Samarbejdsaftale mellem Aalborg Kommune og Aalborg Zoo for perioden 1.1.2017 31.12.2020 1
Indholdsfortegnelse 1. Aftalens rammer... 3 1.1. Aftaleparter... 3 1.2. Aftalens formål... 3 1.3. Den juridiske ramme... 4 1.4. Aftaleperiode... 4 1.4.1. Genforhandling... 4 1.5. Misligholdelse... 4 2. Udvikling... 5 2.1. Formål og profil for Aalborg Zoo... 5 2.1.1. Vedtægter... 5 2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune... 6 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen... 6 2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål... 7 3. Drift... 8 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling... 8 3.2. Budget og regnskab... 9 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT... 9 3.3. Ledelse og bestyrelse... 9 3.4. Personaleforhold... 10 3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn... 10 3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation... 11 3.5.3. Dialog... 11 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening... 11 4. Underskrift... 11 Bilag... 12 2
1. Aftalens rammer 1.1. Aftaleparter Denne aftale er d.d. indgået mellem Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen Danmarksgade 17, 9000 Aalborg CVR-nr. DK 29189420 og Aalborg Zoo Mølleparkvej 63, 9000 Aalborg CVR-nr. DK 46 98 32 54 Aalborg Zoo har med hjemmel i 9 i lov nr. 1531 af 21. december 2010 og økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet samt i bem. til 4 i lov nr. 255 af 12. april 2000 om statstilskud til zoologiske anlæg også samarbejdsaftale med Kulturministeriet. Nærværende aftale er afstemt med anden aftale i det omfang, det er relevant og således, at der ikke er interessekonflikt eller unødige sagsgange. 1.2. Aftalens formål Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Aalborg Zoo samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til Aalborg Zoo, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt. Aftalens udgangspunkt er: Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26 (Bilag 1) Aalborg Zoos strategi udarbejdet i 2012 (Bilag 2), hvis hovedlinjer fortsat er gældende Den i forlængelse heraf i 2015 offentliggjorte masterplan for havens udvikling frem mod 2030 (Bilag 3) Den i 2016 udarbejdede med en plan for realisering af spydspidsprojektet Ekspedition Sikumiut (Bilag 4). 3
Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 2013-2018 og i Aalborg Zoos formål og opgave, jf. zoos vedtægter (Bilag 5). Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Aalborg Zoos tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i zoo et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter. Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og Aalborg Zoo. 1.3. Den juridiske ramme Aalborg Zoo er en selvejende institution støttet af Aalborg Kommune. Den selvejende institution drives i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26. Grunden hvorpå Aalborg Zoo driver sin aktivitet er ejet af Aalborg Kommune, og er stillet vederlagsfrit til rådighed for Aalborg Zoo. 1.4. Aftaleperiode Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Zoo indgås for perioden 1.1.2017-31.12.2020. Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i zoos bestyrelse e.l. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger. 1.4.1. Genforhandling Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken Aalborg Zoo eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed denne opregning er ikke udtømmende. Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3. kvartal 2020. 1.5. Misligholdelse I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra Aalborg Zoos side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse: 4
hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt. 2. Udvikling 2.1. Formål og profil for Aalborg Zoo Aalborg Zoos formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter. Det følgende er et uddrag: MISSION Aalborg Zoo skal bidrage til naturbevarelse ved at skabe kendskab til og forståelse for dyr og natur for dermed at påvirke holdninger og adfærd blandt gæsterne til gavn og glæde for natur og mennesker. Dette skal foregå via forskning, formidling og oplevelser centreret om havens dyr samt ved et kontinuerligt fokus på dyrevelfærd, naturbevaring og miljøbevidsthed. Aalborg Zoo skal fokusere både nationalt og internationalt på forskning, formidling og naturbevaringsprojekter. Aalborg Zoo vil være en central kulturinstitution i Nordjylland. VISION Aalborg Zoo er en publikumsattraktion, hvorfor missionen skal realiseres via gæsterne. Haven og dens gæster skal interagere via gæsternes oplevelser og den formidling, de følelser og den indsigt, der ligger heri. Derfor er visionen for Aalborg Zoo, og dermed den retning haven skal arbejde hen imod, fokuseret mod gæsternes oplevelse af Aalborg Zoo. Aalborg Zoo er En innovativ og sjov oplevelse med dyr en oplevelse med indhold et indhold med holdning til dig Aalborg Zoo er en selvejende institution under ledelse af en bestyrelse, hvis medlemmer er udpeget eller indstillet af l g d, Aalborg Universitet, turisthvervet, erhvervslivet og zoos personale. 2.1.1. Vedtægter Aalborg Zoos vedtægter vedlægges aftalen (Bilag 5). Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden. 5
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune. Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2013-2017 Værdier og principper Målsætninger Indsatsområder - Vilje og vovemod Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger 2.3. Strategiske målsætninger for aftalen Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Zoo tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i zoos formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål: At øge kendskabet til vilde dyr og deres bevarelse At højne kvaliteten og brugertilfredsheden i Aalborg Zoos skoletjeneste At videreudvikle alternative undervisningstilbud målrettet børn og unge At øge fokus på EEP-arter (European Endangered Species Programme) og ESB-arter (European Stud Book) med henblik på at øge antallet af arter i haven samt styrke formidlingen herom At målrette indsatsen for naturbevaring i såvel nationalt som internationalt samarbejde på zoo-området At styrke Aalborg Zoo Conservation Foundation etableret i samarbejde med Aalborg Universitet At fastholde engagementet i nationale og internationale naturbevaringsorganisationer At udbygge samarbejdet med forskningsinstitutioner, herunder Aalborg Universitet At bevare en høj grad af gæstetilfredshed At øge fokus på integration At øge samarbejdet med lokale kulturinstitutioner At videreudvikle og gennemføre masterplanen 6
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål Aftalens fælles strategiske mål er omsat i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 2017-2020, baseret på SMART (specifik, målbar, accepteret, realistisk og tidsafgrænset): Nøgletal for resultatmål År 1 2017 At øge kendskabet til vilde dyr og deres bevarelse År 2 2018 År 3 2019 År 4 2020 Øge antallet af gæster, antal 390.000 400.000 420.000 430.000 At højne kvaliteten og brugertilfredsheden i Aalborg Zoos skoletjeneste Udarbejde et digitalt system for evaluering af alle undervisningsoplæg i skoletjenesten, årstal Øge antallet af underviste i skoletjenesten, indeks 100 110 115 120 At videreudvikle alternative undervisningstilbud målrettet børn og unge Udarbejde undervisningstilbud på flere niveauer i Zoomerskole (sommer), årstal Øge antallet af overnatninger, indeks 110 120 125 130 Øge antallet af eksterne aktører til Dansk Naturvidenskabsfestival, indeks 105 110 115 120 At øge fokus på EEP- og ESB-arter med henblik på at øge antallet af arter i haven samt styrke formidlingen herom Øge antallet af EEP og ESB-arter, antal 28 29 30 30 Udarbejde en strategi for indholdet af speaks i haven, særligt med fokus på EEP og ESB-arter, årstal At målrette indsatsen for naturbevaring i såvel nationalt som internationalt samarbejde på zooområdet Udarbejde en ny overordnet naturbevaringsstrategi, årstal Synliggøre naturbevaring ved at tilknytte alle afdelinger et 1 2 in situ naturbevaringsprojekt, antal At styrke Aalborg Zoo Conservation Foundation Øge det økonomiske bidrag til fonden, indeks 100 150 175 200 At fastholde engagementet i nationale og internationale naturbevaringsorganisationer Fortsat medlemskab af DAZA, EAZA, WAZA etc. At udbygge samarbejdet med forskningsinstitutioner Øge antallet af samfinansierede medarbejdere med Aalborg Universitet, antal Indgå samarbejdsaftale med Ilisimatusarfik Grønlands Universitet Øge antallet af udgivne publikationer i videnskabelige tidsskrifter med zoo-medarbejdere som forfatter eller medforfatter, indeks At bevare en høj grad af gæstetilfredshed 2 4 8 8 100 105 110 115 Øge gæstetilfredsheden i Topattraktioners årlige analyse, 98,5 98,5 98,7 98,9 pct. Øge samarbejdet med erhvervslivet gennem udvikling af et nyt sponsorkoncept, årstal Øge og skærpe kommunikationen på de sociale medier, årstal Etablere et korps af frivillige, antal 0 20 40 60 7
At øge fokus på integration Øge antallet af medarbejdere med anden etnisk baggrund end dansk, antal I samarbejde med Integrationsrådet i Aalborg Kommune at styrke og videreudvikle konceptet for den årlige integrationsaften, herunder øge antallet af deltagere, indeks At øge samarbejdet med lokale kulturinstitutioner Øge antallet af årlige samarbejdsprojekter med lokale kulturinstitutioner, indeks At videreudvikle og gennemføre masterplanen Opføre Sikumiut verdens eneste zoo-afdeling med grønlandsk fokus, årstal Indgå aftale med Aalborg Kommune om udvidelse af Aalborg Zoos areal, årstal Indgå aftale med Aalborg Kommune om udvidelse af antallet af parkeringspladser, årstal 4 5 7 9 100 110 115 120 110 120 125 130 () Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel. 3. Drift 3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling Byrådet i Aalborg Kommunes har besluttet at tildele Aalborg Zoo et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således: Aalborg Kommunes driftstilskud til Aalborg Zoo, opgjort i nettotal 2017 2018 2019 2020 x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. Aalborg Kommunes anlægstilskud til Aalborg Zoo, opgjort i nettotal 2017 2018 2019 2020 x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. x.xxx.xxx kr. 8
De kommunale drifts- og anlægstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen af driftstilskuddet sker i 2 rater medio januar og medio juli, mens anlægstilskuddet udbetales i januar. Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen. 3.2. Budget og regnskab Aalborg Zoo skal senest den 1. december hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende regnskabsår til Sundheds- og Kulturforvaltningen med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele Aalborg Zoo virksomhed og zoo skal sikre, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik. Aalborg Zoo skal senest den 1. maj hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt årsregnskab, jf. 3.5. Aalborg Zoos bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Aalborg Zoo skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner. Der henvises til Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26 (Bilag 1). 3.2.1. Adgang til Aalborg Kommunes IT I det omfang Aalborg Zoo har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, er zoo forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv. Aalborg Kommune oplyser Aalborg Zoo om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse. 3.3. Ledelse og bestyrelse Aalborg Zoos direktør har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af zoo. Kommunen skal godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Aalborg Zoo må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger. 9
De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af Administrativ Forskrift nr. 26. 3.4. Personaleforhold Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af Aalborg Zoos daglige ledelse. Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem Aalborg Zoos ledelse og bestyrelse. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for zoos ledelse og bestyrelse. 3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn Aalborg Kommune skal have de informationer fra Aalborg Zoo, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud. Følgende informationer er påkrævet: Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 1. maj hvert år i aftaleperioden. Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale. Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt Aalborg Zoo er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen. Aalborg Zoo skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtte foreningens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen. Herudover kan Aalborg Kommune til enhver tid anmode Aalborg Zoo om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg Kommunes vurdering. 10
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation Aalborg Zoo skal i årsberetningen oplyse nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal (Bilag 6). 3.5.2. Kontaktperson Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil Aalborg Zoo altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm. Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud. 3.5.3. Dialog Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og Aalborg Zoos ledelse. Aalborg Zoo er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov. 3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening Aalborg Zoo skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere. 4. Underskrift Aftalen er indgået og underskrevet den 2017 af: For Aalborg Zoo: For Aalborg Kommune: Bestyrelsesformand Steen Royberg Rådmand Mads Duedahl Direktør Henrik Vesterskov Johansen Direktør Bente Graversen 11
Bilag 1) Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26. 2) Aalborg Zoos strategi udarbejdet i 2012 3) Masterplan for Aalborg Zoos udvikling frem mod 2030 4) Plan for realisering af spydspidsprojektet Sikumiut 5) Aalborg Zoos vedtægter 6) Aalborg Zoos årsberetning 12