RUC ers by Choice Referat af koordinationsmøde 19. december 2011 Tilstede: Ronja, Sidsel, Ida, Dea, Kirsten, Michelle, Theis, Dion, Mathias, Ena, Hack, Mikkel, Lene og Sally. Ikke tilstede: Ea, Ea, Christel, Bjørn, Mille, Christoffer, Sandra, Lea og Natasha 1. Formalia 1.1. Valg af ordstyrer Theis 1.2. Valg af referent Ronja 2. Overdragelse af udvalgsposter 2.1. Udvalgsformand mikkel er valgt ved SR s bestyrelsesmøde. Han vælges endeligt til februar. Mikkel snakker med njørn om hvordan og hvorledes. 2.2. Udvalgssekretær Theis stopper. Michelle er eneste kandidat til posten. Enstemmigt vedtaget. Theis og Michelle snakker sammen videre. 2.3. Økonomiansvarlig Ronja stopper også. Hack tager posten: Ronja og Hack snakker videre sammen. 3. Orienteringer 3.1. PR udvalget v/ Kirsten. Facebooksiden er ikke let nok tilgængelig. Evt slette gruppen så der kun er like-siden tilbage. Der skal skaffes flere likes, så der kommer mere omtale. Evt starte konkurrence mellem medlammer. Præmie, ølbilletter. Reklamer alle stedet på campus. QR koder linker til siden hvor man liker for at deltage. Der skal mere fokus på retorikken omkring social vs. fest. Det skal være mere klart hvad vi laver af sociale arrangementer da det er lidt løs som det er nu. Fokus på at skifte plakater hver gang, eller i hvert fald sørge for at tingene er opdateret. Forskellen mellem like-siden og gruppen skal lige vurderes. Måske skal gruppen slettes eller måske er den meget praktisk. Der skal testes og vurderes hvor meget der spammes og hvordan og hvilke signaler vi vil sende! grupper kræver mere aktiv tilmelding. Likesider er mere jaja. Mest stemning for side. Merchandise og t-shirts. Udvalget ved intet om t-shirts men det bliver de vist efter mødet! Keyhangers er ret dyre at lave (10 kr stykket) evt ruc-keyhangers. Hjemmesiden. Profilerne skal være tydeligere. Profilerne er skrevet så striks som de er grundet tidligere problemer med uduelige mennesker. Det skal evt specificeres hvordan man kan være hand så det er mere tydeligt at man ikke automatisk melder sig til hele baduljen på den gang. Der skrives forslag til ændring af profiler inden næste møde. Der laves tusind QR koder alle steder der linker til både vores facebook og SR s hjemmesiden. 3.2. Innovationsudvalget v/ Mathias, Ena og Dion. Fokus på FF og MGP. Hvad er formålet med udvalget. Mødes med arrangørgrupperne tidligt i arrangør processen. Udvalget kan hjælpe
med at kickstarte nye tiltag for hvert arrangement. Der er blevet brainet på nye ting til begge events. Hvordan skaber man nye rammer, hvordan udvikler man på gamle traditioner uden at ødelægge noget. Friske ideer frem for rutine. Udvikling af ideer skal stadig være op til arrangørerne. Udvalgets opgave er KUN kickstart, og evt sparring hvis de tager ideen til sig. Men i sidste ende er ALT op til arrangørgruppen. Primært understregning af at arrangørgruppen er MEGET velkommen til at udvikle på alting. Og ikke bare køre videre i de samme faste rammer. Innovationsmødet brainer videre g står for at holde møder med arrangørgrupperne. Evt braines der ved et åbent innovationsmøde så alle fra koord der har lyst kan hjælpe FF: størrelsen af kantinen. Fokus på festival. MGP: regler for afstemning er det eneste der pt ikke er fast, så her kan der evt ændres eller laves noget fast til fremtiden. I forhold til beretninger; Evaluering kombineret med nye ideer til næste år. 3.3. Arbejdsgruppe for beretninger intet møde, men der holdes noget inden alt for længe så arrangørgrupperne har deres beretningsskabelon inden de rigtig starter. 3.4. Arbejdsgruppe for arrangørrekruttering Der er blevet rekrutteret alle de steder der tidligere blev snakket om. Det tyder på at de tilmeldinger vi har fået kommer primært fra facebook og venners venner. 4. Budget 4.1. Præsentation af regnskab 2011 /v Ronja (bilag 2) Vi har -2000 på budgettet. Og umiddelbart er det langt bedre end ikke at bruge alle pengene, så det virker gerne fornuftigt. En smule forklaring. 4.2. Diskussion af udkast til budget 2012 (bilag 2) Overvejelser omkring budgettering af MGP og FF. Kapsejlads kan evt klares til mindre penge: spørg evt Kamarillaen ang telte og sørg selv for ølsalg. Vores diversepost fra 2011 skal revideres, da vi har betalt for noget science show Theis snakker med morten. MGP 30000 Forårsfestival 24000 Sjatfest 3000 Foreningsfest 4250 Kapsejlads 15000 Julefrokost 4250 Diverse 1000 Mødeforplejning 1800 Studiestart 1700 Merchandise/PR 4000 Koord-tingeling 1000 TOTAL 90000 4.3. Godkend budget GODKENDT 5. Kommende arrangementer
5.1. MGP Arrangørgruppe RbC: Ea Br, Sidsel, Christel, Dea, Lene Nye: Charlotte, liv og kenneth 5.2. Forårsfestival Arrangørgruppe RbC: Mikkel, Hack, Michelle, Ronja, Lea, Dion Nye: Christian Theis laver postlister og sender rundt til arrangørgrupperne. 6. Samarbejde (Opfølgning af sidste møde) 6.1. Samarbejde med RUCcopenhagen, RUC fester Amok og RUCfester (Bilag 1) videre diskussion fra sidste møde. RUCfester og RUCfester amok er den samme ting. Dem vil vi ikke samarbejde med da de kører med andre frivillighedsprincipper end os. RUCcopenhagen kører Københavns arrangementer non-profit. De vil gerne hjælpes i forhold til startkapital. Dette kan ikke lade sig gøre uden at de bliver en del af RbC. Det vil de ikke! Dog kan vi samarbejde i forhold til planlægning af datoer og events. - RbC kan dog ikke rent målsætningsmæssigt reklamere for RUCcopenhagen da det går imod hvad SR gik til valg på og hvad vi står for. - Kunne være fedt at støtte op om hinanden da de jo egentlig også prøver at skabe campusliv bare i København. - Et samarbejde med dem kan evt gøre at vi modarbejder fredagsbaren og dem skal vi se som en større samarbejdspartner end nogen anden. - Vi er muligvis dem der kan tjene mest på en gensidig reklame da vi pt har færre likes end de har. - Er det vigtigst med menneskerne eller stedet for at skabe liv på campus. Når det jo bare er fester der bliver holdt - Evt nytænke ting til hverdagen i forhold til campusliv. - Et forum i københavn er en skide god tanke, men det er ikke vores formål og derfor ikke noget vi skal støtte op om. - Fordelen ved at de reklamerer for os vil ikke nødvendigvis være en fordel for os rent pr-mæssigt hvis man opvejer reklame og kunder - Evt en ændring af SR s holdning til københavn. Konklusionen er at vi til at starte med udveksler datoer så der ikke er arrangementer 7. Næste møde: mandag d. 16/1 2012 kl. 16:00 RUC 8. Evt. Internationalt samarbejde (Dion) Nyt internationalt udvalg under SR. De internationale bliver til tider overset. De vil gerne have mulighed for at deltage på lige fod med folk der taler dansk. Der har tidligere været problemer med folk der ikke forstod dansk i diverse grupper. - Hvad er IC: ikke længere en del af SR. Derfor er det nye udvalg oprettet. - Ofte vil engelske møder skræmme flere danskere væk end lokke engelske til. Det vil ikke være fordelagtigt at gå på kompromis med de internationale.
- Stormødet inviteres der til på engelsk og det samme med arrangørgrupper og koordgruppen. Eneste forudsætning er at man kan forstå dansk ved møderne. Der skal i højere grad reklameres for arrangører på engelsk så de føler sig mere velkommen på dette niveau. - De skal altid have muligheden men rent praktisk skal vi ikke arbejde aktivt for det da vi ikke vil få noget ud af det. - Det kan evt tilføjes til at engelske ansøgninger er mere end velkomne når vi søger efter arrangører. - Vi skal være generelt mere imødekommende. Både skriftligt og mundtligt. - Alle møder er åbne så de er jo mere end velkomne. - Signalværdien ved at åbne op vil være betydelig, men vil nok ikke have en praktisk effekt. - Retningslinjerne ligger også på engelsk på nettet. - Konklusionen bliver at vi til næte møde inviterer dem til at komme og snakke med os. De bliver sat på dagsordenen. Dion kontakter dem, Theis sørger for at de får taletid. Dagsordenpunkter. Det vil for fremtiden være nemmere at braine på næste mødes dagsorden ved slutningen af dette møde. - Punkter til næste møde o BSCW ansøgninger, arrangør opslag osv. o Præsentation af Internationalt Udvalgs ideer om samarbejde
Bilag 1 Uddrag fra referat 21. november 2011 Evt. Samarbejde med RUCcopenhagen og RUC fester amok RUCcopenhagen er tre frivillige (to fra SIB) og de laver fester i københavn, sidst på rust. De vil enormt gerne samarbejde med os. Det skal være en fordelagtig aftale for begge parter. - Primært med hensyn til udveksling af datoer - Gensidig reklame - Mikkel går videre med det og finder ud af præcis hvad de vil RUC fester amok er ikke frivillige men folk der tjener penge selv på deres arrangementer. Dette går imod vores grundlæggende principper. Links: RUC fester amok http://www.facebook.com/festeramok RUC fester http://www.facebook.com/groups/150930954188/ RUCcopenhagen http://www.facebook.com/ruccopenhagen Bilag 2 Er vedlagt i mail