københavns universitet Formålet med dette arbejdsark er, at den ansatte reflekterer over sin position som afsender på mails fra KU. Kursisten præsenteres for en række udsagn, som han eller hun skal forholde sig til. Nogle udsagn kræver, at den ansatte kender det rigtige svar, mens andre udsagn i højere grad kræver refleksion. I gennemgangen bør du derfor både fokusere på, hvad det korrekte er at gøre i en række sammenhænge, og på den ansattes tanker og refleksioner om god mailpraksis. Arbejdsarket er inddelt i fire områder: Dokumentation Dette emne handler om, hvorvidt du bør gemme mails fra studerende, om du kender journaliseringspolitikken og hvad god praksis er for videresendelse af mails. Forholdet mellem afsender og modtager Som afsender fra KU skal du overveje de formelle rammer for forholdet mellem dig som afsender og den studerende som modtager Loyalitet Nogle gange kan man befinde sig i situationer, hvor det kan være svært at navigere mellem sin rolle som studerende og sin rolle som ansat. I dette emne skal du reflektere over, hvordan du vil håndtere forskellige situationer med fokus på loyalitet. Ansvar Når du besvarer skriftlige henvendelser i dit virke som ansat på KU har din mail en særlig juridisk status. Det er derfor vigtigt at kende rammerne for dit ansvarsområde. 1 / 5
Dokumentation SPØRGSMÅL 1 Kender du jeres journaliseringspolitik? Ved den ansatte, hvad journalisering er? Tal om forvaltningsloven Hvordan håndterer I journalisering hos jer? Gemmer I mails? Sletter I mails? Hvad er jeres praksis og hvorfor? SPØRGSMÅL 2 Må du gemme dine mails til en studerende til brug for vejledning af samme studerende senere? Gemmer I mails fra studerende til senere? Hvorfor/hvorfor ikke? Hvilke fordele og ulemper kan der være ved at henholdvis gemme eller slette mails fra studerende? Hvad er lovligt ifølge forvaltningsloven og KU s journaliseringsregler? SPØRGSMÅL 3 Må du videregive mails fra en studerende til en anden ansat på KU? Hvordan gælder tavshedspligt, og hvordan praktiserer I den hos jer? Er der situationer, hvor det er i orden at videregive informationer om den studerende til andre ansatte? Hvad er lovligt ifølge persondataloven? SPØRGSMÅL 4 Hvornår har du pligt til at videregive mails eller informationer i mails til andre ansatte eller institutioner? I hvilke tilfælde har den ansatte oplysningspligt? Eksempelvis ved eksamenssnyd eller andre kriminelle handlinger 2 / 5
Forholdet mellem afsender og modtager SPØRGSMÅL 5 Hvad er er jeres politik i forhold til at svare studerende, der sender fra privat mail? Skelner I mellem, hvorvidt den studerende har henvendt sig fra sin KU-mail eller en anden mailadresse? Er der informationer I ikke oplyser, hvis henvendelsen ikke er skrevet fra KU-mailadressen? SPØRGSMÅL 6 En funktionspostkasse er en mailboks, der benyttes af én eller flere ansatte i en enhed eller afdeling, typisk til at håndtere en bestemt slags henvendelser eller til løsning af en bestemt type arbejdsopgave. Sender du altid fra en funktionspostkasse? JA jeg svarer også fra min KU-mail eller facebook Bruger den ansatte funktionspostkassen til at svare på mails fra studerende. Kender den ansatte funktionspostkassen? Hvilke andre overvejelser er der i forhold til brug af funktionspostkassen? SPØRGSMÅL 7 Gik eksempler på hvordan du tydeligt kommunikerer, hvem du er som afsender og hvad du har autoritet til at udtale dig om Brug af signatur med stillingsbetegnelse. KU s regler for mailsignaturer. Metakommunikation om den ansattes rolle ( Jeg er studievejleder, derfor kan jeg ikke give dig et endeligt svar... ) SPØRGSMÅL 8 Bør du svare på henvendelser fra studerende på facebook? Hvilken praksis har I for at kommunikere med studerende på facebook? Hvad hvis det er nære venner? Hvordan kommunikerer man klart sin rolle, hvis man besvarer studerende på facebook? 3 / 5
Loyalitet SPØRGSMÅL 9 En studerende sender dig en mail med en korrespondance med en underviser. Den studerende beder dig kommentere på oplysninger fra underviseren, som den studerende mener er forkerte. Ifølge den studerende har underviseren givet forkerte oplysninger. Underviseren er CC på mailen. Hvordan svarer du? Svarer du både studerende og underviser? Den ansatte bør være opmærksom på, hvordan mailen besvares så den fremstår professionelt. I bør tale om loyalitet. I denne situation er studenterstudievejlederen ikke en medstuderende, men en ansat. Kan den ansatte gøre noget for at nedtrappe konflikten? SPØRGSMÅL 10 En studerende fortæller dig, at en underviser insisterer på mødepligt i et kursus. Ifølge studieordningen er der ikke mødepligt i kurset. Den studerende beder dig korrigere underviseren. Hvad gør du? Hvilken autoritet kan den ansatte korrigere underviseren? Bør den ansatte give henvendelsen videre til en anden ansat på KU? Hvordan besvares den studerende? Ansvar SPØRGSMÅL 11 En studerende viser dig en mail fra en vejlederkollega fra dit institut, hvor der står, at den studerende bare skal skrive til administrationen og så er det helt sikkert, du får lov til at skifte hold. Den studerende har gjort dette og fået et nej til holdskift. Hvad gør du? Hvordan korrigeres det tidligere, forkerte svar uden at vejlederkollegaens autoritet undergraves? Bør der samles op på henvendelsen i afdelingen, således at fejlen ikke opstår igen? 4 / 5
Ansvar (fortsat) SPØRGSMÅL 12 Giv eksempler på hvilke typer af mailhenvendelser du bør videresende til andre afdelinger på KU Den ansatte bør reflektere over snitflader mellem vejledningen, andre administrativt ansatte og evt. undervisere. Henvis til modul 2 Snitflader og visitationspraksis. 5 / 5