BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 14. december 2016, kl. 18.00 i administrationen, Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Mikael Paasch, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Gæster: Carsten Andersen Afbud: Ingen Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøderne den 12. oktober og den 17. november 2016 Indstilling: Til godkendelse. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: http://bl.dk/bl-informerer/ Til Orientering: Taget til efterretning 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Redegørelse: http://lbf.dk/lbf/dokumenter/lbf%20orienterer/2014/~/media/lbf/lbf%20orienterer/2014/lbf%20orienterer%20nr%20635.ashx 1
4. Gennemgang af forsikringsportefølje ved forsikringsmægler Carsten Andersen fra Contea. Redegørelse: På mødet gennemgik forsikringsmægler Carsten Andersen Boligkontoret Fredericias forsikringsportefølje, herunder skadesrapport og udbuddet foretaget i 2015 af Contea. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 5. Godkendelse af Kapitaltilførsel Redegørelse: Der er søgt om kapital tilførsel i følgende afdelinger: 214 Korskærparken, 307 Korskærparken, 406 Sønderparken Disse kapitaltilførsler er tidligere godkendt på bestyrelsesmøde den 19. september 2015 Der er fra Landsbyggefonden den 27. oktober 2016 givet tilsagn om en kapital tilførsel på 0 kr. i alle 3 afdelinger. Indstilling: At der godkendes/bekræftes en kapitaltilførsel på 0 kr. i afdelingerne 214,307 og 406. 6. Godkendelse af supplerende (manko) driftsstøttelån Redegørelse: En godkendt kapital tilførsel giver adgang til supplerende driftsstøttelån, såkaldte manko lån. Manko lån er drifts lån til afdelingen fra dispositionsfonden i det omfang midlerne er tilstede i dispositionsfonden. Er de ikke tilstede ydes driftslånet af Landsbyggefonden. Manko lånene vil derfor i de kommende år, alt andet lige primært blive ydet af Landsbyggefonden. Der er på bestyrelsesmøde den 19. september 2015 godkendt mankolån på følgende afdelinger: 214 Korskærparken 2.973 t. kr. pr år 307 Korskærparken 5.470 t. kr. pr år 406 Sønderparken 972 t. kr. pr. år Der er fra Landsbyggefonden den 27. oktober 2016 givet tilsagn om en supplerende støtte / mankolån på følgende: 214 Korskærparken 4.619 t. kr. pr år 307 Korskærparken 5.624 t. kr. pr år 406 Sønderparken 1.237 t. kr. pr. år Indstilling: Der godkendes at boligorganisationen tiltræder mankolån ordningen i afdelingerne 214,307 og 406 med i de tilsagn opgjorte beløb 2
7. Forslag om en ændret prisliste for opkrævning af gebyrer Redegørelse: Se bilag Indstilling: Til godkendelse med den tilføjelse, at gebyret til den almindelige- og oprykkerventelisten, som skal postomdeles, sættes til kr. 125 og ikke kr. 250 da administrationssystemet ikke kan håndtere at der er forskel alt efter om tilbud bliver leveret som mail eller postomdelt. Når administrationssystemet kan håndtere forskellen vil gebyret blive ændret til kr. 250. Samme problemstilling gør sig gældende ved opkrævning af kr. 15 via PBS og girokort. Afventer at systemet kan håndtere forskellen. Med baggrund i timeforbruget i administrationen ved behandling af råderetssager, godkendte bestyrelsen at fastsætte en differenceret opkrævningsgebyr. Råderetssager op til kr. 25.000 opkræves kr. 250 pr. sag. Råderetssager over kr. 25.000 opkræves et gebyr på kr. 500. Råderetsager over kr. 50.000 opkræves et gebyr på kr. 1.000. 8. Orientering fra forvaltningsrevisionsudvalget Redegørelse: Økonomichef Preben Lærche gennemgik på mødet: - Udviklingen af dispositionsfonden - Udviklingen af trækningsretten Indstilling: Til orientering og drøftelse Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og oversigten som værende et godt værktøj i forhold til fremtidige disponeringer. 9. Godkendelse af byggesager for afd. 304 305 504 / herunder underskrift på protokol for byggelån. Redegørelse: Blev på mødet givet af økonomichef Preben Lærche Indstilling: Til godkendelse og underskrift 10. Meddelelser fra formanden Der har været afholdt 7 ekstraordinære afdelingsmøder: - Afd. 405 vedr. overdragelse af kommunalt areal fra 514 til 405 - Afd. 214 vedr. godkendelse af revideret budget forslag og ændring vedligeholdelses reglement, (20 måneders karenstid for udlejerens overtagelse af istandsættelsen. - Afd. 315 vedr. valg af ny afdelingsbestyrelse. 3
- Afd. 307 vedr. mulighed for markiser via den kollektive råderet. - Afd. 201 vedr. afstemning om mulighed for hund og kat. - Afd. 502 vedr. renovering (helhedsplan). - Afd. 402 vedr. renovering (helhedsplan). - Afd. 310 afholder pt urafstemning om kat afgørelse d. 15. december Der har været afholdt formandsmøde med temaet: Pas på huslejen Der har været afholdt 3 Kurser 1. Hvem bestemmer hvad 2. Budget og regnskab 3. Nyvalgte Der er afholdt møde i kursusudvalget med planlæggelse af 2017 kurser her er der set på kursusrækkefølgen som i år ikke helt kom i den rigtige rækkefølge da introkurset kom efter de ordinære kurser. Der har været afholdt kredsweekend Billund med forskellige workshops. Der har været afholdt møder i de boligsociale helhedsplaner hvor forretningsudvalget og styregruppen er blevet forelagt en budgetopfølgning for 3. kvartal ser godt ud. Der har været opfølgning på strategisamarbejdet vedrørende ny helhedsplan 2018 til 2022. Beskæftigelsesindsatsen med håndværker camp og uddannelses Bazar 2017. Et forløb for unge og voksne imellem 18 og 29 år. 225 timers reglen og kontanthjælpsloftet betydning. Der har været afholdt ekstraordinært repræsentantskabsmøde med en orientering og med sammenlægning af afdelinger. Der var foredrag ved Mikael Lindholm spændende foredrag. Der har været afholdt rejsegilde hos Future på havnen Der har været afskedsreception for Børge hos Electrolux Der har været husbestyrelsesmøde i Korskærparken. Stadig udfordring med at få frivillige. Der har været afholdt julefrokost for bestyrelse og ledelse på Oven Vande Der har været kredsmøde i kreds 7 i Kolding med oplæg vedr. beboerdemokrati, fremtidsstudiet i BL kredse, effektiv drift, styrkelse af organisationsbestyrelsen (alle kredse kører det samme). Skoleprojekt præsenteres på almene boligdage som finder sted i Århus d. 17. og d. 18. november Der har været afholdt BL repræsentantskabsmøde i København den 13. december 2016. Mandag den 12. december var der besigtigelse med kredsrepræsentantskabet hos Boliggårdens afdeling Vapnegård i Helsingør, som har gennemgået en omfattende renovering, men stadig har problemer med MGO plader, tage osv. Tirsdag var der repræsentantskabsmøde med orientering der blandt andet omhandlede den nye transport, bygning og bolig minister Ole Birk Olesen - Dansk folkeparti fik i regeringsgrundlaget fjernet at man tager noget af boligydelse til pensionister - At en fastfrysning af ejendomsskatten også kommer til at gælde almene boliger, ca. 100 Mill. I 2017 frem til 2021 vil det være en værdi til 4-5 millioner kroner - I forbindelse med kontanthjælpsreformen følger BL udviklingen. 4
Fortsat Effektiviseringsindsatsen betyder, at de Almene boliger tilsammen skal spare spare 1,5 milliarder frem til 2020. Det er ikke spare mål for den enkelte boligorganisation. Effektivitet = sund fornuft. BL vedtægter er ikke rettet siden 2007 så kredsene bør kikke dem efter. Godkendelse af ny hovedaftale mellem BL Danmarks almene boliger og LO landsorganisationen i Danmark. Det internationale arbejde NBO Bent Madsen er formand frem til 2018. Housing Europa bestyrelse på 9 personer, hvad er det vi ønsker? Der vil i 2017 blive etableret et demokrati-net på internettet. Om eftermiddagen blev der arbejdet med beboerdemokrati. Der var en undersøgelse som viste at: Bestyrelsesdemokrati var 44% interesserede i, Forbrugsdemokrati var 21% interesserede i, Deltagelsesdemokrati var 35% interesserede i. Spørgsmålet er om noget af det kan stå alene? 11. Til orientering / beslutning fra Direktøren Redegørelse: Pr. d. 1. januar 2017, vil inspektør Simon Klok Døssing overtage ansvaret for afdeling 305 Vaseparken, 306 Lumbyesparken, 222 Rosenlunden og 320 Madsbyhus. Vi har i de seneste 10 måneder forsøgsvist reduceret inspektørgruppen fra 5 til 4. Konklusionen er nu, at et team med 4 inspektører er den rigtige løsning for Boligkontoret Fredericia, altså vil vi ikke genbesætte tidligere inspektør Michael Tonsbergs stilling. Idet reduceringen af inspektørgruppen fra 5 til 4 nu er permanent, kan fordelingen af ansvar med nærværende ændring blive mere logisk og hensigtsmæssig. Derudover synes vi det giver rigtig god mening at samle afdeling 301 Jernbanegade, 305 Vaseparken og 306 Lumbyesparken under samme inspektør og med samme varmemester TEAM. Herved kan vi opnå væsentlig sparring og vidensdeling på tværs, særligt i lyset af at en række fremtidige projekter i de 3 afdelinger har mange fællesnævnere. Ændringen medfører ingen ændring af varmemestertimer, serviceniveau eller andet. Her ses en oversigt over områder og ansvar: Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 5
Overordnede mål for samarbejdet mellem Bovia, Boligkontoret og Østerbo Redegørelse: - Fælles administrative processer - Fælles system struktur - Fælles agenda - Gensidig forpligtigelse i fællesskabet Indstilling: Til orientering Kanalbyen byggegrund OL7 Redegørelse: Fredericia Kommune har meddelt, at Byrådet på sit møde den 5-12-2016 har godkendt tilsagn til Boligkontoret Fredericia om støtte til opførelse af 41 almene familieboliger, beliggende på Fredericia C. Der er endvidere godkendt en anskaffelsessum på 88.569.000 kr., heraf udgør det kommunale grundkapitallån 8.856.900 kr. Kommunen påtager sig endvidere en kommunal garanti for den del af lånet, som ligger ud over 60 % af ejendommens værdi. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 12. Forslag om at afskaffe det ekstraordinære repræsentantskabsmøde som et fast møde. Redegørelse: Formandskabet stiller forslag om at det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, som vi nu i en årrække har afholdt i november måned afskaffes og der i stedet sættes mere fokus på efterårets formandsmøde hvor der så vil være en mulighed for at planlægge besigtigelsesture til egen og andre boligorganisationers afdelinger. Der er ligeledes blandt afdelingsformænd et ønske om at komme lidt tættere på hinanden for at kunne netværke noget mere. Det ekstraordinære repræsentantskabsmøde er ikke vedtægtsbestemt hvorfor det er en beslutning som organisationsbestyrelsen kan træffe. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslaget. 6
13. Lukkede punkter 14. Eventuelt Verner udtrykker tilfredshed med ny bordopstilling i bestyrelseslokalet. Der er stadig stor interesse for åbent hus i Korskærparken hver torsdag Der bliver kørt udbud af hårde hvidevarer primo 2017 Vi søger en ny varmemester til 405 Korskærparken opslag vil bringes ultimo december 2017 Jonna efterspørger et møde hvor man får uddybende informationer om hvordan Time Map fungerer. Steffen Møller Borgbjerg orienterede om et nyt synsteam på tre personer. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 7