Vejledning til elevadministration Vejledning til brug af Optagelse.dk som elevadministrativt system
Vejledning til elevadministration Vejledning til brug af Optagelse.dk som elevadministrativt system Forfatter: Tine Kanne Sørensen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 1.2 ningsfelt... 5 2 Introduktion... 6 2.1 Rettigheder... 6 2.2 Adgang til Elevadministrationen... 6 3 Oprulle elever... 8 3.1 Slette elever, der ikke går på skolen mere... 8 3.2 Oprulningen... 9 4 Vedligeholdelse af elever... 12 4.1 Oprettelse af en elev... 12 4.2 Redigere en elev... 18 4.3 Sletning af en elev.... 20 4.4 Visning af elevernes UNI Login... 20 5 Hold... 22 5.1 Tilføjelse og sletning af hold... 22 5.2 Tilknyt elever til et hold... 25 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 3
1 Indledning 1.1 Målgruppe Målgruppen for denne vejledning er medarbejdere på skoler, der ikke har et elevadministrativt system, og som derfor bruger Optagelse.dk som elevadministrativt system. Vejledningen er bygget op, så rækkefølgen på afsnit er forsøgt tilpasset til arbejdsgangene. Hvis skolen ikke tidligere har brugt Optagelse.dk som elevadministrativt system, skal afsnit 3 springes over. 1.2 ningsfelt Forskellige steder i vejledningen er der indsat et bemærkningsfelt ningsfeltet orienterer om specielle forhold, du skal være opmærksom på ifm. oprettelsesaktiviteten. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 5
2 Introduktion 2 Introduktion Hvis skolen ikke har et elevadministrativt system, skal skolen anvende Optagelse.dk som elevadministrativt system. Det foregår ved hjælp af et ekstramodul, hvor eleverne kan oprettes og administreres. Grunden til dette er, at eleverne skal have et UNI Login, der er identificeret med CPR-nummer og forældre-/værgeoplysninger. Skriv til supporten hvis skolen har behov for at få adgang til modulet Elevadministration. 2.1 Rettigheder For at få adgang til Elevadministrationen på Optagelse.dk, skal du have rettigheden skolemedarbejder. Den rettighed skal du have af din brugeradministrator på Optagelse.dk. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vejledningen om oprettelse af medarbejder. 2.2 Adgang til Elevadministrationen trin 1 trin 2 Login fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html Når du er logget ind, skal du ind på Elevadministration. Det kommer du ved at trykke på knappen Elevadministration. 6 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
2.2 Adgang til Elevadministrationen Hvis du er ansat på flere skoler, skal du først vælge den skole, du ønsker at arbejde med i drop-down menuen. Er du kun ansat på én skole som i dette tilfælde, vil du kun kunne vælge den. trin 3 Hvis ikke du har knappen Elevadministration på forsiden, har skolen ikke adgang til modulet. Hvis skolen ikke har et elevadministrativt system og har brug for at kunne bruge Optagelse.dk som elevadministrativt systemet, og dermed har brug for adgang, skal der sendes en mail til supporten. Nu er du inde på Elevadministrationssiden. Her er der to faneblade: Elever på: Hold på: Funktionerne på fanebladet Elever på: er blandt andet at oprette/redigere elever, oprulle elever til et nyt skoleår og vise deres UNI Login information. Funktionerne her kan du læse om i afsnit 3 og 4. På Fanebladet Hold på: kan du oprette, redigere og vedligeholde dine hold. Du kan læse mere om det i afsnit 5. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 7
3 Oprulle elever 3 Oprulle elever Hvis skolen ikke tidligere har brugt Optagelse.dk som elevadministrativt system, kan du springe over dette afsnit og fortsætte med afsnit 4.1. Hvis skolen sletter alle sine elever ved nyt skoleår og ikke har elever, der fortsætter, kan dette afsnit også springes over. Vær opmærksom på at sletter du alle elever på skolen og ikke tilføjer mindst en sker der ingen overførsel. Det er for at undgå at skolen ved en fejl skal få slettet alle elever. Det er således kun skoler med elever fra flere årgange på Optagelse.dk, der skal læse dette afsnit. Når et nyt skoleår starter, rykker eleverne op i en ny klasse. Denne oprykning skal via en oprulning også ske med eleverne i elevadministrationen på Optagelse.dk. 3.1 Slette elever, der ikke går på skolen mere Før du kan foretage en oprulning, skal du som minimum have slettet evt. 10. klasses elever. Dette skyldes, at der ikke er mulighed for at have en 11. klasse i det elevadministrative modul på Optagelse.dk, og elever i 10. klasse dermed ikke kan rulles op. Det kan også være en god idé i samme omgang at slette elever, der har forladt skolen. trin 1 Først skal du finde de elever, du ønsker at slette. I den forbindelse kan det være en god ide at filtrere, så du får vist de klasser, du skal slette elever fra. Du kan vælge den klasse, du ønsker at se ved at vælge den i listen. Du har kun de klasser, der står på listen. trin 2 Så får du vist den klasse du har valgt. 8 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
3.2 Oprulningen Du sletter eleverne en ad gangen. Dette gøres ved at trykke på knappen Slet. Herefter kommer der en besked op, der spørger, om du er sikker på, at du ønsker at slette eleverne. Hvis du trykker Ja, sletter du eleven. Hvis du trykker på Nej, sker der ikke noget. Du kan kun slette én elev ad gangen. Det er ikke muligt at slette flere elever på en gang. 3.2 Oprulningen Når du har slettet alle dine 10. klasses elever og evt. andre elever, skal du til at rulle eleverne op til deres nye klasser. Du kan vælge én elev eller flere elever. Du kan altså undlade at vælge elever, der ikke skal rykke et klassetrin op. trin 1 Først skal du udpege de elever, du ønsker at rulle op til en ny klasse. Du udpeger eleverne ved at sætte flueben ud for dem på listen: Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 9
3 Oprulle elever Hvis du vil oprulle alle elever, kan du sætte flueben øverst i den sorte bjælke, så vælger du nemlig alle elever. Hvis en elev går en klasse om, kan du undlade at markere eleven ved oprulningen, og eleven vil så blive i den pågældende klasse og på det pågældende klassetrin. Dette gælder dog ikke med 10. klasses elever, da du ikke kan foretage en oprulning, hvis du har 10. klasses elever i det elevadministrative modul. Har du en 10. klasses elev, der tager 10. klasse igen, så har du to muligheder: enten skal du slette ham og oprette ham igen (afsnit 3.1 og 4.1), eller også skal du redigere ham og flytte ham ned i 9. klasse, før du ruller op. trin 2 Når du har valgt de elever, du ønsker at rulle op, skal du trykke på knappen Oprul elever: 10 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
3.2 Oprulningen trin 3 Så kommer en dialogboks op. Denne viser dig, hvilke klassetrin der sker en oprulning på (og hvor mange elever, der oprulles til det pågældende klassetrin). Klik på knappen Oprul. Så er eleverne rullet op. Selv om du ikke vælger at oprulle 10. klasses eleverne, kan du ikke rulle op, så længe de er i oversigten. Du vil få følgende besked, hvis du forsøger at oprulle, mens der stadig er 10. klasses elever. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 11
4 Vedligeholdelse af elever 4 Vedligeholdelse af elever I dette afsnit beskrives, hvordan du opretter og vedligeholder elever. 4.1 Oprettelse af en elev trin 1 For at oprette en elev skal du trykke på Opret elev: 12 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
4.1 Oprettelse af en elev trin 2 Så kommer du ind på siden, hvor du skal oprette eleven. Hvis skolen har hold, kan der være en mulighed for at tilføje eleven til et hold. Det kan du læse mere om i afsnit 5.2. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 13
4 Vedligeholdelse af elever trin 3 Navn, adresse og CPR-nummer Hvis du har et CPR-nummer på eleven, så er det en god ide, at du indtaster elevens CPR-nummer og derefter trykker på knappen Hent fra CPR-registret. Hvis CPR-nummeret findes i CPR-registret, fyldes informationerne ind i felterne. Der fyldes ikke ud med værgeoplysninger, kun navn og adresse på eleven. Hvis oplysningerne i CPR-registret ikke er korrekte, eller du har en elev med et fiktivt CPR-nummer, kan du redigere eller indtaste oplysningerne selv. Det vil sige, at du skal udfylde med elevens navn, adresse og CPR-nummer. Alle elever skal have et CPR-nummer ellers kan de ikke få adgang til Optagelse.dk. Hvis ikke eleverne har et CPR-nummer, skal de have et fiktivt CPR-nummer, og så skal oplysningerne indtastes manuelt. Du kan læse mere om beregningen af fiktivt CPRnummer her. Det er vigtigt at det er elevens korrekte adresse, der står her, for der er ikke mulighed for at rette denne direkte på uddannelsesplanen. Det vil sige, skal den senere rettes, skal du herind og rette den. Du kan læse mere om redigering af elever i afsnit 4.2. Optagelse.dk får ikke opdateringer fra CPR-registret, derfor skal eventuelle ændringer i adresser også rettes manuelt. 14 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
4.1 Oprettelse af en elev Hvis du får nedenstående besked, er der formentlig en fejl i CPR-nummeret, såfremt det ikke er et fiktivt CPR-nummer. trin 4 Klassetrin Så skal du angive elevens klassetrin og en betegnelse for klassen. Du kan enten angive et bogstav, så klassen kommer til at hedde f.eks. 9. A eller give en helt anden klassebetegnelse f.eks. Gul gang. trin 5 Telefon og E-mail. Nederst under elevens oplysninger kan der skrives telefonnummer og e-mail ind. Det anbefales, at du gør det, da det gør, at den institution, der modtager uddannelsesplanen, nemmere kan komme i kontakt med eleven. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 15
4 Vedligeholdelse af elever trin 6 Værgeoplysninger Når du har fået angivet oplysningerne om eleven, skal du angive oplysninger på mindst en værge. Det vil sige, det kan være mor/far eller en tredje voksen, der har forældremyndigheden. Hvis du har CPR-nummer fra forældrene, kan du hente oplysningerne fra CPR-registret. Du indtaster værgens CPR-nummer og trykker Hent fra CPR-registeret. Hvis det er et gyldigt CPR-nummer, hentes der nu oplysninger fra CPR-registeret. Hvis ikke du har et CPR-nummer på værgen, skal du indtaste navn og adresse. Du behøver ikke have CPR-nummer på værgeoplysningerne. Telefon og e-mail oplysninger kan du angive nederst på oplysningerne. trin 7 Forældremyndighed Når du har angivet oplysningerne på værgen, skal du markere om vedkommende har forældremyndighed. Det er kun værge med forældremyndighed, der bliver overført til Elevoversigten. 16 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
0 Trin 6 og trin 7 gentages, hvis der er mere end én forældremyndighedsindehaver (forælder/værge). trin 8 Der skal være en mindst en forældremyndighedsindehaver, men det er ikke nødvendigt, at de har et CPR-nummer. Når du har indtastet alle oplysninger om eleven, skal der trykkes på knappen Gem. Så er eleven gemt og kan nu ses på oversigten. Du kan også gemme undervejs. Når eleven er oprettet i Elevadministrationen, sker der en automatisk overførsel til UNI loginadministrationen. Elevens UNI login identificeres og tilknyttes institutionen, hvis eleven har et UNI login i forvejen. (Overførslen sker en gang i døgnet og der kan således gå op til 24 timer før eleven er overført.) Elevens UNI login kan også anvendes til andre tjenester på baggrund af dette. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 17
4 Vedligeholdelse af elever 4.2 Redigere en elev Det kan være nødvendigt at rette en elevs informationer, enten fordi eleven flytter, får nyt telefonnummer eller skal have ændret klasse. trin 1 Først skal du finde den elev, du ønsker at redigere. I den forbindelse kan det være en god ide at filtrere, så du får vist den klasse, hvor du skal redigere en elev fra. Du kan vælge den klasse, du ønsker at se ved at vælge den i listen. Du har kun de klasser, der står på listen. trin 2 Så får du vist den klasse, du har valgt. For at komme ind på en elev skal du trykke på elevens CPR-nummer. 18 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
4.2 Redigere en elev trin 3 Så kommer du ind på en side, svarende til når du opretter eleven. Her kan du redigere i de oplysninger, der er angivet: Hvis skolen har hold, kan der være en mulighed for at tilføje eleven til et hold. Det kan du læse mere om i afsnit 5.2. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 19
4 Vedligeholdelse af elever trin 4 Du redigerer i oplysningerne ved at klikke dig ind i det felt, hvor du ønsker at rette oplysningerne. trin 5 Elev- og værgeoplysninger opdateres ikke fra CPR-registret, selvom de oprindeligt er oprettet via opslag i CPR-registret. Når du er færdig med at rette i oplysningerne, skal der trykkes på knappen Gem. 4.3 Sletning af en elev. Hvis en elev ikke længere går på skolen, er det en god ide at rydde op ved at slette eleven. Du kan læse, hvordan du sletter elever i afsnit 3.1. Vær opmærksom på at sletter du alle elever på skolen og ikke tilføjer mindst en sker der ingen overførsel. Det er for at undgå at skolen ved en fejl skal få slettet alle elever. 4.4 Visning af elevernes UNI Login Der er mulighed for at få vist UNI Login-brugernavnet, samt adgangskode på eleverne i Elevadministrationen. 20 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
4.4 Visning af elevernes UNI Login trin 1 For at få vist en liste med elevernes UNI Login-brugernavn samt adgangskode, skal du trykke på knappen Vis Unilogin info. Så kommer der en boks op med elevernes UNI Login - brugernavn og adgangskode Du kan scrolle ned for at se flere elever, og når du er færdig, skal du trykke på Luk. Du kan først se UNI Login på nye elever dagen efter, du har oprettet dem i Elevadministrationen. Du kan kun se det systemtildelte kodeord til eleverne, og du kan ikke se om eleverne har ændret koden. Hvis UNI Login ikke virker, må du bede en administrator af UNI Login om at nulstille det. Dette kan ikke gøres via Optagelse.dk. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 21
5 Hold 5 Hold Du har muligheden for at oprette hold, som eleverne kan tilknyttes til udover deres klasse. Denne funktion er rettet mod brug på de nationale test, da de ikke bruges på Optagelse.dk. 5.1 Tilføjelse og sletning af hold trin 1 Først skal du skifte til fanebladet Hold på: Det gør du ved at trykke på fanebladet: trin 2 Inde på fanebladet kan du se en oversigt over de elever, der er tilknyttet et hold. Eleverne kan stå der flere gange, hvis de er tilknyttet flere hold. For at oprette eller slette et hold skal du trykke på knappen Opret hold. trin 3 Nu kommer du ind på siden Opret hold. Her kan du se en oversigt over, hvilke hold skolen har, deres beskrivelse og hvem, der har oprettet holdene. 22 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
5.1 Tilføjelse og sletning af hold trin 4 Oprette hold Hvis du vil oprette et hold, skriver du holdets navn og beskrivelse i felterne og trykker på knappen Tilføj. Så er holdet oprettet. Du kan i afsnit 5.2 se, hvordan du tilknytter elever til holdet. trin 5 Slette hold Hvis du ønsker at slette et hold, skal du bare trykke på knappen Slet ud for holdet. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 23
5 Hold Er der ikke tilknyttet elever til holdet, får du denne besked: Er der tilknyttet elever til holdet, får du denne besked: Hvis du trykker på knappen Nej, slettes holdet ikke. Trykker du på knappen Ja, så slettes holdet, og du får nu vist den nye liste af hold. Du kan ikke redigere i oplysningerne om holdet. Det vil sige, at hold, navn og beskrivelse ikke kan rettes. Hvis du har lavet fejl i disse ting, er der kun en måde at rette det på, og det er ved at slette holdet og oprette det igen. For at tilknytte elever til holdet skal du læse afsnit 5.2. 24 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
5.2 Tilknyt elever til et hold 5.2 Tilknyt elever til et hold Når du har oprettet et hold, kan du tilknytte eleverne til holdet. Det sker ved redigering af eleverne. trin 1 Du skal over på fanebladet Elever på: trin 2 Her skal du enten redigere en elev (læs mere i afsnit 4.2) eller oprette en ny elev (læs mere i afsnit 4.1). Det gøres ved enten at trykke på elevens CPR-nummer eller på knappen Opret elev. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 25
5 Hold trin 3 Når du har oprettet et hold, får du et nyt felt i forhold til det, der er beskrevet i afsnit 4.1 og 4.2. Nemlig muligheden for at vælge et eller flere hold, eleven går på. trin 4 Tilføj hold på eleven Du tilføjer et hold ved at vælge det på listen. Når du har valgt holdet, skal du trykke på knappen Tilføj for at tilføje holdet til listen over elevens hold. Så dukker holdet op til højre på siden. Hvis du holder musen henover navnet på holdet, kan du se beskrivelsen af holdet. 26 Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016
trin 5 Fjerne eleven fra et hold Hvis du ønsker at fjerne eleven fra et hold, skal du trykke på Slet ud for holdets navn til højre. Vær opmærksom på, at der ikke er en advarsel, når du sletter elevens tilknytning til et hold. trin 6 Når du er færdig med at lave ændringer på eleven, skal du huske at gemme ved at trykke på knappen Gem nederst på siden. Styrelsen for It og Læring, 16. december 2016 27