1. Formalia (a) Ordstyrer:? Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 11 d. 30.04.2013 (b) Referant: Monika (c) Til stede: Camilla (fra pkt. 2), Ditte, Kim (indtil pkt. 8), Kolding (indtil pkt. 8), Monika, Nanna, Natashia og Trine. (d) Godkendelse af referat fra 11.04.2013: Godkendt. (e) Godkendelse af referat fra 23.04.2013: Godkendt. 2. Beskeder (a) Camilla: Jeg var til min egen dimmintendreception hvilket var rigtige hyggeligt og jeg synes at Kim fik holdt en rigtige flot tale for os. Jeg har også hjulpet til med Unge Forskere der var der ude. Jeg organiserede en rundvisning for de internationale deltager hvor de kunne komme ud og se vores fine campus. Fik også nogle Phd studerende fra space til at holde et kort oplæg for dem. Derefter var jeg ude i stenløse og dømme en softball kamp hvilket var rigtige sjovt :) (b) Ditte: Jeg har været til diplom dimitentreception og hørt Kim tale. Så har jeg været til middag hos Trine og til OPturs reunion. Jeg har returneret FRFU drikkevarerne, har undersøgt mulighederne for en virksomhedspraktikant, har været til UPR møde og har indsamlet fredags-café beskrivelser til DTU s nye hjemmeside, som går i luften i slutningen af maj. Jeg har haft et møde med en af kandidathytteturene, og Nanna og jeg har været forbi Trylle med et udkast til en aftale om kandidatstudiestart. I øjeblikket har jeg en del rapport deadlines og ellers kommer jeg til at bruge lidt tid på studiestartsbrevene, der skal sendes til sommer. (c) Kim: Jeg har holdt tale for DTU dimittender både civiler og diplomer. Det gik helt ok. Jeg har været på Island. Det var koldt, men smukt. Fik brugt en del tid her på at fordybe mig i årsfesttalen, hvilket var rart. Møde med DSE om evaluering af deres messe samt muligheden for et fremtidigt samarbejde. Vi snakkede om et potentielt samarbejde omkring Ballerup. Møde med Monika, Sten og Learning Lab omkring det at være studerende og hvad vi tænker om undervisning. Har leget med lektiecafe og skrevet ud til alle underviserne. Nu skal vi bare spamme alle andre steder, så vi kan få en masse hjælpelærere til at hjælpe. (d) Mikkel: Jeg har snakket med Sten om, hvem og hvor mange der sad i Fagligt Forum grupperne og fået en liste over dem. Jeg har været til middag hos Trine med en pfantastisk Filur shot i stort glas til velkomstdrink og bagefter til OPturs reunion. Haft Kælderbarvagt fredag, hvor alt tydede på, vi lukkede kl. 23, men vi gik hjem lidt over 04... Fået sendt mine kommentarer ind til svaret på min eksamensklage. Så har jeg fået bestilt nyt pas, da mit gamle udløb i 11 (siger lidt om mit rejsebudget de sidste par år). Lavet den bedste burger i verden! Og prøvet det der undervisning. (e) Monika: Har været til onsdag aften hvilket jeg varmt kan anbefale. Har været til møde om stillerum med præsten. Han skriver en ansøgning sammen med de pågældende studerende, og det er ikke noget PF blander sig i (jeg har informeret dem om, at nej I skal ej lave nogle studieceller om til stillerum). Til middag hos Trine og OPturs reunion var hyggeligt. {Møde lukkes} {Møde åbnes} Er blevet færdig med at lave IDA-valg og skal i aften ind til IDA og høre valgresultatet og snakke godt for de andre listeførere. Derfor skal jeg gå kl. 15. Har spist frokost med Learning Lab, afholdt UPR-møde, skrevet lobby-papir, haft kælderbarvagt og haft overskud til at bage. Har rodet lidt på bestyrelses-drevet og oprettet en guldkorn liste i google docs beregnet til små hyggelige ting, man finder enten der eller på arkivet (tænker det ender under sjov og spas). (f) Nanna: Møde med DSE sammen med Kim, det startede ikke så godt, men sluttede med at vi fandt ud af nogle gode ting. Holdt sorteringsmøde omkring hvem der skal have personalenummer og 1
hvem der ikke skal. Lavet årsfest og mere årsfest og endnu mere årsfest. Holdt møde med mikrosoftdamen omkring, at de kommer ud med en stand i pejsestuen. Jeg har sagt, at det koster 7000 kr. for at have pejsestuen en dag. Holdt femmer fredag nu på en torsdag, stor succes. Crew gjorde det rigtigt godt og ville være friske på at gøre det igen. Snakket med Carlsberg om at lave nogle tilbud for studerende i Lyngby og med en endags tur på bakken med en masse tilbud. Snakket med Oliver Balco og KABS om Origo fest, det er clearet, S-huset stiller bar, det kunne CAS godt lide. Givet vores kandidatstudiestartsaftale til Trylle, der ville kigge nærmere på den. Snakket kort med Martin Vigild om kø til årsfest festen og dette skal grundigt evalueres og findes en ny løsning på. (g) Natashia: Har kigget en del på budget og er ved at danne mig et overblik over alle afdelinger, samt om vi har penge tilbage i dette års budget og til hvad. Er ved at finde ud af, hvor mange studerende DTU rent faktisk har, især efter fusionen med Ballerup. Dette er vigtigt ifm. den kollektive forsikring, som dækker alle studerende, når de er på DTU. Har holdt møde med Halvor angående genforhandling af Studiestartsmesse-kontrakten. Kontrakten binder os til at afholde Studiemessen de næste tre år. Har haft en hyggelig kælderbarvagt med Monika. (h) Trine: Haft møde ned Rask ang hjemmesiden - det går fremad. Mangler stadig beskrivelser fra mange fagligeråd. Men vi fik lavet en plan for hvem der skal gøre hvad med siden det næste stykke tid. Har holdt det først sorteringsmøde med Nanna, Erik, Crewformanden og farmanden hvor vi fik fjernet en del personalenumre, dem der har mistet deres numre for en mail fra Erik. Holdt til middag hos hos mig - rigtig hyggeligt, efter fuldt af OPtursreunion. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Kælderbarsudvidelse: Trine har ikke haft tid siden sidst. - NORTEK? Kim tjekker sit spam-filter. Ellers må Monika spørge DTU. - Hjemmeside: Trine arbejder på det. - IDA arrangement om mødeledelse: Kim har ikke fået svar. Vi dropper det. Ditte skriver til de tre fra FAKU, der var interesserede. - Rundellen (skal forblive som punkt under opfølgning til efter årsfest) (Kolding): Navnet skal stadig på efter årsfest, Camilla ser på opslagstavle, Kim foreslår at vi også finder plads til en brochurevæg (til fx. ISN/Socialudvalget, Fællesrådet, Grøn i PF, Fagligt råds startpakke etc.)? Evt. kunne den være inde hos Inge a la den reol, der er hos international studievejledning. Det vil vi gerne. Inde hos Inge, så der ikke bliver rod i dem. Rundel-udvalget spørger John, hvor man kan skaffe sådan en. - Nøglesystem til Fælleskontoret (Kolding): Efter årsfesten - K-net (Kolding): Mail er sendt. Snakkede med en til OPtursreunion, som er fra K-Net, og han syntes, det var et godt diplomatisk svar, men havde selvfølgelig gerne set vores fulde opbakning. Vi kan overveje, hvis vi får plads til det, at låne dem noget plads på Ballerup Campus. - Fagligt Forum (Kolding): Næste møde for diplom studielederne er d. 17/6. - Karrierecentret (Kolding): Der bliver et møde mandag i næste uge, hvilket betyder. at Kolding skal have input fra B13 inden hvis vi har nogen. Rikke fra karrierecenterets oplæg: Tak for svar. Jeg har allerede holdt en del møder med virksomheder, og det er så absolut afslappede og uformelle møder, hvor vi gensidigt fortæller hinanden om hver vores arbejdsfelter. Du beskriver lidt om jeres virksomheder og det, I arbejder med, og de ting, I eventuelt har lyst til og brug for, at studerende kan hjælpe jer med. Jeg fortæller til gengæld om de mange forskellige muligheder, der findes, når man skal samarbejde/skabe kontakt til studerende og/eller nyuddannede ingeniører. Umiddelbart vil jeg ikke mene, at der er behov for andre end dig. Vi har altid mulighed for at ringes ved efterfølgende eller hvis du synes det relevant, kan jeg komme forbi igen. Men det første indledende møde kan vi godt selv klare. Hvis du har brug for lidt mere info og flere forklaringer, er du meget velkommen til at give mig et ring på 45 25 11 39 Kolding tager til mødet for at se, hvad det er 2
- Plakatmand (Trine): Trine skal finde en dato for jobsamtaler. - Sommerferie - har alle skrevet ind i kalenderen?: Kalenderen bliver lagt ved sofaen, så vi kan skrive vores ferier ind. - Kampagne for noget-for-noget fonden: Ditte har fået en ansøgning fra Etherrummet. Hvordan går det ellers med kampagnen? Kim tager ansøgningen med sig. Resten sker efter årsfesten. - Aktivfest for superaktive: Skal planlægges efter årsfesten. - Splitflag (Natashia): Koster ca 2500 kr. Kan evt. lægges i PR-budgettet. Der skal stå Polyteknisk Forening i stedet for PF. - Budget til tak-event efter årsfest (Natashia): Det er der råd til i bestyrelsesbudgettet. Det bliver d. 22/5 kl 12-14. Invitere: Jan, Inge, Erik, Bookere og andre, der har gjort en stor indsats op til festen. - Vedtægtsændringer for Polymus (Trine): Trine har skrevet, at vi kigger på det, og de får svar senere. - Vedtægtsændringer og ejendomsret for PF Pokerklub (Trine): Trine har skrevet til dem og bedt om deres regnskab. - Mail fra John om møbler fra aktivrummet: Skabene er kommet ned på kontoret, hvilket Camilla har givet lov til. Krydsfelt har sagt, at de andre skabe (de låste) er fine nok. - {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Krydsfelt: Vi har to artikler til næste nummer af krydsfelt. Tofte skriver en, og Monika skriver om sin tur til Norge. 4. Overlevering (a) IDA-valg til B16: Under udarbejdelse. (b) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Åbent hus: Ikke lagt op. (d) OPtursoplæg: Ikke lagt op. (e) N5T (Kim): Efter årsfest. (f) Fusion: Kommer løbende. (g) Kø-fest til årsfest (Nanna): Under udarbejdelse. (h) Årsfest: Under udarbejdelse. 5. Årsfest (a) Tale: Er færdig og god. Tak for input. Vi kan alle sammen stå bag talen. (b) Tidsplan: Kim sender den til os. Camilla snakker med Seneca om mængden af vin. Nanna giver os et lommekort, lige som det vagterne har, så vi kan svare på spørgsmål fra tilfældige studerende. Vagten til rektors natmad får lov at se vores kontakt-ark med billeder. Oprydning dagen efter: Vi mødes kl. 12. Nanna er lovligt undskyldt. (c) Lobbypapir (indhold + hvor man sender det hen): Vi snakker kort om indholdet af lobbypapiret. Kim og Monika skriver det færdigt og sender det ud til brutto samt i relevante campusnetgrupper. (d) B13 + date champagne reception 15.30 på kontoret? Det gør vi. Ditte køber champagne. 6. Kvartalsmøde Ekstraordinært B13-møde mandag i frokostpausen for at forberede os. Kim fortæller, at formatet for mødet er meget uformelt og det er vigtigt, at det forbliver sådan. Der er lavet et google doc med emner. Vi snakker om forskellige emner, som det ville være godt at få nævnt, hvis det falder naturligt. 3
7. Wundercard / samarbejde med ISI De har skrevet til Seneca, om PF er interesserede i et samarbejde. Det er ikke noget, som vi er interesserede i at bruge kræfter på lige nu. 8. {Møde lukkes} {Møde åbnes} 9. Virksomhedsprofil på jobnet Ditte fremlægger sine idéer til arbejdsopgaver. Det er både oprydning i arkivet, men kan også være fx. at skrive Krydsfelt-artikler om fund fra arkivet. Vi kan godt få plads til at have en ansat siddende på fælleskontoret og arbejde med arkiv-ting, så vedkommende ikke skal gå i kælderen hele tiden. Vi synes, at det er en god idé at oprette en virksomhedsprofil. Hvis der så er nogle interessante profiler, kan vi oprette et job. Hvis det er en virksomhedspraktikant, er det gratis, men kan kun vare i 4 uger (evt. i sommerferien). Hvis det er med løntilskud, koster det penge, men kan vare i et halvt år. 10. PRB Udskydes til efter forretningsrådet har taget stilling til det. 11. Lyssværdlady, PF helten, polytdyr og andre søde væsener (især ift. rustur) Udskydes til engang i 3-ugers. 12. Oprydning på kontoret Vi skal investere i engangsservice, fordi vi ellers altid har opvask stående. Dato for oprydning: Den fastsætter vi på næste møde, hvor alle er til stede. 13. Bestyrelsesmøder i eksamensperioden og 3-ugers Efter 14. maj har vi endnu ikke fastlagt møder. Vi kommer til at holde møder om aftenen i 3-ugers, da nogle har kurser. Sekretariatsvagter i eksamensperioden kommer til at ligge som nu, men man laver ændringer de dage, hvor man ikke kan. Ditte laver en doodle og melder ændringer til Inge. Der bliver møder: 21. maj kl 12.30 Intet møde i ugen efter Onsdag d. 5./6. kl. 12.30 Onsdag d. 12./6. kl. 7-9 Torsdag d. 20./6. kl. 17 med mad Tirsdag d. 25./6. kl. 17 14. Sekretariatet i sommerferien Vi holder åbent hver tirsdag kl. 10-14. Det er samme dag som Kælderbaren holder åbent. 15. Sekretariatsvagt (3/5) Monika tager formiddagsvagten for Nanna. Camilla tager eftermiddagsvagten. 16. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - CN gruppe for PF aktive - Ny lokation til Innovatoriet - Fodboldturnering - Oprydning på kontoret - Til middag hos Monika - PRB (kommer på, når forretningsrådet har snakket om det) - Lyssværdlady, PF helten, polytdyr og andre søde væsener (især ift. rustur, kommer på engang i 3-ugers) (b) Tid/sted: Tirsdag d. 7/5 kl. 12.30. 4
17. Eventuelt (a) The International Symposia on Cultural Diplomacy 2013: (mail som Ditte og Monika har fået). Vi kan ikke helt se, om det er relevant. Vi ignorerer det og bruger kræfterne på at promovere andre ting. (b) Camillas sekretariatsvagt onsdag formiddag i næste uge: Nanna tager over, når Camilla går til møde. (c) Tyrkiet: Kan vi tage med Camilla til Tyrkiet 1.-8. august? Camilla skriver en besked på facebook. 5