Winfinans NET Importér Lønposteringer Fra Dataløn Denne vejledning gennemgår de ting du normalt skal gøre, når du vil importere lønposteringer fra Dataløn. Samme posteringer kan også importeres via Winfinans DT. Se selvstændig vejledning herom. Vejledningen starter med beskrivelse af, hvad du skal gøre for at komme i gang med importen og efterfølgende findes beskrivelse af, hvordan du herefter anvender importen i det daglige. Inden du starter... Du skal i Dataløn tilmelde, at du vil modtage lønlinjerne i en fil sammen med det andet elektroniske materiale du kan hente i Dataløn brugerfladen. Når du efter tilmeldingen kører løn kan du hente den første fil. Når du har hentet din første fil fra Dataløn og placeret den på din PC kan du starte. Opsæt importen Inde i Winfinans NET programmet vælger du menupunktet Administration -> Importer data. I Winfinans NET Du vælger fanebladet Definitioner, og <Opret ny> i listboksen. DefinitionsID: Giv importen et nummer efter eget valg, f.eks.1234. Beskrivelse: Giv importen i beskrivelse, f.eks. Import Dataløn poster. Anvend procedure: Vælg proceduren wf_pa_imp_dataloen. Karaktersæt: Vælg Ansi. Arbejdsgivernummer: Indtast virksomhedens arbejdsgivernr. i Dataløn. (Det er med til at sikre, at der ikke bliver importeret posteringer fra det forkerte firma, hvis du bogfører for mange firmaer) 1
Klik på for at gemme definitionen. Klar til første import Du er nu klar til at udføre første bilagsimport. Importen i listboksen øverst. Den første Import Når importen bliver kørt første gang, opretter Winfinans en række posteringslinjer i programmets posteringsguide, som vi hos Winfinans har skønnet vil dække de enkle krav til en periodisk lønkørsel. Det kan være nødvendigt at tilføre yderligere posteringslinjer fra filen ligesom der kan være posteringslinjer, du ikke ønsker at anvende. I posteringsguiden kan du tilføje de linjekoder du ønsker at anvende. Linjekoderne er defineret af Dataløn og de kan ses i filen og du kan rekvirere et excelark med de koder, der eksisterer i Dataløn systemet hos Multidata. Dataløn systemet laver en fil med en bunke linjer, hvoraf det kun er et begrænset antal, der skal bruges. Udover linjer, der skal bogføres er der også saldofelter m.v. i filen. De skal ikke bruges. Der vil være flere forskellige måder at opsætte posteringslinjerne til en samlet bogføring. Firmaet Multidata A/S stiller filens indhold til rådighed. Winfinans ApS tilbyder at hjælpe med opsætningen af Dataløn filen. Det er ikke omfattet af supportabonnementer, men udføres mod køb af et klippekort på 60 min.. Udfør første Når du har valgt importen, hent den fil du ønsker at importere ved hjælp af funktionerne Gennemse og når du har valgt filen Upload. 2
Nu indlæses filens indhold i din database. Du kan herefter se den importerede fil i den underliggende liste og du kan få vist filens indhold. Markér nu ud for den fil du vil importere og klik på knappen Importer. Import og tilret til dit regnskab Nu indlæses data i bilagsguiden, hvor de nu skal tilrettes til dit regnskab. Når importen er udført skifter det grønne felt til rødt. Kontrollér og Tilret import Åbn nu den ønskede bilagskladde Vælg Posteringsguide fra kladden. Her ser du, at der er oprettet en guide med navnet Dataløn. Du finder den ved at vælge fanebladet Indstillinger og vælge importen Dataløn i listboksen. Her ser du de posteringslinjer, der er oprettet og de beløb den importerede fil indeholdt på disse posteringslinjer. Nr. er Dataløns posteringslinjenummer. I felterne Debet og kredit sætter du de kontonumre nu ønsker at bogføre værdierne i Winfinans. Du skal selv bestemme hvilke du vil debitere og kreditere. Bilagstekst er Dataløns standard tekster, som du kan ændre som du ønsker. 3
Beløb er posteringslinjernes beløb fra den importerede fil. Husk at klikke på Gem, når du har skrevet kontonumrene ind. Tilret importen Denne import tilrettes første gang og kan herefter genbruges fra gang til gang de fleste gange uden du behøver at ændre noget. Hvis du i senere importer mangler værdier, kan du tilføje Posteringskoden i en ny linje i guiden. Hvis der er linjer du ikke ønsker at anvende, kan du markere linjen og slette den ved at trykke på tastaturets Delete knap og acceptere sletningen. 4
Dan posteringer første Når du har tilført de ønskede kontonumre, kan du overføre poster til gang. bilagskladden. Der overføres posteringslinjer med beløb forskellig fra 0,00. Vælg fanebladet Posteringsguider Vælg den aktuelle import Vælg regnskabsår, bilagsnr. Og bogføringsdato. Klik på Godkend - tilret evt. bogføringsdato og bilagsnr. Og klik igen på Dan posteringer, og posteringslinjerne overføres til kladden. Hvis du ved første import ikke har opsætningen helt på plads, kan du tilrette bogføringen i kladden og sørge for den nødvendige ændring af guiden. Når du næste gang importerer posterne, kan du så udføre importen uden at skulle ændre i guiden. Dagligt brug Når opsætningen er vel udført, er du klar til at nyde at bogføre dine lønposteringer. Når du har hentet din posteringsfil fra Dataløn og placeret den i en mappe, så åbner du Administration -> Importer Data vælger importen i listboksen og Indlæser filen i Winfinans med funktionerne Gennemse og Upload. Marker ud for den importerede fil (linje med grønt felt) og klik på Importer, og data indlæses i posteringsguiden. Åbn herefter Bilagskladde Vælg Posteringsguide Vælg Dataløn guiden Kontrollér og tilret bilagsnr. og bogføringsdato Klik på Godkend. Posteringslinjerne ligger nu i bilagskladden, hvorfra de kan bogføres som andre bilag. Hvis det er nødvendigt kan bilagslinjerne ændres i kladden inden bogføringen gennemføres. Vi håber du får glæde af funktionen og at denne vejledning har hjulpet dig. Hvis du anvender Winfinans DT kan du finde en tilsvarende vejledning, der passer til det program. Winfinans support 5