Boligselskabet DFB Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde nr. 51 Tirsdag d. 30. august 2011 kl. 17.00 i Nimb, Tivoli, Bernstorffsgade 5, 1577 København V med efterfølgende spisning Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Nyt fra organisationsbestyrelsen... 2 4 Sager til orientering... 2 4.1 Status på dispositionsfond, arbejdskapital og egentrækningsret... 2 4.2 DFB projektoversigt... 2 4.3 DFB stamdata... 2 5 Sager til beslutning... 3 5.1 Ophævelse af fritagelser for indbetalinger til dispositionsfond... 3 5.2 Politik for rentesatser på lån til afdelingerne... 3 5.3 Kontokort til formanden... 3 5.4 Uddannelsespolitik... 3 6 Afdelinger i drift... 3 6.1 9304 Charlottegården Regnskab... 3 6.2 9304 Charlottegården Opfølgning på møde mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og driften... 4 6.3 9304 Charlottegården Prækvalifikation til fortsættelse af helhedsplan... 4 6.4 9373 og 9399 Klostergården I og II Tilskud til tinglysningsudgifter... 4 6.5 9316 Hellerupvej Annullering af helhedsplan... 5 6.6 9343 Gadehavegård Status på energirenovering... 5 6.7 9356 Kongensgade - Fremtidssikringsanalyse... 5 7 Mødeplanlægning... 6 8 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Mariazara Pervin, næstformand Jytte Rønne Bente Nees Susanne Pia Hansen Winnie Andersen Peter Krogh Peter Hansen Poul Erik Jensen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea, ref. Domea Boligcenter København, den 24. august 2011
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har modtaget følgende kommentarer til referat af mødet d. 17. maj 2011: Punkt 5.6 - Fuldmagt Fuldmagten blev udfærdiget til Peter Krogh og ikke Peter Hansen som angivet i referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3 Nyt fra organisationsbestyrelsen Formand og bestyrelsesmedlemmer orienterer om nyt siden sidst. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4 Sager til orientering 4.1 Status på dispositionsfond, arbejdskapital og egentrækningsret Oversigten over fælles midler er opdateret med de tildelinger af midler og lån, som bestyrelsen har foretaget siden sidste regnskabsskæring. Der vil blive orienteret yderligere på mødet. 4.2 DFB projektoversigt Status på oversigt over igangværende projekter og anvendelse af bevilligede midler i DFB udarbejdet af Peter Krogh og Domea. 4.3 DFB stamdata Skema over afdelingernes stamdata er fremsendt fra DFB til Domeas udfyldelse. Der orienteres yderligere på mødet. Side 2 af 6
5 Sager til beslutning 5.1 Ophævelse af fritagelser for indbetalinger til dispositionsfond Bestyrelsen har ønsket undersøgt om det er muligt at ophæve afdelingers fritagelse for dispositionsfond. Der orienteres yderligere om mulighederne for dette på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og, hvis dette er muligt, at træffe beslutning vedrørende ophævelse af fritagelse for indbetaling til dispositionsfond. 5.2 Politik for rentesatser på lån til afdelingerne Der orienteres yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at fastsætte en politik for rentesatser ved fremtidige udlån til afdelingerne. 5.3 Kontokort til formanden Der er endelig ankommet fuldmagter til udstedelse af kontokort. Denne skal underskrives af tegningsberettigede for selskabet, dvs. to bestyrelsesmedlemmer, heraf den ene formand eller næstformand, samt forretningsfører. Det indstilles til bestyrelsen at fuldmagten underskrives af tegningsberettigede. 5.4 Uddannelsespolitik Kommunikations- og formandsudvalget ønsker et særligt kursus en lørdag for DFB s afdelingsbestyrelser, baseret på Domeas kurser om arbejdet i afdelingsbestyrelsen og i økonomi. Udkast til et sådant kursus sammensættes af Domeas HR- og Uddannelsesafdeling, og der orienteres mere uddybende på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning og fastsætte de nærmere rammer for et kursus. 6 Afdelinger i drift 6.1 9304 Charlottegården Regnskab Som besluttet på seneste møde underskrives regnskabet mv. for afdeling Charlottegården af organisationsbestyrelsen og fremsendes derefter til kommunen som en tvist. Det indstilles til bestyrelsen at underskrive regnskabet. Side 3 af 6
6.2 9304 Charlottegården Opfølgning på møde mellem organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelsen og driften Der er afholdt et møde mellem formandsskabet i DFB, afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, med henblik på at drøfte en række forhold vedrørende afdelingen. Konklusionerne på mødet blev: Afdelingens udtrædelse af den fælles boldbane Denne beslutning er truffet af afdelingsmødet samt ikke i strid med de aftaler, der er indgået. Beslutningen står derfor ved magt. Budgetoverskridelser i forbindelse med aktivitetshuset Afdelingen vil ikke fremover godkende budgetoverskridelser. Økonomiske dispositioner vedr. Aktivitetshuset træffes af en gruppe på 4 personer, hvoraf halvdelen er fra Charlottegården. Arbejdsmiljø i driften Der er udarbejdet en samarbejdsmodel, hvorefter kommunikationen og koordinerende møder mellem afdelingsbestyrelse og drift foregår. Fortsættelse af helhedsplan Afdelingen er indforstået med at der fremsendes ansøgning. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. 6.3 9304 Charlottegården Prækvalifikation til fortsættelse af helhedsplan Prækvalifikationen til fortsættelsen af helhedsplanen i Charlottegården er netop indsendt til LBF. Denne vedlægges som bilag. Der orienteres yderligere om denne på mødet. 6.4 9373 og 9399 Klostergården I og II Tilskud til tinglysningsudgifter Nedenstående anmodning er indkommet fra afdelingerne Klostergården I og II: Ansøgning om tilskud til betaling af tinglysningsudgifter ved optagelse af lån Som bekendt har det været problematisk at få finansieret restbyggesummen i de to afdelinger, hvorfor der har henstået en restsum på byggelånet lige siden 2004, hvor afdelingerne blev taget ibrug. I budgetår 08/09 godkendte kommunen at en del af denne rest byggesum kunne finansieres via et ikke støttet realkreditlån, men der henstod stadig samlet 3,5 mil. kr. som kommunen ikke ville godkende. Efter forhandling med kommunen er det nu godkendt, at de 3,5 mil. kr. kan finansieres via et ikke støttet lån, som p.t. er ved at blive optaget. Beløbet er fordelt med: 93-73 Klostergården 2-68 1.811.237 kr. Side 4 af 6
93-99 Klostergården 70-112 1.690.061 kr. Begge afdelinger har i alle årene betalt byggelånsrenter som har været indregnet i budgetterne. Den fremtidige udgift til afdrag og renter, vil derfor ikke forhøje afdelingernes budget. Til gengæld vil der i nuværende budget 10/11 eller budget 11/12, komme en, ikke budgetlagt, udgift til tinglysning af lånene. For afd. 93-73 vil beløbet blive ca. 145.000 kr. og for afd. 93-99 vil det dreje sig om ca. 71.000 kr. Begge afdelinger har haft en økonomisk svær start med mange uforudsete udgifter, bl.a. tinglysningsudgifter til den første del af rest byggesummen. Begge afdelinger har derfor tidligere modtaget et ekstraordinært tilskud for at bringe balance i budgetterne. Den nye tinglysningsudgift vil igen bringe ubalance i regnskabet, med underskud til følge. Der søges derfor et ekstraordinært tilskud til betaling af tingslysningsudgifterne, når restfinansieringen falder endeligt på plads. Det indstilles, at der ydes et tilskud på tilsammen ca. 215.000 kr. til dækning af tinglysningsudgifterne, således at afdelingerne ikke belastes yderligere af driftsunderskud. 6.5 9316 Hellerupvej Annullering af helhedsplan På seneste møde besluttede organisationsbestyrelsen at igangsætte en helhedsplan i afdelingen på baggrund af fremtidssikringsanalysen, med det formål at komme videre med sammenlægningen af lejligheder. Det viser sig efterfølgende, at afdelingsbestyrelsen i afdeling Hellerupvej mener at denne beslutning beror på en misforståelse, idet afdelingen ikke ønsker helhedsplanen igangsat førend det er blevet præciseret overfor afdelingsbestyrelsen, hvad forslaget i fremtidssikringskataloget egentlig går ud på. Denne opklaring henligger under driftschefen. Afdelingsbestyrelsen anmoder derfor om, at beslutningen om at igangsætte helhedsplan annulleres. Det indstilles til bestyrelsen at annullerer beslutningen om igangsættelse af helhedsplanen og afvente en formel anmodning fra afdelingen om en sådan. 6.6 9343 Gadehavegård Status på energirenovering Der orienteres kort om status på energirenoveringen i gadehavegård. 6.7 9356 Kongensgade - Fremtidssikringsanalyse Helhedsplan, tilstandsrapport og kalkulation vedrørende afdeling Kongensgade er vedlagt som bilag og vil blive fremlagt på mødet. Side 5 af 6
Det indstilles til organisationsbestyrelsen at godkende helhedsplanen. Det bemærkes, at organisationsbestyrelsen i denne beslutning også handler på afdelingens vegne. 7 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 1. november klokken 17.30 hos Domea. 8 Eventuelt Side 6 af 6