procedurer og aftaler, som fungerer bedst, når vi varetager bogholderiet for en virksomhed. Vi kan optimere og effektivisere vores arbejde, når det foregår indenfor vores standardiserede rammer. Derfor kan det lade sig gøre for os at tilbyde faste priser og rabat ved brug af RS Standard! Du får tilbudt en fast månedlig pris, hvor du får 20% RABAT i f.h.t. vores normale priser. (alternativt kan aftales almindelig afregning til timepris) Fordele ved brug af RS Standard bogføringspakke Bogføringsarbejde af høj kvalitet. Fast bogholder der altid er parat til at yde service og rådgivning. Faste og lave priser, som kan holdes nede selvom din virksomhed vokser. Strukturerede og effektive administrative rutiner. Virksomhedens regnskab er altid opdateret, i de intervaller du ønsker det. Altid online adgang til dit regnskab via regnskabssystemet e-conomic. Effektiv og struktureret opfølgning på manglende betaling fra dine kunder. Ingen bilag på papir alt materiale arkiveres og kan tilgås digitalt. o o Alle dine regnskabsbilag arkiveres digitalt, når de er bogført. Du deler dine bilag med din bogholder i Dropbox. Få beregnet et tilbud på RS Standard bogføringssamarbejde til din virksomhed Brug kontaktformularen på vores hjemmeside eller send en e-mail til info@regnskabsspecialisten.dk, hvis du ønsker at få beregnet et tilbud på en RS Standard samarbejdsløsning til din virksomhed. Du kan også ringe til os på telefon 88 53 06 10 og høre mere om RS Standard.
2 RS Standard Overblik over indhold og krav i RS standard bogføringspakke System krav Når du benytter samarbejdsløsningen RS Standard, anvender vi udelukkende onlinebaserede systemværktøjer. Det vil sige både du og bogholder har altid adgang til alt relevant information og funktionalitet. Alle anvendte systemer er udviklet til mindre virksomheder og meget overkommelige i pris. Du bestemmer selv om du eller vi skal sørge for, at abonnere på de nødvendige systemer. (Danløn skal du dog selv lave en aftale med det tager kun få minutter) E-conomic Regnskabssystemet e-conomic skal anvendes til bogføring, fakturering og rykkerstyring (andre regnskabssystemer kan ikke anvendes ved brug af RS Standard). Dropbox Den gratis server tjeneste Dropbox skal anvendes til deling af regnskabsbilag og andet relevant (bilag afleveres i digitalformat direkte i Dropbox). Netbank adgang Din bogholder skal have en visningsadgang til din virksomheds netbank, så bogholder selv kan hente bankdata over i regnskabet. Danløn Hvis din bogholder skal hjælpe dig med at lave løn, så foregår det udelukkende i lønsystemet Danløn. Ibistic Det er muligt at tilvælge fakturahåndteringssystemet Ibistic, som kan modtage fakturaer fra dine leverandører og aflæse data fra disse fakturaer automatisk, så din bogholder ikke skal lave tastearbejde ved bogføring og betaling af dine kreditorer/leverandøres fakturaer (vi anbefaler denne løsning, da det kan spare meget tid og dermed kan du spare penge). Faste arbejdsrutiner Arbejdssted Alt bogføringsarbejde mv. udføres fra RegnskabsSpecialistens kontor. Dog kan arbejdet også foregå hos din virksomhed, men det er tilvalg og koster ekstra. Kontaktperson Du samarbejder med en fast kunderådgiver/bogholder, som er ansvarlig for din virksomheds regnskab. Din kunderådgiver sørger for, at der er en anden bogholder, som også har indsigt i opgaverne, så arbejdet aldrig går i stå ved spidsbelastning, ferie, sygdom mv. Aflevering af bilag Du skal aflevere bilag i digital format direkte i en Dropboxmappe, som du deler med os. Du kan sende bilag pr. post eller e-mail i stedet, men det er tilvalg og koster ekstra. Ajourføring af regnskab Din bogholder opdaterer dit regnskab på fast aftalte tidspunkter og sender dig en status pr. e-mail hver gang regnskabet er bogført ajour. Fast aftale om opdatering hver uge, hver anden uge eller minimum én gang pr. måned. Oprettelse af betalinger i netbank Hvis din bogholder skal hjælpe med oprettelse af udbetalinger til dine leverandører / kreditorer i din netbank, så foregår dette ved indlæsning af en fil med nye fakturaer til betalinger fra regnskabssystemet efter hver ajourføring af regnskabet. Rykkerstyring Evt. opfølgning på dårlige betalere og udsendelse af rykkerskrivelser, udføres af din bogholder på faste dage, enten hver uge eller hver anden uge. Lønadministration Hvis din bogholder skal lave løn, så skal du sørge for, at din bogholder får de nødvendige oplysninger om arbejdstid, kørsel, ferie mv. senest 3 hverdage før lønnen skal være tilgængelig på medarbejdernes konto.
3 RS Standard Regnskabssystem og andre systemer (tekniske krav) RS Standard bogføringspakke er baseret på nogle bestemte systemløsninger, som vi har udvalgt på baggrund af vores erfaringer med hvilke systemer der fungerer godt sammen. Alle systemer der anvendes i RS Standard, er internetbaserede systemer, så både du og din bogholder altid har adgang til dem. Ligeledes er alle systemer tilgængelige til lave priser og uden opstartsgebyrer (dvs. alle de systemer vi arbejder med afregnes til abonnementspris hos systemudbyderen). Ønsker du ikke selv at tegne abonnement på de nødvendige systemer, så er der mulighed for at du kan afregne brugen af de relevante systemer direkte via os, som en del af den faste pris du betaler for brug af RS Standard bogføringspakke. E-conomic I RS Standard bogføringspakke benyttes altid det internetbaserede regnskabssystem e-conomic (læs mere om e-conomic her). Vi har anvendt e-conomic siden 2005 og vi bruger systemet hos mere end 80% af vores kunder. Derfor er vi ikke bange for at kalde os selv for eksperter i e-conomic og vi kan altid rådgive dig omkring, hvad der kan lade sig gøre med dette system. Hvis du sælger på kredit, så skal du ligeledes lave alle dine salgsfakturaer i regnskabssystemet e-conomic. Dette er meget nemt at lære og din bogholder hos RegnskabsSpecialisten står altid parat til at hjælpe dig. Danløn Såfremt vi skal hjælpe din virksomhed med lønadministration, så foregår det altid i lønsystemet Danløn (læs mere om danløn her). Vi er eksperter i brug af Danløn og dette system er efter vores mening det absolut bedste og utvivlsomt billigste lønsystem til mindre virksomheder. Prisen er 15 kr. ex. moms pr. lønseddel og du betaler kun, når der er lavet nye lønsedler.
4 RS Standard Netbank adgang Din bogholder udskriver selv kontoudtog og udlæser bankdata fra din virksomheds netbank. Derfor skal du ved samarbejdets opstart sørge for, at din bank opretter en delvis netbank adgang til din bogholder. (Opret kun en delvis adgang til din netbank, da vi ikke ønsker at kunne godkende betalinger!) Dropbox (til deling af bilag) Dine regnskabsbilag bliver altid bogført og arkiveret i digital format! Du har adgang til dine bogførte bilag i en Dropbox mappe lokalt på din egen computer samt online via dit personlige login på dropbox.com (læs mere om Dropbox her). BEMÆRK: Dropbox er gratis op til ca. 2GB plads. Ibistic (automatisk håndtering af fakturaer fra dine leverandører) Vi har specialiseret os i brug af fakturahåndteringssystemet Ibistic, som kan automatisere behandlingen af de fakturaer du modtager fra dine leverandører! Ved brug af Ibistic bliver indtastningsarbejdet automatiseret og bogholders opgave bliver reduceret til kontrol af systemets registreringer. Herefter overføres dine leverandørfakturaer automatisk fra Ibistic til regnskabssystemet e-conomic. Endelig slipper du for selv at skulle indtaste betalinger til dine leverandører i din netbank, da der kan indlæses en fil med nye betalinger til din godkendelse direkte i din netbank fra e-conomic (læs mere om Ibistic). Det er ikke et krav for brug af RS Standard bogføringspakke, at Ibistic skal tages i brug, men vi anbefaler det, da det fremtidssikrer din virksomheds bogholderi og kan holde prisen for bogføring nede, selvom virksomhedens vokser.
5 RS Standard Sådan foregår samarbejdet ved brug af RS Standard Ved brug af RS Standard bogføringspakke har vi struktureret og standardiseret de anvendte samarbejdsrutiner. Formålet er at din bogholder kan arbejde effektivt med dit bogholderi og resultatet bliver, at der altid er 100% styr på administrationen og regnskabet i din virksomhed! Herudover medfører de strukturerede samarbejdsrutiner, at din bogholder kan minimere tidsforbruget og dermed kan du spare penge! 1) Arbejdssted Alt bogføringsarbejde udføres fra RegnskabsSpecialistens kontor. BEMÆRK Det kan aftales, at dele af bogføringsarbejdet foregår ude af huset hos din virksomhed. Dette koster dog en merpris til dækning af transporttid og kørte kilometer. 2) Kontaktperson Du får tildelt en fast kunderådgiver, som du altid kan komme i kontakt med både telefonisk og pr. e-mail. Din kunderådgiver er en erfaren og engageret bogholder, som altid står parat til at hjælpe dig, når du har spørgsmål eller behov for hjælp. Din kunderådgiver er ansvarlig for din virksomheds bogholderi og ansvarlig for, at alt bogførings og administrationsarbejde bliver udført som aftalt og indenfor de aftalte tidsfrister (læs mere om tidsfrister under punkt 4 herunder). Din kunderådgiver hos RegnskabsSpecialisten assisteres fast af en bogholder kollega, som ligeledes er godt inde i din virksomheds bogholderi og regnskab. På denne måde sikrer vi, at bogføringen aldrig går i stå i perioder med spidsbelastning, ferie eller sygdom!
6 RS Standard 3) Aflevering af dine bilag til bogføring Du skal aflevere dine bilag i digital format til din bogholder i en Dropbox mappe, som du deler med din bogholder. Bilag kan også afleveres direkte til behandling i Ibistic (vedhæftet som PDF i en e-mail), hvis det er aftalt af fakturahåndteringssystemet Ibistic skal bruges i din virksomhed. Alternativt kan du sende dine bilag, som vedhæftede filer i en e-mail til din bogholder. Dog koster det en merpris på 399 kr. ex. moms hver måned, hvis du vil aflevere bilag vedhæftet i e-mail i stedet for direkte i Dropbox, da det tager længere tid for din bogholder, at behandle de bilag, som modtages pr. e.-mail. Såfremt du i stedet ønsker at sende dine bilag i fysisk format pr. post, er dette også muligt. Din bogholder scanner efterfølgende dine bilag, så de kan arkiveres i en delt Dropboxmappe. BEMÆRK: Arkivering og scanning af fysiske bilag, er ikke en del af den faste pris, som vi kan tilbyde ved brug af RS Standard og koster derfor et gebyr på 399 kr. pr. time anvendt til indscanning. 4) Den løbende opdatering af dit regnskab Din bogholder opdaterer din bogføring i fast aftalte intervaller. Dette kan enten være Hver uge. Hver anden uge. Èn gang hver måned (minimum). Du skal sørge for at alle nye bilag er afleveret inden næste planlagte opdatering af dit regnskab. (BEMÆRK: det koster et gebyr på 399 kr. ex. moms pr. gang, hvis du afleverer bilag for sent) Din bogholder opdaterer altid dit regnskab inden næste frist for bilagsaflevering og sender dig en status pr. e-mail, hver gang dit regnskab er blevet ajourført. Efterfølgende kan du logge direkte ind i regnskabssystemet e-conomic og trække en opdateret rapport over virksomhedens regnskab.
7 RS Standard 5) Oprettelse af udbetalinger til leverandører i din netbank Det kan aftales at din bogholder skal oprette udbetalinger til dine leverandører i din virksomheds netbank. Du skal efterfølgende selv logge ind i netbanken og godkende udbetalingerne inden de bliver gennemført. Såfremt du ønsker at bogholder opretter udbetalinger, så foregår dette ved filudtræk fra regnskabssystemet (e-conomic), når de aktuelle fakturaerne der skal betales er bogført. For at undgå at din virksomhed modtager rykkerskrivelser fra leverandører, skal virksomhedens bogføring opdateres minimum hver anden uge, hvis du ønsker at bogholder skal oprette udbetalinger for dig. 6) Oprettelse af dine salgsfakturaer Hvis din virksomhed sælger på kredit til virksomhedens kunder, så skal du eller en anden lave alle salgsfakturaer direkte i det anvendte regnskabssystem e-conomic. Dette er meget nemt og din bogholder kan hurtigt lære dig dette. Endvidere står din bogholder altid klar til at hjælpe dig, hvis du har spørgsmål til fakturering. Dine salgsfakturaer skal endvidere oprettes med et indbygget girokort (FI-kort) i stedet for de traditionelle bankkontooplysninger. Dette sikrer at alle indbetalingerne fra dine kunder kan genkendes. Ligeledes betyder det, at alle indbetalinger kan indlæses til automatisk bogføring direkte fra din virksomheds netbank. Det vil sige bogføringen går hurtigere og du sparer penge! Det koster normalt et éngang gebyr på ca. 100 kr. hos din bank, at få banken til at oprettet et kreditornummer til din virksomhed, så du kan udstede FI-kort. Selve FI-kortene bliver automatisk dannet og indsat nederst på dine salgsfakturaer i regnskabssystemet e-conomic, når du bruger systemet til at oprette nye salgsfakturaer. Det vil sige du skal ikke selv lave noget ekstra arbejde, selvom du udsteder dine fakturaer med FI-kort, men din administration lettes betydeligt og du sparer penge! BEMÆRK: Hvis du ønsker at din bogholder skal lave dine salgsfakturaer for dig, så kan dette aftales, men det er ikke en del af den faste pris for RS Standard bogføringspakke og afregnes derfor separat til timepris 399 kr. ex. moms.
8 RS Standard 7) Opfølgning på dårlige betalere / rykkerstyring Hvis din virksomhed sælger på kredit, så er det normalt en nøgleproces for din virksomhed, at der følges op på betalinger fra dine kunder. Det kan aftales at din bogholder følger op på betalinger fra virksomhedens kunder samt udsender betalingspåmindelser / rykkerskrivelser til alle kunder, som er kommet bagud med betaling. Såfremt du ønsker din bogholders hjælp til dette, så foregår det på faste dage enten hver uge eller hver anden uge (anbefalet rutine) 8) Lønadministration Hvis du ønsker at din bogholder skal stå for beregning og indberetning af løn til dine medarbejdere, så skal du senest 3 hverdage før fristen for lønafregning, sende information til din bogholder om løngrundlaget (se definition af løngrundlaget herunder). Din bogholder udarbejder efterfølgende en lønkørsel i lønsystemet Danløn, hvorfra lønnen automatisk bliver indberettet til SKAT indenfor de aktuelle tidsfrister. Ligeledes bliver de aktuelle beløb til SKAT samt medarbejdernes løn automatisk trukket fra virksomhedens bankkonto af Danløn. Endelig bliver medarbejderens lønseddel sendt direkte til medarbejderen pr. e-mail fra Danløn. BEMÆRK: Såfremt du ønsker din bogholders hjælp til at holde styr på løngrundlaget (arbejdstid, kørsel, udlæg, afspadsering/overarbejde, ferie, sygdom mv.), så kan dette aftales, men det er ikke en del af den faste pris for RS-standard bogføringspakke og afregnes separat til timepris 399 kr. ex. moms.