Ekstern Dagsorden Onsdag den 1. marts 2017, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 19
Top Indholdsfortegnelse 1 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 2 Efterretningssager...3 3 3 Landsbyggefondsmidler m.v...4 4 4 Renoverings-/Byggeskadesager...5 5 5 Nybyggeri...6 6 6 Høje Kolstrup...6 7 7 Foreningsanliggender...7 8 8 Bestyrelsesanliggender...8 9 9 Love og cirkulærer...12 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg...13 11 11 Beboeranliggender...13 12 12 Personaleforhold lukket punkt...13 13 13 Håndværkergården...15 14 14 Afdelingsanliggender...16 15 15 Fælleskurser...17 16 16 Andet...17 17 17 Eventuelt...17 18 18 Kalender...17 19 19 Næste møde(r)...18 Indkaldt: Ansatte: Ove Stahl Schmidt, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Knud-Aage M. Poulsen, Søren Rost Pedersen Jacob P. Wind (ref) Afbud: Side 2 af 19
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol bestyrelsesmøde den 9. november 2016 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Til endelig godkendelse og underskrift. 1.2 Godkendelse af revisionsprotokol Godkendelse revisionprotokol af 20. december 2017 - kasseeftersyn. Til godkendelse og underskrift. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på SALUS-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato - 2016 (NKE). BILAG - Husleje restancelist KB, akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - 2016 (NKE). BILAG - Husleje restanceliste KB, månedlig restance - 2017 (NKE) BILAG - Husleje restance % KB (NKE). 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - 2016 (NKE) BILAG - Huslejerykker KB - 2017 (NKE) 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB; hele 2016 + januar, februar 2017. Side 3 af 19
2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - 1. januar 2017 (RP) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - pr. 1. januar 2017 (RP). BILAG - Tab ledige lejemål - 2016 (NKE). BILAG - Tab fraflyttere - 2016. (NKE) 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 1. februar 2017 (MM). 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, december 2016 (JPW). 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling Status igangværende byggesager - se bilag. BILAG Status igangværende byggesager 20170108 KB BILAG Status igangværende byggesager 20170108 Alle foreninger 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Side 4 af 19
3.2 Dispositionsfonden BILAG- Dispositionsfonden Til orientering. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 15 Byggeriet pågår og følger tidsplanen. Det er vedtaget af generalforsamlingen og afdelingen, at blok 7, skal nedrives. I forlængelse af det ekstraordinære afdelingsmøde og den ekstraordinære generalforsamling er der primo juli 2016 fremsendt ansøgning til kommunen om nedbrydning af 24 boliger, som vi afventer tilbagemelding på. Ministeriet er forespurgt om den gamle nedbrydningssag kunne genåbnes således blok 7 kunne komme med ind under den første ansøgning. Det er ikke muligt, så der skal ansøges på ny efter ny procedure som Ministeriet har udarbejdet. Det er omfattende og pågår. (gentagelse) Status: Intet nyt (JPW). 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 20, Callesensgade m.v. Projektet er godkendt på afdelingsmødet den 30.08.2016 - skema A er udarbejdet og fremsendt til kommunen (AMS). (Gentagelse). Status: Intet Nyt. Side 5 af 19
5 Nybyggeri 5.1 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Forberedelse til økonomisk afslutning pågår. (Gentagelse) Arbejdet med skøder er igang pt. med advokat og kommune. (gentagelse) Afklaring omkring relaksation og vedståelse af pant er igang med kommune og udbetaling Danmark. Der er afsat udgifter til resten af sagen. Regnskab opstilles og arfstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). 6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016 2020. Projekt organisering med underskrift - se bilag. BILAG Projekt organisering 6.2 Høje Kolstrup, infrastruktur - Infrastruktur Høje Kolstrup. Aabenraa Kommune har taget hul på trafik forbedringen ved dagligvareforretning. Arbejdet opstartet ultimo september 2016 (gentagelse) Landsbyggefonden behandler pt. den fremsendte ansøgning, men der er for få lejemål i området. AAAB er derfor forespurt om deltagelse i projektet. Svar afventer! (BBM). Til orientering Side 6 af 19
6.3 KB, Høje Kolstrup, CSR CSR - KB, afdeling 15 Status: CSR gruppen er efter fornyet byggeopstart genetableret. Til orientering v. formanden (OSS). 6.4 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Sagen afventer et juridisk responsum. (gentagelse) Boligforeningen har dog valgt at tænde lyset og samtidig skrevet til Kommunen, at man forbeholder sig ret til tilbagebetaling, når striden er afklaret. (gentagelse) Kommunen har igen meldt negativt tilbage, og der er nu taget iniitiativ til et møde med ledende medarbejdere i kommunen. - Se bilag. BILAG Mailkorrespondance 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Til orientering v. formanden (OSS). 7.2 8. kreds Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Side 7 af 19
7.3 Styringsdialog Aabenraa Kommune/ Der er afholdt styringsdialogmøde med kommunen og KB den 15. december 2016. Næste styringsdialogmøde forventes primo november 2017. Link til referatet: https://www.aabenraa.dk/borger/flytning,-bolig-og-byggeri/flytning-og-bolig/almeneboliger/styringsdialog/ Der afholdtes fællesmøde alle boligorganisationer- til 25. august 2016. Næste fællesdialogmøde afholdels umiddelbart inden sommerferien 2017 (iflg. referat). Til orientering. 7.4 Fællesdialogmøde med boligforeninger Næste fællesdialogmøde afholdels umiddelbart inden sommerferien 2017 (iflg. referat). Til orientering. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Budgetforslag 2018 - Hovedforeningen Fastsættelse af budget. BILAG Budget 01.01.2018 31.12.2018 BILAG Budget, komprimeret BILAG Budget, specificeret Til godkendelse. Side 8 af 19
8.2 Bestyrelseshonorar 2017 Bestyrelesshonorar BILAG Bestyrelseshonorar 2017 Drøftelse og fastlæggelse af bestyrelseshonorar. 8.3 Generalforsamling 2017 Generalforsamling den 10. maj 2017, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. (Booket v. Kirsten Petersen pr. mail den 03.11.2016. BILAG Indkaldelse generalforsamling 2017 BILAG Organisationsbestyrelsen listet 8.4 Restancepolitik for huslejebetaling SALUS Boligadministration - Restancepolitik for huslejebetaling - se bilag. BILAG Restancepolitik for huslejebetaling. Til efterretning. Side 9 af 19
8.5 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave. Ejendommen udmatrikuleres og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). (gentagelse). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (gentagelse) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016) Center for Socialpsykiatri og Udsatte ved Aabenraa Kommune har vist interesse for børnehaven.der er udarbejdet kontrakt, som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen, og vi afventer derfor deres tilbagemelding. 8.6 Aabenraa Fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Til orientering. 8.7 BL Almene boligdage 2017 BL, "Almene Boligdage" med tema "Vi udvikler velfærdssamfundet" den 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Aarhus - se bilag. Hvem deltager fra organisationsbestyrelsen. Side 10 af 19
8.8 Afdelingssammenlægning Til drøftelse. 8.9 75 års jubilæum 2018 Boligforeningen er oprettet i 1943. Der er nedsat planlægningsudvalg: Ove Stahl Schmidt Inga Fohlmann Jacob P. Wind Søren Toft Sørensen Simon Munch Rita Paulsen Lillian C. Wind 1. planlægningsmøde er planlagt til 1. juni 2017. Til orientering. 8.10 Struktur på ejendomsfunktionær området Side 11 af 19
8.11 Samarbejde med sygehus Sønderjylland 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 4816 Medlemskontingent 2017 0117 Oversigt over udsendte BL Informerer i 2016 0217 Almene Boligdage 2017 tilmeld dig allerede nu 0317 Digital post 0417 Persondata skabeloner for administration Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ Til orientering. 9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 724 Afsluttende evaluering af 2006-2010 puljen 725 Nye versioner af Tvillingeværktøjet og ledige boliger 726 Boligportal/huslejeregister 727 Hund og kat i den almene boligsektor 2016 728 Udgiftsstatistik 2016 729 Indberetning af fraflytninger 730 Beboere i den almene boligsektor 2016 Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search Til orientering. Side 12 af 19
10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Mathias Achner (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Orientering ved Ove Stahl Schmidt. Til orientering. 11 Beboeranliggender 12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Side 13 af 19
12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg lukket punkt Arbejdsmiljøgruppe og samarbejdsudvalg: Jimmy Povsen, Jens Peter Davidsen, Poul Erik Outzen, Jan Andresen. Næste møde afholdes den 2. marts 2017. Side 14 af 19
12.5 HSU - udvalget: Hovedsamarbejdsudvalget - HSU lukket punkt Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Driftschef, Jesper Krarup Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) Næste møde i HSU-udvalget den 2. marts 2017. 13 Håndværkergården 13.1 Administration Side 15 af 19
13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Jesper Krarup (hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS). Møde i FU-udvalget den 12. december 2016 Mødet blev aflyst. Næste møde i FU-udvalget den 20. marts 2017. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Kortlægning af H.P. Hanssens Gade 3 på vidensniveau V1 og V2 efter jordforureningsloven. Materiale om forurentet grund H. P. Hanssens Gade - se bilag. BILAG Mail vedrørende H.P. Hanssens Gade BILAG Udkast til V1 og V2 afgørelse Ejerforeningen BILAG V1 og V2 varsel BILAG Boligerklæring BILAG Kortbilag 545-00002 BILAG Kortbilag 545-08007 BILAG Hvad betyder forureningen på din grund? BILAG Er din boliggrund forurenet? BILAG Er erhvervsgrunden forurenet? Side 16 af 19
15 Fælleskurser Budget Torsdag den 2. marts 2017, kl. 19.00, Scandic, Sønderborg Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Reserveret - Torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2018 16 Andet Takkebrev fra Peter Nielsen - se bilag. BILAG Takkebrev fra Peter Nielsen 17 Eventuelt 18 Kalender 75 års jubilæum 2018. Jørgen Olsen efterløn pr. 15.02.2017 (ønsker ikke reception). Runa Dzubiel 60 år 8. februar Runa Dzubiel stopper arbejdslivet 1. marts (ønsker ikke reception). Inga Fohlmann 50 år den 10. marts 2017. Åben hus arrangement den 29. april 2017, kl. 10.00-16.00; KB, afdeling 15, Frueløkke, rækkehuse. Ove Stahl Schmidt 25 års jubilæum som medlem af organsiationsbestyrelsen. Reception den 19. maj 2017. Side 17 af 19
19 Næste møde(r) Møderække 1. halvår 2017 Onsdag 1 Marts kl. 16.30 Onsdag Torsdag 5 6 April April kl. 16.30 kl. 16.30 Onsdag 19 April kl. 14.00 Revisormøde Onsdag 14 Juni kl. 16.30 Konstituerende møde Fælles best.møde KB og AAAB Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2017 Onsdag den 10. maj 2017, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Emne: Beboerdemokrati tryghed og naboskab Torsdag den 9. marts 2017, kl. 17.00, Folkehjem Aabenraa (lokale er booket) Afslutning med let anretning Dagens middag. Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Torsdag den 28. september 2017, kl. 16.00, med start fra ejendomskontoret Jernbanegade 19, kld. Afslutning med middag på Restaurant Nelson Program og referat ved Søren Toft Sørensen (inspektør KB) Byggesagkyndig Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december, 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Side 18 af 19
BL, Almen Boligdage Den 17. og 18. november 2017, Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Salus repræsentantskabsmøde: 20. maj 2017 https://webzone2.salus-bolig.dk Side 19 af 19