Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 1 Menighedsrådsmøde Onsdag, den 26. august 2015, kl. 19.00 i undervisningslokale 2, 1. sal Til stede: Inge Kjær Andersen (IKA), Karin Knudsen (KK), Inger Lis Lind Karup (ILK), Janni Lund Jensen (JLJ), Lars E. Thomsen (LET), Pia Fischer (PF), Søren Ulrik (SU), Lærke R. K. Eriksen(LRKE), Jens Ove Andersen (JOA), Annette Kassow (AK), Søren Dalsgaard (SD), Jørgen Harritsø (JH) Mette Thorup (MT) referent Fraværende: Ulrik Vesterbæk (UV) Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Formandens status siden sidst Punkter til beslutning: 3. Lukket punkt 4. Lukket punkt 5. Lukket punkt 6. Ansøgning fra Ungearbejdsgruppen ved Lærke R. K. Eriksen 7. Ansøgning om tilladelse til indkøb af materiale til brug i legestuen ved Inge Kjær Andersen 8. Børnebongo for de lidt ældre børn ved Søren Dalsgaard 9. Deltagelse i fælles gudstjeneste 2. pinsedag ved Søren Dalsgaard 10. Fastsættelse af dato for Kirkesyn ved Ulrik Vesterbæk 11. Facaderenovering af klokketårn ved Ulrik Vesterbæk 12. Godkendelse af halvårsregnskab ved Ulrik Vesterbæk 13. Forløb med Landsforeningen af Menighedsråd ved Inge Kjær Andersen 14. Daglig ledelse ved Inge Kjær Andersen 15. Udvalgenes arbejde med visionen ved udvalgsformændene 16. Midtvejsmødet den 13. september ved Søren Dalsgaard Punkter til debat: 17. Kirketælling hvad fortæller resultaterne ved Søren Dalsgaard Punkter til orientering: 18. Nyt fra præster 19. Nyt fra udvalg 20. Eventuelt 21. Næste møde - hvem er vært?
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Formandens status siden sidst Dagsorden og nye procedurer Der er lavet ny skabelon, for at skabe bedre overblik over de enkelte punkter. Derudover vil der blive lavet en skabelon til de enkelte udvalg, for at gøre det nemmere fremover at indsende punkter til dagsordenen. IKA gennemgik kort postlisten AK orienterede om det fælles dåbsinitiativ, som er igangsat på grund af fald i dåbsprocenten. Invitationer blev gennemgået - såfremt man ønsker at deltage, bedes besked givet til MT Gennemgang af årshjul Alle udvalg bedes løbende bidrage til årshjulet, så det kan blive så ajourført som muligt IKA orienterede om mødeindkaldelse fra Provstiudvalget til budgetsamråd den 9.september. Budgetsamrådet holdes hos Hans Egedes Kirke og formand, kasser og budgetansvarlig deltager. Ønsker andre at deltage, bedes besked givet til MT Punkter til beslutning: 3. Lukket punkt 4. Lukket punkt 5. Lukket punkt 6. Ansøgning fra Ungearbejdsgruppen ved Lærke R. K. Eriksen Ungearbejdsgruppen har siden dens nedsættelse holdt flere møder. Resultatet af disse møder præsenteres og uddybning følger på mødet. Ungearbejdsgruppen indstiller, at der bevilges 20.000 kr. til kommende aktiviteter.
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 3 LRKE orienterede om, at udvalget har kontakt til flere organisationer og der arbejdes ihærdigt med at inddrage flere i netværket - eksempelvis FDF. Indstilling godkendt 7. Ansøgning fra Legestuen ved Inge Kjær Andersen Legestuen søger om penge til indløb af flonellograf og eventuelt andre materialer for 5.000 kr. Flonellograf er et materiale, der består af figurer i filt og en tavle med filt, som figurerne sættes op på. Figurerne som sættes op på tavlen, fanger børnenes opmærksomhed, så de bedre kan følge med i beretning. Materialet kan også anvendes i andre sammenhænge eksempelvis undervisning af minikonfirmander. Der følger vejledning med i, hvordan materialet kan bruges Det indstilles at ansøgningen imødekommes 8. Børnebongo ved Søren Dalsgaard For at forbedre de forskellige tilbud Hans Egedes Kirke har til børn og nå alle aldersklasser, foreslås det, at der oprettes et hold med børnebongo. Der skal tilkøbes medarbejder på timebasis til at forestå et sådan forløb, det vil jf. ledelsesgrundlaget være daglig leder der forestår timeansættelse. Det indstilles, at der oprettes et hold børnebongo og evalueres løbende. Derudover bevilges 3.000,- kr. til indkøb af materialer 9. Deltagelse i fælles gudstjeneste 2. pinsedag ved Søren Dalsgaard På mødet fremlægger præster, medarbejderrepræsentanten og eventuelle menighedsrådsmedlemmer som deltog, deres overvejelser om deltagelsen Det indstilles at deltagelsen evalueres Enighed om, at det var en positiv oplevelse. Dog vil det være hensigtsmæssigt, at planlægningen bliver formaliseret, så det sikres at alle frikirker inviteres fremadrettet.
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 4 10. Fastsættelse af dato for kirkesyn ved Ulrik Vesterbæk Der skal hvert år afholdes Kirkesyn inden 1. oktober. Ved kirkesynet bør menighedsrådet deltage og ved selvejende kirker ledes kirkesynet af menighedsrådets formand og indføres i kirkens protokol. Bygningssagkyndig Erik Sørensen deltager under synet. Kirkeudvalget indstiller, at det besluttes om kirkesynet skal holdes Tirsdag, den 22. september, kl. 16.30 eller onsdag, den 23. september, kl. 16.30 Kirkesynet afholdes tirsdag, den 22.september, kl. 16.30. Det udbetales et synshonorar ønskes dette ikke, bedes besked givet til MT 11. Facaderenovering af klokketårn ved Ulrik Vesterbæk Bo Wiener har opstillet forskellige muligheder og der er indhentet tilbud. Økonomisk er der penge til rådighed fra 2014, men dog ikke nok til at få udbedret det hele Bilag: Bilag 1 - Udbudsbrev Bilag 2 - Tegninger Bilag 3 - Udbudsbeskrivelse Bilag 4 - Tilbudsliste Bilag 5 - Indkomne tilbud Bilag 6 - Licitationsresultat Kirkeudvalget indstiller at der træffes beslutning om, hvad der ønskes udbedret Emne 2, 4, 5 og 6 bevilges. UV bemyndiges til sammen med Bo Wiener, at tage stilling til valg af entreprenør 12. Godkendelse af halvårsrapport ved Ulrik Vesterbæk Kasser Ulrik Vesterbæk gennemgår økonomirapporten på mødet. Bilag: halvårsrapport Kasseren indstiller at halvårsrapporten godkendes 13. Forløb med Landsforeningen af Menighedsråd ved Inge Kjær Andersen Som aftalt på menighedsrådsmødet mødet den 25. marts, har Forretningsudvalget samt dagligleder Mette Thorup holdt et møde med Landsforeningen, for at drøfte
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 5 forskellige forslag/tiltag til det fremadrettede samarbejde. Formålet med at ansætte en ny daglig leder har været, at frigøre ressourcer i menighedsrådet og at skabe gode ledelsesmæssige rammer om medarbejdernes arbejde. Rammerne og praksis om ledelse og samarbejde i Hans Egedes Kirke kan styrkes gennem investering i et udviklingsforløb, hvor der er fokus på skabelsen af ny fælles samarbejdspraksis med fokus på trivsel. Forløbet vil indtænke det ønskedes fælles møde mellem menighedsrådet og medarbejderne. Bilag: tilbud fra landsforeningen Forretningsudvalget indstiller At der købes konsulentbistand hos Landsforeningen for Menighedsråd i fornødent omfang At Mette Thorup bemyndiges til at aftale den nærmere proces med Landsforeningen af menighedsråd med sparring fra forretningsudvalget. Som led i forløbet, ønskes der afholdt møde mellem Menighedsråd og personalet den 29. september, kl.19.00 og møde alene for menighedsrådet den 8. oktober, kl. 16.00 18.30. 14. Daglig ledelse ved Inge Kjær Andersen For at sikre, at daglig leder får mulighed for at komme godt ind i jobbet og i fællesskab med menighedsrådet, kan træffe bæredygtige beslutninger om den fremtidige udvikling, er det nødvendigt, at stille fornøden tid til rådighed. Dermed sikres der også, at der er sammenhæng til et nyt ledelsesgrundlag og at den daglige leder får skabt sit ledelsesrum. Forretningsudvalget indstiller At daglige leder får 100 dage til at lære arbejdspladsen og organisationen at kende, for at derefter at komme med et udkast til en fremadrettet handlingsplan 15. Udvalgenes arbejde med visionen ved udvalgsformændene Menighedsrådet har besluttet, at alle udvalg skulle drøfte hvordan de synes visionen kan sætte præg på deres udvalgs arbejde Der gives en kort status fra de enkelte udvalg
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 6 Det indstilles, at status drøftes med henblik på fremlæggelse på midtvejsmødet De enkelte udvalg fremlagde overordnet de forskellige tiltag der overvejes. 16. Midtvejsmødet den 13. september ved Søren Dalsgaard Som tidligere besluttet, afholdes der midtvejsmøde den 13. september 2015. Midtvejsudvalget bestående af Jens Ove Andersen, Karin Knudsen og Søren Dalsgaard, har udarbejdet følgende forslag til dagsorden: 1) Fremlæggelse af de uddybende formuleringer til visionen (ved Søren Dalsgaard) 2) Udvalgsformændene præsenterer kort visionsarbejdet i de forskellige udvalg og organist Jørgen Harritsø fremlægger i forhold til musik og sang. 3) Opfølgning på nadverspørgsmålet (ved Annette Kassow og Søren Dalsgaard) 4) Feedback på visionsarbejdet fra menigheden Søren Dalsgaard leder mødet. Midtvejsudvalget indstiller, at dagsorden godkendes Drøftet og oplægget godkendt Punkter til debat: 17. Kirketælling hvad fortæller resultaterne ved Søren Dalsgaard SD gennemgik tallene Punkter til orientering: 18. Orientering fra præsterne: Søren Dalsgaard og Annette Kassow er på konfirmandlejr i Dronninglund den 6. 7. nov. til midnat lørdag aften. Der er derfor, indgået aftale med provsten pastor emeritus Villy Mølgaard, om at overtage højmessen den 8. november.
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 7 19. Nyt fra udvalg Diakoniudvalget: Diakoniudvalget holdt før sommerferien sit første møde og har opstillet en række mulige diakonale aktiviteter i Hans Egedes Kirke. Udvalget vil bruge efteråret på at udpege og igangsætte 1-3 aktiviteter. Diakoniudvalget er ligeledes involveret i projektet, Folkekirkens Familiestøtte, der imidlertid fortsat er i den afklarende fase. Projektets Styregruppe er i dialog med eksterne fonde omkring finansieringen og arbejder endvidere med ønsker og krav til projektkoordinator samt drejebog for projekts gennemførelsen. 20. Eventuelt JH takkede for gaven til sin fødselsdag 21. Næste møde Hvem er værter? Udgår Postliste mail eller brev: 1. Samvirkende Menighedsplejer Kursustilbud med titlen Menneskelivet i magt og afmagt 2. Budolfi Provsti Fælles dåbsinitiativ 3. Ulrik Vesterbæk Tak for gaven
Hans Egedes Sogn Møde den 26. august 2015 Side 8 Invitationer: Årsmøde i Det mellemkirkelige Stiftsudvalg Det mellemkirkelige Stiftsudvalg afholder årsmøde mandag, den 9. november 2015. Nærmere orientering følger i oktober. Invitation til Kirkens Forum Danmarks fagmesse for kirken den 25. 26. september i Fredericia Som optakt til reformationsjubilæet i 2017, inviteres til Reformationsgudstjeneste lørdag, den 31. oktober Visborg Kirke ved Hadsund Himmelske dage 5. 8. maj 2016 Aalborg, den 26. august 2015 Inge Kjær Andersen Ulrik Vesterbæk Karin Knudsen Jens Ove Andersen Inger Lis Lind Krarup Janni Lund Jensen Lars E. Thomsen Pia Fischer Søren Ulrik Lærke Rose Kamp Eriksen Annette Kassow Søren Dalsgaard Jørgen Harritsø