Områdemøde den 4. marts 2015 Velkommen til områdemøde 1
Program Velkommen og præsentation Nyt fra boligforeningen Hvor er vi på vej hen? Organisationsbestyrelsen ved formand Steffen Morild og næstformand Iris Gausbo Fokus og resultater Virksomheden ved direktionen (Bent Frederiksen/Morten Boje) Pause Nyt fra boligafdelingerne Hvad sker i jeres afdelinger lige nu Input til organisationsbestyrelsen Hyggeligt samvær over en god middag med vin 2
Områdemøder Baggrund Formål Visionen 3
Nyt fra boligforeningen 3B Områdemøde 4. marts 2015 HVOR ER VI PÅ VEJ HEN? 5
Vi har samlet trådene Mange styrker, men også udfordringer Arbejds- og beslutningsprocesser 6
Hvad har vi lært og set Områdemøde 4. marts 2015 Kommunikation Intet nyt er også nyt og skal kommunikeres til afdelingsbestyrelserne Forventninger Vi skal afstemme forventningerne til og med hinanden Hvilken service skal 3B levere, og hvad kan man forvente? Opfølgning og tilbagemelding Medarbejderne skal blive bedre til at følge op på sagerne og ikke mindst melde tilbage til afdelingsbestyrelserne Nærhed Afstand mellem organisationsbestyrelse og afdelingsbestyrelser Drift og administration skal være tæt på afdelingerne 7
Hvad har vi lært og set Byggesager Kommunikation!!! både generelt og brudt ned på blok/bolig Afslutningen af sagerne regnskab og mangeludbedring har trukket ud Udbedring af byggeskader Gamle udestående Vi har alt for mange udeståender, som ikke er blevet afsluttet fx sager med myndigheder og entreprenører Gøre vores kerneprocesser endnu bedre, fx Fraflytning: Tydeligt fortælle om reglerne og tilbyde førsyn ved A-ordning Budget og regnskab: Hjælp til puljeansøgninger og budgetmøder 8
Hvad har vi nået? Kontaktpersonordningen sat i system Indført områdemøder i stedet for formandsmøder Udviklet et nyt redskab til samarbejde mellem afdelingsbestyrelse og drift Kortlagt problemerne, så vi præcis ved, hvor skoen trykker Rammeaftale om rådgivning af tv-udbud Udbud af istandsættelse af fraflytterboliger Samdrift etableret i Herlev Midt - flere er på vej Vi har også Taget nyt hovedkontor i brug, flyttet to områdekontorer Indført opfølgningsværktøjer i både administration og drift Igangsat brugerundersøgelser - flere er på vej Og vi vil fortsat sørge for, at 3B udvikler sig 9
De sidste sager skal løses Områdemøde 4. marts 2015 Alt er ikke løst endnu Vi har derfor nedsat et ad hoc udvalg, som følger særlige sager nøje og sikrer at vi hurtigst muligt får dem løst Og som følger arbejdet med at undgå nye sager! 10
og så skal vi videre Områdemøde 4. marts 2015 Områdemøder Fælleskonference Repræsentantskabsmøde 11
Krav til direktionen FÅ STYR PÅ KERNEDRIFTEN - OG SE FREMAD 12
Nyt fra boligforeningen 3B Områdemøde 4. marts 2015 FOKUS OG RESULTATER 13
Styr på kernedriften Dagligdagen skal fungere I skal opleve, at der er styr på det i hverdagen i jeres afdeling! Pænt i afdelingen ukrudt bliver fjernet, skraldet ordnet og sneen ryddet Vaskeriet og beboerlokalet fungerer Vandhaner, dørhåndtag og toiletter bliver repareret Boligerne bliver lejet ud til tiden Ind- og fraflytning kører på skinner med tilfredse beboere Vi får fulgt op på aftalerne med afdelingsbestyrelserne om store og små forbedringer, tiltag og ændringer Byggeprojekter gennemføres og afsluttes som planlagt Direktionens fokus - medarbejdernes fokus 14
Hvordan bliver vi oplevet? Områdemøde 4. marts 2015 Beboerne Indflytningsundersøgelse: 95 % er tilfredse med servicen i forbindelse med lejekontrakt 81 % er tilfredse med servicen ved indflytning Svartidsundersøgelse: 98,9 % fik kvittering eller svar inden for to dage 99,5 % fik svar inden for to uger Beboerundersøgelsen viser relativ stor tilfredshed Undersøgelser i driften viser også generel tilfredshed Men hvad med afdelingsbestyrelsernes tilfredshed? Kun 50 % overordnet tilfredshed 70 % tilfredshed med driften og administrationen Har vi glemt noget? Ikke kun beboerrettede kerneprocesser, men også samarbejdet i hverdagen og alt det, der falder uden for kasserne 15
Hvad gør vi ved det? Områdemøde 4. marts 2015 Får samlet op på og løst gamle (og nye) sager Holder, hvad vi lover og melder tilbage Har fokus på de områder, hvor vi ikke leverer godt nok Prioriterer 16
Vi samler op og afstemmer forventninger Vi har lister med forskellige udeståender Februar/marts: Driftschefer tager fat i alle afdelingsformænd og aftaler et møde eller en samtale om opsamling på alle udeståender i afdelingen På møderne Gennemgås samtlige udestående punkter: status, løsning og milepæle/deadline Det drøftes, om der er punkter, som ikke er med på listerne Deadline for løsning skal så vidt muligt ligge før repræsentantskabet den 28. maj Der laves efter mødet en skriftlig tilbagemelding til afdelingsformanden og afdelingsbestyrelsen med de konkrete aftaler Afdelingsformanden og afdelingsbestyrelsen får løbende tilbagemelding på status og afslutning af udeståender 17
Holder, hvad vi lover og melder tilbage Ledere og medarbejdere Er realistiske Følger op Melder tilbage Og er i stadig dialog 18
Hvor skal vi blive bedre Vores indsats har også afsløret nogle generelle problemstillinger i 3B Dem bliver der henover foråret arbejdet med i form af handleplaner og konkrete forbedringstiltag. De generelle udfordringer er Nogle få afdelinger med mange forskellige udfordringer Forberedelse og gennemførelse af byggesager Afslutning af byggesager (1- og 5-årsgennemgang og byggeregnskaber) Bygningseftersyn Skimmelsvamp Økonomisk og juridisk komplicerede sager IT-sikkerhed 19
Prioriterer Styr på kernedriften er prioritet 1, 2 og 3 i foråret 2015 Men vi gennemfører også enkelte udviklingstiltag, fx Digitalisering, hvor 3B er rigtig langt fremme, Samdrift og indkøb hvor vi arbejder på i fremtiden at give endnu bedre og billigere service 20
Digitalisering Områdemøde 4. marts 2015 BestyrelsesWeb er gået i luften - løbende opdatering med relevante dokumenter BeboerWeb er gået i luften - løbende opdatering med relevante dokumenter Dermed får I og beboerne meget lettere adgang til relevant information om jeres afdeling og lejemål og kan følge med i den daglige drift Når alt ligger her eller på hjemmesiden, lukkes X3B 21
Samdrift og indkøb Samdrift på forskellige måder I flere af vores områder arbejder vi med forskellige former for samdrift Samdrift kan bidrage til bedre service Men nærheden i hverdagen skal sikres Indkøb Vi har styrket vores muligheder for at købe effektivt ind for jer Vi har lavet de første aftaler om istandsættelse af flyttelejligheder og trappevask Vi oplever besparelser på 20, 30 og 40 pct. 22
Ikke alle udeståender er løst 28. maj Områdemøde 4. marts 2015 Men der er som minimum en plan for hvordan vi løser det, vi mangler 23
Vender også blikket indad Områdemøde 4. marts 2015 Forløb - bestyrelsesudvikling Akademi Leve op til de øgede krav om professionalisme i bestyrelsesarbejdet 24
Målet er: Nye tider nye toner Tæt på målet 3 step tilbage Områdemøderne Fælleskonferencen Repræsentantskabsmødet 25
Spørgsmål Områdemøde 4. marts 2015 27
PAUSE 28
Lokalt hvad rører sig? Områdemøde 4. marts 2015 AFDELINGENS HVERDAG 29
Noget vi skal tage med i bestyrelsen? PRINCIPIELLE SPØRGSMÅL 30
Tak Tak, fordi I bidrager Vi ses til fælleskonferencen den 13. 15. marts Husk at melde jer til inden den 13. februar kl. 10 Nu er der mad 31