21. dec. 2017 Kommentarer fra relevante LMU er vedr. forslag om øgede åbningstider på Fælleden LMU i Staben Økonomi, Innovation & IT Staben har haft sagen omkring åbningstiderne på vores LMU den 12. december, og havde ikke yderligere kommentarer, end dem der allerede er skrevet ind i sagsfremstillingen. LMU i Staben Kultur, Borger og Plan Staben Kultur, Borger og Plans LokalMED kan tilslutte sig forslaget. I forhold til en enkel kommunikation over for borgerne er det godt, at åbningstid og telefontid er ens, og at åbningstiden er ensartet i hele administrationen. Staben Kultur, Borger og Plans LokalMED gør opmærksom på, at Borgerservice dog oplever, at borgerne efterspørger en længere åbningstid torsdag, og at Informationen til gengæld oplever en meget begrænset søgning fredag efter kl.13. LMU i Staben HR, Personale og Løn LMU tager orientering til efterretning og har ikke yderligere bemærkninger til forslaget. LMU i Byråds- og direktionssekretariatet Byrådet har besluttet, at åbningstiden skal udvides, således at der fremover også skal være åben om onsdagen fra kl. 10-13, og med telefontid i hele åbningstiden. LokalMED havde ingen bemærkninger til ovenstående.
LMU er i Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed Jobcenter A Tilbagemelding; Positiv indstilling til ændringer og det sender et positivt signal over for borgerne med øget tilgængelighed. Positiviteten betinges dog af, at der kan findes en løsning på problematikken omkring sammenfald mellem åbningstid og arbejdsophør om torsdagen, herunder også sikkerhedsproblematikken i den forbindelse. Jobcenter B Synspunkter fra medarbejderne omk. telefon- og åbningstider: Fra Jobcenter B's medarbejdere påpeges det, at telefonernes åbningstid kl. 10.00 vil forhindre borgere med planlagte samtaler først på dagen, at melde afbud. Det kan medføre, at borgere kan blive noteret som udeblevet, og det kan derfor få en økonomisk konsekvens for borgeren. For at borgerne kan nå at ringe afbud til samtaler den pågældende dag, vil det være ideelt med telefontid fra 8.30. Fra et medarbejdersynspunkt, er det i afdelinger/teams med mange opringninger, en lettelse med telefonfri om onsdagen, da det giver mulighed for fordybelse og møder, som ellers kan være svære at afholde pga. åbne telefoner. Torsdage: At åbningstiden for personligt fremmøde og arbejdstidsophør er samme klokkeslæt (17.00) er problematisk, idet at det sker, at der sidder medarbejdere med borgersamtaler, eks. ifm. visitation eller åbenrådgivning, som ikke kan afsluttes inden arbejdstidsophør er overskredet. I den forbindelse risikerer medarbejderen at sidde alene tilbage, uden ledere eller kollegaer i nærheden. Der er hermed tale om et sikkerhedsspørgsmål. Ideelt set, er det seneste klokkeslæt for at trække eller overføre et nummer 16.30/16.45. Det samme gælder telefoniske henvendelser. Lukker telefonerne samme tid som arbejdstidsophør, vil der være samtaler som ikke kan være afsluttet inden arbejdstidsophør. Sundhedsfremmecenter Fra LMU Sundhedsfremmecenteret er der opbakning til de nye foreslåede åbningstider, som især er relevante for Genoptræningsteamet på Fælleden. Åbningstiderne opleves relevante og er i overensstemmelse med medarbejdernes tidligere ønske herom. LMU bemærker dog, at telefontiden er kort. De åbne telefoner på alle hverdage er ønskelige af flere hensyn. For det første i forhold til varetagelse af den lovgivningsmæssige forpligtelse til kommunikation med borgere i forhold til hurtig iværksættelse af genoptræning efter en sygehus indlæggelse. For det andet i forhold til kommunikation med hospitaler i forbindelse med akutte udskrivelser, hvor træning skal iværksættes. For det tredje i forhold til forebyggelse af unødig lang ventetid på iværksættelse af genoptræning, når borgerne skal vælge et frit valgt træningssted. Endelig er det også ønskeligt i forhold til relevant og hurtig kommunikation med samarbejdspartnere som har brug 2/6
for straks håndtering i borgerforløb. Der efterspørges desuden tydelige akut-numre, som kan anvendes af medarbejdere, når telefonerne er lukkede. UU Det giver mindre adm. tid. Det kan evt. give længere sagsbehandlingstid. Der kan komme en ung, torsdag 16.58 på Campus, hvilket er problematisk, når arbejdstiden slutter kl. 17. LMU i Fagsekretariatet Ældre og handicap LMU i Fagsekretariatet Ældre & Handicap havde møde den 11. december 2017, og følgende blev besluttet: LMU havde en drøftelse af, om der kan komme henvendelse fra borgere, der møder personligt op, uden for åbningstiden. Desuden blev det drøftet, om der skal indføres mulighed for booking af telefontid. LMU i Fagsekretariatet Ældre & Handicap godkendte forslag om øget åbningstid i forhold til fysiske og telefoniske henvendelser til administrationen på Fælleden godkendes godkendte, at forslag om, at fagområdernes særlige åbningstider for booking af aftaler vedr. personlig betjening fastholdes godkendte forslag om uændret åbningstid på kommunens fire biblioteker godkendte forslag om uændret tilgængelighed vedr. de digitale selvbetjeningsløsninger og Den Digitale Hotline godkendte forslag om højnelse af brugervenligheden på de obligatoriske selvbetjeningsløsninger og understøttelse af borgerne og virksomhederne i brugen af disse godkendte forslag om kommunikation omkring de fremadrettede åbningstider på Fælleden og bookingsløsninger på kommunens hjemmeside, i annoncer mv. godkendte, at de øgede åbningstider træder i kraft per 1. februar 2018. Punktet genoptages i LMU, når der foreligger en beslutning om udvidelse af telefon- og åbningstiderne. 3/6
LMU i Fagsekretariatet Teknik og Miljø Teknik og Miljøs OMU har drøftet oplægget om øget åbningstid på Fælleden og meddeler følgende kommentarer fra MED/afdelingerne: Stab/fagområde Konsekvenser i forhold til serviceniveau (fx sagsbehandlingstider) Konsekvenser i forhold til ressourceforbrug (fx administrativ bemanding) Generelle bemærkninger Oprindelig kommentar fra Teknisk chef: Kommentarer fra Teknik og Miljøs OMU Den forøgede åbningstid vil have konsekvenser for Byggesagsbehandling. Bemandingen er tidligere blevet reduceret/omplaceret sådan, at det passer med den nuværende åbningstid. Med den nuværende bemanding og de nye åbningstider er det derfor forventeligt at sagsbehandlingstid på byggesag og landzonesager vil blive forøget. For nogle medarbejdere vil de udvidede telefontider evt. påvirke sagsbehandlingstiden i negativ retning, da onsdagen ikke længere er fredet til uforstyrret sagsbehandling. Ved at øge åbningstiden kunne det virke for os medarbejder, som at hensynet til borgerne vægtes højere end hensynet til Man bør kigge på telefonåbningstiden om torsdagen, måske afkorte til kl. 16 allersenest kl. 16.30 af hensyn til, at der ikke er nogen der ringer 2 minutter i lukketid og så varer samtalen til kl. 17.30. Den foreslåede øgede åbningstid synes vi i ledergruppen i T&M giver rigtig god mening for borgerne at få harmoniseret tiderne, som det er foreslået. Så der er opbakning til at gå videre med ordningen. Den nuværende form for mødebooking anbefales at fortsætte, så vi dermed underbygger den gode form med, at møder med borgere aftales, og der derfor kun vil være få møder, der som i dag ikke er planlagt. Det vil være den mest effektive brug af vores tid sammen med borgerne. Vil det ikke gå imod kanalstrategien, der gerne vil have borgeren til at være mere digitale og selvhjulpne, at ændre lukkedagen (onsdag) til en åbningsdag? Derfor ønsker vi bl.a. at bevare lukkedagen om onsdagen, hvor vi får mere fred til sagsbehandling uden forstyrrelser. 4/6
medarbejderne, som har haft stor fordel af den lukkede onsdag. Fordelen har ligget i, at den lukkede onsdag har været anvendt til fordybelse, sagsbehandling af tunge og komplekse sager og til afholdelse af længerevarende møder hvor mange skal samles. Vi skal naturligvis være her for borgerne, hvilket vi netop har været ved at have en lukket dag, hvor vi har kunnet forberede og kvalificere vores afgørelser mv. Telefonåbningstider fra kl 10:00 gør, at interne møder kan holdes uden for åbningstiden om morgenen. Det gør dog også, at det ikke længere er muligt at planlægge større ting for hele afdelingen i løbet af onsdagen, som det er i dag. Vi ønsker som et minimum at bevare mødebooking-systemet for at kunne være forberedt til møde med borgerne. Der er ønske om at systemet kan sættes op, sådan at der kan bookes møde minimum 2 hverdage frem i tiden. For at undgå, at der er et møde. som man ikke kan nå at være forberedt til, hvis borgeren booker mødet til næste dag kl 10. Vej og Trafik oplyser, at der i gennemsnit har været 10 telefonhenvendelser om dagen de sidste 2,5 måneder med et samlet gennemsnitligt tidsforbrug på 33 min. LMU i Fagsekretariatet Børn og Unge Høringssvar fra LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge vedrørende Forslag til øget åbningstid på Fælleden LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge behandlede fredag d. 15. december et dagsordenspunkt vedrørende Forslag til øget åbningstid på Fælleden med henblik på at afgive høringssvar. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge vil indledningsvis kvittere for, bestræbelserne med at skabe en god tilgængelighed for borgerne til administrationen på Fælleden, herunder forslaget om igen at åbne for henvendelser om onsdagen. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge ønsker at henlede opmærksomheden på, Fagsekretariatet Børn & Unge har en lovgivningsmæssig forpligtigelse til at være kontaktbare hele døgnet i forhold til evt. underretninger om mistanke om børn eller unges mistrivsel. Dette håndteres i dag ved at Fagsekretariatet Børn & Unge har en vagttelefon og en særlig åbningstid på Modtagelsens telefon (8794 7345), hvor både borgere og samarbejdspartnere kan ringe og komme i kontakt med en børnesocialrådgiver i forbindelse med underretninger og hvis der er brug for råd og vejledning i forbindelse med udarbejdelse af en underretning. I de øvrige tidsrum kan Østjyllands Brandvæsen kontaktes med mulighed for at blive stillet videre til Modtagelsens vagttelefon. LMU i Fagsekretariatet Børn & Unge forudsætter, at denne ordning kan fortsætte uændret. 5/6
Det er allerede i dag muligt at komme i kontakt med Fagsekretariatet Børn & Unge i den foreslåede åbningstid. Det kan eksempelvis ske via 8794 7345 og for samarbejdspartnere 7331. Det er imidlertid ikke muligt at komme i kontakt med specifikke medarbejdere eller afdelinger i hele den foreslåede åbningstid. Det giver for LMU ikke mening, at tale om åbningstid i den løbende kontakt med borgerne i allerede eksisterende sagsforløb eksempelvis mellem borgere og hhv. en børnesocialrådgiver, en PPR-psykolog eller en sundhedsplejerske. Her vil der også kunne være tilfælde, hvor der er behov for kontakt uden for åbningstiderne. Kontaktadgangen i de enkelte afdelinger i fagsekretariatet er konkret tilpasset de relevante sagsgange og kontaktbehov. Som eksempel kan en ny familie komme i kontakt med deres sundhedsplejerske via et mobilnummer. Såfremt sundhedsplejersken er optaget af andre opgaver, vil borgeren have mulighed for at indtale en besked på telefonsvareren, hvorefter der ringes tilbage. I Pladsanvisningen og i Børnesocialrådgivningen er der i dag mulighed for at ringe i et afgrænset tidsrum om morgenen for kontakt til specifikke medarbejdere. Såfremt den generelle telefontid udvides vil fleksibiliteten og effektiviteten i forhold til andre opgaver mindskes, da flere medarbejdere skal være tilgængelige i længere tid med reduceret mulighed for at løse andre opgaver til følge. Både i Pladsanvisningen og Børnesocialrådgivningen er der gode muligheder for at booke en tid til telefonkontakt. Disse løsninger er etableret på baggrund af dels et ønske fra borgerne om større fleksibilitet i kontaktmulighederne og dels ud fra et effektivitetshensyn, da bookingløsningerne giver udstrakt mulighed for at tilrettelægge arbejdet mest hensigtsmæssigt. Dette har medført en stor effektivisering af den samlede opgaveløsning og har muliggjort ressourcebesparelser. Dette er vel og mærke sket uden at sænke kvaliteten eller give en dårligere serviceoplevelse for borgerne tvært imod. Digitale selvbetjeningsløsninger, herunder bookingløsninger fremhæves derudover i den nye Digitaliserings- og IT-strategi som en af de veje vi I Skanderborg Kommune skal arbejde målrettet på at understøtte. Der vil ved kontakt til Fagsekretariatet Børn & Unge (på eks. 7345 og 7331) kunne vejledes (eller bookes) i forhold til kontakt til specifikke afdelinger eller medarbejdere. 6/6