Referat tirsdag den 3. januar 2017 Kl. 16:30 i Mødelokale 1, Lejrevej 15, 4320, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. 17,4 - Godkendelse af dagsorden...1 2. 17,4 - Valg af næstformand...2 3. 17,4 - Introduktion til arbejdet...4 4. 17,4 - Møde- og procesplan samt beslutning om hvilke kerneopgaver der arbejdes med først...7 5. 17,4 - Eventuelt...9
03-01-2017 Side 1 1. 17,4 - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning 17, stk. 4-udvalget den 03-01-2017: Godkendt. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
03-01-2017 Side 2 2. 17,4 - Valg af næstformand Sagsnr.: 13/20237 Resumé: Kommunalbestyrelsen besluttede på sit møde den 28. november 2016, at nedsætte et 17,4-udvalg, der skal have fokus på at detailplanlægge og gennemføre indsatsen Der findes et sted, hvor vi er fælles om kerneopgaverne. En del af udvalgets opgave vil også være at arbejde for afbureaukratisering. På kommunalbestyrelsens møde blev det besluttet, at formanden for Økonomiudvalget udnævnes som formand for 17,4-udvalget, og at næstformanden udpeges af udvalget selv blandt repræsentanter for borgere eller virksomheder, jf. styrelseslovens 22, stk. 1. Valget sker ved flertalsvalg, medmindre der i udvalget er enighed om andet. Næstformanden varetager i formandens midlertidige fravær dennes opgaver. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget vælger en næstformand. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning 17, stk. 4-udvalget den 03-01-2017: Gert Fabrin blev valgt som næstformand. Sagsfremstilling: Formanden for Økonomiudvalget, borgmester Carsten Rasmussen, er også formand for 17,4-udvalget. Udvalget skal i denne sag vælge en næstformand blandt borger- eller virksomhedsrepræsentanter i udvalget. Udvalget er organisatorisk forankret under Økonomiudvalget. Økonomiudvalget repræsenterer Kommunalbestyrelsen i 17,4-udvalget. Ud over Økonomiudvalgets medlemmer er udvalget sammensat med følgende repræsentanter fra borgere, virksomheder og kommunalt ansatte: En formand for en områdebestyrelse, dagtilbud: Christina Knudsen En formand for en skolebestyrelse: Kristina Garth Grüner Formanden for Ældrerådet: Keld Mortensen Formanden for Handicaprådet: Jan Andersen Et virksomhedsmedlem af Lejre Erhvervsudviklingsforum, LEUF: Lars Holten En repræsentant for et lokalråd/bylaug/byforum: Gert Fabrin En repræsentant for Grønt råd: Louise Holm En leder og en medarbejder fra den kommunale organisation: Bitten Persson og Helle Klink En repræsentant for foreningslivet (folkeoplysningsudvalget og halbestyrelsen): Søren Kræmer
03-01-2017 Side 3 Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
03-01-2017 Side 4 3. 17,4 - Introduktion til arbejdet Sagsnr.: 16/16318 Resumé: På sit møde d. 28. november 2016 besluttede Kommunalbestyrelsen, at arbejdet med Lejre Kommunes kerneopgaver skal organiseres i et 17,4-udvalg. Kommunalbestyrelsen godkendte i forlængelse heraf kommissoriet for 17,4-udvalget. Økonomiudvalget udpegede efterfølgende på et ekstraordinært møde den 19. december de medlemmer, der skal indgå i 17,4-udvalget. 17,4-udvalget orienteres i denne sag om baggrund og kommissoriet for arbejdet med kerneopgaverne samt administrationens nærmere overvejelser om det forestående arbejde. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget tager orienteringen til efterretning. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning 17, stk. 4-udvalget den 03-01-2017: Taget til efterretning. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen vedtog med budgetaftalen for 2017-20 at sætte særligt fokus på kerneopgaverne. Kerneopgaven forstås som den værdi, kommunen skaber for og sammen med borgerne og virksomhederne: Barnet der lærer, den ældre der bliver mest mulig selvhjulpen efter sygdom, den unge der kommer i job eller uddannelse og bliver selvforsørgende m.v. Formålet er at stille skarpt på formålet med og effekten af kerneopgaverne, og på at samle og skabe retning ved at definere: - nogle få kerneopgaver som - løses med bidrag fra flere fagligheder og fra borgerne og virksomhederne. Direktionen har formuleret et indledende forslag til fem kerneopgaver, som danner afsæt for det forestående arbejde, og som undervejs i processen vil blive kvalificeret og justeret: Kerneopgave Fællesskaber og fritid Trivsel og læring Uddannelse og beskæftigelse Formål Formålet med kerneopgaven er at skabe engagerende fællesskaber for alle gennem nære kultur- og fritidstilbud. Fællesskaber og fritid er en forudsætning for at vi kan lykkes med de øvrige kerneopgaver og er et ansvar for alle i Lejre Kommune. Formålet med kerneopgaven er at hvert enkelt barn trives og lærer så meget, som han eller hun kan og fastholder lysten til at deltage i fællesskaber og lære nyt. Formålet med kerneopgaven er, at hver eneste borger i Lejre Kommune, som står uden uddannelse eller job, kommer i
03-01-2017 Side 5 uddannelse eller job og bliver i stand til at klare sig selv økonomisk. Målrettet (visiteret) støtte Bæredygtig vækst Formålet med kerneopgaven er at sikre, at den borger som varigt eller midlertidigt har behov for målrettet støtte får hjælp til at kunne klare sig selv så meningsfyldt og værdig som overhovedet muligt. Formålet med denne kerneopgave er at tage ansvar for fremtidens bæredygtige samfund- som kommende generationer skal leve i ved at passe godt på kommunens ressourcer (natur, miljø, klima, kulturhistorie) og realkapital (ejendomme, infrastruktur) og gennem erhvervsudvikling og bosætning at sikre arbejdspladser og liv i byerne. Fælles for forståelsen af de fem kerneopgaver er: - at de skal skabe værdi for borgerne og for Lejre Kommune også på den lange bane. Kerneopgaven er formålet, altså den bevægelse eller forandring der er selve formålet med kerneopgaven: barnet der trives og lærer, borgeren der kommer i beskæftigelse og derfor kan forsørge sig selv eller som bliver mere selvhjulpen efter et sygdomsforløb. - at værdien ikke kan skabes af én aktør eller faglighed alene. Forandringen skabes i et samarbejde mellem kommunalt ansatte medarbejdere, og mellem ansatte og borgeren selv, evt. hans/hendes pårørende, arbejdspladsen eller virksomhederne, foreningslivet m.v. Forståelsen af kerneopgaverne er nærmere beskrevet i Strategisk grundlag, som er vedlagt som bilag og som medbringes i trykt udgave til mødet. Det strategiske grundlag er en oversættelse af den politiske kernefortælling og vision om Vores Sted til et fælles formål og fem principper, som gælder for alle ansatte i Lejres kommunale organisation. Med dannelsen af 17,4-udvalget, og med den forestående arbejdsproces, sætter Kommunalbestyrelsen for alvor handling bag Vores Sted og forståelsen af, at kernevelfærd er noget vi skaber sammen. Ekstern bistand og metodevalg I efteråret 2016 udbød Økonomiudvalget opgaven med at bistå Lejre Kommune i at tilrettelægge, detailplanlægge og gennemføre indsatsen Der findes et sted, hvor vi er fælles om kerneopgaverne. Siden har Økonomiudvalget indgået aftale med rådgivningsfirmaet Valcon om at assistere Lejre Kommune og 17,4-udvalget i at gennemføre processen. Metoderne og tilgangene for udvalgets arbejde, som er beskrevet i Valcons tilbud, kan justeres og tilpasses undervejs, men det grundlæggende proces- og metodevalg er foretaget af Økonomiudvalget og vil sammen med kommissoriet vedtaget af Kommunalbestyrelsen udgøre en ramme for 17,4-udvalgets arbejde. Siden har Økonomiudvalget indgået aftale med rådgivningsfirmaet Valcon om at assistere Lejre Kommune og 17,4-udvalget i at gennemføre processen. Metoderne og tilgangene for udvalgets arbejde, som er beskrevet i Valcons tilbud, kan justeres og tilpasses undervejs, men det grundlæggende proces- og metodevalg er foretaget af Økonomiudvalget, og vil sammen med kommissoriet vedtaget af Kommunalbestyrelsen udgøre en ramme for 17,4 udvalgets arbejde.
03-01-2017 Side 6 Valcon s tilbud og kommissorie for udvalgets arbejde er vedlagt som bilag og vil blive gennemgået på mødet. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Arbejdet med kerneopgaverne er en prioritering, som Kommunalbestyrelsen har foretaget i budget 2017-20, og som der administrativt skal afsættes tid til. Der er i budget 2016 og 2017 hvert af årene afsat 0,5 mio. kr. til kerneopgaverne og Vores Sted. Lejre kommune har indgået aftale med konsulentfirmaet, Valcon, som skal assistere Lejre Kommune og 17,4-udvalget i udviklingsprocessen. Bilag: 1. Valcon - Tilbud på A - Kerneopgaver.pdf 2. Strategisk grundlag enkelt sidet.pdf 3. 17, stk. 4-udvalg.docx 4. Vores sted.pdf 5. ØU - Organisering af arbejdet med kerneopgaverne i 2017
03-01-2017 Side 7 4. 17,4 - Møde- og procesplan samt beslutning om hvilke kerneopgaver der arbejdes med først Sagsnr.: 16/16318 Resumé: I denne sag forelægges møde- og procesplan for 17,4-udvalget og det forestående arbejde. Endvidere fremlægger administrationen sin anbefaling til hvilke to kerneopgaver, der arbejdes med først. Det er nødvendigt med en hurtig beslutning om dette af hensyn til detailplanlægningen af den digitale bootcamp. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at mødeplan godkendes, 2. at der startes op med kerneopgaverne Bæredygtig vækst og Målrettet (visiteret) støtte. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning 17, stk. 4-udvalget den 03-01-2017: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Møde- og procesplan 17,4-udvalget har en fast mødekadence på samme måde som de øvrige udvalg. Administrationen har udarbejdet forslag til mødeplan, ud fra følgende principper: Mødet afholdes i de uger, hvor der ikke er møder i fagudvalg eller Økonomiudvalg Møderne afholdes om tirsdagen med mødestart kl. 16.30 Der er minimum et møde i hver måned bortset fra juni, juli og december måned Et centralt element i arbejdet med kerneopgaverne er involveringen af en bred skare af borgere, politikere, erhvervsliv, medarbejdere m.v. Dette vil ske gennem to typer bootcamps: Digital bootcamp Den digitale bootcamp er en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt et større udsnit af Lejre Kommunes borgere, virksomheder, organisationer og ansatte. Spørgeskemaet vil bede deltagerne om at prioritere, hvilke forudsætninger og temaer, de mener, bør indgå i arbejdet med Lejre Kommunes kerneopgaver. Besvarelserne vil efterfølgende blive brugt på de fysiske bootcamps til at kvalificere drøftelserne og sikre, at drøftelserne tager udgangspunkt i en bred viden. Bootcamp På de fysiske bootcamps deltager repræsentanter for politikere, borgere, erhvervsliv og medarbejdere forventeligt 50-70 deltagere. Deltagerne skal være med til at kvalificere formålet med kerneopgaverne, kvalificere og prioritere forudsætningerne for at kunne lykkes med netop dét formål, samt vurdere hvem der bidrager eller bør bidrage til at tilvejebringe de vigtigste forudsætninger.
03-01-2017 Side 8 De fysiske bootcamps strækker sig over en hel dag, og det er derfor nødvendigt at afholde disse i weekender, så borgerne har mulighed for at deltage. De fysiske bootcamps er foreslået afholdt følgende søndage; 12. marts, 26. marts og 7. maj 2017. Tidspunkt er koordineret med eksterne facilitator. Fase 1 af arbejdet, som nu er under detailplanlægning, skal være gennemført inden sommerferien 2017. I denne fase er fokus især på at blive klogere på kerneopgavernes formål og på at prioritere de vigtigste forudsætninger, jf. ovenfor. I fase 2 efter sommerferien vil arbejdet gå ind i en mere kreativ og innovativ fase, hvor helt nye måder at tilvejebringe forudsætningerne på vil være i centrum. Den nærmere tidsplan er vedlagt som bilag. Hvilke kerneopgaver starter udvalget op med? Jf. punktet Introduktion til udvalgets arbejde, er der foreløbigt identificeret fem kerneopgaver som danner afsæt for den forestående arbejdsproces, herunder den digitale bootcamp. Der er behov for en hurtig afklaring af, hvilke kerneopgaver der startes op med i den digitale bootcamp og de forestående to bootcamps. Der er således, jf. tilbuddet fra Valcon og mødeplanen, tilrettelagt en arbejdsproces hvor der i fase 1 arbejdes med to kerneopgaver i én digital bootcamp og to fysiske bootcamps. Herefter evaluerer udvalget arbejdsmetoderne, inden gennemførelse af den sidste fase af arbejdet op til sommerferien. Administrationen anbefaler, at der startes op med følgende to kerneopgaver: Bæredygtig vækst. Målrettet (visiteret) støtte. Hermed vælges både en mere klassisk kernevelfærdsopgave (målrettet visiteret støtte), hvor målgruppen er borgere med særlige behov varigt eller i en periode af livet, og en kerneopgave, som har en lidt anden og bredere karakter (bæredygtig vækst). Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at mødeplanen og procesplanen er godt afstemte. Administrationen vurderer endvidere, at der er behov for beslutning om hvilke to kerneopgaver der startes op med for at kunne nå at forberede og gennemføre den digitale bootcamp. Udvalget vil på sit næste møde i januar arbejde mere i dybden med den digitale bootcamp og med program for bootcamps i marts. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Bilag: 1. Politisk mødekalender 2017 for 17, stk. 4 2. Milepælsplan med læsevejl
03-01-2017 Side 9 5. 17,4 - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning 17, stk. 4-udvalget den 03-01-2017: Intet. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: