Automatisering af systemadministration (1) 01-01-2013 31-12-2015 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Der findes i Faaborg-Midtfyn Kommune 13 systemer, hvor medarbejdere og organisatoriske enheder er registreret. Her tænkes især på brugeradministration og om adgang til diverse it- og sikkerhedssystemer samt personale- og økonomisystemer. I dag oprettes og vedligeholdes brugeradministrationen manuelt i de 4 stabe. Der har været arbejdet intenst op til starten 1/11-12 med at få alle detaljer på plads. 2013 vil især rette sig imod at få yderligere implementeret i forhold til koncernløsning. en er at reducere tidsforbrug, samt sikre at fejl undgås eller minimeres mest muligt i forbindelse med brugeradministration. Endvidere skal automatiseringen sikre, at data kun indtastes en gang, og genbruges i relevante administrative systemer. Automatiseringen er samtidig en af de vigtigste komponenter i forbindelse med udmeldt rationalisering/effektivisering der blev indarbejdet i budget 2012 og overslagsår. Afrapportering Afrapportering sker skriftligt til det øvrige stabsapparat og aftaleenheder der er omfattet af projektet, ligesom offentliggøres i stabsnyt når det er relevant. Kommunens IDM-system er "motoren" i den selvbetjeningsportal der er udviklet igennem de sidste 3 år, og som er omdrejningspunktet i al den automatisering og workflow der også fremadrettet skal ske i de kommende år. Der skal etableres en arbejdsgruppe der i den nære fremtid skal varetage organiseringen af brugeradministration i forhold til nyt lønsystem, herunder etableringen af nyt system til varetagelse af digitalisering af ansættelser i hele kommunen. Ved udgangen af 1. kvartal 2013 skal der være etableret arbejdsgruppe og design af løsningen skal være beskrevet og vedtaget. Inden udgangen af 2013 skal al brugeradministration i forbindelse med ny koncernløsning være fuldt implementeret. Side 1 af 24
Digitale ambassadører 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg I juni 2012 vedtog Folketinget lov om digital post og lov om obligatorisk selvbetjening, som gør det obligatorisk for erhvervsliv og borgere at kommunikere digitalt med kommuner og andre offentlige myndigheder. en er, at 100 % af virksomheder og 80 % af borgerne i 2015 kommunikerer digitalt med deres kommune. Det stiller store krav til såvel medarbejdere som borgere og virksomheder. Faaborg-Midtfyn Kommune vil derfor uddanne medarbejderne til digitale ambassadører. Uddannelsen skal styrke deres kendskab til digital borgerservice og klæde dem på til at kunne hjælpe borgere og virksomheder med digital borgerservice. t leve op til målsætningen i lovgivningen om digital selvbetjening og digital post om, at i 2015 kommunikerer alle virksomheder digitalt med kommunen og minimum 80 % af borgerne anvender digital post og digital selvbetjening. Afrapportering Afrapporteringen vil ske på Infolet. Alle sagsbehandlere med borgerkontakt uddannes i 2013 til digitale ambassadører. Andre medarbejdere uddannes til digitale ambassadører i 2013 og 2014. I dialog med de frivillige foreninger (ældre organisationer, handicap organisationer osv.) etablerer Faaborg-Midtfyn Kommune (stabe, fagsekretariater og biblioteket) undervisning og vejledning i brug af PC, NemID, digital post og digital selvbetjening. Andelen af henvendelser og ansøgninger fra borgere og virksomheder modtaget digitalt stiger løbende. Det registreres bl.a. ved de halvårlige nationale tælleuger. Side 5 af 24
Digitalisering af brevkommunikation (1) 01-01-2012 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Lov om Digital Post af 16. juni 2012 gør det obligatorisk, at alle virksomheder pr. 1. januar 2013 har en digital postkasse på Virk.dk. Det betyder, at Faaborg-Midtfyn Kommune skal kommunikere digitalt og kun digitalt, med erhvervslivet. Fra 2014 bliver det således obligatorisk for borgerne at have en digital postkasse. Lov om Digital Post har som mål, at det offentlige Danmark kommunikerer digitalt med 80% af borgerne. Som følge af edag3 kan borgere og virksomheder få en digital postkasse, som giver mulighed for at de kan modtage og sende post fra og til offentlige myndigheder. Det betyder, at den enkelte borger kan vælge at få sin post fra Faaborg-Midtfyn Kommune i sin digitale postkasse i stedet for på brev. Digital kommunikation med borgere, virksomheder og andre myndigheder giver store besparelser på porto, papir og arbejdstid. At porto, papirforbrug og arbejdstid reduceres i forhold til de besparelser regeringen og kommunerne har aftalt med økonomiaftalen for 2013. Ifølge økonomiaftalen skal Faaborg-Midtfyn Kommune spare 941.000 i 2013, stigende til 1.196.000 i 2014 og 2.228.000 i 2015. Kanalstrategien har fastlagt en række indsatser med henblik på at hjemtage besparelserne. I 2012 er sagsbehandlere med direkte borgerkontakt blevet undervist i at kommunikere digitalt med borgerne. I 2013 kommer turen til resten af medarbejderne. Undervisningen har til formål, at alle medarbejdere i Faaborg-Midtfyn Kommune bliver digitale ambassadører, så de kan anbefale eller vejlede borgerne i brug af digital post. Endvidere vil Faaborg-Midtfyn Kommune i 2013 i samarbejde med de frivillige organisationer tilrettelægge og udbyde vejledningsforløb for it-svage borgere. Afrapportering Løbende orientering til direktion og koncernledelse via stabsnyt og på infolet. Alle medarbejdere skal kommunikere digitalt med borgere og virksomheder. Alle medarbejdere bliver i 2013 og 2014 uddannet til digitale ambassadører, så de dels kommunikerer digitalt med borgere og virksomheder og dels kan anbefale eller vejlede borgere og virksomheder i digitale selvbetjening. Der etableres samarbejde med frivillige organisationer om vejledningen i digital kommunikation og digital selvbetjening. Side 6 af 24
Andelen af henvendelser og ansøgninger fra borgere og virksomheder modtaget digitalt øges løbende, som registreres ved de halvårlige nationale tælleuger. Side 7 af 24
It -Sikkerhed 01-01-2014 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Målet er dels at opfylde revisionens krav til en it-sikkerhedspolitik, men lige så væsentligt, er at få en politik, der er dynamisk og som virker uden for papiret. 1.At de dele af it-sikkerhedspolitikken der vedkommer den almindelige medarbejder er kendt og bliver brugt. 2.Der er indgået Databehandleraftaler hvor det skønnes nødvendigt. 3.Der er foretaget anmeldelser til datatilsynet, hvor det er nødvendigt. 4.Der er udfærdiget nødplaner hvor det skønnes nødvendigt Afrapportering 1. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og en tidsfrist for hvornår alle aftaler er indgået over for styregruppen. 2. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og tidsfrist for hvornår alle anmeldelser er afsendt over for styregruppen 3. Der laves et opslag bredt i organisationen når alle dele af it-sikkerhedspolitikken er på plad via INFOLET og Indblik. Og ligeledes igen når alle bilag inklusive anmeldelser og databehandleraftaler er på plads. 1. Der iværksættes en awareness kampagne 2.Der iværksættes en rundrejse til relevante dataejere 3. Der opgøres et behov for databehandler aftaler. Og der indgås aftaler hvor der mangler. 4. Der opgøres et behov for anmeldelser til datatilsynet, og der anmeldes hvor der mangler. 5. Der opgøres et behov for nødplaner, og udfærdiges hvor der mangler. Forløbet påtænkes at være afsluttet i 2014. 1. At det fremgår af kampagens afrapportering at medarbejderne kender og forholder sig til it-sikkerhed. 2. At der findes aftaler hvor det skønnes nødvendigt 3. At der findes anmeldelser hvor det skønnes nødvendigt. 4. At der findes nødplaner hvor det skønnes nødvendigt. Stab Fællessekretariatet Side 11 af 24
Monopolbrud/udbud 01-01-2014 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Efter aftale mellem KL og regeringen er det indskrevet i økonomiaftalen for 2013, at kommunerne skal frigøres fra KMDs monopol på it-løsninger på kontanthjælp, sygedagpenge, sagsoverblik/partskontakt samt en række mindre systemer. Systemerne skal udbydes og udvikles som landsdækkende løsninger, hvor alle kommuner står bag udbuddene og aftager løsningerne. Kommunernes udbudsplan er besluttet af KL s bestyrelse og koordineres af KOMBIT. Monopolbruddet handler ikke kun om at erstatte KMDs systemer med andre it-løsninger. De nye itløsninger vi efterspørger i de fælleskommunale udbud skal sikre, at vi løser opgaverne på mere effektive måder end tidligere og i højere grad udnytter de muligheder it og digitaliseringen giver os. For medarbejderne betyder det ændrede arbejdsgange- og processer. Monopolbruddet handler således ikke kun om it og teknik, men i ligeså høj grad om organisationsforandringer og forandringsledelse. At projektorganisering, ressourceforbrug og implementeringsplaner bliver udarbejdet, således at tidsplan i henhold til centrale udmeldinger kan overholdes. Fra Kombits side lægges der op til, at der allerede fra ultimo 2013 / primo 2014 afsættes ressourcer og at der bliver vedtaget en organisation der håndterer opgaven. Der skal nedsættes styregruppe samt projektgrupper. Det er planlagt, at Øk-staben og It-staben i fællesskab afsætter en` fast ressource som overordnet projektleder. Afrapportering Løbende orientering til direktion En række indsatser skal igangsættes for at sikre fremdrift og overholdelse af tidsplan Overblik over kontrakter samt opsigelse af kontrakter i eksisterende systemer Nye krav til leverandører skal beskrives Nødvendige investeringer (indkøb og tilpasning af it mv.) Udfasning af KMD Sag/EDH? Hvad træder i stedet for KMD Sag? Et EDH i kommunen? Arbejdsgange i den nye løsning (ændringer i forhold til nuværende arbejdsgange - forandringsledelse) Oprydning i sager i eksisterende systemer Principper for helhedsorienteret sagsbehandling Migrering (brugere, programmel, data) Uddannelse ne er flerårige og først ved årsskiftet 2016/2017 vil alle indsatser være gennemført. Stab Økonomi Side 16 af 24
Udmøntning af digitaliseringsstrategi på skoleområdet 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Det er en del af økonomiaftalen for 2012 mellem KL og regeringen, at kommunerne frem mod 2014 inden for de nuværende investeringsrammer vil sikre, at alle elever har adgang til den nødvendige itinfrastruktur i folkeskolen, blandt andet i form af stabile trådløse og sikre netværk med tilstrækkelig kapacitet. På den baggrund er det i budgetaftalen for 2013 aftalt, at der skal være etableret en tilstrækkelig og robust infrastruktur på skolerne. I de forløbne år er der investeret således, at ca. 90% dækning med tidsvarende infrastruktur. De resterende investeringer vil være gennemført således, at infrastrukturen er på plads ved skoleårets start august 2014. I 2013 er afsat 250.000 kr. og i de efterfølgende år er afsat 650.000 kr. en er at sikre en robust it-infrastruktur således at det muliggør det fulde udbytte af de kommende års investeringer i digitale læremidler og omstillingen til digitalt understøttet læring i folkeskolen. Afrapportering Afrapportering sker via det pædagogiske it-udvalg. Gennemgang af de enkelte skoler i samarbejde med den lokale skoleledelse for at kortlægge mangelfuld kabling samt områder med mangelfuld trådløs dækning Der er opsat trådløse accespunkter, samt etableret fast kabling og strøm på de skoler, hvor der er mangelfuld infrastruktur Side 22 af 24
Web- og kanalstrategiske indsatser 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Den vedtagne kanalstrategi samt webstrategien, der forventes vedtaget ultimo 2012. Strategierne indeholder en række indsatser for årene 2013-2015. Fokus på kerneydelser på nettet med selvbetjening i centrum. Faaborg-Midtfyn Kommunes website og andre digitale platforme skal understøtte kommunen som virksomhed med fokus på bedre og mere effektiv service og selvbetjening. Afrapportering Løbende og relevant orientering til: Kanalstrategigruppen Direktionen Koncernledelsen Økonomiudvalget Medarbejderne Overgang til Digital Post og formularer i stedet for mailadresser på hjemmesiden. Øget fokus på selvbetjening og sammenhæng på tværs af Borger, Virksomhed og Selvbetjening. Redesign af forside og underforsider. Reorganisering af weborganisationen. Principper for hjemmesiden. Mål og webregnskab. Gennemførte indsatser og opfølgning af de vedtagne mål i webstrategien. Stab Fællessekretariatet Side 24 af 24