Fravær- og Nærværspolitik Langeland kommune Langeland Kommune 2014-2017
Indhold Indledning... 3 Formål med fravær- og nærværspolitik... 3 Målsætning... 3 Nærvær og fravær... 3 Nærværskultur... 3 Ansvar... 4 Registrering af fravær... 5 Fraværsårsager... 5 Planlagt og ikke planlagt fravær... 5 Registrering af fravær... 5 Procedurer ved fravær... 6 Fravær grundet egen sygdom... 6 Fraværssamtaler... 6 Fravær der ikke er grundet egen sygdom... 9 Fravær med løn... 9 Barns første og anden sygedag... 9 Omsorgsdage... 10 Barns hospitalsindlæggelse... 10 Barsels-, forældre- pleje- og uddannelsesorlov... 10 Besøg hos jordemoder og Blodbank... 10 Behandling hos egen læge, speciallæge og ambulante behandlinger... 10 Tandlæge... 10 Jubilæum... 10 Fødselsdag... 10 Bryllup, sølv- og guldbryllup, konfirmation... 11 Nærmeste slægtnings begravelse... 11 Borgerligt ombud... 11 Akuthjælper/firstaid... 11 Seniordage... 11 Anden frihed med løn... 11 Kursusdeltagelse... 11 Uden løn... 12 1
Barns læge, tandlæge og speciallægebesøg... 12 Følge alvorligt syge børn/forældre/ægtefælle til læge, hospital eller lign... 12 Frivillig brandmand... 12 Ikke lovbestemt orlov... 12 Afholdelse af ferie... 12 Pasning af alvorligt sygt barn... 12 Pasning af døende pårørende... 13 Vejledninger og hjælp... 13 Online... 13 HR... 13 Bilag 1 - kontaktforløb ved sygefravær... 14 Bilag 2 - referatskabelon... 16 Bilag 3 - tjekliste... 18 Bilag 4 mulighedserklæring... 19 Bilag 5 - samtaleoversigt... 21 2
Indledning Fravær- og nærværspolitikken er en del af personalepolitikken, som har til formål at tiltrække og fastholde dygtige medarbejdere og ledere gennem attraktive og rummelige arbejdspladser. Derudover skal politikken understøtte udviklingen af både medarbejdere og arbejdsfunktioner, så organisationen er fleksibel overfor stadige forandringer. Ligeledes skal politikken præcisere, hvilke forventninger ledelse og medarbejdere kan have til hinanden. Kommentar [bihol1]: Er ændret fra fraværspolitik til fravær- og nærværspolitik i hele politikken Formål med fravær- og nærværspolitik Formålet med fravær- og nærværspolitikken er, at højne nærværet og nedbringe fraværet sikre, at der er tillid til at regler og retningslinjer håndteres retfærdigt drage omsorg for den syge medarbejder tage hensyn til de medarbejdere, der må yde en ekstra indsats pga. kollegers fravær Sikre, at borgere i Langeland Kommunepåvirkes mindst muligt ved personalefravær Ved at nedbringe fraværet og højne nærværet vil både medarbejdere og borgere opleve en øget stabilitet og et større menneskeligt og økonomisk overskud. Derfor er nedbringelsen af fraværet en fælles opgave, som alle ansatte skal bidrage aktivt til. Anvendelsen af fravær- og nærværspolitikken skal resultere i en større oplevelse af tillid, retfærdighed og samarbejde. Dermed er politikken med til at øge den sociale kapital og sikre et lavt fravær og et højt nærvær. Målsætning Langeland Kommune har følgende mål 2014-2017: Sygefraværet i 2014-2017 skal være under landsgennemsnittet (i 2012 seneste tal i fld er landsgennemsnittet 4,4 og Langeland Kommune 4,7, svarende til hhv. 15,9 dage og 17, 2 dage) Fravær- og nærværspolitikken skal resultere i en større oplevelse af tillid, retfærdighed og samarbejde. Nærvær og fravær Nærværskultur At arbejde med nærvær i en organisation er meget mere end blot at have fokus på fremmødet og fraværet. Et højnet nærvær vil have en positiv effekt på netop fremmødet, men også på andre faktorer. En nærværskultur er kendetegnet ved, at arbejdet er meningsfuldt for medarbejderne, at en god indsats bliver anerkendt, og at omgangsformen er præget af dialog. 1 Disse faktorer har positiv betydning for 1 Op med nærværet, Danske Regioner, 2009. 3
medarbejdernes trivsel, de mindsker risikoen for sygdom, og dermed højner de fremmødet. Nærværskulturen opbygges ved at fokusere på indstillingen i hverdagen og væremåden overfor hinanden i arbejdet. Det er et øget fokus på hvordan vi fungerer sammen, taler sammen og omgås hinanden arbejdsmæssigt. Et fokus på at et samarbejde skal præges af tillid, respekt og dialog både overfor kollegaer og overfor borgere. Dermed øges den sociale kapital i organisationen. En nærværskultur trives i et arbejdsmiljø, der både rummer fokus på at gøre det godt og at ha det godt Arbejdsglæde, mening og stolthed Opgaveløsning Arbejdsmiljø Kvalitet At gøre det godt At ha det godt Trivsel Effektivitet Udvikling Produktivitet Arbejdsvilkår Motivation og engagement De to sider er forudsætninger for hinanden. For at gøre det godt, skal man have det godt. Og for at have det godt, skal man gøre det godt. Det er simpelt, men også en balancegang at praktisere. Ansvar Gennem åbenhed omkring eget og kollegers fravær skabes grobund for et samarbejde mellem ledere og medarbejdere om en fælles indsats for en hurtig tilbagevenden til arbejdet samt den videre udvikling af et sundt arbejdsmiljø. Såvel ledere som medarbejdere og tillidsvalgte, er ansvarlige for at indgå i en positiv dialog om eventuelle problemer. Ved at sætte fokus på den enkelte medarbejders fravær bliver der udvist omsorg og respekt for den enkeltes betydning for arbejdspladsens funktion og trivsel. Kommentar [bihol2]: Indsat eget og Ledelsen er derfor forpligtet til at administrere fravær- og nærværspolitikken på en måde som dagligt tager hensyn til medarbejderne. Samtidig er det ledelsens ansvar løbende og systematisk at vurdere fraværet og gribe ind i de tilfælde hvor det skønnes, at der er behov for det. Medarbejderen har også et ansvar. I den forbindelse har medarbejderen pligt til at syge- og raskmelde sig rettidigt, det vil sige at sygemelde sig senest ved arbejdstids begyndelse og raskmelde sig som det er aftalt lokalt. For at bevare kontakten til arbejdspladsen og derved lette en tilbagevenden til arbejdet, er det vigtigt, at medarbejderen aktivt søger at bevare kontakten til arbejdspladsen, for eksempel ved at kontakte arbejdspladsen, deltage i personalemøder eller komme på besøg. 4
Medarbejderen har pligt til at melde sygemelding/raskmelding rettidigt, samt aktivt søge at bevare kontakten til institutionen. Med hensyn til sygefravær har den enkelte medarbejder ret til at kende ført statistik over eget sygefravær, ligesom ledelsen, på baggrund af sygefraværets omfang eller mønster, skal indkalde den enkelte til fraværssamtaler. Samtalerne har til formål så tidligt som muligt at afklare det videre forløb omkring medarbejderens tilbagevenden til arbejdet. Kommentar [bihol3]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv ovenfor Registrering af fravær Fraværsårsager Fravær kan være begrundet i egen sygdom af enten kortere eller længere varighed. Andet fravær kan være i ferie, orlov, andre fridage, barns sygdom, jubilæum mm. Retningslinjerne for de forskellige former for fravær samt om man er berettiget til løn eller ej, er beskrevet senere. Planlagt og ikke planlagt fravær Fravær kan både være planlagt og ikke planlagt. Egen sygdom kan opstå spontant, men kan også være planlagt, for eksempel i forbindelse med en planlagt operation. Samtidig kan andet fravær også både være planlagt og ikke planlagt. Eksempelvis er ferie, kurser og forældreorlov oftest planlagte hvorimod barns sygdom og pludseligt opstået behov for at søge orlov ikke er planlagte. Det er vigtigt, at der i planlægningen af fravær så vidt muligt tages højde for begge typer af fravær og at det foregår i et åbent samarbejde mellem leder og medarbejdere (- og medarbejdere imellem). Derigennem sikres, at planlægningen foregår med tillid fra begge parter og opleves retfærdigt. Fravær registreres i OPUS Rollebaseret Indgang. Det er vigtigt, at al fravær registreres så snart det kendes og afsluttes når medarbejderen vender tilbage på arbejde. Registrering af fravær Følgende fravær skal registreres i systemet - Sygdom - Delvis sygdom - Ferie og 6. ferieuge - Sygdom med 56 (kronisk lidelse) - Hjemmeboende barn syg - Omsorgsdage - Seniordage og fritvalgsdage - Tjenestefri med løn - Tjenestefri uden løn - Kursus 5
Procedurer ved fravær Fravær grundet egen sygdom Fraværssamtaler For at sikre den fraværende den bedst mulige støtte og fremme medarbejderens muligheder for en hurtig tilbagevenden til arbejdet, er det vigtigt, at alle medarbejdere får tilbudt samme opfølgning på deres fravær. Det har stor betydning for medarbejderens tillid til systemet og om det opleves at fraværet håndteres retfærdigt. Der er derfor udarbejdet nedenstående overordnede retningslinjer for opfølgning på længerevarende eller hyppige sygefraværsperioder (se bilag 1). Sygemelding 1. dag Medarbejderen kontakter nærmeste leder (med mindre andet er aftalt lokalt) for at melde sig syg, senest ved arbejdstidens begyndelse. Hvis der allerede her kan siges noget om varighed (eksempelvis ved hospitalsindlæggelse, lægelig sygemelding mv.) angives forventet varighed. Hvornår en medarbejder senest skal raskmelde sig aftales lokalt. Kontakt efter 4 dage- fraværssamtale Medarbejderen kontakter nærmeste leder ved arbejdstids begyndelse den 4. dag, for at orientere om den forventede varighed af sygefraværet. Hvis medarbejderen ikke selv kontakter arbejdspladsen tager lederen kontakt til den sygemeldte. Kontakt efter 10 dage- mulighedssamtale Lederen tager kontakt til medarbejderen efter 10 dages sammenhængende fravær, hvis lederen finder at der er behov for denne samtale, eller når det skønnes, at sygdommen vil strække sig over længere tid. Kontakten kan både være personlig og telefonisk. Lederen tager kontakt til medarbejderen efter 10 dages sammenhængende fravær eller når det skønnes, at sygdommen vil strække sig over længere tid. Kontakten kan både være personlig og telefonisk. Mulighedssamtalen anvendes, når de er behov for at drøfte hvordan eller hvornår en allerede sygemeldt medarbejder kan vende tilbage til arbejdet. Det drøftes konkret, hvordan og på hvilke vilkår medarbejderen vender tilbage. Der kan udarbejdes en mulighedserklæring. Handleplanen er supplement til det skema som skal udfyldes ved samtalen og bør endvidere indeholde en aftale om, hvornår der skal ske en opfølgning på fraværet. Kontakt efter 4 uger Lederen skal gennemføre en fraværssamtale/trivselssamtale indenfor de første 4 uger efter 1. fraværsdag (lovpligtig). Samtalen kan holdes telefonisk eller ved indkaldelse til møde. Medarbejderen kan vælge at medbringe en bisidder, som kan være tillidsrepræsentanten eller en anden person. Kommentar [bihol4]: Høringssvar: MED-udvalget foreslår at sygedagene ændres fra antal dage til antal arbejdsdage. Kommentar: Begrundelsen for ikke at ændre ordlyden er, at det er sammenhængende sygdom som politikken arbejder med. Men når sygefraværet opgøres, tages der hensyn til om der skulle have været et nærvær. Det bliver dermed ikke registreret som fravær. Kommentar [bihol5]: Forslag til ny tekst er skrevet ovenfor i kursiv. Formålet med samtalen er, at vedligeholde kontakten mellem arbejdspladsen og den sygemeldte, samt styrke motivationen til at komme tilbage på arbejde. Samtalen skal desuden afdække hvorvidt om medarbejderen forventer at fraværet varer mere end 8 uger og om der er mulighed for at den sygemeldte kan genoptage arbejdet delvist. 6
Hvis sygemeldingen forventes at vare mere end 8 uger kan medarbejderen bede om at få udarbejdet en fastholdelsesplan. Planen skal være skriftlig og kan f.eks. indeholde en beskrivelse af arbejdspladsindretning, ændrede arbejdsopgaver, plan for delvis tilbagevenden m.v. Det er lederen der vurderer om det er relevant i forhold til situationen. Hvis lederen vurderer at det ikke er relevant, skal afslaget begrundes skriftligt. Kontakt senest 8 uger efter 1. fraværsdag Ved sygefravær ud over 8 uger vurderer lederen om der skal afholdes en uddybende samtale med den sygemeldte. Fastholdelsesplan Hvis sygemeldingen forventes at / har varet mere end 8 uger kan medarbejderen bede om at få udarbejdet fastholdelsesplan. Planen skal være skriftlig og kan f.eks. indeholde en beskrivelse af arbejdspladsindretning, ændrede arbejdsopgaver, plan for delvis tilbagevenden m.v. Det er lederen der vurderer om det er relevant i den konkrete sag. Hvis lederen vurderer at det ikke er relevant, skal afslaget begrundes skriftligt. Der kan indkaldes til en rundbordsamtale hvor relevante parter inviteres, parter der i fællesskab og i samarbejde med den sygemeldte kan finde frem til en afklaring for medarbejderen. Det kan eksempelvis være medarbejder, leder, bisidder, jobcenter, læge, fysioterapeut, psykolog med videre. Hvis medarbejderen har en midlertidig eller nedsat erhvervsevne skal det afklares hvilke muligheder der er for at fastholde den pågældende på arbejdspladsen. Der tages kontakt til HR, ligesom det kan være relevant at inddrage medarbejderens bopælskommune (dette kræver accept fra medarbejderen). Der skal fortsat være løbende kontakt mellem arbejdspladsen og den sygemeldte i hele fraværsperioden. Spredte fraværsdage Trivselssamtale Trivselssamtalen er en samtale mellem leder og medarbejder, som holdes hvis medarbejderen har op til 5 fraværsdage indenfor 3 måneder. Medarbejderen kan altid medbringe en bisidder til samtalen. Fraværssamtale Fraværssamtalen er en samtale, der holdes, når en medarbejder har haft 6-10 dages fravær i løbet af de sidste 6 måneder eller hvis en medarbejders fravær har et mønster eller en hyppighed, som efter lederens skøn giver anledning til en samtale. For eksempel hvis fraværet ligger på bestemte ugedage. Ovenstående antal dage vedr. de enkelte sygefraværstyper skal opfattes som et maksimum og kan altid suppleres med et individuelt skøn af lederen i forhold til den enkelte medarbejders situation. Formålet med samtalerne er at have fokus på medarbejderen, dennes trivsel og mulighed for at genoptage arbejdet helt eller delvist. Lederen skal tage initiativ til afholdelse af samtalerne, men medarbejderen kan opfordre til det, for eksempel til en trivselssamtale. Samtalerne behøver ikke at finde sted på arbejdspladsen. Samtalen kan for 7
eksempel også foregå i medarbejderens hjem eller på et neutralt sted i kommunen efter medarbejderens ønske. Det er intentionen, at der skal være løbende kontakt mellem arbejdspladsen og den sygemeldte i hele fraværsperioden for at medarbejderen bevarer en tilknytning til arbejdspladsen og får lettere ved at vende tilbage. For eksempel kan et kort telefonopkald eller en SMS fra lederen eller en kollega medvirke til at medarbejderen føler nærvær og at der drages omsorg. Omvendt har medarbejderen også mulighed for at kontakte arbejdspladsen, deltage i personalemøder eller komme på besøg for at bevare kontakten til arbejdspladsen. Deltagelse i samtalerne er obligatorisk for medarbejderen og der er altid mulighed for at medbringe en bisidder. Lederen udarbejder et referat (se bilag 2) af samtalen, som underskrives af begge parter. Herefter bliver der udleveret en kopi til medarbejderen, ligesom en kopi også vil ligge som fortroligt materiale på den enkeltes personalesag. Desuden er der udarbejdet en tjekliste (bilag 3) som lederen har mulighed for at benytte. Samtalerne skal holdes efter principperne i den professionelle samtale. Tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant afholder ikke samtaler, men er vigtige i arbejdet med at nedbringe fraværet og de vil ofte deltage som bisiddere. De tillidsvalgte har ofte fingeren på pulsen i medarbejdergruppen og vil der have mulighed for at opfange tegn på kolleger, der ikke trives, før de sygemeldes. De har pligt til at handle på disse observationer og eksempelvis holde en opmærksomhedssamtale med kollegaen, som en uformel snak. (se bilag 5) 8
Fravær der ikke er grundet egen sygdom Fravær med løn Fravær aftales med nærmeste leder. Der gives frihed med løn ved: Barns første og anden sygedag Som ansat i Langeland Kommune kan du få fri med løn på dit barns første og anden sygedag, når hensynet til barnets forhold gør det nødvendigt forholdene på tjenestestedet tillader det barnet er under 18 år og barnet er hjemmeværende Barnets første sygedag Barnets første sygedag skal forstås som den første kalenderdag, hvor barnet bliver sygt. Hvis barnet er blevet syg meget sent om aftenen, er det dog den næste dag, der tæller som barnets første sygedag. Det skal samtidig være nødvendigt at passe barnet, og det har ikke været muligt at finde anden pasning. Hvis barnet bliver syg på din fridag, kan du holde barnets anden sygedag den efterfølgende arbejdsdag, men du har ikke krav på barnets første sygedag. Om barnets sygdom kan begrunde tjenestefrihed, beror på en konkret vurdering af sygdommen sammenholdt med barnets alder. Herudover skal forholdene på arbejdspladsen tillade, at du kan blive hjemme. I tilfælde, hvor medarbejderen har aften- eller weekendarbejde, kan der træffes aftale om at udskyde mødetiden. Har en medarbejder fri pga. barn syg, betyder det ikke, at man kan udeblive fra alle aktiviteter fx aftenmøder o.l. Omfanget af friheden inddrages konkret med nærmeste leder. Barnet må ikke være fyldt 18 år og skal opholde sig hos dig. Som hovedregel vil du kunne holde barnets første sygedag, hvis du har samme folkeregisteradresse som barnet, men sammenfaldende folkeregisteradresse er ikke noget krav. Det er altså ikke en forudsætning, at du er biologisk forældre, adoptivforældre eller har forældremyndigheden. Som papforældre" vil du således efter en konkret vurdering også kunne holde barnets første sygedag. Hvis begge forældre har mulighed for at tage barnets første sygedag, er det kun den ene forældre, der kan holde den. Barnets anden sygedag Den første og anden sygedag kan holdes uafhængigt af hinanden, dvs. man kan holde fri på barnets anden sygedag, selv om man ikke har holdt fri på barnets første sygedag. Forældre kan dele de to dage imellem sig, sådan at den ene holder fri den første dag, og den anden holder 9
fri den anden dag. Ordningen kan inddrages, hvis det opleves at den misbruges. Nærmeste leder kontaktes ved barns 1. eller 2. sygedag (kalenderdag). Det er Langeland kommunes intention, at give medarbejdere med børn mulighed for at afholde barns første og anden sygedag. Barns første sygedag tolkes som den tid, der gives til familien, til at finde pasning til barnet og bevilges, såfremt det er muligt at løse det deraf opståede personaleproblem. Tjenestefriheden gives som hel eller delvis fridag med løn, men tæller som fravær. Ved mere end 5 fraværsdage over 3 måneder pga. af barn syg kan medarbejderen blive indkaldt til en samtale. I tilfælde, hvor medarbejderen har aften- eller weekendarbejde, kan der træffes aftale om at udskyde mødetiden. Har en medarbejder fri pga. barn syg, betyder det ikke, at man kan udeblive fra alle aktiviteter fx aftenmøder o.l. Omfanget af friheden inddrages konkret med nærmeste leder. Ordningen kan inddrages, hvis det opleves at den misbruges. Omsorgsdage Medarbejdere med børn under 7 år har ret til 2 omsorgsdage pr barn til og med det kalenderår hvor barnet fylder syv år. Benyttes omsorgsdagene ikke bortfalder de. Barns hospitalsindlæggelse Der findes særlige regler ved barns hospitalsindlæggelse, kontakt din leder eller tillidsrepræsentant herom. Se aftale om fravær af familiemæssige årsager. Kommentar [bihol6]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv ovenfor Kommentar [bihol7]: Foreslås indsat: Barsels-, forældre- pleje- og uddannelsesorlov For barsels-, forældre- pleje- og uddannelsesorlov følges de til enhver tid gældende regler i overenskomster og centrale aftaler. Spørg evt. din tillidsrepræsentant, Leder eller tag kontakt til HR og Personale. Besøg hos jordemoder og Blodbank Der er frihed, men omfang aftales med nærmeste leder Behandling hos egen læge, speciallæge og ambulante behandlinger Hovedreglen er, at lægebesøg, speciallæg e og ambulante behandleringer skal lægges uden for arbejdstiden. For en del medarbejdere er det f.eks. muligt at tilrettelæge arbejdstiden fleksibelt, så lægebesøg kan planlægges herefter. Hvis det ikke er muligt gives der frihed i rimeligt omfang efter konkret aftale med nærmeste leder. Tandlæge Der kan gives frihed til akutte behandlinger, ellers skal det ske uden for arbejdstiden Jubilæum Der gives en fridag i forbindelse med eget 25, 40 og 50 års jubilæum Fødselsdag Der gives en fridag på egen 50, 60, og 70 års fødselsdag hvis dagen falder på en arbejdsdag. 10
Bryllup, sølv- og guldbryllup, konfirmation Der gives en fridag ved eget eller barns bryllup, eget sølv- og guldbryllup samt barns konfirmation hvis dagen falder på en arbejdsdag. Nærmeste slægtnings begravelse Ved dødsfald og begravelse i nærmeste familie(ægtefælle, barn, forældre, bedsteforældre, svigerforældre) har man fri på dagen. Såfremt det er nødvendigt med yderligere frihed eks. til rejse i forbindelse med dødfald kan det bevilges af nærmeste leder. Borgerligt ombud En kopi af indkaldelsen afleveres. Alle ansøgninger og svar lægges i personalesagen. Ved lovmæssigt fravær, der fx omfattes af borgerligt ombud, gælder, at dette i god tid aftales med nærmeste leder. Akuthjælper/firstaid Der gives frihed i den tid, det tager at udføre opgaven. Kommentar [bihol8]: Foreslås indsat: Seniordage Medarbejdere, der har ret til seniordage, aftaler placering af dagene med nærmeste leder. Se relevant overenskomst eller kontakt din tillidsrepræsentant Medarbejdere, der er fyldt 60 (58) år har ret til seniordage, jf. den relevante overenskomst Placering af dagene aftales med nærmeste leder. Anden frihed med løn Kommentar [bihol9]: Forslag til ny tekst er skrevet ovenfor med kursiv Alvorlig sygdom Frihed efter aftale med leder ved alvorlig sygdom i nærmeste familie og ved andre særlige begivenheder. Helligdage mv. Frihed på helligdage og specialdage fremgår af enkelte overenskomster. Endvidere kan der bevilges tjenestefrihed i særlige tilfælde efter aftale med nærmeste leder. Kursusdeltagelse En kursusdag regnes generelt som 7,4 time uanset længden af kursusdagen, men der kan være forskelle i de enkelte faggruppers overenskomster. Ved uddannelse/kurser med eksamen gives der tjenestefri på eksamensdagen og dagen før. Hvis eksamen afholdes over flere dage (eks. 48 timers eksamen) gives der frihed på de kalenderdage, som det strækker sig over men ikke dagen før eksamensstart. Er der i forbindelse med uddannelsen krav om udarbejdelse af en større skriftlig opgave kan der indgås lokal aftale om tjenestefrihed. Det er ikke uddannelsens niveau, der er afgørende for, om der kan ydes fridage, men antallet af fridage aftales mellem den pågældende medarbejder og dennes nærmeste leder efter en konkret vurdering af den pågældende uddannelse og opgavens karakter og omfang. Heltidsuddannelser Der ydes ikke arbejdsgiverbetalt frihed til deltagelse i heltidsuddannelser, men der kan eventuelt gives orlov uden løn efter gældende regler for orlov. 11
Uden løn Barns læge, tandlæge og speciallægebesøg Besøg hos læge og tandlæge skal så vidt muligt lægges udenfor arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt kan der aftales frihed uden løn eller afspadsering efter nærmere aftale med nærmeste leder Følge alvorligt syge børn/forældre/ægtefælle til læge, hospital eller lign. Omfang aftales med nærmeste leder i forhold til planlægningen. Tjenestefriheden skal kunne forenes med arbejdets tilrettelæggelse. Der findes særlige regler ved akut opstået sygdom og ved barns hospitalsindlæggelse, kontakt din leder eller HR herom. Frivillig brandmand Der gives frihed i den tid, det tager at udføre opgaven. Kommentar [bihol10]: Foreslås indsat Ikke lovbestemt orlov Orlovspolitikken omfatter ikke de lovbestemte orlovstyper, men primært orlov uden løn. Medarbejdere, der ønsker orlov, fremsender begrundet skriftlig ansøgning til nærmeste leder. Der gives alle medarbejdere, mulighed for orlov med henblik på faglig og/eller personlig udvikling herunder i forbindelse med særlige familiemæssige situationer, humanitært arbejde mv. ud fra følgende retningslinjer: Orlov gives når det er foreneligt med arbejdsstedets situation og kvalificeret afløser kan findes. Orlov gives som hovedregel uden løn. Orlov gives i op til 1 år undtagelsesvis 2 år. Der tilstræbes at tilbagevenden sker til samme stilling. Medarbejdere på orlov har samme tryghed i ansættelsen som øvrige medarbejdere. Orlov kan være et redskab til at gennemføre intern jobrotation. Der gives som hovedregel ikke orlov i forbindelse med jobskifte. Særlige forhold: Orlov/tjenestefrihed med løn, der ikke har hjemmel i overenskomst for den pågældende ansøger, kan alene bevilges af Økonomiudvalget. Orlov/tjenestefrihed uden løn bevilges uanset længden af tjenestefriheden af den, der har ansættelseskompetencen. Afholdelse af ferie se ferieaftalen på www.kl.dk Pasning af alvorligt sygt barn Forældre med alvorligt syge børn under 18 år, har ret til dagpenge fra kommunen, hvis de i forbindelse med barnets sygdom helt eller delvist opgiver lønarbejde eller personligt arbejde i selvstændig virksomhed. Det er en betingelse at barnets sygdom skønnes at medføre behov for ophold på sygehus eller lignende institution i 12 dage eller mere. Behandling eller pleje i hjemmet kan sidestilles med ophold på sygehus, hvis barnets behov i forbindelse med sygdommen taler for det. Se mere på www.borger.dk 12
Pasning af døende pårørende Du kan som pårørende søge om et plejevederlag til at passe en nær slægtning eller ven, der ønsker at dø i eget hjem. Du har ret til at få orlov fra dit arbejde, når du modtager plejevederlag, se mere på www.borger.dk Vejledninger og hjælp Online Se www.kl.dk for overenskomster og vejledning om aftale om fravær af familiemæssige årsager. Se www.borger.dk for muligheder for dagpenge eller tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med orlov. Kontakt de faglige organisationer eller tillidsrepræsentanten. HR Lederen kan i samarbejde med medarbejderen og eventuelt en tillidsvalgt rette henvendelse til HR med henblik på: tilbagevenden til arbejde fastholdelsesplan darbejdes en Krisehjælp og psykologbistand Hvis en medarbejder som følge af en kritisk hændelse i forbindelse med sit arbejde får behov for krisehjælp, tilbydes psykologbistand via Dansk Krisekorps A/S. Tilsvarende kan der tilbydes psykologbistand til medarbejdere, der udsættes for andre arbejdsrelaterede situationer, hvor lederen vurderer det vil være relevant med psykologbistand, eks. i forbindelse med en opsigelse, stress mv. Der tilbydes samtaler svarende til max. 5 timer. Udgiften afholdes af en central pulje. Der kan ikke tilbydes bistand herudover heller ikke selv om arbejdsstedet selv ønsker at finansiere yderligere tilbud. Krisehjælpen rekvireres ved at leder for den medarbejder, der har brug for krisehjælp, kontakter en medarbejder i HR og Kommunikation Såfremt fraværet overstiger en samlet periode på 4 uger, opfordres lederen også til at være aktivt medvirkende i samarbejdet med Jobcentret om medarbejderens situation Kommentar [bihol11]: Høringssvar: Det bør tilføjes i fravær- og nærværspolitikken, at der i ganske særlige tilfælde kan søges om psykologbistand til mere end 5 samtaler. Dette skal kun være i de helt ekstraordinære tilfælde, hvor en medarbejder har været helt særligt belastet af sine arbejdsforhold. LokalMED forslår, at det skal være HR og daglig leder, der kan tage stilling til dette. Svar: Teksten i politikken er svarende til teksten på intranettet og må formodes at være gældende, og bør derfor ikke ændres. 13
Bilag Bilag 1 - kontaktforløb ved sygefravær Samlet fravær Tidshorisont Leders ansvar Medarbejders ansvar Orientering til nærmeste leder (med mindre andet er aftalt lokalt) 1. dag Orientering til arbejdsplads/ nærmeste leder, således at fravær registreres 4. dag Eventuel kontakt, hvis medarbejderen ikke selv gør det Kontakt til medarbejder angående fravær og varighed Orientering om hvor længe fraværet forventes at blive Formel samtale Nej Nej Kommentar [bihol12]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Mulighedssamtale 10. dag Skal gøre opmærksom på at medarbejder kan medbringe en bisidder til samtalen Der kan medbringes en bisidder til samtalen Ja Kommentar [bihol13]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Der kan udarbejdes en mulighedserklæring Fraværssamtale Senest 4 uger efter 1. fraværsdag Der tages referat Der holdes fraværssamtale (sygedagpengelovens 7a) Skal gøre opmærksom på at medarbejder kan medbringe en bisidder til samtalen Der kan medbringes en bisidder til samtalen Ja Kommentar [bihol14]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Fastholdelsessamtale Senest 8 uger efter 1. fraværsdag Indkalder til fastholdelsessamtale (eventuelt rundbordssamtale) med den sygemeldte Skal gøre opmærksom på at medarbejder kan Der kan anmodes om en fastholdelsesplan Der kan medbringes en bisidder til samtalen Ja 14
medbringe en bisidder til samtalen Kommentar [bihol15]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Opfølgningssamtale 14 dage efter at medarbejderen er tilbage i arbejde efter en længere sygefraværsperiode Der tages referat Indkalder til opfølgningssamtale Skal gøre opmærksom på at medarbejder kan medbringe en bisidder til samtalen Der kan medbringes en bisidder til samtalen ja Kommentar [bihol16]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Der tages referat Spredt fravær Tidshorisont Leders ansvar Medarbejders ansvar Formel samtale Trivselssamtale Leder indkalder til Der kan medbringes en nej samtale bisidder til samtalen Ja Ved 5 fraværsdage inden for tre måneder Fraværssamtale Ved 6-10 fraværsdage inden for 6 måneder eller fraværet har et mønster eller en hyppighed, som efter lederens skøn giver anledning til en samtale Der bør laves en anmærkning om at der har været afholdt en samtale Der tages referat Leder indkalder til samtale Skal gøre opmærksom på at medarbejder kan medbringe en bisidder til samtalen Der kan medbringes en bisidder til samtalen ja Kommentar [bihol18]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Kommentar [bihol17]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Kommentar [bihol19]: Forslag til ny tekst er skrevet med kursiv Der tages referat 15
Bilag 2 - referatskabelon Referat og handlingsplan Navn: Stilling: CPR-nr.: Ansættelsessted: Dato: Fraværsperiode: Antal dage: Bemærkninger: Deltagere i samtalen: Medarbejderen har fravalgt at medtage bisidder 1. Årsag til indkaldelse til sygesamtale: 2. Medarbejderens synspunkt på fraværet: (f.eks. sygdommens art, fraværets forventede varighed). 3. Er der en mulig årsag i det fysiske arbejdsmiljø? (f.eks. belastende arbejde, indeklima, manglende hjælpemidler). 16
4. Er der en mulig årsag i det psykiske arbejdsmiljø? (f.eks. arbejdsindhold, arbejds- og ledelsesproblemer, arbejdstid, manglende kvalifikationer). 5. Konklusioner på sygesamtalen:(f.eks. lederens og medarbejderens vurdering af situationen, evt. at indhente lægeoplysninger efter samtykke med medarbejderen). 6. Handlingsplan for at nedbringe sygefraværet (f.eks. involvering af andre personer, lederens forpligtelser, medarbejderens forpligtelser, særlige indsatser, evt. aftale om særlige vilkår, opfølgning). ------------------------------------------------------------------- Dato: Medarbejders underskrift: Leders underskrift: Bisidders underskrift: 17
Bilag 3 - tjekliste Handlingsvejledning: Indsats mod sygefravær (Tjeklisten er tænkt som en hjælp og anvendelse er frivillig) Sygemeldt medarbejders navn: Marker med Kryds Tjekpunkter: Initialer Dato Irrele vant 2 Ja Nej Er fjerdedagssamtalen gennemført og journalført? Er tiendedagssamtalen gennemført og journalført? Er lovpligtig fraværs-/trivselssamtale gennemført og journalført med referat? Evaluering: Er indsatsen forløbet i overensstemmelse med handlingsvejledningen? Navn og stilling på leder, der har udfyldt tjeklisten: 2 En handling betragtes som irrelevant, hvis der eksempelvis ikke er gået den fornødne tid, som gør, at handlingen skal sættes i værk, eller hvis andre bestemmelser, lovlige aftaler el. lign gør, at handlingen ikke skal iværksættes. 18
Bilag 4 mulighedserklæring Kommentar [bihol20]: Mulighedserkl æring indsættes som bilag 19
20
Bilag 5 - samtaleoversigt 21