Aftale om drift, vedligehold og modernisering af vejbelysning i Sorø Kommune Version 1.1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. AFTALENS PARTER... 4 2. AFTALENS OMFANG OG FORMÅL... 4 3. SPECIFIKATION AF VEJBELYSNINGSANLÆGGET... 5 4. DRIFT OG VEDLIGEHOLD... 5 5. HÆRVÆRK OG ANDRE SKADER... 6 6. KOMMUNENS FORPLIGTELSER... 7 7. BELYSNING OG EL-LEVERANCER... 7 8. MODERNISERING OG NYANLÆG... 8 9. PRISER OG BETALINGSBETINGELSER... 9 10. SAMARBEJDE, LOYALITET OG FORTROLIGHED... 10 11. MISLIGHOLDELSE OG MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER... 11 12. ÆNDREDE OMSTÆNDIGHEDER OG FORCE MAJEURE... 11 13. ARBEJDSKLAUSUL OG SOCIALE OG ETISKE KRAV... 12 14. TVISTER, LOVVALG OG VÆRNETING... 12 15. IKRAFTTRÆDELSE, VARIGHED OG OPSIGELSE... 13 16. ØVRIGE BESTEMMELSER... 13 17. UNDERSKRIFT... 14 2
BILAGSFORTEGNELSE: Bilag 1a: Bilag 1b: Bilag 2: Bilag 3a: Bilag 3b: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Beskrivelse af vejbelysningsanlægget Anlægsdata i excelform Særlig arbejdsbeskrivelse (SAB) Tilbudsliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Leverandørens samlede tilbud Arbejds- og uddannelsesklausul Garanti 3
1. Aftalens parter Denne aftale om drift, vedligehold og modernisering af vejbelysningsanlægget i Sorø Kommune er indgået mellem: Sorø Kommune Rådhusvej 8 4180 Sorø herefter Kommunen. Kommunen er repræsenteret ved René Nielsen, der er bemyndiget til, på Kommunens vegne, at indgå og ændre aftaler. Og NAVN ADRESSE BY herefter Leverandøren. Leverandøren er repræsenteret ved NAVN, der er bemyndiget til, på Leverandørens vegne, at indgå og ændre aftaler. Kommunen og Leverandøren er hver især benævnt part, og samlet benævnt parterne. 2. Aftalens omfang og formål Denne aftale omfatter Leverandørens levering af drift, vedligehold og modernisering af vejbelysningsanlægget i Sorø Kommune. Selve vejbelysningsanlægget er nærmere beskrevet i bilag 1 til denne aftale. Drift og vedligehold er yderligere specificeret i bilag 2, SAB. Moderniseringsopgaven er yderligere beskrevet i bilagene 2 og 4, SAB og Leverandørens tilbud. Honoreringen af Leverandøren følger af prisbilaget indeholdende tilbudsliste og afregningsgrundlag, bilag 3. 4
Leverandøren forpligter sig ved denne aftale til overfor Kommunen at levere følgende ydelser: Drift og vedligehold af vejbelysningsanlægget som nærmere angivet i pkt. 4, og bilag 2. Modernisering af vejbelysningsanlægget som nærmere angivet i pkt. 8, efter den plan og på de betingelser som er indeholdt i SAB og Leverandøren tilbud (bilag 2 og 4). Levering af el, herunder installations- og målerafgift er ikke omfattet af kontrakten. 3. Specifikation af vejbelysningsanlægget Aftalen omhandler vejbelysningsanlægget som nærmere beskrevet i bilag 1, og omfatter alle kabler, master, armaturarme, ophæng, sikringsskabe, sikringsindsatser, spoler, lysstyringskomponenter, småmateriel, armaturer og lyskilder (herefter "vejbelysningsanlægget"). Eventuelle yderligere anlæg og/eller nyanlæg jf. pkt. 8 der opføres imens kontrakten er i drift, er ligeledes en del af vejbelysningsanlægget, og derfor omfattet af Aftalen. 4. Drift og vedligehold Leverandøren skal drive og vedligeholde vejbelysningsanlægget i overensstemmelse med de til enhver tid i lovgivningen fastsatte regler. I tillæg til dette, skal leverandøren varetage drift og vedligehold i overensstemmelse med bilag 2. Manglende overholdelse af dette er at betragte som misligholdelse, jf. pkt. 11. Leverandøren er forpligtet til at overholde de til enhver tid gældende offentligretlige regler for en leverandør af serviceydelser til belysningsanlæg. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, at være autoriseret i henhold til gældende lov om autorisation af virksomheder på elinsta l- lationsområdet. 5
Leverandøren er forpligtet til at meddele Kommunen, såfremt forskrifter og lovgivning på området ændres, og dette medfører en ændring i de ydelser Leverandøren konkret leverer. Stk. 4 Såfremt en ændring i forskrifter eller lovgivning medfører at det er nødvendigt at ændre i, renovere eller udbygge vejbelysningsanlægget, er Leverandøren forpligtet til at udarbejde forslag til nødvendige ændringer til Kommunen. Stk. 5 Leverandøren bærer risikoen for ændringer i lovgivningen der regulerer Leverandørens generelle opgavevaretagelse. Ved ændringer i lovgivningen der konkret vedrører drift, vedligehold og anlæg af vejbelysningsanlæg, skal Leverandøren økonomisk stilles som om ændringen ikke var trådt i kraft. Det er en forudsætning for Kommunens dækning af eventuelle merudgifter, at Leverandøren kan dokumentere disse. Stk. 6 Leverandøren skal i hele Aftalens løbetid til enhver tid opretholde de for udførelsen af opgaverne nødvendige forsikringer, herunder erhvervsansvarsforsikring. Kommunen kan til enhver tid kræve at Leverandøren foreviser dokumentation på gældende forsikringer. 5. Hærværk og andre skader Såfremt udbedring af eventuelt hærværk eller skade er omfattet af beskrivelsen i bilag 2, udbedres det af Leverandøren, for Leverandørens regning. Såfremt udbedring ikke er omfattet af ydelserne i bilag 2, skal Leverandøren foretage udbedring af skaden, mod betaling fra Kommunen. Udgiften til udbedring skal, såfremt dette er muligt uden væsentlig forsinkelse af udbedringen, godkendes af Kommunen inden udbedring finder sted. 6
6. Kommunens forpligtelser Stk.1 Kommunen er forpligtet til at bistå Leverandøren med alle nødvendige oplysninger vedrørende vejbelysningsanlægget, som Kommunen er i besiddelse af. Kommunens beføjelser og forpligtelser i henhold til gældende lovgivning, herunder vejlovgivningen, berøres ikke af denne Aftale. Kommunen varetager selv beskæring af vejtræer, allé træer og anden beplantning på og langs vej- og stiarealer, således at der ikke opstår visuel, sikkerhedsmæssig eller funktionel fare eller gene i forhold til vejbelysningsanlægget. Leverandøren er pligtig til på driftsmøder at melde til Kommunen, såfremt der konstateres steder hvor beskæring er nødvendig, for at Leverandøren kan udføre arbejde efter Aftalen. Stk. 4 Såfremt straksbeskæring er nødvendigt af hensyn til at opretholde anlæggets drift eller afværge sikkerhedsmæssig eller funktionel fare for skade på anlægget eller andre ting eller personer, er Leverandøren berettiget til at foretage nødvendig beskæring af træer og buske. Leverandøren afholder selv omkostningerne til straksbeskæring. 7. Belysning og el-leverancer Leverandøren skal i hele Aftalens løbetid sørge for belysning i minimum tilsvarende kvalitet, tid og omfang som ved indgåelsen af Aftalen. Tændetiden for vejbelysningsanlægget er angivet i bilag 1, og kan om nødvendigt ændres af Kommunen med et rimeligt varsel. Ved nyanlæg eller anden ændring af anlægget, kan parterne ved konkret aftale fravige ovenstående. 7
Kommunen er ansvarlig for at levere eller foranledige el leveret. Ved udsving eller andre udfordringer ved el-leverancen der påvirker Leverandørens mulighed for at levere de i Aftalen og bilag fastsatte ydelser, skal Leverandøren meddele Kommunen dette uden ugrundet ophold. 8. Modernisering og nyanlæg Leverandøren er forpligtet til at udføre modernisering og nyanlæg af vejbelysningsanlægget, i overensstemmelse med det i bilag 2 anførte til de i bilag 3 angivne priser. Kommunen kan fremsætte ønske om etablering af nye anlæg eller modernisering, der er omfattet af enhedspriserne i bilag 3. Leverandøren har krav på at udføre opgaven, til de i prisbilaget angivne priser. Såfremt Kommunen finder at den samlede tilbudspris ligger væsentligt over markedsprisen, er Kommunen dog berettiget til at indhente tilbud og lade opgaven udføre af tredjemand. Ved nyetablering eller anden ændring af anlægget der ikke er omfattet af enhedspriserne i bilag 3, har Leverandøren ret til at afgive et tilbud på opgaven. Såfremt Kommunen finder at tilbuddet ikke er attraktivt, er Kommunen dog berettiget til at indhente tilbud og lade opgaven udføre af tredjemand. Stk. 4 Anlægsarbejde udføres på baggrund af projektforslag, der er formelt godkendt af kommunen. Alt anlægsarbejde og modernisering kan opdeles i etaper. Alle godkendte projektforslag skal kunne dokumenteres og forefindes i en digital projektmappe. Anlægsarbejde er ikke omfattet af AB92. Anlægsarbejde udføres som turn-key, dvs. arbejdet betales kontant efter arbejdet er udført og der er gennemført en afleveringsforretning uden mangler. Stk. 5 Ved mangler i et udført anlægsarbejde tilbageholdes en passende andel af anlægssummen, indtil manglen er udbedret. Såfremt manglen ikke udbedres inden for en rimelig frist, der ikke kan overstige en måned, er kommunen berettiget til at lade arbejde færdiggøre af tredjemand. 8
Stk. 6 Ved projektets godkendelse af kommunen stilles en sikkerhed efter ABT 93 6. Garantien er til sikkerhed for ethvert krav kommunen måtte have mod leverandøren. Garantien nedskrives efter principperne i ABT 6. 9. Priser og betalingsbetingelser Prisen for alle ydelser der skal leveres af Leverandøren efter Aftalen, fremgår af bilag 3 (Prisbilaget), og er fastsat ved Leverandørens tilbud. De angivne priser er angivet i danske kroner, eksklusiv moms. Alle priser bortset fra armaturpriser kan reguleres med BYG42 indekset én gang årligt, første gang 1 år efter Aftalens ikrafttrædelsestidspunkt. Indekset sættes til 100 pr. 1. april 2018. De af Leverandøren afgivne enhedspriser som gengivet i bilag 3, er faste i kontraktens løbetid. Ved Kommunens udnyttelse af optionerne om forlængelse i pkt. 15 stk. 2, justeres enhedspriserne for armaturer i nedadgående retning, baseret på udviklingen i markedspriser siden kontraktens opstart. Stk. 4 Betaling for moderniseringsydelser, forfalder til betaling efterhånden som moderniseringen udføres. Ved projekter inddelt i etaper, forfalder betalingen efter godkendt aflevering af den aktuelle etape. Stk. 5 Betaling for løbende drift og vedligehold faktureres kvartalsvis bagud, ud fra antallet af armaturer i anlægsdata. Stk. 6 Alle fakturaer skal sendes elektronisk til EAN-nummer XXXXXX, og forfalder 30 kalenderdage efter korrekt udstedelse. 9
Stk. 7 Såfremt faktura ikke er udstedt i overensstemmelse med stk. 6, kan Kommunen ikke gøres betalingspligtig, med bortfald af efterfølgende morarente og misligholdelsesbeføjelser til følge. Stk. 8 Kommunen har ret til at modregne ethvert dokumenteret krav der er opstået som følge af forhold relateret til Aftalen, i betalingen for ydelser udført af Leverandøren i henhold til Aftalen. 10. Samarbejde, loyalitet og fortrolighed Parterne skal udvise loyalitet overfor hinanden, og er gensidigt forpligtede til at orientere hinanden om særlige begivenheder eller episoder, der må anses som værende af betydning for den anden part, herunder dennes muligheder for at varetage egne interesser i relation til Aftalen. Kommunen kan i første kvartal af et kalenderår indkalde Leverandøren til et møde omkring påtænkt eller ønsket modernisering eller nyanlæg i det næstkommende kalenderår. Leverandøren er forpligtet til at deltage i et sådant møde. Den ansvarlige kontaktperson, jf. pkt. 1, stk. 1, forestår indkaldelse til mødet, der skal varsles med minimum 14 dage. Medmindre andet følger af lovbestemmelser, herunder, men ikke begrænset til aktindsigt i henhold til offentlighedsloven eller endelig retsafgørelse, skal begge parter behandle oplysninger om hinanden som de bliver bekendt med under udførelsen af Aftalen, i fortrolighed. Stk. 4 Bestemmelsen om fortrolighed har ingen tidsbegrænsning, og er fortsat gældende efter udløb af Aftalen. 10
11. Misligholdelse og misligholdelsesbeføjelser Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler, dog ikke for indirekte tab, herunder driftstab, produktionstab, følgeskader eller tab, som påføres tredjemand. For forhold der ikke er dækket af en forsikring som anført i pkt. 4 stk. 5, er den samlede erstatningspligt begrænset til maksimalt den samlede kontraktsum. Ved en parts konstatering af den anden parts misligholdelse, skal parten uden ugrundet ophold gøre den misligholdende part opmærksom på dette. Den misligholdende part har pligt til hurtigst muligt, og senest indenfor 30 kalenderdage at bringe forholdet i orden. Såfremt forholdet ikke bringes i orden efter skriftligt påkrav om dette, eller der sker gentagne misligholdelser af samme forhold, er den anden part berettiget til at ophæve Aftalen uden yderligere varsel. I tilfælde af en parts væsentlige misligholdelse af sine forpligtelser i henhold til Aftalen, er den anden part berettiget til at ophæve Aftalen uden yderligere varsel forudsat, at den væsentlige misligholdelse ikke er bragt til ophør senest 14 kalenderdage efter at den misligholdende part har modtaget skriftligt påkrav herom. 12. Ændrede omstændigheder og Force Majeure Såfremt en part hindres i at opfylde sine forpligtelser på de for Aftalen gældende vilkår som følge af udefrakommende, ekstraordinære forhold eller ændrede omstændigheder, som parten ved Aftalens indgåelse ikke kunne eller burde have forudset (Force Majeure/hardship), anses dette ikke for misligholdelse. Parterne er da forpligtet til at forsøge at genforhandle Aftalen. Såfremt en tilfredsstillende balance ikke kan genskabes via forhandling, suspenderes parternes forpligtelser indtil gennemførelse er mulig. Såfremt gennemførelse er udsigtsløs, løses parterne fra deres forpligtelser overfor hinanden. 11
Ovenstående gælder også for ydelser, der skal leveres af en underleverandør, hvor underleverandøren befinder sig i en af de nævnte situationer, og hvor udskiftning af underleverandøren ikke vil føre til andet resultat Stk. 4 Hvis en part befinder sig i en situation som nævnt i ovenstående, er parten pligtig til uden ugrundet ophold, og senest inden 5 kalenderdage at meddele den anden part om forholdet. Meddelelsen skal indeholde årsagen, forventet varighed og hvilke foranstaltninger parten har iværksat i forhold til at opfylde sine forpligtelser efter Aftalen. 13. Arbejdsklausul og sociale og etiske krav Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører er forpligtet til, i forbindelse med varetagelsen af opgaver under Aftalen, at overholde bestemmelserne i det politisk vedtagne bilag (bilag 5) om arbejdstagerrettigheder og sociale og etiske hensyn. Manglende overholdelse af bestemmelserne i bilag 5 er at betragte som misligholdelse af Aftalen, og kan bl.a. medføre, at Kommunen kan ophæve Aftalen, jf. pkt. 11. 14. Tvister, lovvalg og værneting Tvister som måtte opstå i forbindelse med Aftalen, skal forsøges løst i mindelighed. Kan tvisten ikke løses mindeligt ved forhandling eller mægling, afgøres den af domstolene efter dansk ret. Kommunens hjemting er værnetinget. 12
15. Ikrafttrædelse, varighed og opsigelse Stk.1 Denne Aftale træder i kraft 1. april 2018. Aftalens løbetid er 4 år, med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse. Kommunen skal meddele Leverandøren at aftalen forlænges, senest 3 måneder inden forlængelsen træder i kraft. Aftalen er uopsigelig i 2 år fra ikrafttrædelsestidspunktet. Aftalen kan herefter opsiges af begge parter med 6 måneders skriftligt varsel, til udløb ved udgangen af et kvartal. 16. Øvrige bestemmelser Såfremt der er uoverensstemmelser mellem Aftalen og bilag til Aftalen, har Aftalen forrang. Parterne kan ved enighed ændre og udvide Aftalens bestemmelser ved skriftligt tillæg til Aftalen, underskrevet af begge parter. Kommunen er, uanset hvad der fremgår af andre bestemmelser i Aftalen, berettiget til øjeblikkeligt at opsige Aftalen til udløb efter 3 måneder plus løbende måned, såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol erklærer Aftalen for uden virkning, og/eller påbyder Kommunen at annullere beslutningen om at indgå Aftalen med Leverandøren. Leverandøren er ved en sådan opsigelse, alene berettiget til erstatning der stiller Leverandøren som om Aftalen aldrig var indgået. Det er en forudsætning for erstatning efter denne bestemmelse, at Leverandøren kan dokumentere alle relevante udgifter. Stk. 4 Aftalen udarbejdes i to eksemplarer, og hver part modtager et originaleksemplar hver. 13
17. Underskrift Dato: På vegne af Kommunen: Dato: På vegne af Leverandøren: Navn Stilling Navn Stilling 14