BYENS MØDE Inspirationshæfte Severin Seminar, maj 2012 1
Dette lille hæfte samler et par af de modeller og skabeloner, som vi har brugt på Byens Møde på Severin Seminaret. Den skal gøre det let for dig at tage inspirationen med hjem til butiksrådet eller brugsforeningsbestyrelse, hvor det virkelige arbejde skal ske. God arbejdslyst! Ditte Wulff Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 Indhold: Mødedesign kompas...3 Skabelon 1: Formål...4 Skabelon 2: Butikkens medlemmer...5 Skabelon 3: Mødedesign...6 Cafe-mødet (en opskrift på at holde levende og inddragende møder)...8 10 gode råd til gode møder...12 Handlingsplan fra Severin Seminar...13
Tekst 2.1 Formål Hvor Tekst 2.2 Målgruppe H Mødedesign Denne model er god at have som jeres kompas, når I skal planlægge jeres næste årsmøde eller generalforsamling. Det handler om at I har tænkt alle dele af mødet igennem i fællesskab, og at der er en tydelig sammenhæng mellem delene. I kan bruge skabelonerne på de følgende sider til at få talt hele kompasset igennem. Tekst 2.3. Design Hvor Målgruppe - Hvem holder vi det for? Formål - Hvorfor holder vi mødet? Design - Hvordan holder vi det? 3
Skabelon 1 Formål Hvad vil det kræve at få 10% mere ud af ÅM/GF? Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 Hvilke spørgsmål skal vi starte med at stille os selv? 4
Skabelon 2 Butikkens medlemmer Sæt dig i medlemmets sted, og udfyld disse felter... Emner i FDB-regi, jeg interesserer mig for Mine fakta Dette har jeg lavet i dag Værdier, der er vigtige for mig ME DLEM I BUTIKKEN: Kvaliteter, jeg lægger vægt på i et møde 5
Skabelon 3 Mødedesign Brainstorm Tema Forplejning Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 Indslag/ underholdning Mødeform Opmærksomhed 6
Noter 7
Café Mødet Café-modellen er en metode til at skabe levende og inddragende møder, hvor deltagerne kommer på banen med idéer, tanker og inputs. Her får I en opskrift på, hvordan I let kan komme i gang med at holde café-møder på jeres generalforsamlinger og årsmøder. Kort fortalt: Metoden kaldes Café-modellen, fordi den skaber den samme uformelle stemning og summende snak, som man kan finde på en café. Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 I vælger et overordnet tema eller spørgsmål, som alle deltagerne kan relatere til; fx Hvilke aktiviteter skal vi lave det kommende år?. Deltagerne på mødet cirkulerer blandt forskellige borde med udvalgte temaer eller spørgsmål; fx Aktiviteter for børn eller Hvordan skaber vi opmærksomhed om vores arrangementer?. Ordet er frit, og alle kan komme frem med idéer og inputs. Der skrives noter og skribles ned på papirduge på bordet. Man bliver 15-20 minutter ved bordet og skifter herefter til et nyt bord. Hvert bord har en vært, som bliver siddende i alle runder for at overdrage pointerne fra runde til runde og præsentere dem for gruppen til slut. 8
Hvornår? Cafe-mødet er rigtig godt, hvis I gerne vil have mere ud af de deltagere, som dukker op til årsmødet og generalforsamlingen. I skal lave et café-møde, hvis I gerne vil have konkrete input fra medlemmerne, som I kan arbejde videre med. Hvor længe? Et café-møde kan tage alt fra 1 time til flere timer afhængig af hvor meget I vil i dybden. Hvor mange? Café metoden er skabt til større møder, og kan derfor afvikles med alt fra 12 1200 deltagere. Hvem? Metoden er meget inkluderende, så alle med tilknytning til temaet kan deltage. Hvor? I skal bruge et lokale, som er stort nok til at I kan sætte flere grupper af borde op i lokalet uden at de står alt for tæt. 9
Cafe-mødet trin for trin Før mødet: Brug noget tid på at sætte jer ind i metoden Vælg det overordnede tema/spørgsmål og skriv det på en tavle eller flip-over Vælg evt. også temaer/spørgsmål til de enkelte borde Indret lokalet i grupper af borde. Der skal kunne sidde mellem 5 og 8 ved hvert bord. Bordene dækkes op med papirdug, evt. post-its og tuscher. Lav et skilt med tema/spørgsmål og sæt på bordet Hvilke aktiviteter skal vi lave i butikken? Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 Aktiviteter for børn Aktiviteter omkring Fair trade Hvordan skaber vi opmærksomhed om vores aktiviteter? 10
Under: Mødelederen præsenterer metoden kort. Præsenter det overordnede tema og undertemaerne/spørgsmålene på bordene. Bed nogen om at melde sig som værter én pr. bord. t Vær 15-20 min. Deltagerne kan enten fordele sig tilfældigt ved bordene i første runde, eller I kan bede dem gå derhen, hvor de synes, de har mest at bidrage med. Sæt snakken i gang (ca. 15-20 minutter pr. runde). Ordet er frit. Husk at få deltagerne til at tage notater på papiret. Efter 20 minutter stoppes snakken. Værten bliver siddende. Deltagerne fordeler sig rundt ved nye borde. Der kan evt. spilles musik mens man skifter pladser. Anden runde sættes i gang. Værten ved bordet bruger 2 minutter på at overlevere, hvad der er blevet talt om i sidste runde. Herefter er ordet frit. N år I har kørt de runder, I synes er tilpas, beder I deltagerne om at bruge 5 minutter på at finde frem til nogle generelle pointer ved de borde, de sidder ved. V ærterne får 2 minutter til at fremlægge de vigtigste pointer for hele gruppen. Bestyrelsen sørger for at notere, så idéerne kan tages med i det videre arbejde. M ødelederen runder af og siger tak for biddragene. Top 3 11
10 gode råd til gode møder Gør det tydeligt hvad formålet med mødet er, og kommunikér det til deltagerne både i indbydelsen og som start på mødet. Det engagerer dem og afklarer samtidig forventninger til mødet. Hvis I har flere emner på dagsordenen, så fortæl under hvert enkelt punkt, hvordan det skal behandles (information, fremlæggelse, diskussion). Så ved deltagerne, hvornår og hvordan de skal biddrage. Tænk over, hvordan opstillingen i lokalet kan understøtte den type møde, I gerne vil holde. Eksempelvis lægger biografopstilling op til én-vejs kommunikation, mens små grupper af borde lægger op til aktivitet i mindre grupper. Hvis I bruger teknik, så tjek det altid på forhånd! Hav en plan B i tilfælde af, at det ikke virker. Skab stemning ved for eksempel at spille musik eller vise billeder på projektor, når deltagerne kommer. Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 Det giver altid god energi at lave en lille øvelse, som involverer deltagerne fra start. Det kan bare være, at mødelederen beder alle om at vende sig mod deres sidemand og bruge 5 min. på at fortælle hinanden, hvorfor de er med i FDB. Den gode mødeleder er lidt ligesom en god vært eller værtinde ved en fest, som skaber den gode stemning fra start til slut. Husk at din rolle strækker sig helt fra når deltagerne kommer ind af døren og til de går hjem flere timer senere. Husk at det er OK at stoppe en diskussion som ikke er relevant ved for eksempel at sige, at man kan tage den bagefter. Ofte vil der være mange deltagere, som er glade for, at man går videre. Lav en stykke papir på væggen, som er jeres parkeringsplads. Her kan I skrive spørgsmål og kommentarer op, som er vigtige, men bliver bragt op på et dårligt tidspunkt. I kan slutte mødet af med at gennemgå de ting, der står på parkeringspladsen. Lav et takkekort. Ligesom en god indkaldelse er vigtig, kan det også være en rigtig god ide at sende en mail eller et brev ud, hvor I takker for deltagelsen. Det øger folks motivation for at dukke op det efterfølgende år og for at bidrage til arbejdet løbende. 12
Min handlingsplan 3 idéer jeg vil tage med mig 3 handlinger jeg vil foretage mig Inden (dato) 13
Noter Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 14
Noter 15
Noter Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 16
Noter 17
Noter Byens Møde, Inspirationshæfte - Severin Seminar, maj 2012 18
Noter 19
Kontaktinformation: Ditte Wulff Mødehuset E-mail: ditte@moedehuset.dk Tlf: 29 91 04 91