Sygemeldt hvad nu...?

Guide til den svære samtale Sygemeldt hvad nu...? Gode råd til sygefraværspolitik Spil en aktiv rolle ved langtidssygemeldinger Forslag til hvordan en samtale ved sygemeldinger forberedes og gennemføres

En aktiv rolle Ifølge Beskæftigelsesministeriet svarer det samlede sygefravær i Danmark til, at 142.000 personer hver dag er sygemeldt og ikke kan udføre deres arbejde. Det betyder, at arbejdsgiverne har store direkte udgifter til sygefravær foruden det produktionstab, som er en følge af sygefraværet. Men langvarigt sygefravær er først og fremmest et stort problem for den enkelte sygemeldte og en både menneskelig, arbejdsmæssig og økonomisk belastning. Sygefraværet i Danmark har således store omkostninger for både virksomhederne, for den enkelte medarbejder og for samfundet. Den enkelte virksomhed har imidlertid mulighed for at påvirke fraværet, så det bliver mindre. Nøglen til at vende udviklingen ligger i en aktiv og positiv håndtering af fraværet på den enkelte virksomhed. Hvis man som virksomhed vil være med til at vende udviklingen i en positiv retning, er ét af de første redskaber at udvikle en skriftlig sygefraværspolitik, som alle på virksomheden har accepteret og er bekendt med. Nu er det lettere sagt end gjort, at udarbejde sådan en politik, og ikke mindst at få den til at fungere i praksis. Denne publikation indeholder en guide med 14 fokuspunkter, der hver for sig udgør elementer af en social ansvarlig sygefraværspolitik. Hvis man følger denne guide, vil man som resultat få en god og effektiv politik, der vil skabe øget trivsel på arbejdspladsen, øget produktion, minimere omkostningerne, og sidst men ikke mindst er der stor sandsynlighed for, at fraværet vil falde. Publikationen er udarbejdet som et led i Dialogbaseret Sygemelding, et projekt iværksat af Det Lokale Beskæftigelsesråd i Helsingør Kommune. Projektets formål er blandt andet at fremme dialogen mellem virksomheder og de sygemeldte, faglige konsulenter og tillidsrepræsentanter, praktiserende læger og kommunale nøglepersoner med henblik på at nedbringe sygefraværet og fastholde sygemeldte i job. Guiden er inspireret af Virksomheds Netværket i Ny Kolding Kommune, der har stillet deres materiale om sygefravær til rådighed for anvendelse i Helsingør Kommune. Nærmere oplysninger kan indhentes hos: Jette Høy Projektleder Dialogbaseret Sygemelding Udvikling Nord H.P. Christensens Vej 1 3000 Helsingør Telefon 49 25 21 06 E-mail jh@udviklingnord.dk 02

Guide til den svære samtale Lyt til budskabet Når en medarbejder sygemelder sig eller bliver meldt uarbejdsdygtig på grund af sygdom eller en arbejdsskade, sendes der et budskab til arbejdsgiveren om, at medarbejderen formentlig har brug for hjælp og støtte. Det første, en arbejdsgiver tænker på i den situation, er vel nok, hvor lang tid virksomheden skal undvære medarbejderen, og hvordan den sygemeldte medarbejders arbejdsopgaver bliver løst under fraværet. Den næste tanke der bør melde sig er, om det er muligt at give medarbejderen et midlertidigt arbejdstilbud, som den pågældende kan klare med de funktionsbegrænsninger, sygdommen medfører. Det kræver imidlertid, at virksomheden har en åben fraværskultur på arbejdspladsen, hvor det er tilladt at tale om sygefravær, og hvor sygefravær er et kollektivt anliggende, der betragtes som en udfordring i forhold til at fastholde den sygemeldte. Det er ikke tilladt for en arbejdsgiver at spørge, hvad medarbejderen fejler eller om lægefaglige diagnoser. Heldigvis fortæller den sygemeldte i langt de fleste tilfælde selv sin arbejdsgiver, hvad der er årsag til sygemeldingen. Og det er en rigtig god ide. Hvis arbejdsgiveren skal gøre en indsats for at fastholde sin medarbejder under et længerevarende sygdomsforløb, har det en afgørende betydning, at medarbejderen viser åbenhed og tillid til sin arbejdsgiver ved at indgå i en dialog om, hvilke funktionsbegrænsninger der er opstået i kølvandet på sygdommen. Sygdom er ikke altid en entydig størrelse med en klar lægefaglig diagnose. Ofte er fraværet fra arbejdspladsen begrundet i sammenhængende og komplicerede faktorer, hvor det kan være vanskeligt at finde ud af, hvilke undersøgelser og behandling den pågældende skal gennemgå. I det kommunale opfølgningssystem i sygedagpengesager skelnes mellem tre forskellige sygdomskategorier, som også kan Dialogbaseret Sygemelding guide til den svære samtale oktober 2006

være nyttige at inddrage i virksomhedens ved udformning af en sygefraværspolitik: A) Ukomplicerede, kortere sygeforløb med klar diagnose, sygdomsforløb og klarhed om tidspunktet for raskmelding. Det kan dreje sig om et brækket ben, sportsskader eller en planlagt mindre operation. Fraværsmelding i forbindelse med graviditet har i sagens natur et klart tidspunkt for raskmelding, men da graviditet ikke er en sygdom i sig selv, kan der være en stor gevinst ved at tale om mulighederne for at indrette arbejdspladsen efter den gravides funktionsbegrænsninger og derved måske undgå en sygemelding. B) Længerevarende sygdomsforløb, såvel klar som uklar diagnose, diffuse lidelser, psykiske lidelser som depression og stress, muskel- og ledsmerter, ryglidelser mv. Sygemeldinger på grund af stress er de seneste år steget voldsomt, og fraværet kan blive langvarigt, inden den sygemeldte føler sig klar til at vende tilbage til arbejdspladsen. C) Alvorlige lidelser og en klar diagnose. Her er der typisk tale om kroniske alvorlige lidelser, kræftsygdomme eller hjerte/karsygdomme, der kan have et livstruende forløb. Nogle ønsker i den situation at være fuldtidssygemeldt fra arbejdet og koncentrere sig om helbredelse, mens andre ønsker at bevare tilknytningen til arbejdspladsen i den udstrækning, som den enkelte selv definerer. I alle tre tilfælde er det vigtigt at lytte til den sygemeldtes egen vurdering af sygemeldingens karakter i forhold til mulighederne for hurtigt eller gradvist at vende tilbage til arbejdspladsen efter sygdom. Det er under alle omstændigheder anbefalelsesværdigt at udarbejde en sygefraværspolitik, som bør tage udgangspunkt i nedenstående overvejelser: 1. Hvorfor skal vi have en politik på området hvad er formålet? Inden man går i gang med at udarbejde en sygefraværspolitik, er det vigtig, at man internt i virksomheden finder ud af, hvorfor man vil have en sådan politik. Er det fx fordi fraværet er for højt, er det fordi man ønsker at udvise omsorg for den enkelte medarbejder, eller er det fordi man ønsker at skabe sig en social profil, der kan være med til at tiltrække nye medarbejdere og skabe trygge rammer for de nuværende medarbejdere. Måske er det alle de nævnte tre gode grunde. 2. Hvad skal politikken hedde og indeholde? Signalværdien omkring en sygefraværspolitik er meget vigtig, og derfor skal man overveje nøje, hvad man kalder sin politik. Ved at kalde sin politik for sygefraværspolitik sender man 04

et klart signal om, at politikken retter sig mod uarbejdsdygtighed på grund af sygdom. Ved at kalde sin politik fx trivselspolitik, sundhedspolitik eller lignende sender man et andet signal til sine medarbejdere om, at det ikke kun handler om sygefravær, men også om forebyggelse og sundhedsfremme. Man kan også vælge at fokusere på udvalgte fraværsårsager, der i særlig grad er et problem i netop den branche, som virksomheden tilhører. Skal sygefraværspolitikken eksempelvis indeholde en stresspolitik eller særlige foranstaltninger til forebyggelse af fravær hos gravide? 3. Hvem skal deltage i processen og gennemføre fraværssamtaler? Inden man går i gang med det egentlige arbejde med at udarbejde en fraværspolitik, bør man overveje, hvem der skal være med i skabelsesprocessen. Alle medarbejdere bør som minimum have mulighed for at komme med kommentarer til politikken. Ved at inddrage medarbejderne aktivt i processen skabes der samtidigt ejerskab og engagement. Som altid spiller ledelsen en central rolle i forbindelse med ændringer i virksomheden. Da man med en sygefraværspolitik bevæger sig ind på et personligt og følsomt område hos den enkelte medarbejderne, er det vigtigt, at ledelsen i virksomheden er engageret i processen. Ledelsen skal med andre ord være med til at sende de rigtige signaler ud i organisationen. Medarbejderne må ikke være i tvivl om, hvad der er ledelsens holdning og formål med at igangsætte en proces omkring fravær. Den eller de personer, der skal være ansvarlig for fraværssamtalerne, får en meget central placering i virksomhedens fraværshåndtering, og personerne skal vælges med omhu. Det kan eksempelvis være Den nærmeste overordnede Tillidsmanden Udvalgte ildsjæle Som udgangspunkt bør medarbejderne have mindst to personer at vælge imellem, når de skal til fraværssamtale, og det er bedst, hvis der er tale om en mand og en kvinde. Man skal være opmærksom på, at jo højere i organisationen en samtaleperson sidder jo større er barrieren for den enkelte medarbejder i forhold til at gå til samtalen. Det primære formål med fraværspolitikken er, at samtalen holdes, og derfor må valget af samtaleperson ikke være en barriere i sig selv. Når en virksomhed afholder fraværssamtaler, bør man fastlægge, hvem der har pligt til at deltage - og hvem der kan deltage. Man kan fx beslutte, at det er leder og tillidsmand, der skal deltage i samtalen sammen med den fraværende medarbejder, og så lade det være op til medarbejderen selv at afgøre, hvem der ellers skal deltage. Det er vigtigt, at man ikke på forhånd begrænser mødedeltagerne i forhold til den fraværende medarbejders ønsker, idet det kan komme til at virke som en barriere i forhold til afholdelsen af selve samtalen. Uanset, hvem man vælger til at udføre fraværssamtalerne i virksomheden, bør man sørge for at klæde disse på til opgaven. At være samtaleperson i forhold til fravær er ikke nogen let sag, og man kan komme ud for situationer, der kan være svære at håndtere, hvis man ikke er forberedt. Generelt vil det være en god ide, hvis samtalepersonerne har et vist kendskab til samtaleteknik, personalejura, dagpengelovgivning m.v. samt er god til at lytte og se tingene fra flere sider. Det vil også være en god ide, hvis samtalepersonerne har en fast kontaktperson i den kommunale socialforvaltning, de kan kontakte. 4. Hvem har pligt, og kompetence, til at handle? I en virksomhed må der ikke herske tvivl om, hvem der har pligt og kompetence til at handle i forbindelse med fravær. Det må ikke komme bag på en medarbejder, at denne bliver kontaktet af fx sin leder ved fravær, og omvendt må der ikke herske tvivl hos lederen om pligten til at handle. 05 Dialogbaseret Sygemelding guide til den svære samtale oktober 2006

06 5. Hvordan kommer man i gang? Det er ikke nogen let sag, at finde frem til de holdninger og værdier, der skal ligge til grund for virksomhedens fraværspolitik. Derfor kan det være en god ide at skyde processen i gang ved at afsøge relevante kilder eksempelvis i form af hjemmesider som www.virk.dk og andre former for information. 6. Er der økonomi og vilje til at afhjælpe sundhedsproblemerne? Når man som virksomhed vælger at sætte fokus på sygefraværet i sin virksomhed, vil man undervejs støde på medarbejdere med problemstillinger, der kræver økonomiske ressourcer. Det kan fx være, at medarbejderen i en periode skal have fuld løn for mindre arbejde, at medarbejderen har brug for behandling på et privat hospital, hos en psykolog eller andre, der kan hjælpe med at løse et givent problem. Inden man står overfor sådanne spørgsmål, bør virksomheden formulere en holdning til disse ting, hvor langt vil virksomheden gå, og er man villig til at støtte økonomisk? Disse beslutninger bør klart fremgå af politikken. 7. Hvornår har man været for meget syg/fraværende? Et helt centralt punkt i enhver fraværspolitik er, hvornår man har været så meget fraværende, at det udgør et problem for virksomheden og/eller for den enkelte medarbejder. Der findes mange forskellige holdninger til dette spørgsmål og varierer i høj grad fra virksomhed til virksomhed. Her skal man også være opmærksomhed på, at der er forskellige sygefraværsmønstre. Hyppige enkeltdagssygemeldinger og de samlede langvarige sygemeldinger. Nogle virksomheder tilbyder fraværssamtaler efter tre sygemeldinger inden for tre måneder, andre fastsætter en procentsats, og andre igen vurderer omfanget af fraværet individuelt. Under alle omstændigheder bør sygefraværet registreres, så det faktuelle mønster og omfang kan anvendes i en eventuel samtale med medarbejderen. 8. Et tilbud eller en pligt? Det er vigtigt at få afklaret, om det er frivilligt for medarbejderen at deltage i en fraværssamtale. Juridisk kan man ikke tvinge en medarbejder til at deltage i en samtale, men man kan via sin politik sende et klart signal om, hvilken forventning virksomheden har til den enkelte medarbejde på dette område. Erfaringerne viser, at selvom man vælger at gøre det til en pligt, vil medarbejderne gerne deltage i samtalerne, og de vil også gerne drøfte deres problemer med virksomheden. Man bør i sin fraværspolitik åbne mulighed for, at medarbejderen også selv om denne ikke er syg eller fraværende kan bede om en samtale. 9. Fortrolighed og skriftlighed? For at fraværssamtalerne skal have en effekt, må der ikke herske tvivl om, at oplysninger fremkommet under samtalen behandles fortroligt af virksomheden. Det er afgørende, at denne fortrolighed findes og ikke brydes. I forbindelse med fraværssamtalerne bør man desuden på forhånd aftale, om og hvornår der skal skrives noget ned om samtalen, og hvornår der ikke skal. Skal det fx registreres, at der har været afholdt en fraværssamtale, og skal der udfyldes samtaleskemaer eller handleplaner, og hvor skal disse skemaer i givet fald opbevares? Under fraværssamtalerne bør det aftales med den enkelte medarbejder, hvornår og hvordan, der skal følges op på samtalen med henblik på, at drøfte status samt behovet for eventuelle ændringer. Disse aftaler kan med fordel skrives ned. Som et naturligt element i arbejdsfastholdelse bør virksomheden undersøge hvilke arbejdsfunktioner den kan tilbyde de medarbejdere, der kan blive delvis syge- eller raskmeldt. I dette arbejde er dialogen med medarbejderens praktiserende læge meget central. Det er en stor fordel for den praktiserende læge, hvis den sygemeldte selv kommer med forslag til midlertidige jobfunktioner, som lægen kan vurdere forsvarligheden af i forhold til sin patients funktionsbegrænsninger. Et

Guide til den svære samtale redskab til denne dialog er udarbejdelse af et skriftligt oplæg til den praktiserende læge med forslag til midlertidige arbejdsfunktioner etc., som ledelse, tillidsrepræsentant og den syge medarbejder har nedskrevet på grundlag af en sygefraværssamtale. 10. Hvor afholdes samtalen? Selve fraværssamtalen er det centrale punkt i enhver fraværspolitik, og derfor bør man også overveje, hvor samtalen kan/skal afholdes. Nogle virksomheder vælger at samtalen kun kan foregå på virksomheden, andre virksomheder lader det være op til den fraværende medarbejder at vælge stedet for samtalen, og er åben for at samtalen kan holdes hjemme hos medarbejderen, på sygehuset eller en anden behandlingsinstitution. Det er i den forbindelse vigtigt at huske på, at stedet for afholdelsen af samtalen ikke må blive en barriere stedet for samtalen er ikke vigtig, det er selve samtalen, der er det vigtigste. 11. Hvordan håndterer virksomheden problemer den ikke selv kan løse? Over en periode med afholdelse af fraværssamtaler vil virksomheden givetvis støde på problemstillinger, man ikke kan løse internt. Det er derfor vigtigt, at de personer, der afholder fraværssamtalerne, har kendskab til nogle at de steder, hvor man kan få hjælp. Fx vil det være en helt naturlig del af en fraværspolitik at have en social partnerskabsaftale eller en fast kontaktperson i den kommunale socialforvaltning. 12. Hvordan starter medarbejderen op igen efter en fraværsperiode? Når en medarbejder vender tilbage efter en sygdomsperiode, bør man som virksomhed være opmærksom på, om medarbejderen nu også er 100 procent klar. Især, hvis der har været tale om længerevarende sygdom, fravær pga. stress eller overbelastning, bør man i samarbejde med medarbejdere overveje, om der er behov for særlige skånehensyn i en periode eller måske permanent. En løsning kan være, at lade medarbejderen genoptage arbejdet på en såkaldt delvis raskmelding, hvor medarbejderen fx arbejder nogle færre timer i en periode. 13. Hvordan vil virksomheden følge op på politikken? Når man har fået udarbejdet sin fraværspolitik, og klædt sine samtalepersoner på til at varetage opgaven, er arbejdet med en fraværspolitik ikke afsluttet. Virksomheden bør løbende følge udviklingen i fraværet, og samtidig sikre at samtalepersonerne lever op til den vedtagne politik. En anden vigtig del af en fraværspolitik er at synliggøre de gode og positive historier, der skabes på baggrund af politikken. Det er derfor vigtigt, at man er opmærksom på at få fortalt de gode historier. Fx ved at lade en medarbejder i personalebladet eller til de lokale medier fortælle om, hvordan vedkommende er blevet hjulpet. Jo flere gode historier man kan fortælle jo flere gode historier skabes der. Når man bevidst fokuserer på det positive, får man også lettere øje på det. 14. Hvordan sikres det sociale samvær under sygdom? Det er vigtigt, at virksomheden åbner mulighed for og opfordrer til at fraværende medarbejdere deltager i møder, arrangementer og socialt samvær på virksomheden. Dermed bevarer medarbejderen sin tilknytning til virksomheden og kollegaerne. Jo længere tids fravær, jo vigtigere er den sociale kontakt til virksomheden. 07 Dialogbaseret Sygemelding guide til den svære samtale oktober 2006

Dialogbaseret Sygemelding baseres på følgende forløb: Vær med - det lønner sig Med historisk lav ledighed og stor efterspørgsel på kvalificeret arbejdskraft er der en særlig god grund til at passe på sine medarbejdere. Med Dialogbaseret Sygemelding er vores mål at skabe den nødvendige dialog mellem virksomhed, myndigheder, læge og den sygemeldte medarbejder for derigennem at sikre en fælles indsats for at nedbringe sygeperioden og bane vejen for den sygemeldte at vende tilbage til arbejdspladsen. Er du interesseret i at vide mere om projektet, er du velkommen til at kontakte os. Kontaktperson, telefonnummer og anden relevant information finder du nederst på denne side. Vær med til at skabe en konstruktiv dialog på arbejdspladsen det lønner sig... Sygefraværssamtale Virksomheden og den sygemeldte afholder senest efter 14 dages fravær en sygefraværssamtale. Samtalen skal kortlægge den sygemeldtes muligheder og ønsker i sygdomsperioden samt virksomhedens mulighed for at matche disse ønsker. Skriftligt oplæg Efter samtalen udarbejdes et skriftligt oplæg til den praktiserende læge. Oplægget indeholder et konkret forslag til midlertidige jobfunktioner og arbejdsvilkår på virksomheden. Medarbejder, leder og tillidsrepræsentant underskriver oplægget, og den sygemeldte medarbejder tager det med til sin praktiserende læge. Lægens vurdering Den praktiserende læge vurderer sin patient i forhold til beskrivelsen af mulige ændringer i arbejdsfunktioner og afgiver sin vurdering på Lægeerklæring den dialogbaserede sygemelding, som den sygemeldte medarbejder tager med til sin arbejdsplads. Kontakt til myndigheder Virksomheden kontakter kommunen for aftale om sygedagpenge og eventuelle andre hjælpemuligheder og effektuerer herefter aftalen efter lægens anbefalinger. Dialogbaseret Sygemelding Udvikling Nord H.P. Christensens Vej 1 3000 Helsingør Telefon 49 25 21 00 Kontaktperson Projektleder Jette Høy E-mail jh@udviklingnord.dk Dialogbaseret Sygemelding er et udviklings- og samarbejdsprojekt iværksat af Det Lokale Beskæftigelsesråd i Helsingør Kommune. Projektet gennemføres i perioden august 2006 august 2007 med sekretariat hos Udvikling Nord. Efter projektperioden er det målet at indarbejde projektets metoder som et fast tilbud til sygedagpengemodtagere og virksomheder i Helsingør Kommune.