EU- udbud 2012/S 110-182877 Levering af kaffe, te og kaffemaskiner/-automater til Jysk Fællesindkøb Spørgsmål/svar Offentliggjort 28. juni 2012 Nr Spørgsmål Svar 1 Vi vil gerne anmode om udsættelse af spørgefristen kan rykkes fra 11/7-12 til d. 18/7 12. Ligeledes afleveringsfristen for tilbuddet rykkes fra d. 10/8 12, til d. 17/8 12. Årsagen, er begrundet med, at behandlingsperioden ligger op til og i ferieperioden, hvor væsentlige centrale medarbejdere, der skal inddrages i udbuddet på skift afholder ferie kan dette efterkommes? Spørgefristen er fastsat til 11.07.2012. Spørgsmål, fremsendt inden denne tidsfrist, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Udbyder har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Udbyder har forståelse for, at sommerferieperioden har indflydelse på tilbudsgiveres mulighed for at udarbejde tilbudsmaterialer. Derfor har Udbyder allerede udvidet tilbudsperioden ud over de lovpligtige 45 dage for at imødekomme netop dette forhold. Der vil derfor ikke blive ændret på hverken spørgefrist eller tilbudsfrist. 2 Vedrørende tilbudslisten bilag 1 a. delaftale 1 Hvor der på position 9 og 13, forespørges på 1000 gr. pakninger, må der her bydes ind med 500 gr. poser, som er alm. standard pakninger? Udbyder er bevidst om, at man i tilbudsgivers branche har forskellige standard pakningsstørrelser på kaffe. Udbyders tilbudsliste er imidlertid udarbejdet ud fra de pakningsstørrelser, hvor der i henhold til statistikker har været betydelig efterspørgsel. En del pakningsstørrelser er allerede slået sammen med andre og/eller udtaget af tilbudslisten. På baggrund heraf fastholder Udbyder de i tilbudslisten anførte pakningsstørrelser for så vidt angår kafferne. 3 Vedr. tilbudslisten bilag 1 a. delaftale 1 Løs te. Hvad angår tilbudslistens position 4 fastholdes den 1
Vedr. te, på position 4 5 6 7, løs te. Må der her bydes ind med standard afvejning på 250 gr.? 4 Udbudsmaterialet, s. 31 Rammekontrakt 10 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. I henhold til vores HACCP & ISO 22000 kan vi ikke modtage fødevarer retur med så lang frist vil udbyder acceptere, at der maximum må være 8 dages returret på fødevarer? 5 Bilag 1A: Tilbudsliste Kaffe mv brevte linje 1 Der anmodes om sort-/hvid/grøn og frugt te, ca. 20-25 breve a) Ønsker udbyder en assorteret æske? b) Udelukkende sort, hvid, grøn eller frugt te? c) Gennemsnitspris på ovennævnte teer? 6 Bilag 1A: Tilbudsliste Kaffe mv. brevte For pos nr. 1,2 og 3 brev te / Tilbudsprisen skal opgives pr æske for brev te i kolonne K angivne volumen pr. pose på 500 gram. For så vidt angår position 5-7 er volumen angivet som en ca.-volumen. Udbyders tilbudsliste er udarbejdet ud fra de pakningsstørrelser, hvor der i henhold til statistikker har været betydelig efterspørgsel. På baggrund af det stillede spørgsmål finder Udbyder det imidlertid acceptabelt med en afvigelse fra de angivne ca. 100 gram, således at der kan bydes ind med poser a 100-150 gram. Udbyder finder derimod et udsving på 150 gram (fra 100 250 gram) for stort. Udbyder accepterer, at såvel fejlbestillinger som fejlleverancer returneres maksimalt 8 dage efter modtagelse for så vidt angår fødevaredelen på delaftale 1 og 3. Kontraktmaterialet vil blive tilrettet i henhold til ovenstående inden kontraktunderskrivelse. a) Nej b) Ja c) Udbyder ønsker én og samme pris for alle de under b) nævnte typer. Kolonne I: Udbyder efterspørger, hvor mange tebreve der er i en æske (20-25 stk. eller?) Kolonne K: Udbyder efterspørger prisen for en æske (jfr. definition ovenfor). På den måde kan vi udregne prisen pr. tebrev. Udbyders volumen er angivet i antal tebreve, hvilket danner baggrund for den endelige beregning af den samlede 2
Kolonne K Listepris pr. æske/pose Kolonne J Antal gram. Pr. pose Kolonne I Antal breve/poser pr. Æske/pakke Vil udbyder bekræfte at antal breve i kolonne I er antal pr karton svarende til mindstebestillingen? pris. Vil udbyder bekræfte at denne prise er pris pr karton svarende til mindste bestillingen? Prisen som udbyder evaluere på er omregnet pris pr brev x antal breve pr. år 7 Bilag 1A: Tilbudsliste Kaffe mv. filtre For pos nr. 6 filtre / skålefilter 250-110, såfremt tilbudsgiver ikke har dette filter 250-110 i sortimentet, vil udbyder dermed acceptere at vi byder med en tilsvarende størrelse der kan anvendes i samme skåletragt erstatningsfilteret er 250-90 svarende til 20 mm. Smallere i bunden men med samme diameter i toppen. Vil udbyder acceptere dette? Udbyder kan desværre ikke acceptere, at der tilbydes filter med anden størrelse end den i position 6 angivne, da anvendelse af et filter med mindre bund-diameter vil bevirke sammenfald af filtret, når det bliver vådt, og dermed medføre en risiko for overløb af den formalede kaffe. 8 Bilag 1A: Tilbudsliste Kaffe mv Ja, Udbyder er bevidst om dette. 3
Udbyder har defineret ristningsgrader i tilbudslisten, og vi ønsker hermed blot at gøre udbyder opmærksom på, at der ikke for Danmark eller i EU er defineret en fælles standard for ristningsgrader af kaffe. Det betyder at det enkelte risteri selv definerer hvad der kaldes lys, mellem- og mørkristet etc og dermed betragtes de oplyste ristningsgrader for kaffe som vejledende. Tilbudsgivere kan dermed ikke dømmes ukonditionsmæssige såfremt der bydes med en anden ristningsgrad end den ønskede på tilbudslisten. Er udbyder bevist om ovennævnte? 9 Udbudsmaterialet, s. 12, pkt 2.18 Vareprøver Delaftale 1 Der ønskes oplyst bearbejdningsproces Vil udbyder bekræfte, at det er arbejdsproces for om kaffen anbefales som filter, friskbryg, instant, hel bønne kaffe etc? 10 Udbudsmaterialet, s.15, pkt. 4.1.2 fastsat doseringen 30 og 35 gram pr. liter færdigbrygget kaffe. Dette er gjort for at sikre et gennemsigtigt sammenligningsgrundlag i prisevalueringsprocessen Doseringen og kiloprisen er de variable 2 parametre blandt de forskellige kaffeudbydere, men når det ene parameter låses vil det betyde, at kiloprisen bliver det afgørende parameter og ikke den færdigbryggede literpris som oplyst. Kg prisen er ikke anbefales værdigt at anvende i en sammenligning grundet nedenstående: - leverandør A. 100 % Arabica kaffe, dosering 35 gram, kg pris 60 kr. = 2,10 kr. pr. ltr. - leverandør B. 100 % Arabica kaffe, dosering 32 gram, kg pris 62 kr. = 1,98 kr. pr. ltr. Nej, det er ikke det, der er ment hermed. Udbyder frafalder hermed kravet om oplysning af bearbejdningsproces. Udbyder er bevidst om, at kaffeprisen pr. kilo ikke er sammenlignelig, men at det normalt er liter-prisen på den færdigbryggede kaffe, der skal sammenlignes. Idet de tilbudte kaffer ikke vil blive underlagt en kvalitativ vurdering med deraf følgende pointtildeling, men alene blive underlagt en kontrol i forhold til overholdelse af mindstekrav, har Udbyder imidlertid vurderet, at en fastsættelse af doseringen for de enkelte kaffer skaber en gennemsigtig udbudsprocedure, idet doseringen, som prisevalueringen vil blive foretaget ud fra, er oplyst i udbudsmaterialet. Det er således op til den enkelte tilbudsgiver at byde ind med den kaffe, der bedst matcher de angivne rammer. På den baggrund fastholder Udbyder doseringen. Såfremt 4
Hvis kg prisen anvendes til evalueringen vil leverandør A være billigst Hvis den færdigbrygge liter anvendes til evalueringen vil leverandør B være billigst Udbyder begrænser tilbudsgivers præsentation af de tilbudte kaffevarianter/kvaliteten ved at låse doseringen fast. Dette skyldes at kafferne har forskellige doseringer alt efter ristningsgraden, formalingen, sammensætningen af kaffebønnerne og ikke mindst mht. hvilket bryggesystem skal kaffen anvendes i. Tilbudsgiver ikke er enig heri, opfordrer Udbyder Tilbudsgiver til at præcisere, hvori uigennemsigtigheden består. Tilbudsgiver kan godt tilbyde en kaffe med en lavere (ikke højere) dosering end den af Udbyder fastsatte, men prisevalueringen vil ske på baggrund af den fastsatte dosering, jfr. afsnit 4.1.2. Alene for vores egne kaffer kan doseringen pr. liter svinge helt optil 10 gram pr. ltr. på samme bryggeudstyr, så derfor begrænser denne fastlåsning af doseringen, hvilket ikke sikre et gennemsigtigt sammenligningsgrundlag. Vil udbyder åbne op for at tilbudsgiverne selv skal oplyse doseringer pr liter baseret på brygning af kaffe via en 1,8 ltr. kolbemaskine? Udbyder kan evt. via kvalitets-/bryggetesten jo selv vurdere om kaffen indfrier jeres beskrivelser til kvaliteter jf. udbudsmaterialet pkt. 4.1.3. kaffekvalitet nr. 2. eller om der er blevet nedjusteret så voldsomt på doseringerne at det særdeles tynd kaffe uden eftersmag der serveres, hvilket ikke kan gå under kategorien der er defineret for jeres kvalitetskaffe nr. 2. 11 I kontrakten side 40, under prisregulering Står der anført i 2 afsnit, at Prissætning/prisreguleringen er baseret på basiskursen uge 40. Er dette ikke en fejl, da jo vil være særdeles vanskeligt, at fastlægge priser ud fra et niveau, der ikke kendes, da tilbuddet skal være afleveret Fastsættelsen af basiskursen i uge 40 2012 er udelukkende fastsat i forhold til prisreguleringen ikke prissætningen. Udbyder vedkender sig dog, at der kan være usikkerhed omkring prisudsvingene i perioden mellem tilbudsperioden og uge 40, hvorfor basiskursen i forhold til prisregulering skal 5
uge 32. Vi vil anbefale udbyder, at basiskursen anlægges 2 3 uger før afleveringstidspunktet, som er alm. kutyme med råvare som kaffe? 12 Udbudsmaterialet, s. 35 Rammekontrakt 14 Prisregulering Basiskursen for kaffe er uge 40, 2012. Basiskursen er sat til efter afleveringsfristen Basiskursen/udgangspunkt for prissætningen er typisk 2-3 uger før afleveringsfristen. Ønsker udbyder ikke at få en basiskurs oplyst i tilbuddet? sættes ud fra uge 30 i 2012 i stedet for uge 40. Kontraktmaterialet vil blive tilrettet i henhold til ovenstående inden kontraktunderskrivelse. Fastsættelsen af basiskursen i uge 40 2012 er udelukkende fastsat i forhold til prisreguleringen ikke prissætningen. Udbyder vedkender sig dog, at der kan være usikkerhed omkring prisudsvingene i perioden mellem tilbudsperioden og uge 40, hvorfor basiskursen i forhold til prisregulering skal sættes ud fra uge 30 i 2012 i stedet for uge 40. Kontraktmaterialet vil blive tilrettet i henhold til ovenstående inden kontraktunderskrivelse. Vil udbyder acceptere at basiskursen skal sættes ud fra uge 30, 2012 i stedet for prisregulering af delaftale 1 & 3? 13 Tilbudsliste 1A kaffe Nedenstående er kopi af tilbudsliste for kaffe pos nr. 9 og 10. Såfremt tilbudsgiver ikke har pos. Nr. 10 i de ønskede posestørrelser 400-500 men kun i 1000 gr. vil udbyder acceptere at der bydes med 1000 gr. som i pos nr. 10? Udbyder er bevidst om, at man i tilbudsgivers branche har forskellige standard pakningsstørrelser på kaffe. Udbyders tilbudsliste er imidlertid udarbejdet ud fra de pakningsstørrelser, hvor der i henhold til statistikker har været betydelig efterspørgsel. En del pakningsstørrelser er allerede slået sammen med andre og/eller udtaget af tilbudslisten. På baggrund heraf fastholder Udbyder de i tilbudslisten anførte pakningsstørrelser for så vidt angår kafferne. 6
9 Økologisk & Bæredygtig Arabica 100 %, mellemristet 256 7.314 1000 gr kg 10 1.154 32.97 1 400-500 gr kg 14 Tilbudsliste 1A kaffe Nedenstående er kopi af tilbudsliste for kaffe pos nr. 11 og 12. Såfremt tilbudsgiver ikke har pos. Nr. 12 i de ønskede posestørrelser 200-300 men kun i 500 gr. vil udbyder acceptere at der bydes med 500 gr. som i pos nr. 11? Udbyder er bevidst om, at man i tilbudsgivers branche har forskellige standard pakningsstørrelser på kaffe. Udbyders tilbudsliste er imidlertid udarbejdet ud fra de pakningsstørrelser, hvor der i henhold til statistikker har været betydelig efterspørgsel. En del pakningsstørrelser er allerede slået sammen med andre og/eller udtaget af tilbudslisten. På baggrund heraf fastholder Udbyder de i tilbudslisten anførte pakningsstørrelser for så vidt angår kafferne. 11 Arabica min. 70% og Robusta max 30%, mellemristet 8.439 241.1 14 400-500 gr 12 240 6.857 200-300 gr 7
15 Vedr. delaftale 2, kravspecifikationer vedr. maskiner. Under punkt 4.2.1 og ligeledes på tilbudslisten bilag 1 b, står der anført en forspørgelsen på Aqau stop, forstås der hermed, at det er en vakum kontraventil der skal monteres på automatiske bryggeanlæg for, at brygge vand fra maskine, ikke kan returnere i koldtvands tilførsel? Nej. Aqua-stop anvendes til at regulere mængden af vandtilførsel, så en skade ved evt. defekt på vandslangen (vandudslip) minimeres. 16 Udbudsmaterialet. S. 22. pkt. 4.2.5 Kontant køb af maskiner.fortsat minimum 2 års garanti på maskiner og automater jfr. Rammekontraktens 24 Garanti og reklamation 24 i rammeaftalen henviser til reglerne for handels køb i købeloven..fortsat I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler 2 år. I købeloven for handels køb står der defineret en 2 årig reklamationsfrist og ikke 2årig garanti. Vil udbyder bekræfte at der i pkt. 4.2.5 kontant køb af maskiner refereres til 2 årig reklamationsret jf. købeloven for handelskøb? Hvis udbyder ønsker en garanti på 2 år skal denne defineres mht. omfang af hvad garantien dækker og ikke dækker i forbindelse med automater da dette skal indregnes i prisen af maskine/automat: eks. hvad dækker garanti: Nedbrud af maskine/automat udskiftes reservedele i forbindelse slidtage v/alm. brug jf. maskinens kapacitet dækkes af garantien. Eks. hvad garantien evt. ikke dækker: Nedbrud forårsaget af hærværk, arbejdsløn og kørsel i forbindelse med fejlbetjening, manglende rengøring og vedligeholdelse. Udskiftning af Bemærk formulering om, at købelovens bestemmelser er gældende, med mindre andet fremgår af kontrakten. Det fremgår af kontrakten, at Udbyder kræver minimum 2 års garanti på maskiner og automater, regnet fra korrekt og mangelfri levering. Garantien skal dække samtlige udgifter i forbindelse med reparation, herunder udskiftning af reservedele, i garantiperioden som følge af almindeligt brug, således at maskinen er funktionsdygtig i hele garantiperioden. Ovennævnte garanti omfatter ikke reparationer som følge af hærværk, fejlbetjening eller manglende vedligeholdelse af maskinen. Udbyders obligatoriske køb af vedligeholdelseseftersyn i garantiperioden skal sikre, at Tilbudsgiver sørger for, at maskinen får det nødvendige eftersyn og kalkfilterudskiftning i garantiperioden. Udbyder anser det derfor ikke relevant, at ovennævnte undtagelsestilfælde også skal omfatte udskiftning af reservedele forårsaget af kalk. Såfremt Tilbudsgiver finder denne antagelse ukorrekt, opfordrer Udbyder Tilbudsgiver til at komme med supplerende 8
reservedele forårsaget af kalk dækkes ikke af garantien. kommentarer. 17 Udbudsmaterialet. S. 22 & 23. pkt. 4.2.6 Service v. køb & Basis service fortsat et årligt vedligeholdelseseftersyn inkl. kalkfilterskift. Med vedligeholdelseseftersyn forståes: - udskiftning af kalkfilter efter behov - kontrol af maskinens funktioner, udbedring af fejl, - udskiftning af sliddele - rengøring af komponenter - servicerapport implicit i tilbud på ovenstående skal være alle udgifter forbundet med arbejdsløn, kørsel og reservedele.. Spørgsmål 1: Ja, hvis ikke institutionen har tegnet en basis serviceaftale, fremsendes separat faktura. Spørgsmål 2: Nej. Udgiften til filterskift ligger implicit i vedligeholdelseseftersynet. Opretholdes vedligeholdelseseftersynet ikke ud over de første 2 år efter leveringen af maskinen, betales særskilt for kalkfilterskift. Spørgsmål 3: Udbyder ønsker ikke at ændre de anførte betingelser for vedligeholdelseseftersyn og basis serviceaftale. Ovennævnte er obligatorisk de første 2 år efter levering, hvorefter dette skal kunne tilkøbes. Prisen herfor må da ikke overstige den i tilbudslisten oplyste pris udover prisreguleringen.. Vil udbyder bekræfte at såfremt der skal ydes service (tilkald/ ad hoc ) udover dette årlige vedligeholdes eftersyn, fremsendes separat faktura til institutionen for arbejdsløn, kørsel og de reservedele der udskiftes? I Basis serviceaftale er der en responstid på 8 arbejdstimer, servicetjek inkl. reparation/udbedring af fejl, reservedele, arbejdsløn og kørsel. Vil udbyder bekræfte at der skal betales for udskiftning af kalkfilter ved Basis serviceforsikring? Har udbyder evt. overvejet en service aftale der omfatter eks. responstid indenfor 8 arbejdstimer, udskiftning af kalkfilter, forebyggende 9
servicetjek af automatens komponenter, udskiftning af reservedele, arbejdsløn og kørsel. Denne kunne evt. pris differenceres i forhold til de 2 års garanti (som skal defineres) udbyder ønsker Pris for en basis serviceaftale år 0 til 2 efter maskinens levering evt. i kolonne G Pris for en basis serviceaftale år 3 til 4 efter maskinens levering evt. i kolonne H Med ovennævnte løsningsforslag på en serviceaftale får institutionerne ikke uforudsete udgifter til udskiftning af kalkfiltre, ekstra reparationsfakturaer mv en løsning der nemt kan estimeres i deres budgetter 18 Tilbudsliste 1B Maskiner samt udbudsmateriale side 21 kravspecifikationer 4.2.1 instant maskiner Udbyder har i tilbudsliste 1B anmodet om 3 varianter af instantmaskiner nedenstående er kopi af tilbudslisten Instantmaskine: (25%) 3 Lille drikkeudvalg - kaffe-tevand til kop og kande 4 Lille drikkeudvalg - kaffe-tevand med to kande udtag Ja, der er helt klart tale om en fejl som Udbyder beklager. Kravspecifikation for instantmaskine med stort drikkeudvalg (Kaffe og te + flere varianter af drikkeudvalg): Automatisk vandtilførsel Maskinen skal kunne tilbyde kaffe til kande og til kop, og varmt vand til te Min. 200 kopper kaffe à 0,125 ltr. på en automatopfyldning Brygtid pr. kop ved 230V: maks. 12 sekunder I øvrigt: skal kunne virke med 230V (alternativt også mulighed for tilslutning af 400V, men ikke et minimumskrav) I øvrigt: brygtemperatur skal være minimum 92 grader Der skal være en dvale funktion på maskinen i perioder, hvor maskinen sandsynligvis ikke anvendes (f.eks. sidst 10
5 Instant kaffe-tevand + flere varianter af drikkeudvalg, til kop og kande eftermiddag og aften/nat). Dvalefunktionen skal være aktiveret ved levering. Drikkeudvalg: der skal som minimum tilbydes kaffe, varmt vand, espresso, cappuccino, cafe au lait og chokolade drik. I kravspecifikationen i udbudsmaterialet pkt. 4.2.1. sortiment maskiner side 17 til 21 Her er der kun beskrevet 2 varianter af instant maskiner Er dette ikke en fejl, og vil udbyder oplyse om det er 2 eller 3 varianter af instant maskiner der ønskes tilbudt? 19 Bilag 1C: Tilbudsliste flydende kaffe Udbyder anmoder om automater der skal kunne udskænke drikke der indeholder Kakao- og mælk, disse produkter kakaopulver og mælkepulver fremgår ikke af tilbudslisten 1C det er flydende kakao. Da der er sandsynligt at delaftale 1 og 3 går til 2 forskellige leverandører bør udbyder også tilføje de 2 produkter kakao og mælke i pulverform på tilbudslisten 1C også når nu udbyder ønsker at låne disse automater og institutionerne ikke skal have 2 forskellige leverandører indover for at levere ingredienser til lånemaskiner. Indkøb af mælk og kakao til maskiner til flydende produkter findes på tilbudslisten, position 10, 11 og 12. Udbyder vurderer, at kakao og mælk i pulverform ikke kan udbydes på to forskellige delaftaler. Udbyder vil derfor ikke tilføje kakao og mælk i pulverform på tilbudsliste 1 C, men fastholder disse produkter på tilbudsliste 1 A. Vil udbyder tilføje de manglende kakao og mælke produkter i pulverform til tilbudsliste 1C og udsende ny tilbudsliste? 11
20 Det flydende produkt skal kunne anvendes på eksisterende maskiner. a. Har anskaffelsen af disse maskiner været udbudt offentligt? (Svar ønskes pr. deltagende kommune) b. Har anskaffelsen af disse maskiner været aftalt centralt med udbyder(ne)s indkøbsafdeling? Udbyder anser de stillede spørgsmål for uvedkommende i forhold til nærværende udbud. 21 Udbyder ønsker tilbud på flydende kaffe inkl. maskine. Instant (frysetørret granulat) kaffe har samme egenskaber i forhold til hurtig levering, høj kapacitet, minimal rengøring og dette produkt stiller væsentlig lempeligere krav til opbevaring. Instant kan leveres af alle kaffefirmaer (også nuværende leverandør), hvilket medfører større konkurrence. Behovet på delaftale 3 vil kunne dækkes på præcis samme måde som flydende, med en instant løsning hvori der er inkluderet en maskine. a. Udbyder man delaftale 3 med flydende kaffe fordi man ejer de nævnte maskiner og dermed er bundet til en flydende produkt løsning? b. Vil udbyder bekræfte at den løsning man efterspørger på delaftale 3 skal kunne leverer kaffe og blandings produkter jf. kravspek. med hurtig levering, høj kapacitet og minimal rengøring? c. Hvis dette (a og b) ikke er tilfældet, vil udbyder så venligst redegøre for hvilke egenskaber en flydende løsning besidder som adskiller den fra en instant løsning. a) Nej. Produkterne på delaftale 3 udbydes på baggrund af et specifikt ønske fra de deltagende kommuner om at have muligheden for at kunne købe flydende kaffe. b) Udbyder efterspørger en bred vifte af kaffeprodukter hvori indgår såvel formalet-, instant- som flydende kaffe samt maskiner/automater til alle kaffetyper. På baggrund af de tilbud, der bliver afgivet i forbindelse med dette udbud, vil det være op til den enkelte kommune, hvordan man vil planlægge sin strategi for indkøb af kaffe. F.eks. har 3 af de deltagende kommuner allerede afsagt sig muligheden for at benytte delaftale 3, jfr. afsnit 1.1 i udbudsmaterialet. c) Der henvises til svar under b). 22 For at beregne vores transaktions omkostninger i forhold til at kunne Eftersom hver kommune ved indgåelse af kontrakterne på de 12
afgive tilbud på delaftale 3, ønsker vi følgende oplysninger: o o o Det præcis antal eksisterende maskiner der ønskes kaffe til? Præcis fordeling på de forskellige modeller? (Herunder konfiguration og versions nr) Tekniske tegninger af hver model og version? (inkl. materiale beskrivelse, foto ect) 23 Nuværende leverandør af flydende produkt og maskiner har en markant fordel i forhold til opfyldelse af kravspecifikationen. o Nuværende leverandør af maskiner skal ikke fortage ændringer af nuværende maskiner. o Nuværende leverandør har solgt maskiner der er fremstillet til reelt kun at kunne kører med pågældende leverandørs produkter = produktbinding. o Der leveres kun flydende kaffe på det danske marked fra en producent. a. Kan udbyder redegøre for hvordan princippet om ligebehandling er opfyldt når alle producenter på det danske marked, på nær en, reelt er afskåret fra at byde på opgaven? 24 Vil udbyder betragte opgaven som tilstrækkeligt konkurrenceudsat, såfremt man kun modtager 1 tilbud på delaftale 3. tre delaftaler skal tilrettelægge deres strategi for indkøb af kaffeprodukter, er det ikke muligt at oplyse, hvordan antallet af maskiner inden for hver produktkategori vil være fremadrettet. Det historiske antal maskiner og modeltyper til de enkelte kaffetyper kan derfor ikke forventes at forblive det samme efter udbuddets afslutning. F.eks. er der lånemaskiner af forskellige modeltyper og til forskellige kaffetyper i de enkelte kommuner, som afhængig af de enkelte deltagende kommuners fremtidige strategi vil eller kan blive udskiftet. Såfremt tilbudsgiver ikke er enig heri, opfordrer Udbyder tilbudsgiver til at præcisere, hvori uenigheden består. Udbyder er bekendt med, at der er få potentielle tilbudsgivere af flydende kaffe med tilhørende maskiner på det europæiske marked, men det er ikke i sig selv i strid med udbudsreglerne at opstille krav og betingelser, som kun kan opfyldes af én eller få virksomheder. For at imødegå ligebehandlingsprincippet har Udbyder netop udfærdiget en særskilt delaftale for flydende kaffe, således at tilbudsgivere, som ikke kan tilbyde dette produkt, ikke bliver afskåret fra at byde på de øvrige produkter, omfattet af udbuddet. Såfremt tilbudsgiver ikke er enig heri, opfordrer Udbyder tilbudsgiver til at præcisere, hvori forskelsbehandlingen består. JA, jfr. ovenfor 13
25 Vil udbyder betragte opgaven som tilstrækkeligt konkurrenceudsat, såfremt man modtager tilbud fra flere leverandører, men produkter fra samme producent? JA 26 Spørger anbefaler at man ændre Delaftale 3 til at omfatte instant som et løsningsforlag. Transaktionsomkostninger ved konvertering af eksisterende maskiner må afholdes af udbyder og ikke tilbudsgiver. Kun derved kan man undgå at komme i konflikt med TEUFs grundlæggende principper, Herunder specielt med hensyn til: Udbyder ønsker ikke at ændre på delaftale 3, da instantløsningen er indeholdt i delaftale 1 og 2. o o Princippet om ligebehandling Princippet om proportionalitet a. Inden spørger uddyber forbereder yderligere spørgsmål om TEUFs grundlæggende principper, ønsker vi svar på om man fra udbyders side vil ændre udbuddet til også at omfatte instant? b. Svares der positivt på dette, ønskes en bekræftelse på at transaktionsomkostninger ved at gå bort fra nuværende egne flydende maskiner, ikke vil indgå i evalueringen af tilbud? 27 Bilag 1C Delaftale 3 flydende kaffe: Udbyder har ønsker på nedenstående Udbyder accepterer ikke et indhold af Robusta bønner i den bæredygtige kaffe. Tilbudsgiver må således gerne på position 1 og 2 tilbyde 100% Arabica bæredygtig og økologisk kaffe, da denne opfylder kravet om bæredygtighed. 14
posistions nr. 1 og 2 Bæredygtig Arabica 100 %... Da vi ikke har en 100% bæredygtig kaffe i sortimentet forespørges derfor Vil udbyder acceptere at der bydes med en bæredygtig kaffe der er indeholder op til 10% robusta? Hvis ikke kan der tilbydes en 100% bæredygtig og økologisk kaffe. 28 Bilag 1C Delaftale 3 flydende kaffe: Udbyder har ønsker på nedenstående Udbyder accepterer ikke på positionerne 8 og 9 en kaffe med mindre end 75% Arabica bønner. Tilbudsgiver må således gerne tilbyde en 100% Arabica i stedet. posistions nr. 8 og 9 Arabica min 75 %... Da vi ikke har en kaffe der indeholder ovennævnte blandingsforhold forespørges derfor Vil udbyder acceptere at der bydes med en 60% Arabica kaffe? Hvis ikke kan der tilbydes en 100% Arabica kaffe. 15