Referat Sted: Hørsholm Rådhus, D1 Dato: 19. februar 2015 Deltagere: Hugo Pedersen, Kommunaldirektør, Formand Klaus Poulsen, Arbejdsleder Marianne Lindholdt, Næstformand, DLF Marlene Dalskov, BUPL Hanne Nordfalk, DSR Jan Stoltz, HK Anette Pollas, FOA Ulla Høgh, SL Jeanette Hougaard, FOA, Martin Hilsted, AMR Henrik Pedersen, AMR Helle Friis, AC Dansk Psykologforening Kontakt Mette Camilla Ebdrup Personalekonsulent meeb@horsholm.dk Direkte tlf. 4849 1466 Center for Økonomi og Personale Løn og personale Kristine Ansted Schmidt, Arbejdsmiljøtovholder Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef Mette Ebdrup, Løn og Personale Fraværende: Mette Herbert, Direktør Referat fra HovedMED 19. februar 2015 1. Godkendelse af referat fra mødet d. 13. november 2015 Referatet blev godkendt med bemærkninger til pkt. 2 og pkt. 2.3. Pkt. 2. Det blev præciseret, at Med-systemet skal høres, når der kommer nye besparelser. Pkt. 2.3. I sidste referat står der, at Ida kom med en bestilling til næste HovedMED. Der er ingen, der kender til bestillingen. Der var ros til udførelighed af dagsordenerne, og der blev talt om, at fremadrettet skal vi forsøge at have kortere referater. 1/7
2. O/D: Dine kerneopgaver Ansvarlig: Hugo Pedersen Hugo Pedersen orienterede om initiativet med fokus på dine kerneopgaver, som er baseret på ny forskning på arbejdsmiljøområdet. Hugo Pedersen oplyste blandt andet at Hørsholm Kommune vil bliver tvunget til at prioritere deres ressourceanvendelse. Det nye mantra er få mere ud af det du har. Det er rigtig vigtigt at man kender sin kerneopgave. Arbejdet med kerneopgaven er stadig i sin indledende fase, og skal ses som en kampagne over længere tid. Det er en fælles interesse. Alle ledere har fået udleveret bogen Kend din kerneopgave. Det er drøftet i chefforum også. Næste fase er at MED-systemet skal indover og opgaven skal forankres i MED. Klaus Poulsen orienterede kort om, at de havde prøvet at definere kerneopgaven i rehabiliteringen, og oplevet stor succes med det. Det blev besluttet, at alle medlemmer af HovedMED får en eksemplar af bogen Kend din kerneopgave. 3. O/D: Effektiviseringsanalyse og processen Ansvarlig: Hugo Pedersen Bilag: Dagsordenspunkt fra ØU 15.01.2015 Hugo Pedersen orienterede om, at der er besluttet at arbejde videre med 4 store effektiviseringsanalyser. Her er det vigtigt, at det arbejde også bliver forankret i MEDorganisationen. MED-systemet vil blive hørt inden der bliver truffet nogle beslutninger. Den analyse som kommer til at fylde mest er ejendomsporteføljen. Det blev besluttet, at der skal være et ekstraordinært møde i HovedMED inden der træffes nogen beslutninger for at HovedMED kan blive inddraget i processen. Dermed kan HovedMED komme tættere på forløb og indhold. Marianne Lindholdt og Hugo Pedersen vil forberede sig sammen til dette møde. 4. O/D/B: HovedMEDs opgaver Ansvarlig: Hugo Pedersen og Marianne Lindholdt Medarbejdersiden kom med forslag til, hvor vi sikre, at opgaverne kommer fra et niveau i MED-systemet til et andet. Der var blandt andet et forslag om at der ligger links på forsiden til referaterne og dagsordnerne. Der blev 2/7
også talt om, at det var vigtigt at tænke skolerne ind, da de ikke har adgang til intranettet men kun skoleintra. Lige nu ligger der en forventning hos de enkelte medlemmer af de forskellige med-udvalg om at næste niveau i MED-systemet læser referater og ser om der er noget som de skal tage fat i. Hugo Pedersen har en forventning om, at Centerchefen fører opgaven videre til næste led. Undersøger om det sker og bliver taget videre. Det er en ledelsesopgave at sikre det sker men også en TR opgave. Der blev talt om, at man skal tydeliggøre i referatet at man ønsker, at det bliver taget op i næste led. Samtidig skal man aktivt aftale det med næste niveau, at det bliver taget op. Det blev besluttet, at Center for Økonomi og Personale laver udkast til procedure og retningslinjer for dette. 5. O: Orientering om budgetprocessen Ansvarlig: Hugo Pedersen Der er lagt op til, at MED-udvalgene skal inddrages meget tidligere i budgetprocessen end de forrige år, og der er nu afsat 3 datoer, hvor HovedMED skal mødes med ØU. MED-inddragelsen er udvidet i budgetprocessen og der er booket datoer i kalenderne for møderne med ØU. Det er godt at lave et oplæg til ØU med udgangspunkt i budgetaftalen. Forslå hvad politikerne skal lægge vægt på og hvilke prioritere. 6. Arbejdsmiljø 6.1. B: Forslag til årshjul for arbejdet med arbejdsmiljø i HovedMED i 2015. Marianne Lindholdt Arbejdsgruppen forslog, at der ikke sker en udvidelse af årshjulet, da det er et ønske, at der i stedet vil være tid til at gå i dybden med de enkelte punkter på møderne. Årshjulet blev godkendt. Det er blevet besluttet, at den årlige arbejdsmiljødrøftelse bliver et selvstændigt møde. 3/7
6.2. O/B: Temadag om arbejdsmiljø Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Da arbejdsmiljø og fokus på trivsel er et så omfattende og vigtigt et punkt for organisationen, foreslås det, at HovedMED afholder en temadag om arbejdsmiljø. Temadagen skal ses som en appetitvækker for udbredelsen af arbejdet med arbejdsmiljøet Hørsholm Kommune til hele organisationen. Temasagen er fastlagt til d. 22. oktober 2015. 6.2.1. D: Indhold i den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2015 Marianne Lindholdt Medarbejdersiden kom med input ift. de forskellige punkter. Der var blandt andet et forslag om, at hver enkelt ansat fik sin sygefraværsprocent af vide. Det kan sætte fokus på sygefraværet og måske mindske dette. Medarbejdersiden oplyste, at de synes det har en betydning, at mange af personalegoderne er sparet væk. Der er kommet negative kommentarer omkring det. Det blev besluttet, at punkterne i dagsordenen er dem, som der arbejdes videre med. Der skal nu findes en proces for det videre arbejde. 6.2.2. B: Hvordan får vi fokus på trivsel og arbejdsglæde til at vokse i organisationen? Malene Dalskov Arbejdsgruppen indstiller, at Hørsholm Kommune får et fælles redskab. Arbejdsgruppen anbefaler, at sociale kapital med relationel koordinering bliver valgt som redskab. KL og KTO har udarbejdet gratis kursusmateriale baseret på videoundervisning. Se link http://styrksamarbejdet.dk/content/intro-tilundervisningsforl%c3%b8b eller bilag. Arbejdsgruppen forslår, at alle enheder arbejder med redskabet. Enhederne skal til chefforum udarbejde et 4/7
notat, der beskriver deres arbejde og erfaringer med social kapital og relationel koordinering. Chefforum vil på baggrund af notaterne drøfte implementeringen og udbyttet af enhedernes arbejde med social kapital og relationel koordinering. Chefforum giver en tilbagemelding til HovedMED. Marlene Dalskov fortalte kort om social kapital og relationel koordinering. Det blev drøftet, hvordan implementeringen kunne finde sted i den enkelte enhed, da det er vigtigt, at det får lokalt ejerskab. Hugo Pedersen ser det som et strategisk kompetenceudviklingsredskab, og det skal derfor rulles ud i hele organisationen. Social kapital og kerneopgaven hænger sammen. Når der er et eksempel klar, kan det komme i chefforum, så de her kan tale om, hvordan der kan arbejdes videre med det. Det blev besluttet at på det ekstraordinære møde i HovedMED, skal HovedMED se en video omkring social kapital. 6.3. D: Arbejdsskader 2014, 2013 og 2012 Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Kristine Ansted Schmidt orienterede kort om, at der intet mønster er i arbejdsskaderne. Der blev talt om, at en nærved-ulykke ikke er en reel skade. Der er en skade der er meldt men hvor der ikke er noget sygefravær. Der blev talt om, at disse skader måske skal skilles fra de andre for at få et bedre overblik. 6.4. O/B: Principper for opfølgningskurser / klippekortmoduler (bilag 11a i MEDhåndbogen er vedlagt) Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Det blev besluttet, at MED-udvalgene kan komme med ønsker til anvendelse af klippekort inden 1. april 2015 til tovholderen for arbejdsmiljø. 5/7
Center for økonomi og personale skriver ud og beder om ønsker. 6.5. B: Supplerende opfølgningskurser Kristine Ansted Schmidt HovedMED har valgt temaet MED og fokus på trivsel og arbejdsglæde som opfølgningskursus for 2015. 7. B: APV/Trivsel/Lederevaluering Anonyme besvarelser Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt og David Schjelde Der var en lang drøftelse frem og tilbage omkring anonymitet fordele og ulemper. Medarbejdersiden udtrykker, at der blandt medarbejderne er angst for at svare ærligt, hvis ikke den er anonym. Hugo Pedersen er meget opsat på, at vi får skabt en samtale på den enkelte arbejdsplads, så der er tillid og anonymitet ikke er nødvendig. Der kom forskellige forslag til, hvordan man måske alligevel kunne handle bedre på svarene trods anonymitet. Måske metoden kunne være anderledes og spørgsmålene bygget anderledes op, så der bedre kan handles på det. Der kom også forslag omkring, at man denne gang spurgte medarbejderen omkring hvad der skulle til for at de ikke skulle svare anonymt. Det blev besluttet at APV/Trivsel/lederevaluering igen i år skal være anonym. Det blev dog aftalt, at HovedMED fremadrettet skal drøfte dette spørgsmål. Helle Friis og Martin Hilsted meldte sig til den gruppe som skal prøve spørgeskemaet. 8. O: Retningslinjer vedr. personalet i forbindelse med afskedigelser ved budgetmæssige personalereduktioner og/eller ved omstruktureringer 6/7
Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Da tiden var knap blev det besluttet at udskyde dette punkt til det ekstraordinære møde. Der var enighed om, at der skulle bruges tid til dette punkt. 9. Eventuelt Tiden var gået. Ingen punkter til eventuelt. 10. Evaluering af mødet Vi nåede ikke evaluering af mødet. 7/7