Procedure for sygemelding ved medarbejderes fravær Formål For de pædagogiske afdelinger er formålet med denne procedure at sikre, at undervisningen gennemføres, mens en medarbejder er fraværende på grund af sygdom. For det administrative personale er formålet med denne procedure, at der er sikkerhed for, at de administrative opgaver udføres/varetages på grund af en medarbejders sygdom. Afgrænsning (gyldighedsområde) Proceduren gælder for alle medarbejdere, herunder også ledere, på Hotel- og Restaurantskolen. Henvisninger HRS Personalepolitik Procedure for overvågning og vedligeholdelse af arbejdsmiljøhåndbogen Fremgangsmåde Herunder er oplysninger om syge- og raskmelding for de forskellige områder: EUD uddannelsesafdeling Pædagogisk personale på HTX Drift, Service og Kantine Kursusafdelingen Alt øvrigt personale (Bibliotek, Elevadministration, Løn & Personale, IT, Markedsføring og kommunikation, Plan C, Praktikcenter, Pædagogisk Udvikling, Sekretariat, Studievejledning og Økonomi) EUD uddannelsesafdeling I tilfælde af sygdom skal pædagogisk personale give telefonisk besked til skolens morgenvagt tidligst muligt dog senest mellem kl. 06.30 og kl. 07.15. o info til/om vikar o varebestillinger o indhold af undervisning, etc. Dokument nr. 12-3 Dato: 19-05-2017 Side 1 af 5
Skemalægger udfylder den elektroniske blanket Sygemelding-Undervisning i SDBFblanketsystemet Skemalægger fremskaffer vikardækning til 1. modul og resten i samråd med pædagogisk leder Skemalægger opdaterer flex med syg og vikar Morgenvagt sender mail om sygdom og fravær til receptionen, lønpost, Plan C, direktion og ledelse EUD meddeles via telefon til Plan C snarest muligt. Ved raskmelding efter kl. 12.00 vil der blive sat vikar på evt. undervisning den næste dag over en weekend SKAL ske ved opkald og indtales på Plan C s telefonsvarer. Er der ingen telefonsvarerbesked mandag morgen antages det, at medarbejderen stadig er syg Når medarbejderen er tilbage på skolen, udfylder medarbejderen inden kl. 12.00 - HRS Pædagogisk personale på HTX I tilfælde af sygdom skal pædagogisk personale give telefonisk besked til skolens Lectio morgenvagt tidligst muligt dog senest mellem kl. 06.30 og kl. 07.15. o info til eleverne og hvorvidt læreren selv skriver til eleverne Skemalægger udfylder den elektroniske blanket Sygemelding - Undervisning i SDBFblanketsystemet Skemalægger informerer eleverne gennem Lectio og sms Skemalægger opdaterer flex med syg og vikar Morgenvagt sender mail om sygdom og fravær til receptionen, lønpost, Plan C, direktion og ledelse HTX meddeles via telefon til Plan C snarest muligt. Ved raskmelding efter kl. 12.00 vil der blive sat vikar på evt. undervisning den næste dag Dokument nr. 12-3 Dato: 19-05-2017 Side 2 af 5
over en weekend SKAL ske ved opkald og indtales på Plan C s telefonsvarer. Er der ingen telefonsvarerbesked mandag morgen antages det, at medarbejderen stadig er syg Når medarbejderen er tilbage på skolen, udfylder medarbejderen inden kl. 12.00 - HRS Drift, Service og Kantine I tilfælde af sygdom skal personalet i Drift, Service og Kantinen give telefonisk besked til nærmeste leder tidligst muligt og senest ved mødetid. Den aktuelle leder sender mail om sygdom og fravær til de relevante afdelinger og receptionen Receptionen udfylder den elektroniske blanket Sygemelding - øvrige i SDBFblanketsystemet meddeles via telefon til nærmeste leder snarest muligt Når medarbejderen er tilbage på skolen, udfylder medarbejderen inden kl. 12.00 - HRS Kursusafdelingen I tilfælde af sygdom skal personale i Kursusafdelingen give telefonisk besked til afdelingens morgenvagt tidligst muligt dog senest mellem kl. 06.30 og kl. 07.15. o info til/om vikar o varebestillinger o indhold af undervisning, etc. Afdelingslederen udfylder den elektroniske blanket Sygemelding-Undervisning i SDBF-blanketsystemet Morgenvagt fremskaffer vikardækning til 1. modul og resten i samråd med afdelingslederen Dokument nr. 12-3 Dato: 19-05-2017 Side 3 af 5
Morgenvagt opdaterer flex med syg og vikar Afdelingslederen sender mail om sygdom og fravær til receptionen, lønpost og direktion meddeles via telefon til afdelingens morgenvagt snarest muligt. Ved raskmelding efter kl. 12.00 vil der blive sat vikar på evt. undervisning den næste dag over en weekend SKAL ske ved opkald og indtales på afdelingens morgenvagts telefonsvarer. Er der ingen telefonsvarerbesked mandag morgen antages det, at medarbejderen stadig er syg Når medarbejderen er tilbage på skolen, udfylder medarbejderen inden kl. 12.00 - HRS Alt øvrigt personale I tilfælde af sygdom skal øvrigt personale give receptionen besked telefonisk 3386 2200 eller eventuelt pr. mail reception@hrs.dk tidligst muligt og senest mellem kl. 07.30 og kl. 08.30. Receptionen udfylder den elektroniske blanket Sygemelding - øvrige i SDBFblanketsystemet Den aktuelle leder sender mail om sygdom og fravær til de relevante afdelinger meddeles via telefon til nærmeste leder snarest muligt Når medarbejderen er tilbage på skolen, udfylder medarbejderen inden kl. 12.00 - HRS NB! Der skal ikke sendes raskmelding på barns 1. og 2. sygedag. Kommunikation Nærmeste leder er ansvarlig for at informere deres medarbejdere om indholdet i denne procedure. Dokument nr. 12-3 Dato: 19-05-2017 Side 4 af 5
Opfølgning på gennemførelse og effekt Afdelingsleder i Løn & Personale er ansvarlig for løbende og minimum en gang om året at følge op på, om alle ansatte er bekendt med proceduren, samt at retningslinjerne følges. Efterleves procedurens retningslinjer ikke, kontaktes afdelingslederen i Løn & Personale. Dokumentation Syge-raskmeldingsblanketter Ansvar Afdelingsleder i Løn & Personale er ansvarlig for denne procedure samt øvrige procedurer og skemaer til registrering. Dokument nr. 12-3 Dato: 19-05-2017 Side 5 af 5