Bovia Bestyrelsesmøde Mødetid: Onsdag den 25. februar 2015 kl. 9.00 Af hensyn til mødedeltagernes planlægning tilstræbes det, at bestyrelsesmødet max. varer 2 timer. Mødested: Mødedeltagere: Afbud: Tværvej 3, Billund Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Anni Damgaard Svend Erik Jensen Klaus Nielsen KJP JBS AD SEJ KN Desuden deltog fra administrationen: Per Nielsen Dorte Radik PN DOR Oversigt over sagsnr. 1. Godkendelse af referat fra mødet den 1. oktober 2014 2. Beretning 2014 - repræsentantskabsmøde 3. Tema: Ressourcestyring 4. Tilbagemelding til bestyrelsen i forbindelse med det udsendte julekort 2014 5. Oplæg til indtægtsføring af honorarer i forbindelse med renoverings og nybyggeriprojekter 6. Nyt fra formandskabet 7. Nyt fra administrationen 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet 9. Landsbyggefonden orienterer 10. BL informerer
Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra mødet den 1. oktober 2014 Referatet fra bestyrelsesmøde den 1. oktober 2014 er tilsendt bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til bestyrelsens underskrift. Referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen. Godkendt og underskrevet. 2. Beretning 2014 - repræsentantskabsmøde Bestyrelsen skal på repræsentantskabsmødet aflægge beretning for året 2014. Administrationen udarbejder normalt udkast til beretning for året i forbindelse med afholdelse af repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger i boligforeningerne. Administrationen foreslår at der kun udarbejdes en kort mundtlig beretning. Til brug for udarbejdelse af beretning vil administrationen gerne have drøftelse/input omkring emner der kunne være aktuelle at medtage i beretningen. Følgende emner kunne berøres: Samarbejdet med boligorganisationerne i Bovia Status for organisationsstrukturen hvor langt er vi nået Fremtidens udfordringer, effektiv drift Året der er gået Fælles opnotering status, har det nogen effekt Strategisk plan for sammenlægning af boligorganisationer Fremtidens boligmarked På baggrund af mødets drøftelser tages beslutning om emner til beretningen. Administrationen sparrer med formanden om endelig beretning. Der udarbejdes kun mundtlig beretning som tager udgangspunkt i de nævnte emner. Administrationen sparrer med formanden.
3. Tema: Ressourcestyring I Visioner for Bovia 2013-2017 fremgår det blandt andet at: Bovia s administration skal være en dynamisk og innovativ organisation som videns deler, samarbejder med andre boligorganisationer og bruger hinandens kompetencer på tværs af faggrænser og boligorganisationer samt kommunikerer på ligeværdige vilkår. Under de enkelte målsætninger fremgår bl.a. følgende udsagn: Prispolitik Bovia arbejder for stordriftsfordele og samlet ressourceudnyttelse De standardiserede ekstra ydelser og de specifikke ydelser skal være prismæssigt bæredygtige Produkter til boligorganisationer Samtlige kunder under Bovia skal anvende samme IT systemer og forretningsgange for at opnå en effektiv administration Intern strategi kvalitetsparametre( fokus områder) Intern økonomisk styring Intern kvalitet effektivitet Ekstern kvalitet - driftssikkerhed Administrationen vil orientere om status for hvor langt man er med ressourcestyringen ift administration og marken, herunder effektiv drift. Evt. bilag Strategidokument Orienteringen tages til efterretning. Emnet drøftes og evt. beslutninger føres til referat. Orienteringen blev taget til efterretning. Bestyrelsen er tilfredse med anvendelsen af ressourcestyringen, der understøtter målsætninger for Bovia. Samtidig er ressourcestyringen et vigtigt element i synliggørelse af hvorledes ressourcer anvendes på væsentlige områder i det daglige arbejde i marken og i administrationen. Informationerne vil indgå i arbejdet omkring effektiv drift og styring af afdelingernes drift og økonomiske forhold. Ligeledes understøtter det arbejdet i administrationen i forhold til indberetning til offentlige myndigheder.
4 Tilbagemelding til bestyrelsen i forbindelse med det udsendte julekort 2014 Formålet med julekortet var at fortælle beboerne om, hvordan Bovia blev skabt, samt at appellere til beboerdemokratiet. Bestyrelsens ønske var at få input fra beboerne til nogle politiske pejlemærker, men de input som beboerne har givet, har mere driftsmæssig karakter. Beboernes tilbagemeldingerne ønskes drøftet og taget til efterretning. Taget til efterretning. Det overvejes om der i Bovia Magasinet og evt. på hjemmesiden kan skrives artikel hvor tilbagemeldingerne omtales i overordnede termer. De seneste års julekort er lavet ud fra forskellige temaer. 5. Oplæg til indtægtsføring af honorarer i forbindelse med renoverings og nybyggeriprojekter I forbindelse med budgetopfølgningen i efteråret 2014 blev det besluttet, at arbejde videre med et oplæg omkring kriterier og retningslinjer for indtægtsføring af byggesagshonorarer for nybyggerier og renoveringsprojekter m.v Evt. bilag: Kriterier notat byggesagshonorarer Bovia Det indstilles at oplægget godkendes. Oplægget godkendt. Retningslinjerne forelægges bestyrelserne til godkendelse i de organisationer som Bovia administrerer, er et supplement til administrationsaftalen. Orienteringssager ( 5-9 ) På mødet orienteres hvis der er nyt til de enkelte punkter 6. Nyt fra formandskabet AAB: Der er afholdt miniseminar for bestyrelsen hvor der er drøftet politik på udvalgte områder under henvisning til Visioner for boligforeningen. Et godt og konstruktivt arrangement. Der afholdes endnu et seminar i marts måned. Nybyggerier ungdomsboliger og familieboliger. Der er fokus på at få kvalitet i byggerierne, hvilket gør at evt. udbud af kommunale grunde ikke vindes ved udbud.
BB: Ingen tomgang i boligforeningen. I dialog med kommunen omkring evt. nybyggerier. 7. Nyt fra administrationen 1. Valg til repræsentantskabet i Trefor 2015-2018 (Fra bestyrelsen i AAB, Svend Erik Jensen, Helle Pagh, Anni Damgaard, fra administrationen Charlotte Uhrskov og Per Nielsen valgt til repræsentantskabet. Charlotte Uhrskov og Per Nielsen tillige valgt til bestyrelsen) 2. Status organisationen - ny ansættelser af inspektør og projektleder m.v. 3. Middelfart kommune kort orientering om møde omkring assistance 4. Forsikringspolitik jf. vedlagte forsikringspolitik. 5. Billund kommune vil gerne have møde omkring anvisningsretten til brug for visitering af flygtninge m.fl. 8. Nyt fra boligforeningerne i administrationsselskabet Intet nyt at berette 9. Landsbyggefonden orienterer Pr. mail er der udsendt følgende: 652 Fraflytninger i den almene boligsektor 2010-13 samt statistikken 653 Indberetning af ledige boliger pr. 1. december 2014 654 Ny hjemmeside 655 NemId erstatter Landsbyggefondens bruger-login i fondens regnskabsindberetningssystem og Almenstyringsdialog.dk 656 Erhvervs Ph. D.-pulje 657 Indberetning af ledige boliger pr. 1. januar 2015 658 Beboere i den almene boligsektor 2014
10. BL informerer Pr. mail er der udsendt følgende: 4314 Hvor mange praktikanter mv. er ansat på jeres byggesager? 4414 Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr - regulering af satserne 4514 Råderetsbeløb og aftrapning af rentesikring - regulering af satserne for 2015 4614 Foldere om digital post til udenlandske beboere 4714 Status på solcellelovgivningen 4814 Medlemskontingent 2015 4914 Maksimumsbeløb og energitillæg for støttet boligbyggeri pr. 1.1.2015 og Ungdomsboligbidrag i 2015 5014 Virksomhedspraktik og ny mailadresse til ESL 0115 Oversigt over udsendte BL Informerer i 2014 0215 Ny målerbekendtgørelse Referat godkendt 22. april 2015 Karl-Jørn Petersen Jørgen Bjerg Sørensen Svend Erik Jensen Klaus Nielsen Anni Damgaard