Horsens Bibliotek. PR-materialer Inspiration til brugerne. RFID Chippen flytter ud. Tempo+ Kom med inputs til udvalget. Økonomien spiller med Behold+

Relaterede dokumenter
Velkommen. Præsentation af Biblioteksmedier. Den 13. Marts 2014, Nyansatte i folkebibliotekerne v. Martin Lauritsen

Cirka folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre bliver brugere af det Fælles Bibliotekssystem

Esbjerg Kommune. Behold+ er klar på av. Skolebiblioteker får hjælp til materialevalget. Prisoplysninger bliver tilgængelige i bibliotekssystemet

Problemstilling: Ordrestørrelsen bliver mindre men der kommer flere ordrer, der skal tastes

Center Logistik. mågård data. Automatiske fakturaer som får det hele med. Garanti for korrekt udlevering af varer. mågård data - Center Logistik

Kolding Bibliotek. kasserer papirnusseriet. TEMPO+ Nemmere og hurtigere boglevering. Biblioteksmedier halverer leveringstiderne

Tips & ideer om kommunikation

Cirka folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre bliver brugere af det Fælles Bibliotekssystem

fart på Ny mulighed for downlån af pc-spil Lynhurtigt automatisk materialevalg Udstilling af faglitteratur fra Frankfurter Buchmesse Nu kommer der

Ny BOB-grænseflade fra

Problemstilling: Ordrestørrelsen bliver mindre men der kommer flere ordrer, der skal tastes

DDELIBRA BRUGERGRUPPEMØDE

Aarhus. Penge at spare ved overgang til RFID. Restordrernes mange grunde. Effektivitet fra bestilling til levering

Drejebog 2A: Datavask

Har I plads til unge i jeres forening?

Behold+ på tidsskrifter lige om hjørnet. Introduktion til bogsæsonen 2014 i nye klæder. Automatiske statusmeddelelser fjerner rykkerbesvær

Rådgivning. Grafisk hjælp. Print og offset. Efterbehandling. Pakning og forsendelse. Produktion i profil

Dynamics AX hos Columbus

Rapporten er bestilt og finansieret af Slots og Kulturstyrelsen og er en rapport over de årige s brug af og tilfredshed med, de danske

Rygestop muligheder - og alt det der holder os tilbage

Esbjerg Kommunes Indkøbsstrategi

Reducér tiden med Taxon

... booker du dine møder

Organisatorisk beretning FN-forbundets landsmøde 2012

Bortset fra disse ting, så ser vi frem til at få jeres feedback, rapporter om fejl og ideer.

SOCIAL PRAKSIS. i byggeriet

Åbent Dagtilbud. Herning Bibliotekernes tilbud til dagtilbuddene

Intelligent Materiale Styring

Der er mange håndtag, der skal skrues på, før vi er i mål.

Tag kontrollen tilbage. - Sådan undgår du hardware servicefælden

HUB FOR DESIGN & LEG

Rammeaftalebilag A Kravspecifikation

Langtved Data A/S Nyhedsbrev

DayCare. CIM Care Systemer. Mere tid til børn og omsorg

Aalborg Bibliotekerne i en forandringstid

Danhost. Hjemmesideløsning

Norddjurs fokuserer på formidling frem for materialevalg. Intelligent materialestyring på Københavns Kommunes Biblioteker

Hvornår er dit ERP-system dødt?

Syv veje til kærligheden

Evaluering af Landsbyhjemmesider fælles indsats for bosætning i Rebild kommunes landdistrikter

Nationalt Videncenter for Læsning

Erfaringer fra Aalborg Kommunes Lønkontor

Det Gode Partnerskab Guide til et bedre samarbejde om frit valg på ældreområdet

Ansøgningsskema til Ud-over-KANten-Puljen Udgave

Den digitale butik. Til eleverne. Et undervisningsforløb. udviklet til klassetrin

Introduktion til PKA et praktisk værktøj til at skabe forbedringer i virksomhedens Produktivitet, Kvalitet og Arbejdsmiljø

Lær jeres kunder - bedre - at kende

Brug af online Egen Indsamling ved forespørgsler om indsamling til fødselsdag, jubilæum, begravelser m.m.

PRODUKT BIBLIOTEKS APPS BIBLIOTEKS APPS. rediaa s

Innovation Step by Step

Det er lige henne om hjørnet

Nyheder - idékatalog. Samarbejde med Ramasjang: En landsdækkende kampagne for Danmarks børn I er alle vores reportere :

Opgave 1. Modul 4 Lytte, Opgave 1. Eksempel: Hvor mange voksne skal man minimum rejse for at få rabat? 1. Hvor høje skal kvinderne være?

Vil du have en bedre bundlinje?

BESTYRELSESMØDE. Anette, Uffe, Lars, Ulla og Steen (via Skype)

Koncept 3, Skan og find det usete

Koncept 1, Brugermatch.

Stream II Firmware. Brug af dette dokument:

GODT SPROG - EVALUERING. Godt Sprog INFORMATION FRA STEVNS KOMMUNE 2015 EVALUERING AF PROJEKTET GODT SPROG

Guide til Succesfuld Administration af Facebook Side Communities

VEJE TIL VIDEN VIDEN

Evaluering af bibliotekspakken Din virtuelle weekendtaske en del af DDB projektet Bedre formidling af digitale tekstlicenser.

Biblioteket på din Smartphone

Dantek BiblioMatik Den pædagogiske biblioteksløsning

katalog Nummer 1 - Forår 2010

Nye sociale medier - Hvordan bruger man de nye medier strategisk?

DDELIBRA GO. Kundebesøg og test: Tak til Ballerup, Roskilde, Odense, Næstved og Frederiksberg.

ODENSE BIBLIOTEKERNE. DELSTRATEGI Digitalisering

HØST ALLE FORDELENE MED DIGITALE VÆRKTØJER

IT-løsning til trælaster NAV. Timber

Håndbog i elektronisk fakturering. for dig der sælger til det offentlige

Sohngårdsholmsvej 47, 9000 Aalborg, Tlf , Årsplan 5. klasse, dansk/emne 2011/2012

Favrskov Fra togbilletter til royalt besøg - Favrskov får frihed med Valg+ Klassemærke i forposten kan give store besparelser

Håndbog i elektronisk fakturering

LEVERING OG KLARGØRING AF FILM

MICROSOFT C5 LIGHT MICROSOFT C5. FÅ ET lettilgængeligt ØKONOMISYSTEM, DER KAN VOKSE MED DIN VIRKSOMHED

IDÉKATALOG SKOLEKONKURRENCE FOR KLASSER 28. JANUAR FEBRUAR

Langtved Data A/S Nyhedsbrev

Workshops til Vækst. - Modul 3: Eksternt fokus. Indholdsfortegnelse

BEDRE BRUGER OPLEVELSE MED 1DATA SCIENCE VEJE TIL VIDEN

NEMT OG EFFEKTIVT - Ejendomsadministration

Fremtidens. KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen

Det gode lokale samarbejde. - anbefalinger til et godt samarbejde mellem kommuner og frivillige sociale organisationer

Kontakt Heidi M. Rasmussen Koordinator Mandag Morgen

Vores st yringsredskab

ZitePanel Infoskærme. ZitePanel produkt ark Alt hvad du skal vide om Zitemedia s infoskærm system ZitePanel!

Smørum Bibliotek Flodvej Smørum Tlf.: Ølstykke Bibliotek Østervej 1a 3650 Ølstykke Tlf.:

elever en udfordring

Kom godt i gang TAG DEL. - den vellykkede inddragelse på TAGDEL.dk. vores samfund

ERP. Uddrag af artikel trykt i ERP. Gengivelse af denne artikel eller dele heraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret.

Dette katalog indeholder Svendborg Biblioteks tilbud for skoleåret

Lad os rydde op i e-handelsbøvlet

PCSYS Label Print Server. Labeludskrift på fælles platform til alle virksomhedens printere.

GODE RUTINER AFLASTER KROPPEN

Guide my.matche.dk. - HURTIGT OVERBLIK s. 2 eller... - DETALJERET GENNEMGANG s af 12

BUDSKABER PÅ BUNDLINJEN

TRIN FOR TRIN LÆR IT GRATIS

Kassations- og magasineringspolitik for materialer i Københavns Biblioteker

Åben skole. Ringsted Biblioteks. tilbud til skolerne 2016/2017

Vil du også have Danmarks bedste internet?

Transkript:

l.a: Nyt fra Biblioteksmedier - oktober 2010 PR-materialer Inspiration til brugerne RFID Chippen flytter ud Tempo+ Kom med inputs til udvalget Horsens Bibliotek Økonomien spiller med Behold+

02 LEDER Besparelser og sparekrav er desværre en del af bibliotekernes hverdag i øjeblikket. Budgetterne er under pres, og derfor er det i mange kommuner tvingende nødvendigt at se kritisk på, hvordan opgaverne kan løses hurtigere og billigere. Der skal stadig være penge til at få nye varer på hylderne, så brugerne også i fremtiden har lyst til at besøge bibliotekerne. Heldigvis er man på mange biblioteker klar over, at selve prisen på materialerne ikke nødvendigvis er den eneste parameter i den sammenhæng. Hos Biblioteksmedier ønsker vi at være mere end en leverandør af fysiske materialer. Vi vil være bibliotekernes foretrukne partner i hele processen af materialeleveringen lige fra valget af materialet til brugeren står med produktet i hånden. Det betyder, at vi fokuserer vores kræfter på at skabe et godt og effektivt service-setup i hele leverancekæden i samarbejde med bibliotekerne. Vi kan meget hver for sig men vi kan endnu mere sammen. Samarbejde er vejen frem Vi har selv oplevet, hvordan et konkret projekt, hvor arbejdsgange og processer blev kørt igennem en kritisk tættekam, på kort tid halverede vores leveringstider. Som du kan læse i denne udgave af Bl.a:, indebar det blandt andet en tæt dialog med vores leverandører. Det gav tydelige forbedringer i samarbejdet, og den erfaring vil være helt oplagt at gøre brug af i forhold til vores kunder. Vi arbejder derfor på at indgå et partnerskab med et bibliotek for at gennemgå hele leveringsprocessen minutiøst fra A-Z. Vi vil gerne indsamle gode idéer til forbedringer, så vi i fællesskab kan finde frem til yderligere optimeringer af processerne. Alle indspark i den retning vil være meget velkomne. Redaktion: Steen Lund, sl@bibmed.dk Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk I det hele taget ønsker vi at have bibliotekerne med på råd. Vi har fået utroligt meget ud af, at lytte til bibliotekernes behov. Det har både givet os mulighed for at stramme op, der hvor der er plads til forbedring, og i høj grad også givet os ideer til at udvikle nye services. Både Behold+ og Tempo+ er et udslag af vores tætte dialog med bibliotekerne, og der er flere lignende tiltag i støbeskeen. Layout: Hanne Støvring, hst@bibmed.dk Forsidefoto: Claus Haagensen, Chili Foto & Arkiv For få mere ud af de værdifulde inputs har vi forbedret og systematiseret vores kundetilfredshedsundersøgelser, som fremover vil blive sendt ud elektronisk. Den kan udfyldes, når kalenderen tillader det, og vi får et mere struktureret og sammenhængende overblik over jeres behov. Vi håber derfor, at I vil være med til at gøre os til en endnu bedre samarbejdspartner det er i sidste ende til gavn for bibliotekernes brugere. Med venlig hilsen Energivej 9 2750 Ballerup Tel 44 86 78 88 www.biblioteksmedier.dk Arne Pedersen Adm. direktør

Indhold: Nye, holdbare RFID-chips...03-04 Kunderne: Outsourcing er nødvendigt...05 PR-materialer inspirerer brugerne...06-07 Økonomien integreres i Behold+...08-09 Bøgernes første hvilested...10-11 Materialevalg med merværdi...12 RFID rykker ud Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Kvaliteten på RFID-chips er de seneste længere er et problem. På Gladsaxe Bibliotekerne Foto: Peter Toft har man gode erfaringer år blevet væsentligt forbedret det på trods af de tidligere Behold+ med RFID-teknologi er i hastig udvikling. Kvaliteten og teknologien er samme er mulighederne for at montere dem. Derfor lancerer Biblioteksmedier en 2. generationsetiket til Behold+. Det anbefalinger. Vi har monteret RFIDchippen uden på bogen blevet væsentligt forbedret, er nu muligt at berige chippen med og Biblioteksmedier har i et års tid nu, og det data samtidig med, at der bliver printet arbejdet hårdt på at udvikle fungerer upåklageligt. Vi en holdbar og fremtidssikret løsning. Løsningen ligger nu klar til montering på bøger. RFID-chippen smelter sammen med Behold+etiketten, en individuel tekst på selve chippen. Den vil derfor fremover blive monteret uden på bogens bagside. gør det på billedbøger og voksenbøger faktisk alt bogligt materiale, og vi får overhovedet ingen reklamationer hverken fra så der fremover kun vil være tale om én enkelt etiket, hvor der indlæses og printes netop de data, som det enkelte bibliotek måtte ønske. lånere eller personale. Vi får bøgerne leveret plastet fra Biblioteksmedier, så det eneste der beskytter chippen, er den bibliografiske etiket, vi sætter oven på, forklarer administrationschef, Annette Levin Lund, fra Gladsaxe Chippen er holdbar i praksis Bibliotekerne. Den nye type chip vil fremover blive monteret uden på bøgerne. Det har tidligere ikke været anbefalet, fordi der var risiko for, at chippen blev slidt op eller gik i stykker. Men kvaliteten er nu blevet så god, at det ikke Vi lavede en test, hvor vi tog en serie på 15-20 bøger, som vi holdt øje med i et halvt års tid. Det var ikke noget, vi fortalte videre til resten af personalet, men vi gik

04 jævnligt ned til hylderne og kontrollerede, om chippene kunne holde til det, og om de var gået fra i hjørnerne. Da vi efter et halvt års tid kunne konstatere, at der ikke var nogen problemer, besluttede vi os for at montere dem uden på alle bøger. De ældste har nu haft chippen uden på bogen i halvandet år, og vi har ikke fundet nogen, der er gået i stykker, fortæller hun og glæder sig over det sparede klargøringsarbejde. Vi er et temmeligt stort bibliotek og får rigtig mange bøger. Da vi selv monterer chippene er det en ret stor lettelse, at vi ikke skal åbne alle bøgerne, når vi skal klistre chippen på, siger Annette Levin Lund. Alt i ét-løsning Det kan virke enkelt og ligetil, men det har været en vanskelig proces at få den nye etiket udviklet. Udfordringen har ligget i kombinationen af it-systemet og printeren, der - samtidig med at berige chippen med data - skulle være i stand til at printe en individuelt tilpasset etiket for at matche kravene i Behold+. For at øge holdbarheden yderligere bliver der desuden sat en transparent beskyttelsesfolie over etiketten. Efter mange forsøg og tekniske undersøgelser er løsningen nu fundet, og Biblioteksmedier er klar til at begynde at sætte chip-etiketten på ydersiden af bøgerne. Bibliotekerne kan selv bestemme layoutet på den nye etiket, og hvilke bibliografiske data den skal indeholde. Det er også muligt at få påtrykt bibliotekets logo på etiketten. Den nye løsning betyder, at der i fremtiden kun er behov for én etiket på bøgerne, fordi den vil indeholde alle nødvendige oplysninger og data. Det er en langt mere rationel løsning både i forhold til materialer og arbejdsmængde dermed kan priserne på klargøringen holdes nede også i de kommende år. www.biblioteksmedier.dk

Kunderne siger Vi kigger i øjeblikket på mulighederne for at outsource forskellige funktioner herunder er Behold+ rigtig interessant. For os er det vigtigt, at tingene bliver arbejdet godt igennem. Vi skal have en kvalificeret vurdering af, om løsningen kan betale sig og ikke bare kræver ekstra ressourcer et andet sted. Det er ikke nogen nem øvelse at regne på, da der er mange parametre, der skal med i overvejelserne - herunder afvejningen af eventuelle servicegevinster ved udlicitering i forhold til den samlede økonomi. Erling Midtgaard Hanssen Afdelingsleder Favrskov Bibliotekerne Bibliotekernes ydelser og økonomi er under pres. Derfor er vi nødt til at tænke nyt og kigge efter andre mulige indtægtskilder end kommunekassen. Ved at indgå samarbejder med andre virksomheder får vi dels en bedre økonomisk platform og samtidig en masse kompetencer forærende, som vi ellers ikke ville komme i nærheden af. Der opstår simpelthen en synergi, der kan løfte helheden yderligere. Materialevalget er en kernefunktion på bibliotekerne i dag, og det er et oplagt sted at starte med at søge nye partnere. Inger Skamris Bibliotekschef, Randers Bibliotek I enhver virksomhed også et bibliotek er man hele tiden nødt til at kigge på effektiviseringsmuligheder. For os er det blandt andet vigtigt, at materialerne kommer så hurtigt og nemt som muligt fra bestilling ud til lånerne. Det mål når vi med Behold+, og samtidig kan vi frigøre mere personale fra teknisk og administrativt arbejde til kundebetjening, undervisning osv. Det skal alt i alt gerne give os en besparelse, som vi kan bruge til indkøb af flere materialer. Jens-Erik Korntved Stadsbibliotekar, Ringsted Bibliotek

06 PR-materialer er et enestående værktøj til at guide brugerne på vej. De giver inspiration til udstillinger og hjælper lånerne til at finde litteratur om spændende, relevante og aktuelle temaer. Inspiration og overblik Tekst & Foto: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk På børnebiblioteket på Aalborg Hovedbibliotek trisser Dorthe Svendsen rundt mellem playstationmaskiner og tv-kameraer med favnen fuld af glittet og farvestrålende papir. Biblioteket lægger hus til live-udsendelserne på DR Ramasjang, men det er hverken fordi biblioteket skal tage sig godt ud på tv, eller fordi hun har fået et bijob som rekvisitør på kanalen, at hun har travlt med at pynte op. Dorthe Svendsen er i gang med at finde bøger og udskifte plakater og emnelister til en af udstillingerne. Skolesæsonen er netop startet, og snart melder læselystne poder sig med appetit på spændende bøger. Vi bruger blandt andet emnelisterne til biblioteksorienteringerne, hvor vi får besøg af kommunens skoleklasser. Her er de rigtig gode at dele ud til børnene så har de noget at gå efter. Barnets første år er også rigtig populær til de mindste, så vi er glade for, at den kommer i en ny version hvert år, siger Dorthe Svendsen. Variation og spændende udstillinger På Aalborg Bibliotek bliver PR-materialerne udskiftet så ofte som muligt. Når emnelister og plakater kommer med posten en gang om måneden, bliver de sat op med det samme. Jævnligt bliver de gamle emnelister også hevet op af skuffen og brugt i udstillingerne igen simpelthen for at skabe variation og liv i biblioteksrummet. Det skal ikke være det samme, brugerne møder hver gang, de kommer her og af og til er der jo også aktuelle temaer, hvor emnelisterne er et godt udgangspunkt for en udstilling, fortæller Dorthe Svendsen. www.biblioteksmedier.dk

En del af emnelisterne til børn lægger sig op ad de samme temaer som Palles Gavebod, men også på voksenområdet tager listerne ofte udgangspunkt i aktuelle begivenheder, temaer eller trends. Eksempelvis har twilight-bølgen og 70-året for besættelsen affødt en interessant samling litteratur. Bygger på faglighed og inspiration Idéerne til emnelisterne bliver til på et to-dages seminar i sensommeren hvert år. Her mødes otte eksterne konsulenter, der som bibliotekarer alle har deres daglige gang tæt på brugerne fire fra børnebiblioteker og fire fra voksenområdet. Seminarets første dag bliver blandt andet brugt på evaluering af det seneste års lister. Og så bliver der ellers brainstormet på alle tænkelige emner til de nye lister ligesom indkomne idéer fra bibliotekerne kommer med i puljen. Emnerne bliver grundigt struktureret, og efterhånden barberet ned til 12 overordnede temaer i hver gruppe et til hver måned. På seminarets anden dag bliver der arbejdet dybere med emnerne. Den konkrete litteratur på listerne bliver først sammensat senere af en række eksterne personer, der har en speciel viden eller interesse inden for de enkelte felter. Men eksperterne skal findes, og der bliver allerede på dette tidspunkt tænkt i illustrationer til emnelisterne. Den kreative proces bliver hjulpet godt på vej af inspirerende rammer og hyggeligt socialt samvær. Det er alfa og omega for et godt og konstruktivt udbytte af seminaret og for motivationen i det videre arbejde. De otte konsulenter får nemlig hver tre emner med sig hjem, som de har ansvar for at få finpudset og gjort færdige til de aftalte deadlines. Kvalitet for lånerne Dorthe Svendsen er selv en af konsulenterne, der er med til at lave emnelisterne på børneområdet. Af samme grund er hun selvsagt stærk fortaler for PR-materialerne, som brugerne har stor glæde af: Emnelisterne er gode, fordi brugerne kan tage dem med hjem og fordybe sig i dem. De er lækre i designet og trykkvaliteten, og så har man mulighed for at læse noterne til de enkelte bøger fra den redaktør, som har sammensat listen. Desuden er det et alt for stort arbejde at lave listerne, hvis vi skulle gøre det selv på biblioteket - Det har vi ganske enkelt ikke tid til, fortæller Dorthe Svendsen. Emnelisterne er også tilgængelige som pdf-filer klar til at lægge på bibliotekernes hjemmeside, så lånerne selv kan printe dem eller sidde derhjemme og hente inspirationen ned fra nettet. Emnerne for 2011 er i skrivende stund ikke fastlagt endeligt, men arbejdet er i fuld gang. Der kommer igen 12 emnelister til henholdsvis børne- og voksenbibliotekerne foruden de faste lister Nye bøger på vej. Prispolitikken for listerne vil også blive ændret fra 2011. Den første portion emnelister, som bibliotekerne bestiller, vil fortsat have de kendte priser, men der vil være mulighed for at købe yderligere eksemplarer til en kraftigt reduceret pris, når først grundpakken er indkøbt. Som noget nyt kommer der næste år også fire kataloger over nye bøger, spil, musik og film, som er målrettet børn. Biblioteksmedier udgiver i 2011: 12 voksenemnelister 12 børneemnelister 8 emnelister Nye bøger, multimedier og film 4 tilsvarende emnelister målrettet børn *NYHED* Kataloget Årets Lydbøger Kataloget Romanserier Romannøglen (udkommer kun hvert andet år) Årets Bøfa plakat i forbindelse med børnebibliotekernes kulturpris Samtlige materialer kan også købes som pdf-filer til bibliotekets hjemmeside. Brugerne kan dermed også få inspirationen over nettet. Til november sender Biblioteksmedier inspirationskataloget for det kommende års lister og materialer ud til bibliotekerne. Her kan listerne bestilles enkeltvis, eller der kan tegnes abonnement for hele året.

08 Økonomi og Behold+ spiller sammen i Horsens Horsens kommunes biblioteker er ligesom mange andre biblioteker gået over til Behold+, men i kulturbyen er man gået et skridt videre, end det indtil nu har været muligt andre steder. Behold+ er blevet integreret med økonomisystemet, så fakturaerne automatisk bliver godkendt i systemet. www.biblioteksmedier.dk

Tekst & Foto: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Hverdagen er blevet en hel del lettere på Horsens kommunes biblioteker, og ressourcerne, der tidligere blev lagt i modtagelse, beholdningsregistrering og godkendelse af betalinger, kan nu udnyttes til opgaver tættere på lånerne. Som det første sted i landet har Horsens kommunes biblioteker fået Behold+ integreret med kommunens økonomisystem. Nu bliver fakturaerne automatisk godkendt i systemet, hvis der ingen anmærkninger er og det sparer dagligt biblioteksassistent, Inger Midtgård, for rutinearbejde og adskillige tastetryk. Det har givet en meget lettere modtagelse af materialerne. Tidligere skulle vi finde hver enkelt post frem i accessionsmodulet og modtage dem manuelt. Bagefter skulle fakturaen betales i systemet, før man skulle over i kommunens økonomisystem for at attestere fakturaen. Det var et værre dobbeltarbejde Det slipper vi for nu! Når vi får den elektroniske faktura, tjekker systemet, om materialet er modtaget, og om prisen kan godkendes. Kan den det, bliver fakturaen automatisk anvist til betaling, fortæller Inger Midtgård. Bedre overblik og budgetstyring Udover de sparede arbejdsgange har systemet også gjort det nemmere for personalet at holde styr på indkøbene: Det giver os også en meget større sikkerhed i forhold til økonomien og budgetterne. Vi kan nu få et meget mere præcist og opdateret overblik over, hvor meget vi har brugt, og hvad der er tilbage på materialekontoen. Vi undgår samtidig menneskelige fejl, når vi ikke længere skal taste beløb og kontonumre ind manuelt. Så der er en større sandsynlighed for, at tallene er rigtige hele tiden, siger Inger Midtgård. Selve delen, hvor økonomisystemet er integreret med bibliotekssystemet, har faktisk kørt et stykke tid. Men nu hvor Behold+ også er blevet sat i drift, har det betydet en endnu hurtigere proces, fordi den egentlige modtagelse af bøgerne er blevet automatiseret. Service og forbedret arbejdsmiljø Materialerne kommer meget hurtigere ud til lånerne, og vores processer er også blevet enklere. Vi har ikke talt op Fakta: Horsens Kommune benytter sig af økonomisystemet Prisme, som kan integreres med bibliotekssystemet. I kommuner, der eksempelvis bruger systemer fra KMD, er denne integration som udgangspunkt ikke mulig. I stedet har Biblioteksmedier i samarbejde med Axiell lavet en løsning, hvor der bliver sendt en kopi af den elektroniske faktura til bibliotekssystemet. helt minutiøst, hvor meget tid det sparer, men det har alt andet lige frigjort en del timer fra det rent administrative arbejde, siger hun. Omlægningen til Behold+ har som en positiv sidevirkning forbedret det fysiske arbejdsmiljø på Horsens Bibliotek. Tidligere skulle alle materialer transporteres op på 2. sal for at blive modtaget og registreret, men nu kan det hele klares på en enkelt modtagestation i stueetagen. Nu undgår personalet en masse uhensigtsmæssige løft, fordi bøgerne ikke længere skal så langt omkring, og der skal ikke gøres så meget ved dem som tidligere, hvor personalet selv monterede etiketter. Førhen havde vi et hjemmelavet system med en masse forskellige dotter. Det var små runde klistermærker, der med farver og bogstavkoder fortalte opstillingen på det enkelte materiale. Vi havde faktisk 48 forskellige at holde styr på. Men det er blevet rationaliseret væk, og nu står oplysningerne i stedet på Behold+ etiketten, så materialet er helt klar til udlån, når vi får dem ind ad døren. Så det er jo en lettelse i forhold til tidligere, hvor vi manuelt skulle sætte dotter på en del af materialerne. Det betyder også, at vi skal være noget skarpere, når vi bestiller varen og skal opgive opstillingsoplysningerne. Det er lidt sværere at få rettet fejl på etiketten end med vores gamle system. Der skete ikke mange fejl før, men det er jo mennesker, vi har med at gøre, så der vil altid kunne ske fejltagelser. Behold+ givet os en større sikkerhed, og så er det jo også mest fornuftigt at få gjort tingene rigtigt fra starten, slutter Inger Midtgård.

10 På det gigantiske fjernlager står 27.000 paller med bøger. Hallen har fire lange gange, hvor en kran i midten automatisk henter bøger ned fra 25 meters højde, når computersystemet kan se, at der er bestillinger på dem. Litteraturens katedral Lidt nord for Køge klos op ad transportcentret og motorvejen tårner den gigantiske firkantede stålbygning sig op med de store grønne bogstaver på facaden DBK. Det golde ydre yder slet ikke retfærdighed til de bogstavelig taget tonsvis af viden, fantasi og kreativitet, der gemmer sig bag den grå skal. Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Vi er en selvejende institution, hvis fornemste opgave er at holde distributionsomkostningerne for bøger på et minimum. Det gør vi ved at effektivisere logistikken mest muligt, fortæller Peter Johnsen, direktør for DBK, mens han viser rundt på virksomheden. Han er tydeligvis stolt af den næsten ubeskrivelige præcision og automatisering, der præger virksomheden, og det er da også en logistisk kraftpræstation af en anden verden at få 60.000 bøger om dagen ud af døren med få timers varsel. www.biblioteksmedier.dk

Imponerende logistik Når pallerne med bøger ankommer fra trykkeriet, bliver de scannet og registreret i computersystemet. Derefter bliver de kørt ind på det gigantiske fjernlager, hvor de bliver sat på hylder sammen med 27.000 andre ligesindede. Forlagene har ikke selv bøgerne liggende DBK fungerer reelt som lager for 850 forlag, så der er brug for plads meget plads. Hallen er 120 meter lang, arealmæssigt lidt større end en fodboldbane og 25 meter i højden. De fire store kraner er fuldstændig computerstyrede, og it-systemet er det eneste, der ved, hvor den enkelte bogtitel rent faktisk befinder sig. Efterhånden som bestillingerne på de enkelte bøger tikker ind, vågner de store kraner til live. De har fuldstændig styr på, hvilke titler, der er brug for, og henter pallerne ned fra hylderne. Dette er i princippet den færdige bogs første kontakt med mennesker: DBK (Danske Boghandleres Kommissionsanstalt) er landets største distributør af bøger med en markedsandel på ca. 50%. NBC (Nordisk Bog Center) er marginalt mindre og leverer ca. 45% af bøgerne på det danske marked. NBC og DBK har indgået et samarbejde om selve transporten ud til boghandlerne. Derfor afleverer NBC alle deres bøger hos DBK, som sørger for at distribuere pakkerne fra begge virksomheder ud til boghandlerne. Ved at samarbejde sparer distributørerne den ene vognmand ud til butikkerne til gavn for priserne og miljøet. Biblioteksmedier er den største enkeltaftager af bøger i Danmark Så stor, at Biblioteksmedier som den eneste kunde i landet får bøger leveret på specialpaller direkte fra NBC. Alle andre leverancer sender NBC til DBK, som fordeler pakkerne og sender dem ud til boghandlerne. Vi rører kun ved bøgerne to gange. Første gang er, når vi tager dem fra pallen og lægger dem ind i de røde kasser på plukkelageret. Anden gang er, når vi lægger dem i den kasse, vi sender dem i. Resten er fuldstændig automatiseret på kraner og transportbånd og bliver styret af vores computersystem, fortæller Peter Johnsen. Effektiviseringer gennem dialog DBK er på sin vis en fuldt udbygget postcentral, og man skulle ikke tro, at det var muligt at hente yderligere optimeringer ud af store logistiske apparat. Ikke desto mindre var DBK og den anden store distributør i Danmark, NBC, vigtige elementer, da Biblioteksmedier for et lille år siden halverede leveringstiderne ved hjælp af et større Lean-projekt. Gennem en række workshops med de to leverandører er det faktisk lykkedes at få bøgerne hurtigere gennem dette led i systemet. Direktør Peter Johnsen er på uvant arbejde med at plukke bøger fra en af de tusindvis af røde kasser, som endnu et kransystem henter ned til medarbejderne. Små displays under kasserne fortæller hvor mange af den enkelte titel, der skal lægges i papkasser klar til afsendelse. Vi har egentlig ikke ændret væsentligt på procedurerne hos os. For at gøre tingene så effektivt som muligt, kører vi eksempelvis bestillingerne gennem systemet på bestemte tidspunkter det kan vi dårligt afvige fra. Men det viste sig, at vi hver især ikke havde indrettet os på hinandens procedurer. Hvis vi eksempelvis modtager bestillingerne 5 minutter for sent i forhold til vores procedurer, bliver de først ekspederet dagen efter, siger Peter Johnsen. Efter Lean-projektet kender Biblioteksmedier meget mere til procedurerne hos både DBK og NBC, der tilsammen distribuerer omkring 95% af alle bøger i Danmark. Det betyder, at når Biblioteksmedier bestiller bøgerne om eftermiddagen, lander de i varemodtagelsen næste formiddag parate til at blive klargjort og sendt ud til bibliotekerne. Peter Johnsen medgiver, at der er hentet en lille smule på leveringstiderne i forhold til transporten med vognmanden. Leverancerne til Biblioteksmedier er så store, at de fylder en lastbil alene. Af og til har vognmanden enkelte leverancer med til andre boghandlere, men han har nu fået indskærpet, at ruten skal gå i direkte linje fra Køge til Biblioteksmedier i Ballerup så må de andre stop på ruten vente til bagefter. Alt i alt har erfaringen af de fælles workshops mellem Biblioteksmedier og bogdistributørerne vist, at man hver især kan optimere og rationalisere til et vist punkt, men i et fælles samarbejde er det muligt at nå endnu længere.

Materialevalg med merværdi Tempo+ er blevet en ubetinget succes, som er blevet utroligt godt modtaget af bibliotekerne. Indtil videre har bibliotekerne i mere end 60 kommuner tilsluttet sig vores nyeste service. Den store tilslutning giver de bedste muligheder for rabat på indkøbet, og det er en forudsætning for at gøre servicen endnu bedre for bibliotekerne. Responsen har virkeligt vist os, at assistance til materialevalget er velkomment på bibliotekerne. Derfor vil vi gerne videreudvikle servicen og arbejde på at udvide Tempo+ til endnu flere kunder. Vi ønsker også at lancere et endnu bredere udbud end i dag, hvor praktisk taget alle ekspreskatalogiseringer fra DBC er med i tilbuddet. Mere præcist udvalg og rating Vi er afhængige af feedback for at gøre servicen endnu bedre og mere præcis i forhold til bibliotekernes behov. Mange har allerede givet os indspark og gode råd, og vi er i øjeblikket i fuld gang med at opbygge et løbende samarbejde med en række biblioteker omkring titeludbud, rating m.m. Det hele foregår via Facebook, hvor vi har sat et forum op, som udelukkende bruges til debat om Tempo+. Hvis I ønsker at deltage i dette udviklingsarbejde, må I meget gerne tage kontakt til Jacob Demuth Lundemann på tlf: 5213 7829. Mere omfattende materialevalg på sigt Vi arbejder desuden på at kunne udvide vores materialevalgsservices, så bibliotekerne kan frigøre yderligere ressourcer til gavn for brugerne og de pressede budgetter. En mulighed kunne være at tilbyde individuelle og skræddersyede materialepakker i en form for abonnementsordning. En service som vi allerede i dag tilbyder skolebibliotekerne i Københavns Kommune. Forudsætningen for dette udviklingsarbejde er et tæt samarbejde med et eller flere biblioteker, så servicen bliver forankret i kundernes behov. Vi vil i den forbindelse gerne opfordre interesserede kunder til at tage kontakt til Steen Lund, tlf: 5213 7812 for en dialog om mulighederne.