Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Toftegård Dato: 26. januar 2015 Til stede: Martin Baden, Jeanette Andersen, Henning L. Eriksen, Jette Birksø Larsen, Rene Dalin, Anja Andersen, Jørn Borup Jensen, Jørgen Colding og Annette Rasmussen (suppleant) Fra adm.: Driftschef Poul Erik Ottosen (PEO) Afbud:. Jesper Roland Referent: Poul Erik Ottosen Referat sendt ud den 4. februar 2015 Referat Referat af 18. november Ingen kommentarer til det sidste referat. Meddelelser fra formanden Problemer i kældrene Der har været afholdt møde med nærpolitiet om problemerne med unge mennesker i kældrene. Politiet søger for at komme om dagen, når funktionærerne ringer. Problemet om aftenen er med en ældre gruppe mennesker. Beboerne opfordres til at anmelde problemerne, men politiet kan desværre ikke prioritere opgaverne højt mellem de andre opgaver, hvorfor de kun kommer, hvis der er en ledig patrulje tæt på området. Politiet har lovet at optage rapport over, hvem der er til stede, så driften kan afholde et møde med den pågældende familie sammen med SSP. Vagtværn er ikke en løsning. Problemet løses nok, når de nye døre er monteret. Der arrangeres snarest et beboermøde med SSP og nærpolitiet. Beboerorientering udsendes om tiltag og beboermødet. Brug af beboerhuset af Lampestedet Afd. 3076/3077 Lampestedet har rettet en forespørgsel om brug af beboerhuset til såvel afdelingsmøder/arrangementer som til private fester. Der blev i den forbindelse diskuteret udlejnings frekvens for lokalerne med de nuværende afdelinger, samt om der eventuelt kunne gives tilladelse til private fester fra Lampestedet med begrænsninger i, hvor længe inden huset kan bestilles. Konklusion blev, at beboerhuset udlånes til afdelingsmøder/arrangementer, når det er ledigt. Reservatio-

2 nen skal ske gennem administrationen, som koordinerer med beboerhus forvalteren. Der udlejes ikke til private fester. Afdelingsformanden giver afdelingsbestyrelsen på Lampestedet besked om dette. Brug af beboerhuset af Toftegård Tag Afd Toftegård Tag har til dato ikke kunne bruge beboerhuset til andre arrangementer end officielle møder. Afdelingsbestyrelsen besluttede, at beboerne i Toftegård Tag, på lige fod med beboerne i Toftegård, fremafrettet kan reservere lokalet på samme vilkår. Andel af vedligeholdelsen heraf indarbejdes i budgettet fra Kontaktudvalget Iris Gausbo er kontaktperson for Toftegården til Hovedbestyrelsen. Det er blevet aftalt, at der skal være fokus på afd Toftegård Tags huslejeniveau samt fremme af helhedsplanen, som trænger sig på. Byggeskade sag. Byggeskadefonden har givet op til kr. 3. millioner til udskiftning af facadepladerne. Da værdien er nedskrevet i henhold til forbrugt levetid, er der sket et fradrag på 22/30 i forhold til ny værdi (kr mio.) Der er givet et afslag på tagplader på nuværende grundlag. BYG er fremkommet med et forslag til facaderenovering på kr. 16 mio. sammen med vinduessagen. Sagen tages op igen på byggemøde 29/1. Afdelingsbestyrelsen er pt. meget forbeholdende for projekt på nuværende tidspunkt. Hjemfald Formanden orienterede om, at man pt. søger at få afdelingen ind under de afdelinger som modtager driftsstøttet. Dette vil medføre en lavere stigningsgrad. Første år 2 kr/m². Næste år 3 kr/m². Det 3 år. 4 kr/m. Uden driftsstøtte midler vil stigningen være 10 kr/m² første år. Stigende til 20 kr/m² andet år. Sagen behandles på et ekstraordinært repræsentantskabs møde i februar Område møder Formanden opfordrede alle til at deltage i det kommende områdemøde sammen med de øvrige afdelingsbestyrelser i Herlev. Mødet ligger fra kl til BL konference Der afholdes BL Konference i weekenden marts Såfremt der er interesse for deltagelse, kontaktes afdelings- 2

3 formanden. Meddelelser fra administrationen Energi Både vand, el og varme følger budgettet med et lille mindre forbrug, der skal dog være fokus på, at blok 1-4 kører med overvarme. Flere afdelingsbestyrelsesmedlemmer nævnte, at de mangler varme i deres opgang. Økonomi 1011 saldospecifikation Konto 115 forbrugt kr ud af budget på kr Konto 116 forbrugt kr ud af budget på kr Saldospecifikation Konto 115 forbrugt kr. 0 ud af budget Konto 116 forbrugt kr. 301 ud af driftsbudget på kr Vaskerier Der er foretaget en gennemgang af maskinerne i afdelingen og 11 maskiner står for udskiftning. Der søges udarbejdet en behovsanalyse for vaskerierne af en konsulent. Der er forslag til 7 vaskerier med betaling for vand og el. Der er behov for en yderlig støjisolering af vaskerierne og i den forbindelse afklares økonomien herunder. En alternativ løsning kunne være en etablering af et fællesvaskeri i terrænet. YouSee Der er indgået en tillægskontrakt på uændrede vilkår med YouSee om foreningsbredbånd, således at lejerene kan få rabat på gældende pris. Afdelingsbestyrelsens lokale Renovering af lokalet pågår og forventes færdig i indeværende uge. Madam Skrald Den øgede sortering kører pt. som en indfasning over det kommende år og der opsættes ikke yderligere bure før behov og placeringer ligger fast. Der er som udgangspunkt ikke planlagt yderligere spande til opsætning i boligerne, hvorfor den enkelte lejer henvises til selv at finde løsninger. 3B BestyrelsesWeb er gået i gang. Alle bestyrelsesmedlemmerne skulle gerne modtage en kode i denne tid. BeboerWeb åbnes i februar og lejerne får deres login på henholdsvis et giroindbetalingskort eller via BetalingsService (PBS) 3

4 Alle igangværende sager søges afsluttet i foråret. Sager, som ikke kan afsluttes, søges tidstermin påført, således at der kommer et større overblik over de verserende sager. Accepter Ingen. Klager Der har været en henvendelse fra en lejer, som var lovet hækken reetableret inden foråret. Varmemester følger op på sagen. En beboersag på Engløbet indberettes til kommunen. Lejeren har behov for hjælp og lejemålet forfalder. Der er risiko for skadedyr i boligen. Henvendelser om parkering langs blokken i flere af gårdene. Optegning af parkeringsbåse prioriteres. Gul streg etableres langs kørevejen. Driften forsøger at håndhæve reglerne, når det konstateres. Herlev Kommune Kommunen har søgt om vej ret, til nederste del af Engløbet, med henblik på at få adgang til spejderhytten og det kommende byggeprojekt med 40 boliger langs banen. Sagen behandles af 3B, med henblik på eventuelle klausuler for brug og vedligeholdelse. Nedsatte udvalg: Zumba Forsøg på videreførelse af Zumba, eventuelt med gæster fra andre afdelinger. Afdelingsbestyrelsen bevilger forårssæson, hvorefter det tages op igen til efteråret, om der fortsat er underskud. Belysning fællesarealer Der er indkøbt LED belysning til 2 opgange, som opsættes snarest, således at det kan afklares om dette er den fremtidige model. Erindringsliste Erindringsliste gennemgået, vedlagt referat. Nyhedsbrev/hjemmeside Der udsendes snarest nyt nyhedsbrev med følgende hovedemner: 4

5 Zumba Tryghedsmøde Legepladser Vinduer. Nyhedsbrevet udsendes medio februar. Nyhedsbrev/hjemmeside Legepladsrapporterne er modtaget på 5 legepladser. Legetårnet ved Sønderlundvej 22 fjernes snarest da det, grundet råd, udgør en sikkerhedsrisiko. Øvrige legepladser afhjælpes i henhold til anbefalinger. Der mangler en afklaring af, om afdelingen må lease legepladser inden der tages stilling til indkøb af nye legepladser. Midler til udearealer indarbejdes som en del af faldunderlag og øvrige udstyr. Der udsendes en beboerorientering om, hvad der sker over de kommende måneder.. Eventuelt Der blev fremlagt en mødeplan for afdelingsbestyrelsen. Aftale om rengøring af afdelingsbestyrelsens lokale kører fint. Afdelingsbestyrelsen søger efter igangværende renovering af lokalet, at foretage gennemgang og kassering af papirer og inventar i fælleskab. Opslag om ansatte opsættes i vinduet ved varmemesterkontoret. 5