31. maj 2013 CZO/ Virksomhedsindberetninger Møde i Indberetterudvalget, 30. maj 2013 Tid og sted Deltagere Afbud Kl. 14.00 i Danmarks Statistik, Styrelsens mødelokale Hilmar Bojesen, Danmarks Statistik Lars Knudsen, Dansk Arbejdsgiverforening Finn Bo Frandsen, Dansk Byggeri Søren Büchmann Petersen, Dansk Erhverv Ove Holm, Dansk Transport og Logistik Jes Lerche Ratzer, DI organisation for erhvervslivet Katrine Brems Olsen, Erhvervsstyrelsen Lars Magnus Christensen, Håndværksrådet Sara Aida Hauge, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Finn Jensen, Danmarks Statistik Hanne-Pernille Stax, Danmarks Statistik Carsten Zornig, Danmarks Statistik Ashu Conrad, Danmarks Statistik, Sekretær Finn Christiansen, Landbrug og Fødevarer Kim Normann Andersen, CBS Center for Applied ICT Rune Lorentzen, Erhvervs- og Vækstministeret 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Hilmar Bojesen bød velkommen, og fortalte, at der var en række opfølgningspunkter i forhold til referatet fra det seneste møde. SIMSTAT Mit Virk AMVAB Hilmar Bojesen informerede om, at Danmarks Statistik sammen med Dansk Erhverv havde forsøgt at undersøge interessen blandt virksomhederne for det videre arbejde med SIMSTAT. Hvis SIMSTAT bliver en realitet, vil de enkelte lande kun skulle opgøre landets eksport til de andre EU-lande, mens importen baseres på de andre landes eksportoplysninger. Hilmar Bojesen takkede Søren Büchmann Petersen for samarbejdet, men måtte konstatere, at der kun havde været begrænset interesse for at deltage i undersøgelsen. Hilmar Bojesen fortalte, at Danmarks Statistik arbejdede på at undersøge, hvordan Mit Virk kan indarbejdes i kommunikationen med indberetterne. Danmarks Statistik har ingen planer om at anvende Mit Virk på kort sigt, men er opmærksom på, at Mit Virk på sigt kan blive en relevant informationskanal. Hilmar Bojesen spurgte Katrine Brems Olsen, om der var noget nyt i forhold til arbejdet med at reducere virksomhedernes administrative byrder. Katrine Brems Olsen fortalte, at man i forhold til de faktiske byrder fortsat måler ændringer over 3 mio. kr., hvilket dog i forhold til Danmarks Statistik betyder, at det kun vil være relevant at måle byrderne for nogle få statistikker. Det primære fokus i forhold til virksomhedernes byrder var i øjeblikket rettet mod de oplevede byrder, og her fylder Danmarks Statistik en del, på trods af at de faktiske byrder er yderst begrænsede. Katrine Brems Olsen tilføjede, at arbejdet 1/7
med at reducere de oplevede byrder vil være på dagsordenen i Virksomhedsforum til september. Hilmar Bojesen takkede for gennemgangen sagde, at Danmarks Statistik er meget interesseret i at deltage i det videre arbejde med at reducere de oplevede byrder i tæt samarbejde med Virksomhedsforum. Hilmar Bojesen spurgte, om der herudover var spørgsmål til referatet. Dette var ikke tilfældet, og referatet blev herefter godkendt. 2. Meddelelser Ny Rigsstatistiker Ændringer i statistikproduktionen Hilmar Bojesen informerede om, at den nuværende Rigsstatistikker Jan Plovsing havde besluttet at gå på pension pr. 1. august 2013. Processen med ansættelsen af den nye Rigsstatistiker var i fuld gang, og der forventes en afklaring medio juni. Hilmar Bojesen fortalte, at der siden sidste møde var gennemført en skriftlig høring i Indberetterudvalget, med henblik på at indhente reaktioner på tre ændringer i statistikproduktionen. De tre tiltag var: - Statistikken om advokatvirksomhed, som efter ønske fra advokatbranchen udvides med en række spørgsmål samt gøres årlig - Delvis integration af statistikken om industriens lagre og statistikken over industriens produktion og omsætning. Denne ændring betyder, at en række lageroplysninger fremover indhentes via industriens produktion og omsætning - Anvendelse af momsoplysninger i industriens produktion og omsætning, i stedet for at indhente oplysningerne fra virksomhederne emnet behandles særskilt under punkt 6. Ændringerne i forhold til industriens produktion og omsætning betyder, at det er muligt at reducere stikprøven til industriens produktion og omsætning med 20 pct. med virkning fra 2014. Hilmar Bojesen takkede for den opbakning, som Indberetterudvalget havde udtrykt over for ændringerne i forbindelse med høringen. Bødestørrelser ved politisager Carsten Zornig fortalte, at Danmarks Statistik var i kontaktmed Rigsadvokaten, med henblik på at vurdere mulighederne for at revidere bødestørrelsen i forbindelse med politisager. En politianmeldelse er sidste led i Danmarks Statistiks rykkerprocedure, hvis virksomhederne trods flere skriftlige henvendelser, herunder et anbefalet brev, fortsat ikke indberetter. Baggrund var, at bødestørrelserne ikke var revideret i op mod 20 år, og derfor ikke var tidsvarende. Lars Magnus Christensen spurgte, hvor mange politisager der blev rejst om året. Carsten Zornig svarede, at der blev rejst 150-200 sager om året. Danmarks Statistik ønsker som udgangspunk ikke at rejse politisager, men politianmeldelser anvendes som nødløsning, hvis det ikke via de almindelige procedurer er muligt at opnå en konstruktiv dialog med virksomhederne. Finn Bo Frandsen spurgte, hvordan politiet vurderede sager fra Danmarks Statistik. 2/7
Carsten Zornig svarede, at det var Danmarks Statistiks vurdering, at politisagerne ikke havde høj prioritet blandt andet fordi bødestørrelserne var meget lave. De nuværende bøder for manglende indberetning er typisk på 800 kr., men stiger dog i gentagelsestilfælde. En bøde fritager dog ikke for pligten til at indberette. Lars Knudsen spurgte, om der blev givet dagbøder for manglende indberetning. Carsten Zornig svarede, at dette var politiets afgørelse, og at dette kun blev givet i nogle få situationer, typisk i forbindelse med, at sagen havde været behandlet i byretten. Finn Bo Frandsen spurgte, om det kun var private virksomheder der blev anmeldt. Carsten Zornig bekræftede at dette var tilfældet, da Danmarks Statistik ikke har tilsvarende hjemmel i Lov om Danmarks Statistik over for offentlige myndigheder. Hilmar Bojesen takkede for orienteringen og sagde, at Danmarks Statistik ville orientere om resultaterne på næste møde i Indberetterudvalget. Idep.web Nyt logo og design Hilmar Bojesen fortalte, at Danmarks Statistik i samarbejde med DI og Dansk Erhverv havde påbegyndt udviklingen af indberetningsprogrammet Idep.web for ca. 7 år siden. Arbejdet med Idep.web havde nu resulteret i, at den gamle udgave af programmet var blevet udfaset, og at al indberetning til Intrastat derfor foregår via web- løsninger. For virksomhederne betyder det, at de ikke længere skal downloade og installere programmet fra Danmarks Statistiks hjemmeside, og dermed slipper for problemer med firewalls, installationsrettigheder mv. Tilsvarende betyder det for Danmarks Statistik, at ændringer i programmet kan gøres tilgængelige for samtlige virksomheder på én gang, hvilket resulterede i en bedre og mere effektiv service over for virksomhederne. Som sidste meddelelsespunkt fortalte Hilmar Bojesen, at Danmarks Statistik havde besluttet at overgå til et ny design, som gradvist ville slå igennem i indberetningsmateriale, på hjemmesiden og i publikationer mv. 3. Obligatorisk digitalisering Status Carsten Zornig fortalte, at indberetningen til 12 statistikker ville blive obligatorisk digital i 2013. Sammen med de 5 statistikker, som blev obligatorisk digitale i 2011, ville i alt 17 statistikker være obligatorisk digitale i 2013. Forventningen er, at samtlige 103 erhvervsrettede statistikker er obligatorisk digitale i 2015. Dette indebærer, at ca. 40 statistikker bliver obligatorisk digitale i 2014 og de resterende i 2015. Der blev uddelt en oversigt over de statistikker, der forventes gjort obligatorisk digitale i hhv. 2014 og 2015. Hilmar Bojesen gjorde opmærksom på, at der var tale om et første udkast, men det var vigtigt at få input fra Indberetterudvalget, såfremt der var spørgsmål eller kommentarer på nuværende tidspunkt. Erfaringerne med at indføre obligatorisk digital indberetning var gode, og der var på nuværende tidspunkt mindre en 150 virksomheder som havde dispensation fra kravet om digital indberetning. Dispensationer gives for et år ad gan- 3/7
gen, og erfaringerne viste, at de typisk ikke blev fornyet ved udløb. Carsten Zornig tilføjede, at Danmarks Statistik kun indførte obligatorisk digital indberetning, hvor der i forvejen var en høj digitaliseringsgrad, og hvor der fandtes en hensigtsmæssig digital indberetningsløsning. Hilmar Bojesen tilføjede, at dette fx var tilfældet med statistikken over overnatninger på hoteller, hvor det efter ønske fra HORESTA var blevet besluttet, at udskyde kravet om digital indberetning til 2014, hvor en ny system-til-system løsning var tilgængelig. En system-til-system løsning indebærer, at oplysningerne kan overføres direkte fra virksomhedernes administrative systemer til Danmarks Statistik. Finn Jensen fortalte, at en tilsvarende løsning kendes fra statistikken over overnatninger på campingpladser, hvor Danmarks Statistik havde betalt leverandørerne af campingpladsernes bookingsystemer for at udvikle en løsning, så de nødvendige oplysninger kan over føres direkte til Danmarks Statistik efter godkendelse af virksomhederne. Lars Knudsen var glad for, at Danmarks Statistik havde fokus på, at der kunne være øgede omkostninger for virksomhederne forbundet med videreudviklingen af systemerne. Carsten Zornig tilføjede, at et tilsvarende samarbejde finder sted i forhold til statistikken over svinebestanden, hvor Agrosoft vil blive videreudviklet, så oplysningerne også her kan overføres direkte til Danmarks Statistik. System-tilsystem løsninger har den fordel, at systemerne er med til at sikre, at alle de rigtige data overføres med det samme, og at virksomhederne dermed undgår genkontakt i forbindelse med indberetningen Over Holm fortalte, at Dansk Transport og Logistik havde forsøgt at etablere et tilsvarende samarbejde for 10-15 år siden, men at tiden dengang ikke havde været moden til system-til-system løsninger på transportområdet. Finn Jensen sagde, at Danmarks Statistik var ved at undersøge, om det var muligt at anvende Takometerdata. Der er dog stadig nogle uklarheder omkring de juridiske rammer for at levere data. På kort sigt håber man på at der kan etableres en løsning for statistikken over vejgodstransport. Hilmar Bojesen fortalte, at DST arbejdede på at etablere standard web-service løsninger, som alle systemer i princippet kan arbejde op imod. Der er derfor mulighed for at udvide antallet af system-til-system løsninger til flere områder. Hilmar Bojesen takkede for input og sagde, at Indberetterudvalget ville få bekendtgørelsen om obligatorisk digital indberetning til høring, når det skulle besluttes hvilke statistikker der ville blive omfattet af kravet i 2014. 4. Digital Post Status Carsten Zornig fortalte, at Danmarks Statistik arbejdede intenst på at implementere Digital Post, som ville blive introduceret til november. Digital Post kan anvendes af virksomheder på samme måde som e-boks anvendes af personer. Digital Post er karakteriseret ved, at det bliver obligatorisk for virksomheder at tilslutte sig og anvende Digital Post, og dermed har pligt til at læse henvendelser der sendes hertil. Det er frivilligt for myndigheder, om de vil sende henven- 4/7
delser til Digital Post. Danmarks Statistik har dog en forventning om, at der vil ske en hurtig udbredelse af Digital Post. I første omgang er det Danmarks Statistiks vurdering, at Digital Post vil være mest relevant for små og mellemstore virksomheder, da det er virksomheden selv, der skal videredistribuere henvendelser til Digital Post til de relevante personer i virksomheden. Danmarks Statistik havde besluttet at gøre Digital Post tilgængelig for virksomhederne på frivillig basis. Dette indebærer, at virksomhederne i forbindelse med indberetning til en obligatorisk digital statistik skal tage stilling til, hvordan de fremover ønsker at blive kontaktet vedrørende den pågældende statistik. Det er muligt at vælge Digital Post eller e-mail, som er den nuværende primære kommunikationskanal. Almindelige breve vil kun blive anvendt, hvis Digital Post eller e-mail ikke kan leveres. Da det er obligatorisk for virksomhederne at anvende Digital Post betyder det, at der i princippet er garanti for, at alle henvendelser bliver modtaget og læst. Af hensyn til statistikproduktionen vil Danmarks Statistik dog ikke sende anmodninger om indberetning til nye virksomheder og anbefalede breve til Digital Post før anvendelsen af Digital Post er almindeligt udbredt. Lars Knudsen spurgte om en virksomhed skal starte forfra med oprettelse og opsætning af Digital Post hvis den får nyt CVR -nummer. Carsten Zornig bekræftede, at dette var tilfældet af hensyn til sikkerheden. Lars Knudsen spurgte, om Danmarks Statistik ville sende oplysninger om tidligere indberettede data til Digital Post. Carsten Zornig svarede, at dette ikke var tilfældet. Tidligere indberettede oplysninger vil være tilgængelige for virksomhederne på samme måde som hidtil, dvs. på Virk.dk via Danmarks Statistiks indberetningsportal. De breve der vil blive sendt til Digital Post vil indeholde et link til Virk.dk, så virksomhederne kan komme nemt og hurtigt i gang med at indberette. Hanne-Pernille Stax tilføjede, at tidligere indberetninger af sikkerhedshensyn er låst til den person i virksomheden som har foretaget indberetningen. Oplysningerne vil kun være tilgængelige for andre personer i virksomheden, hvis den person der har indberettet låser indberetningen op. Danmarks Statistik har også mulighed for at låse indberetninger op, men dette sker kun efter skriftlig anmodning fra virksomheden. Hilmar Bojesen takkede for gennemgangen og for Indberetterudvalgets kommentarer. 5. Anvendelse af momsoplysninger i stedet for indhentelse af oplysninger fra virksomhederne Anvendelse af momsdata Finne Jensen fortalte, at Danmarks Statistik har undersøgt mulighederne for at anvende momsdata fra små virksomheder i statistikken over industriens produktion og omsætning, i stedet for at indsamle en række af disse oplysninger direkte fra virksomhederne. På nær en række mindre lagerforskydninger viser resultatet, at det er muligt at foretage denne erstatning, og at det derfor er muligt at reducere stikprøven til Industriens produktion og omsætning med 20 pct. Stikprøven vil blive reduceret i forbindelse med overgangen til 2014. Det vurderes, at lagerforskydningerne ikke har betydning for statistikkens kvalitet. 5/7
Jes Lerche Ratzer roste initiativet, og opfordrede til at overveje tilsvarende tiltag på andre områder. Lars Magnus Christensen var enig i, at dette var et initiativ i den rigtige retning. Hilmar Bojesen takkede for de positive tilbagemeldinger. 6. Brugervurdering af DSTs indberetningsløsninger Hanne-Pernille Stax fortalte, at Danmarks Statistik systematisk indsamler oplysninger om brugernes tilfredshed med indberetningen. Indsamlingen sker på frivillig basis som sidste del at den digitale indberetning. Tilbagemeldingerne opsamles efterfølgende i Danmarks Statistik, hvor der beregnes et tilfredshedsindeks, som indarbejdes i en brugerevalueringsrapport. Indekset beregnes på fire centrale områder: - Adgangen til online blanketten - Forståelsen af spørgsmålene - Fremskaffelse af oplysninger - Indtastning i online blanketten De beregnede indeks ligger på en skala fra 0, som indikerer generel utilfredshed, til 100, som indikerer generel tilfredshed. Målsætningen er et tilfredshedsindeks på 80 mens et indeks under 50 vurderes som kritisk. De frivillige brugerundersøgelser viser, at tilfredsheden med indberetningsløsningerne generelt ligger højt og over målsætningen på 80. På trods af de høje indeks indeholder rapporterne vigtig information, som kan bruges til at forbedre blanketterne ved en efterfølgende revision. Hensigten er et undgå unødvendige irritationsmomenter undgås, og at relevant hjælp og vejledning bliver let tilgængelig for indberetterne. Hanne-Pernille Stax tilføjede, at en foreløbig undersøgelse af brugernes vurdering af adgangen til support hos DanID og Danmarks Statistik viste, at tilfredshedsindekset også her ligger meget højt. Jes Lerche Ratzer spurgte, om man vidste, hvad indberetterne gjorde, hvis de havde problemer med at udfylde indberetningen, og om man i den forbindelse havde overvejet videospots. Carsten Zornig svarede, at Danmarks Statistik på nuværende tidspunkt ikke havde videospots, men i samarbejde med Erhvervsstyrelsen havde udviklet nogle klik-selv guides, vedrørende generelle forhold i relation til indberetningen. Hvis virksomhederne har problemer i forbindelse med selve indberetningen, er det typisk meget specifikke oplysninger der giver anledning til problemerne, og her er det Danmarks Statistiks vurdering, at den bedste løsning er at forbedre vejledningen i selve blanketten. Hvis oplysningerne i den konkrete situation ikke er tilstrækkelige, kan Danmarks Statistik kontaktes, og indberetningen kan eventuelt gemmes, hvis problemet er opstået uden for almindelig kontortid. Hanne-Pernille Stax tilføjede, at Danmarks Statistik foretrækker at lette byrden ved at tilpasse vores løsninger, i stedet for at forklare hvorfor det er hvordan indberetningen skal foretages. 6/7
Lars Magnus Christensen sagde, at det var en meget interessant undersøgelse, som vil være et relevant emne på Virksomhedsforum til september. Indberetning til Danmarks Statistik opfattes som en stor byrde, og meget handler i den forbindelse om kommunikation. Lars Magnus Christensen håbede, at Danmarks Statistik havde mulighed for at deltage på mødet i Virksomhedsforum. Lars Magnus Christensen tilføjede, at det kunne være interessant for udvalgte personer i blandt andet Håndværksrådet at komme på besøg i Danmarks Statistik, med henblik på at øge skabe en fælles platform for at informere om Danmarks Statistiks arbejde med at lette de oplevede byrder. Hilmar Bojesen svarede, at Danmarks Statistik meget gerne indgår i et sådan samarbejde. Jes Lerche Ratzer fortalte, at Erhvervsstyrelsen havde ansat to personer til antropologiske studier af virksomhedernes oplevelser i forbindelse med indberetning til det offentlige, og opfordrede Danmarks Statistik til at overveje tilsvarende tiltag. Hilmar Bojesen takkede for gennemgangen og for de mange relevante bidrag til det videre arbejde. 7. Digitale regnskaber XBRL indberetning XBRL indberetning Hilmar Bojesen fortalte, at indberetning af årsregnskaber til Erhvervsstyrelsen var blevet obligatorisk digital i 2013. Indberetningerne foretages i XBRLformat, og data stilles til rådighed for Danmarks Statistik. Danmarks Statistik er i gang med at implementere et modtagesystem, så XBRL data kan anvendes i udarbejdelsen af regnskabsstatistikken. Der er sikret adgang til alle data og ikke kun de 7.000 virksomheder der indgår i Danmarks Statistiks stikprøve og derved er der mulighed for at forbedre statistikkens kvalitet, fordi det ikke længere er nødvendigt imputere en række oplysninger. Forventningerne er, at XBRL data kan bidrage til lavere byrder samt bedre og hurtigere statistik. Det er forventningen at indberetning til regnskabsstatistikken vil blive obligatorisk digital i 2014, og den nuværende mulighed for at indberette ved at indsende et internt regnskab til Danmarks Statistik afskaffes. Hilmar Bojesen fortalte, at der vil blive informeret mere om XBRL data på næste møde i Indberetterudvalget. 8. Eventuelt Finn Bo Frandsen spurgte, om Danmarks Statistik havde planer om at indsamle oplysninger fra kommunalt ejede forsyningsselskaber, med henblik på at belyse budgetterne for kommunernes investering i vand og spildevand. Finn Bo Frandsen sagde, at der var tale om betydelige investeringer, som ikke bliver belyst andre steder, og at der er en stor efterspørgsel efter statistik på området. Hilmar Bojesen svarede, at Danmarks Statistik vil undersøge mulighederne for eventuelt at indsamle oplysningerne via en eksisterende statistik, og vende tilbage til emnet på næste møde i Indberetterudvalget 7/7