Samarbejdsaftale mellem Aalborg Kommune og Den selvejende institution KUNSTEN for perioden 01.01.2017 31.12.2020 1
Indholdsfortegnelse 1. Aftalens rammer... 3 1.1. Aftaleparter... 3 1.2. Aftalens formål... 3 1.3. Den juridiske ramme... 3 1.4. Aftaleperiode... 4 1.4.1. Genforhandling... 4 1.5. Misligholdelse... 4 2. Udvikling... 5 2.1. Formål og profil for KUNSTEN... 5 2.1.1. Vedtægter... 5 2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune... 5 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen... 6 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål... 6 3. Drift... 7 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling... 7 3.2. Budget og regnskab... 8 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT... 9 3.3. Ledelse og bestyrelse... 9 3.4. Personaleforhold... 9 3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn... 9 3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation... 10 3.5.3. Dialog... 10 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening... 10 4. Underskrift... 11 Bilag... 11 2
1. Aftalens rammer 1.1. Aftaleparter Denne aftale er d.d. indgået mellem Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Danmarksgade 17, 9000 Aalborg CVR.NR. DK 29189420 og Kunsten Kong Christians Allé 50 9000 Aalborg CVR.NR. DK 47 21 82 68 Kunsten (benævnes herefter Institutionen) er statsanerkendt og underkastet gældende museumslovgivning. Aalborg Kommune er tilsynsmyndighed og skal orientere Kulturstyrelsen om budgetgodkendelse, regnskabsgodkendelse m.v. 1.2. Aftalens formål Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt. Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 2013-2018 og i Institutionens formål og opgave, jf. institutionens vedtægter. Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter. Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og institutionen. 1.3. Den juridiske ramme Kunsten er et statsanerkendt museum under museumsloven. Kunsten er en selvejende institution støttet af Aalborg Kommune, der er tilsynsførende. 3
Kunsten har med accept fra Slots- og Kulturstyrelsen og Aalborg Kommune indgået samarbejdsaftale med Utzon Center AS om fælles ledelse mv. Kunsten er i december 2016 blevet kvalitetsvurderet af Slots- og Kulturstyrelsen med resultatet Meget tilfredsstillende (højeste vurdering). Institutionen drives i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26. Der er indgået aftale om leje af udstillingsfaciliteter i Utzon Center til præsentation af kommunale planer samt en lejeaftale vedr. et nærmere defineret antal bookninger af auditorie til kulturelle, folkeoplysende og andre kommunale arrangementer (Klippekortsordning). 1.4. Aftaleperiode Aftalen mellem Aalborg Kommune og Kunsten indgås for perioden 01.01.2017 31.12.2020. Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i institutionens bestyrelse e.l. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger. 1.4.1. Genforhandling Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende. Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3. kvartal 2020. 1.5. Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse: hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt. 4
2. Udvikling 2.1. Formål og profil for KUNSTEN Institutionens formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter. Kunsten er et statsanerkendt kunstmuseum med Aalborg Kommune som sin hovedtilskudsyder. Kunsten er en selvejende institution, der er i sit virke baserer sig på museumslovens indbyrdes forbundne opgaver: indsamling, registrering, bevaring, forskning og formidling. Kunsten skal belyse billedkunstens historie og aktuelle udtryk samt dens æstetiske og erkendelsesmæssige dimensioner. Kunsten skal aktualisere viden om den billedkunstneriske kulturarv og gøre den tilgængelig og vedkommende i et lokalt, nationalt og globalt perspektiv. 2.1.1. Vedtægter Institutionens vedtægter vedlægges aftalen. Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden. 2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune. Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2013-2018 Værdier og principper Målsætninger Indsatsområder - Vilje og vovemod - Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger 5
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen Aftalen mellem Aalborg Kommune og institutionen tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i Institutionens formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål: 1. Kunsten vil fremstå med appel til alle. 2. Kunsten vil bringe verden til Aalborg og samarbejde internationalt. 3. Kunsten vil være en væsentlig drivkraft for Aalborgs og Nordjyllands udvikling. 4. Kunsten vil drives som en bæredygtig virksomhed med fokus på service og udvikling. Kunsten hylder den menneskelige skaberkraft og arbejder med sit felt på en måde, der er engagerende, nærværende, handlekraftig og modig. Kunsten vil være en åben og inviterende institution, der gør kunsten relevant for den enkelte i sin samtid. Kunstens strategiske mål for nærværende aftale er derfor flg.: Ad 1. At styrke bevidstheden om billedkunstens kraft hos byens og regionens borgere via nytænkende og inviterende formidlingstilbud, der bryder grænser, indgår overraskende samarbejder og engagerer de mange. Ad 2. At udvikle museet som institution, så museet er relevant i sin samtid og i en verden, der er global via præsentation af kunst af højeste internationale kvalitet i arkitektonisk unikke rammer. Ad 3. At arbejde målrettet med samarbejder på tværs af institutioner lokalt og regionalt. Ad 4. At øge indtjeningen på kommercielle aktiviteter og øge serviceniveauet. I forhold til Utzon Center bygger aftalen vedr. Utzon Centers udstillinger og formidling på følgende fælles strategiske mål: 1. Oplevelsen står i centrum. På Utzon Center går leg og læring går hånd i hånd. Utzon Center er et skabende og formidlende hus. Et overbevisende oplevelsestilbud, der foruden ældre generationer i særlig grad er målrettet de yngre generationer i skolen og fritiden. 2. Arven fra Utzon skal engagere og inspirere til en erkendelse af, hvilken betydning, den ypperligste arkitektur og design har for det liv, vi lever, fra turisten til aalborgenseren. 3. Den faglige ballast skal Utzon Center bruge til at bringe det bedste fra den globale arkitekturog designscene til Aalborg og vise verden, at Aalborg med Utzon Center er en attraktiv arkitektonisk destination. 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål Aftalens fælles strategiske mål er omsat i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 2017-2020: 1. Kunsten har som mål, at minimum 100.000 gæster skal besøge museet på et kalenderår i aftaleperioden. 2. Kunsten vil i løbet af aftaleperioden vise 1-2 internationale udstillinger om året 6
3. Kunsten vil styrke og udvikle sine formidlingstilbud til børn og unge ved at tilbyde workshops, forløb og materiale til begge målgrupper over hele året med udgangspunkt i de skiftende udstillinger og med hensyntagen til skoleåret (minimum 4 nye projekter årligt). 4. Kunsten vil fastholde brugertilfredsheden fra den nationale brugerundersøgelse og udføre supplerende brugerundersøgelser af events og formidlingstilbud. For Utzon Center af udviklingsmålene følgende: 1. Utzon Center har som mål, at andelen af gæster under 18 år fastholdes på niveau med 2016, dvs. 25 % af alle besøgende svarende til 10.500 personer i 2016-tal. 2. Utzon Center vil skabe en udstilling med fokus på Jørn Utzon, der generer national og international omtale. Det gælder 10 centrale danske medier samt 10 internationale medier herunder centrale australske nationale medier. 3. Utzon Center vil i aftaleperioden vise mindst én årlig international udstilling. Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel. 3. Drift 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling Byrådet i Aalborg Kommune har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således: Aalborg Kommunes tilskud til KUNSTEN, opgjort i nettotal 2017 2018 2019 2020 Kunsten drift 7.853.000 kr. 7.853.000 kr. 7.853.000 kr. 7.853.000 kr. Kunsten anlæg 3.000.000 kr. 2.000.000 kr. 2.000.000 kr. 2.000.000 kr. Udstilling og formidling på Utzon Center 1.710.000 kr. 1.710.000 kr. 1.710.000 kr. 1.710.000 kr. Husleje* 1.220.000 kr. 1.220.000 kr. 1.220.000 kr. 1.220.000 kr. 7
* Husleje Faciliteter til Kommunale byudviklingsudstillinger (1.000.000 kr.): Spidsgatterhallen er som udgangspunkt allokeret til Aalborg Kommunes udstillingsaktiviteter. Hvis det viser sig hensigtsmæssigt, kan byudviklings- og arkitekturudstillinger også flyttes til et af de centrale udstillingsrum. Udstillingschef og/eller projektleder på Utzon Center deltager i de centrale udstillingsmøder med diskussion af kurateringen af Aalborg Kommunes udstillingsaktiviteter. Bookingordning (220.000 kr.): Aalborg Kommune lejer mødefaciliteter på Utzon Center til egne konferencer og mødeaktiviteter samt afviklingsfaciliteter for kulturelle og folkeoplysende publikumsrettede aktiviteter. Der ydes 25 % rabat på listeprisen og den kommunalt finansierede leje administreres som et nærmere aftalt antal klip til bookingordningen på Utzon Center. Nye kulturelle og folkeoplysende aktører skal forudgående godkendes af Sundheds- og Kulturforvaltningen. Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar. Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen i aftaleperioden. 3.2. Budget og regnskab Institutionen skal senest 1. november hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende regnskabsår til Sundheds- og Kulturforvaltningen med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele institutionens virksomhed og institutionen skal sikre, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik. Aalborg Kommune orienterer Kulturstyrelsen om budgetgodkendelsen, der er en forudsætning for udbetaling af statstilskud. Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner. Institutionen skal senes 31. marts hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt og revideret regnskab for det seneste regnskabsår til Sundheds- og Kulturforvaltningen med henblik på godkendelse. (Se endvidere 3.5) 8
Der henvises til Administrativ Forskrift nr. 26. 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT KUNSTEN har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT og er forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv. Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse. 3.3. Ledelse og bestyrelse Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kunstfaglige og administrative drift af institutionen. Kommunen skal godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Institutionen må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger. De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af Administrativ Forskrift nr. 26. 3.4. Personaleforhold Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse. Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse, hvis en sådan er tilknyttet institutionen. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse. 3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud. Følgende informationer er påkrævet: Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 31. marts hvert år i aftaleperioden. 9
Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale. Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen. Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtte institutionens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen. Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg kommunes vurdering. 3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal. 3.5.2. Kontaktperson Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm. Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud. 3.5.3. Dialog Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse. Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov. 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere. 10
4. Underskrift Aftalen er indgået og underskrevet den 2016 af: For KUNSTEN: For Aalborg Kommune: Bestyrelsesformand Anders Hjulmand Rådmand Mads Duedahl Direktør Gitte Ørskou Direktør Bente Graversen Bilag Alle aftaler vedlægges: Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26. Institutionens virksomhedsplan Institutionens vedtægter Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik mv. 11