IT-strategi 2012-2013 Dansk Firmaidrætsforbund Revision 2012-2 Dato: 17. juni 2011 Udarbejdet af IT- og Økonomiafdelingen Indstilling Godkendelse Strategien revideres og indstilles hvert andet år i forbindelse med budgetlægningen i juni måned. Forhold vedr. forbundskontoret og indkøb høres i ledergruppen. Forhold vedr. foreninger høres i Kommunikationsudvalget. Udviklingsmål godkendes i forbindelse med budgetbehandlingen. Den øvrige strategi træder i kraft efter høring ved hhv. ledergruppen, Kommunikationsudvalg og Styrelsen. Strategien er endelig godkendt af Styrelsen den 27 august 2011 uden yderligere bemærkninger.
Indholdsfortegnelse 1. IT-strategi... 3 1.1. Vision... 3 1.2. Mission... 3 1.3. Afgrænsning... 3 2. Udviklingsmål... 4 2.1.1. SuperNovaONLINE 2012-2013... 4 2.1.2. Hjemmesidesystem getonline til foreninger og kredse (CMS)... 4 2.1.3. Administrativ platform på forbundskontoret... 5 2.1.4. Forbundets hjemmeside... 5 2.1.5. PC vedligehold... 6 3. Supervisornetværk... 6 4. IT-serviceramme... 7 4.1. Foreninger og kredse... 7 4.2. Den centrale ledelse... 7 4.3. Medarbejdere på forbundskontoret... 7 5. IT-indkøb... 7 5.1. Indhentning af priser/tilbud... 7 5.1.1. Krav til hardwareleverandør... 7 5.1.2. Total leverandør... 8 5.1.3. Minimumskonfiguration... 8 5.2. Levetidsforlængelse gennem nedarvning... 8 6. Kernekompetencer... 9 7. Referencer... 9 2
1. IT-strategi IT-strategien udtrykker de overordnede mål og retningslinjer for IT-området i Dansk Firmaidrætsforbund. Strategien udtrykker de udviklingsmål, som er planlagt i perioden 2012 til 2013, så forbundet som helhed kan følge med i den linje, der er lagt. De kommende års mål tages op til overvejelse hvert andet år i forbindelse med budgettering, og jo længere der kigges frem, jo mere skal målene betragtes som spekulative. Strategien omfatter udvikling, support, service og indkøb inden for følgende områder: Administrationsprogrammet SuperNovaONLINE til foreninger og Den centrale ledelse (CL) getonline hjemmesidesystem til foreninger Supervisornetværk indenfor IT-området Kontorapplikationer og hardware til CL Kontorapplikationer, e-mail og hardware til medarbejdere i forbundet Kontorets administrative system og internetapplikationer. Strategien er et styringsredskab, som udarbejdes af forbundets It- og økonomiafdeling, i høringssamarbejde med Kommunikationsudvalget og ledergruppen. Strategiens mål godkendes i forbindelse med den almindelige budgetprocedure. 1.1. Vision Visionen på IT-området er at skabe et teknologisk fundament, som understøtter og fremmer forbundets kommunikation og forretningsudvikling. 1.2. Mission Missionen på IT-området er, politisk at skabe rammer for, at foreninger og forbund tilbydes sammenhængende administrative værktøjer, som kan fremme god kommunikation og genbrug af data. 1.3. Afgrænsning Dansk Firmaidrætsforbund understøtter ikke alle IT-behov, men udvælger områder, som efterspørges bredt, og som giver Firmaidrætten en forretningsmæssig og kommunikativ fordel som helhed. 3
2. Udviklingsmål I dette afsnit er udviklingsmålene beskrevet i kort form for at give et overblik. Hvert udviklingsmål vil inden igangsættelse, blive nærmere beskrevet, og omfanget af beskrivelsen afhænger af målets kompleksitet samt kommunikative hensyn til omverdenen. 2.1.1. SuperNovaONLINE 2012-2013 SuperNovaONLINE er Firmaidrættens administrative system til foreninger, og som tilbydes alle foreninger under Dansk Firmaidrætsforbund. Programmet håndterer finans, medlemsregistrering og stævneplanlægning i 12 forskellige idrætter. Programmet vedligeholdes i forhold til mindre brugerønsker og evt. fundne uhensigtsmæssigheder. Derudover tilpasses programmet i forhold til evt. lovændringer eller udefrakommende påvirkninger. Kurser i SuperNovaONLINE udvikles og afholdes efter behov. Følgende mål er opsat i 2012-2013 60 foreninger bruger programmet, som deres primære administrative program Løbende forbedringer ved løsning af opgaver som indberettes i opgavesystemet. i skrivende stund ligger der ca. 40 ønsker i opgavesystemet. Videreudvikling af integration til getonline og www.firmaidraet.dk Fra SuperNovaONLINE leveres kampplaner og resultatlister til getonline Fra getonline leveres tilmeldings- og betalingsdata til SuperNovaONLINE. Udvikling af turneringsformen Stigesystem, som anvendes i Petanque, og som sikkert også kan være interessant for andre idrætter. Udvikle koncept i samarbejde med IM, der sikrer at stævneplanlæggeren og evt. hjælpere er opdateret i programmets funktioner, og behersker betjening af programmet. Udvikling af kursuskonceptet, så der rammes en bredere målgruppe. En overordnet gennemgang af idrætsmoduler med henblik på at gøre dem nemmere at lære og betjene. Undersøge om der er andre fælles ønsker til anvendelse af Citrix platformen. 2.1.2. Hjemmesidesystem getonline til foreninger og kredse (CMS) Der tilbydes fortsat et brugervenligt hjemmesidesystem til alle foreninger og kredse. Målet er at hjælpe foreninger, der ikke har en hjemmeside, dernæst alle foreninger, som kan se en fordel i at bruge et fælles system, som integrerer til SuperNovaONLINE og www.firmaidraet.dk, Systemet sælges af firmaet getonline, som i samarbejde med Dansk Firmaidrætsforbund udvikler og supporterer en speciel løsning der er tilpasset Firmaidrættens behov. Fortsat udvikling af tilmeldings- og betalingskoncept 4
Fortsat udvikling af design og integration til SuperNovaONLINE og www.firmaidraet.dk Udvikling af Apps til smartphones, hvor det giver mening Oprettelse af en supervisorgruppe der drøfter tekniske udfordringer vedr. getonline og www.firmaidraet.dk, samt supporterer og underviser. Startende med udarbejdelse af kommissorium. 2.1.3. Administrativ platform på forbundskontoret Forbundets administrative system er centreret om en CRM-løsning fra Microsoft. I denne applikation er alle forbundets kontakter, relationer, kurser, stævner og meget andet registreret. CRM-løsningen integrerer direkte med økonomisystemet samt en række internetapplikationer på www.firmaidraet.dk som f.eks. tilmeldinger, adresser på foreningernes kontaktpersoner og den frivillige i den centrale ledelse. Denne sammenhæng er ført videre ud i getonline, som via www.firmaidraet.dk også kan vise adresser, og arrangementer lokalt. Afslutte opgradering af CRM-systemet til version 2011. Udvikling af produkthjemmeside til Bike&RUN inkl. tilmelding, og dataudvekslingsfunktion til tidtagningsfirma. Implementering af EAN modul til fakturering til offentlige virksomheder fra forbundets systemer. Et sådant modul vil forventeligt være hjem efter 1 år, da forbundet skal overtage fakturering af kampagner fra E-Opinion, som styrer forbundets sundhedskampagner. Udvikling af modul til at importere faktureringsgrundlag fra E-opinion (kampagnesystemet) til Firmaidrættens CRM og Axapta, med henblik på at firmaidrætten får oprettet alle holdkaptajner i CRM, og foretager selve faktureringen. Udvikling af webshop, så den virker som en integreret del af siden og evt. tilknyttede produkthjemmesider. Herunder en vurdering af om rekvisitter kan bookes med denne funktion. Foreningens side, forbedres, så foreningsadministratoren selv kan oprette nye medlemmer på siden, og kan tilmelde/afmelde blade til flere ad gangen ved hjælp af en hurtig afkrydsningsfunktion. Udvikling af et simpelt ferie/sygefraværsmodul i CRM til administration af fravær i forbundet. Opgradering af kontoret økonomisystem fra Microsoft Dynamic Axapta 4 til Axapta 2012. 2.1.4. Forbundets hjemmeside Forbundets hjemmeside styres indholdsmæssigt af Kommunikationsstrategien, og de mål der er opstillet i denne. Men da hjemmesiden også er baseret på en lang række dataudtræk, fra de administrative systemer, og samtidig kræver forskellige applikationer til at vise og administrere indholdet, er det også relevant at nævne hjemmesiden i IT-strategien. 5
Fokus på at sætte brugeren endnu mere i centrum, gennem konstant udvikling af brugervenligheden, og samspillet med de bagvedliggende administrative systemer Fortsat løft af applikationer til.net hvor det vurderes hensigtsmæssigt Udvikling af Apps til smartphones hvor det efterspørges og giver en kommunikativ fordel. 2.1.5. PC vedligehold Alt i alt har forbundet ca. 90 pc er som vedligeholdes fra forbundskontoret. Der arbejdes på at systematisere installations- og vedligeholdelsesrutiner herunder udlåns- og licensregistrering. Licensewatch ( et program der melder licenser ind til forbundskontoret) installeres på alle maskiner. I 2013 indkøbes 15 bærbare pc.ere til udskiftning af de ældste maskiner ved den centrale ledelse. 3. Supervisornetværk I Firmaidrætten ser vi supervisornetværk som en strategisk ressource, som indgår i vurderingen af, om et udviklingsmål kan igangsættes på ressourcemæssig forsvarlig vis, og at den ønskede kvalitet kan opnås. Supervisornetværk kan betragtes som en forlængelse af IT- og Økonomiafdelingen, og tager over på supportopgaver og test og fungerer i det hele taget som videns personer, der kan bidrage til produktudvikling. Der tilstræbes at oprette supervisornetværk for de specialprogrammer, som udvikles og tilbydes ffirmaidrættens frivillige ledere. Supervisornetværket har til formål at understøtte Firmaidrættens frivillige ledere med undervisning, support og fremføre evt. forbedringsforslag på brugernes vegne. Gruppen er samtidig sparringspartner vedrørende test og dokumentation for IT- og økonomiafdelingen og Kommunikationsafdelingen, som varetager den daglige drift. Siden 1996 har der eksisteret et supervisornetværk indenfor SuperNova-området, som benævnes SuperNovaONLINE supervisorgruppen. I 2006 blev der oprettet et CMS-supervisornetværk. Se mere om supervisornetværk på www.firmaidraet.dk Der opretholdes tæt kontakt til supervisorerne gennem 2 3 årlige møder, hvor supervisorerne ajourføres med udvikling der er foregået, og den næste periodes udvikling drøftes. Der oprettes en mindre gruppe til at drøfte og aftale de tekniske udfordringer der opstår i relation til getonline og www.firmaidraet.dk 6
4. IT-serviceramme 4.1. Foreninger og kredse E-postansvarlige, formænd og kasserere i foreninger serviceres som følger: Support til e-mail Rådgivning i forbindelse med indkøb af hardware og software Lettere support til standardsoftware o MS Officepakken o Windows o Symantec antivirus o Outlook express o Foreningsprogrammet SuperNovaONLINE supporteres indenfor finans, firmamedlem og idræt. Supporten fås primært ved henvendelse til SuperNovaONLINE-supervisorgruppen. o Applikationer på Firmaidrættens hjemmeside o Foreningernes CMS-løsning getonline supporteres primært ved henvendelse til CMS-supervisorgruppen. Derudover ydes lettere support på hardware (PC og printer), som er indkøbt af eller anbefalet af Dansk Firmaidrætsforbund. 4.2. Den centrale ledelse Support til e-mail Indkøb af hardware og software iht. retningslinjer Support på standard software og hardware indkøbt af Dansk Firmaidrætsforbund Foreningsprogrammet SuperNovaONLINE supporteres indenfor finans, firma-medlem og idræt. Supporten fås primært ved henvendelse til SuperNovaONLINE-supervisorgruppen Firmaidrættens hjemmeside. 4.3. Medarbejdere på forbundskontoret Alle installationer er autoriseret af Dansk Firmaidrætsforbund og supporteres. 5. IT-indkøb 5.1. Indhentning af priser/tilbud Dansk Firmaidrætsforbund er underlagt rigsrevisionens krav om sparsommelighed, effektivitet og produktivitet. Dette efterleves på en eller flere af følgende måder: Indhentning af tilbud fra flere leverandører Prissammenligning via internet Indkøb på SKI-rammeaftale Forhandling med leverandører. 5.1.1. Krav til hardwareleverandør Leverandører, som er tilsluttet SKI-rammeaftale foretrækkes 7
Forventning om at leverandør har volumen til at være på markedet ud i fremtiden, således at levering af support og reservedele ikke på et senere tidspunkt kan blive et problem Kan levere en serviceaftale så uforudsete udgifter i videst mulig omfang undgås Landsdækkende service, da Firmaidrætten har brugere i hele landet er det hensigtsmæssigt med en leverandør, som kan servicere i hele landet, bl.a. for at mindske nedetid (medarbejdere m.v. som ikke kan arbejde) og forsendelse af pc er frem og tilbage. 5.1.2. Total leverandør Hvor det ikke strider mod rigsrevisionens krav, forsøges så vidt muligt at vælge en leverandør, som kan levere en totalløsning indenfor hardware af følgende grunde: Driften kan optimeres i IT-afdelingen med en ensartet hardware- og softwareplatform En stor del af supporten sker pr. telefon, og det er derfor nødvendigt med et indgående produktkendskab, som bedst opnås ved at indskrænke antallet af modeller og mærker Ensartethed giver den fordel, at der kan udtages reservedele fra havareret udstyr, som efterfølgende kan genanvendes i andet udstyr. 5.1.3. Minimumskonfiguration Som standard indkøbes både bærbare og stationære løsninger ud fra et minimumskrav om at skulle kunne afvikle og anvende: Seneste version af Microsoft Office pakken Seneste version af Microsofts desktop operativsystem Kendt teknologi, som vurderes formålstjenstligt. Herunder netværk samt eksterne enheder på indkøbstidspunktet Specielt for printere er det vigtigt, at de dels er driftsikre men også at de har et fornuftigt tonerforbrug i forhold til anskaffelsesprisen. 5.2. Levetidsforlængelse gennem nedarvning Dansk Firmaidrætsforbund har en nedarvningspolitik, som medfører at levetiden på hardware kan forlænges med op til 3 år, mod at der altid købes ind til de personer, som har det største behov, og derefter lader deres hardware nedarve til personer med et mindre behov. Behovet vurderes ud fra 2 hovedprincipper, hvor følgende brugere pr. definition har det største behov. 1. Den bedste pc skal benyttes af den bruger, som arbejdsmæssigt har det største hardwarebehov for at kunne udføre sine opgaver. F.eks. DTP og IT-medarbejdere. 2. Dernæst tilgodeses brugere der anvender hardwaren i flest timer pr. dag. Behovet vurderes fra gang til gang af Dansk Firmaidrætsforbunds IT-medarbejder efter dialog med brugeren og afdelingslederen for IT- og Økonomiafdelingen. Maskinerne bestykkes med en standardkonfiguration som består af: MS Windows MS Office standard eller professionel efter behovsvurdering Symantec antivirus SuperNovaONLINE For medarbejdere: Klienter i forhold til arbejdsområde. Som hovedregel anvendes den software-version, som er aktuel på købstidspunktet. Valg af bærbar eller stationær løsning Til medarbejdere med arbejdsopgaver uden for forbundskontoret vælges bærbar løsning. 8
Til medarbejdere, der udelukkende har arbejdsopgaver på forbundskontoret vælges stationær løsning. Såfremt disse medarbejdere i enkelte tilfælde skulle have behov for en bærbar pc, kan bærbar pc reserveres i It-og økonomiafdelingen. 6. Kernekompetencer For at opnå de anførte mål, er der i IT afsnittet, af IT og økonomiafdelingen, behov for følgende kompetencer ud over en daglig leder, som også fungerer som projektleder: Kernekompetencer: 1 IT- medarbejdere (pc, server, licenser, telefoni og indkøb) 2 Webudviklere ½ sekretær. 7. Referencer 1. Konceptbeskrivelserne for de fire fyrtårnskoncepter, dateret 1.4 2011 2. Kommunikationsstrategi 3. Kommukationspolitik 17-06-2011/LBA 9