Guide: Docbase/ClinicCare hjemmeside Dato: 18. februar 2016 Tidsbestilling, receptfornyelse og E-konsultation via hjemmesiden. Hjemmesiden består af to dele, dels layoutet og informationer, og dels en eller flere af de 3 nævnte funktioner, som bygges ind på hjemmesiden. Det er valgfrit hvilke af funktionerne man vil gøre tilgængelig på hjemmesiden. Vi samarbejder med firmaet Orango.nu, som står for opbygning af det layout i ønsker jer. Vi har nogle standardlayout man kan vælge imellem. Klinikken får ligeledes adgang til nogle værktøjer, hvormed man selv kan ændre i indhold på hjemmesiden. Vi vil her starte med, at vise hvorledes hjemmesiden kan se ud, hvorefter vi viser hvorledes man indstiller modulet i Docbase/ClinicCare. Login på hjemmesiden Patienten logger på med cprnr samt en adgangskode. Som standard kræver systemet, at patienten allerede er oprettet i lægesystemet, men der er mulighed for at vælge en opsætning, hvor patienter kan oprette sig som bruger, selvom de ikke er kendt af klinikken i forvejen. Hvis det er første gang patienten logger på, så taster man cprnr. og ingen pinkode. Det føre patienten til et billedet, hvor patienten kan taste sin ønskede pinkode, email adresse og telefon numre. Når patienten er logget ind kan der vælges mellem 3 funktioner (klinikken bestemmer selv hvilke af disse funktioner de vil have tilgængelige): Bestil tid Recept fornyelse E-konsultation Side 1 af 11
Bestil tid på hjemmesiden Der er ændret i layout, så det passer bedre til Ipad/Iphone. De valg muligheder er i årsag til konsultation og under-årsag hvis man har opsat dette, indeholder valgmuligheder, som kan opsættes af den enkelte klinik. På baggrund af de ledige tider, kan patienten vælge en dato, og derefter et klokkeslet. Hvis patienten allerede har booket tider, vil patienten ved klik på rediger tider, kunne se en liste med de bookede tider. Patienten kan derefter ændre/slette tider fra listen. Det kontrolleres om tiden stadig er ledig i samme øjeblik patienten trykker på Bestil tid. Årsagen er, at man kan komme ud for patienter som går ind og bestiller en tid og så måske forlader pc en i mellemtiden, nu tror patienten at han allerede har booket tidspunktet han valgte, men hvis en medarbejder i klinikken samtidig har booket tiden, så får patienten at vide, at tiden allerede er booket. Dette er lavet for at undgå at en patient møder op og siger, at de har en tid, se jeg har en mail som siger, at jeg har tid, men der står rent faktisk en helt anden patient i kalenderen. Side 2 af 11
Receptfornyelse på hjemmesiden Her kan patienten genbestille præparater. Det er kun de præparater som lægen har udvalgt som vises. Lægen kan på medicinkortet markere den/de lægemidler der skal kunne genbestilles. Det sker ved at højre-klikke på lægemidlet og vælg Tilføj/fjern fra hjemmesidebestilling: På hjemmeside afkrydser patienten den/de lægemidler der ønskes genbestilt Genbestillingerne hentes i lægesystemet ved valg af menupunktet Internet og derefter valg af Receptfornyelser. Besked til medarbejderen er begrænse til 200 tegn og patienten vil blive gjort opmærksom på, hvis denne grænse overskrides. Side 3 af 11
E-konsultation på hjemmesiden E-konsulation giver mulighed for på en sikker måde, at kommunikere med patienterne. På hjemmesiden kan patienten se en liste med de tidligere spørgsmål/svar, samt klikke på Opret ny besked/spørgsmål for, at henvende sig til en læge: Lægen bliver adviseret om at der er beskeder i hovedmenuen på ClinicCare Læge ved at se om der står Internet(5), 5 indikerer at der ligger 5 beskeder. Ved mouse over på Internet(x) vil man kunne se hvilken type besked der er tale om. Side 4 af 11
Når lægen skal besvare E-konsultation, vælges Internet fra hovedmenuen, hvorefter man vælger E-konsultation i valglisten. Ved dobbelt åbnes et vindue der viser patientens spørgsmål. Man kan svare i det store hvide felt (husk at man kan bruge Shift-F4 til at tilgå frasemodulet). Når man har skrevet et svar, kan patienten adviseres på to måder, enten via email eller via SMS. Begge adviserings metoder indeholder blot en instruks om, at patienten skal logge på hjemmesiden og læse svaret. Hvis man sender e- mail, sendes et link som patienten direkte kan trykke på og logge ind på klinikkens hjemmeside og læse svar fra lægen. Nederst findes en række knapper: Email kons : Denne knap er synlig, hvis ens speciale har et ydelse for e-mail konsultation. Ved klik på denne knap afregnes denne ydelse. Besked til lægen er begrænset til 800 tegn og patienten vil blive gjort opmærksom på hvis denne grænse overskrides. Hvis lægen selv skal initiere en konsultation I de vinduer hvor man kan sende en SMS/email, der også være en mulighed for, at vælge Ekonsultation (figur til højre). vil Udover at der bliver lagt en besked på hjemmeside, så kan systemet også sende en SMS, der advisere patienten om, at der er en besked. Side 5 af 11
I journalen, kan man højre-klikke på et notat og vælge Send som E- konsultation. Side 6 af 11
Håndtering af adgangskoder Når patienten logger på hjemmesiden angives cprnr-nummer, samt en adgangskode der består af 5 tegn. På patientstamkortet, under fanebladet Mere, kan man se den gældende adgangskode. Man må gerne rette koden direkte på stamkortet. Der er mulighed for at sende koden med SMS til patienten. Det sker ved klik på ikonet til højre for mobilnummeret. Det åbner SMS-vinduet, hvor man kan vælge skabelonen Besked: Login til hjemmeside. Programmet genererer nu selv en pinkode og lægger i en sms som er klar til at sende til patienten når du trykker på Send. Selvsamme kode sættes nu ind på patientkortet i fanen Mere i feltet Adgangskode www Opsætning Under menuen Diverse/Vedligeholdelse/Indstillinger findes der under fanebladet Hjemmeside nogle parametre. Derudover bør man også udfylde klinikkens hjemmeside-adresse under fanebaldet Klinik. Side 7 af 11
Ved klik på den understregede Tidsbestilling, oplyses hvilket link klinikken skal indsætte på hjemmesiden for at bruge eks. tidsbestilling, klikker man mailkonsultation får man selvfølgelig linket til mailkonsultation eller receptfornyelse så er det linket til Receptfornyelse. Luk adgang i tidsrum Man kan vælge om Tidsbestilling, mailkons samt receptfornyelse skal være lukket i en bestemt periode på dagen. Dette gøres ved at angive lukke tidsrummet efter hvert modul. Patientlogin Man kan nu individuelt i klinikken vælge hvordan Patientlogin skal virke, man vælger ud fra flg. muligheder: Patient skal være oprettet, men kan lave sin egen pinkode. Patient kan selv oprette sig selv, dvs. selv om patienten ikke findes i klinikkens database, så vil patienten selv få lov til at oprette sig som patient i systemet. (bruges oftest af øre-næse-halsspeciallister, som skal have booking fra nye patienter. Patient skal have tildelt kodeord af klinik, dvs. patienten skal findes i databasen i forvejen, og man kan nu ved at trykke på den lille grønne SMS tekst boble. Se Håndtering af adgangskoder Sidste nævnt er et ønske fra nogle enkelte klinikker som ikke mener det var sikkert nok, at personer med et cpr.nr. kunne logge sig ind første gang med en pinkode selv. Info ved bekræftelse af onlinebooking. to-faktor godkendelse, mulighed for to-faktor -login til hjemmeside Patient får tilsendt ekstra SMS-kode Dvs. at efter patient har tastet adgangskode- så sendes ekstra genereret SMS kode til patients mobil som skal tastes ind for at logge ind. Bemærk, prisen pr. SMS er kr 0,50 ex. Moms pr. stk. for disse SMS login beskeder. Side 8 af 11
For at læse mere om to-faktor login gå til følgende hjemmeside: http://www.version2.dk/artikel/datatilsynet-kraever-oeget-sikkerhed-paa-de-privatpraktiserende-laegerspatientportaler Ved hjemmesidelogin har patienten kun 6 forsøg på at logge sig ind, hvis man taster forkert login efter 6. forsøg kommer beskeden: "Du har lavet mere end 5 loginforsøg. Kontakt klinikken for at få en ny adgangskode." Se i fanen Mere Adgangskode (www) -feltet indsætter systemet LÅST. For at give adgang til patienten igen, skal man lave en ny kode. Man kan i øvrigt skrive nej i feltet, hvis patienten helt skal forhindres adgang til login. Ændre standard besked i bekræftelsesmail: Ønsker man ikke at bruge standard beskeden i bekræftelsesmailen til patienten så kan man i dette felt sætte klinikkens helt egen besked (der er mulighed for at bruge flette koder som angives i feltet til højre): Note: det er vigtigt, at trykke på Hent Standard og indflette den ønskede besked, ellers bliver der ikke skrevet navn osv. i beskeden til patienten. Kære @[Patient.Fornavn] @[Patient.Efternavn], Vi bekræfter hermed den bestilte tid: @[Aftale.Tid] Side 9 af 11
HUSK at medbringe dit gule sundhedskort. <b>@[info.afbud]</b> Med venlig hilsen @[Behandler.Navn] P.S. Denne mail kan ikke besvares. Info omkring afbud Feltet Info omkring afbud bør også udfyldes, her kan man nemt tilføje evt. information i forbindelse med afbud eks: Afbud kan evt. meddeles på sms 60xxxxxx Dette bliver så sendt med i mailen til patienten. Opsætning af de valgmuligheder der skal være på hjemmesiden Ved valg af kartotek / Hjemmeside opsætning åbnes et vindue, hvor man kan definere de valgmuligheder der skal være på hjemmesiden. Der står en forklaring i de grønne bokse. Man må gerne rette i disse valgmuilgheder. Side 10 af 11
Opsætning styring af hvilke tider der kan bookes (Bemærk gælder kun gammel kalender!) Under Kartotek/Kalender, kan man per behandler angive, hvilke tider der må bookes via hjemmesiden. Ved at sætte X i kolonnen Internet, betyder det, at den pågældende tid ville kunne vælges, hvis den ikke er optaget. *** Side 11 af 11