Governance på video og videosites Indholdsfortegnelse Overordnet... 3 Hvorfor 23 video?... 3 To sites... 3 Den interne site... 3 Den eksterne site... 3 Brugertyper... 3 Roller og privilegier... 3 Hvem kan blive Administrator?... 4 Hvem kan blive Redaktør?... 5 Oprettelse af ny bruger via admin på sitet... 5 Oprettelse af ny bruger via drupalinfo.dk... 5 Eksterne konsulenter som redaktør... 5 Fratrådte medarbejder... 6 Organisering af video... 6 På hvilken site skal videoen lægges?... 6 Oprettelse af kategorier (tidligere kaldt Kanaler)... 6 Video upload og administration... 6 Upload... 6 Open upload... 6 Video redigering... 7 Beskyttelse af video... 7 Link til videoer... 7 Link til skjulte videoer... 8 Titel og Beskrivelse... 8 Tags... 8 Link til Kategorier og tags... 9 Promovering af video... 9 Kommentering... 9 Social sharing... 9 Tredjeparts rettigheder... 9 Undertekster... 9 Skilte / tekster på skærmen... 10 1
Embedding... 10 Ændring af video uploadet af andre... 10 Live streaming... 10 Live streaming intern site... 10 Live streaming ekstern site... 10 2
Overordnet Hvorfor 23 video? Det er sikkert. Det viser at Københavns Kommune er afsender. Der er en række gode features fx open upload og mulighed for udskiftning af nyere versioner af video uden at miste links, statistik. To sites Vi har to separate videosites - en intern site rettet mod medarbejdere og en ekstern site rettet mod borgere. Den interne site Den interne site kan kun tilgås af KK medarbejdere. Adgangsbeskyttelse sker via ip-verificering, dvs. man skal være logget på kommunens netværk for at kunne se indhold. Herudover kan man skjule Kategorier og password beskytte videoer. Link: https://kkintern.23video.com/ Den eksterne site Alle kan tilgå den eksterne site. Herudover kan man skjule Kategorier og password beskytte videoer. Links: https://www.video.kk.dk https://video.kk.dk Brugertyper Roller og privilegier Der er fire roller i systemet: Ejer: KFF, CDI Administrator: Flere i CDI samt de koordinerende webredaktører Redaktør: Alle andre der skal arbejde med upload og administration af video Bruger: Medarbejder / borger Da vi abonnerer på en hosted service, skal vi bruge de roller og rettigheder der er i systemet. Vi kan ikke undgå, at rollerne har nogle rettigheder som de ikke må bruge. De er markeret i tabellen med KMI (Kan, må ikke). Det er vigtigt at du kender til de funktioner, du ikke skal bruge. Tjek tabellen hvor der står KMI ud for din rolle. Følgende liste gælder både intern og ekstern sites: 3
Ejer Administrator Redaktør Bruger OVERORDNET Kommunikation med 23 video Ja Altid cc Ejer Kontakt administrator Betaling Ja (til 23video) Ja (til CDI) - - SITE OPSÆTNING Ændre design Ja KMI - - Tilføje / rette indholdssider Ja KMI - - Rette øvrige indstillinger Ja KMI - - PLAYERS Valg af standard player Ja KMI - - Design ny player (dog ikke rette Ja Ja - - standard player) BRUGER ADMIN Opret administratorer Ja KMI - - Opret redaktører Ja Ja (i eget - - forvaltning) Fjern abonnenter Ja Ja (i eget - forvaltning) KATEGORIER (tidligere kaldt Kanaler) Ændre rækkefølge i de prioriterede kategorier Ja KMI KMI - Opret kategorier Ja Ja Ja - Ændre rækkefølge i øvrige Ja Ja Ja - kategorier VIDEO Analytics (stats) Ja Ja Ja - Video administration Ja Ja Ja - Opret live streaming event, intern Ja Ja Ja - site Opret live streaming event, Ja Kontakt ejer Kontakt ejer - eksterne site Promovere video Ja Ja KMI Opret open upload link Ja Ja - - Upload via open upload (kræver Ja Ja Ja Ja kendskab til link) Ændring af video uploadet af Ja (afstem med Ja (afstem med Ja (afstem med - andre uploader) uploader) uploader) BRUG AF SITET Abonner på site / Kategorier Ja Ja Ja Ja Log-in / sign up Ja Ja Ja Ja Kommentering Ja Ja Ja Ja Kontakt administrator Hvem kan blive Administrator? Nøglepersoner i CDI plus én pr. forvaltning. De koordinerende web-redaktører har ansvar for brugen af videositet i deres forvaltning, oprettelse af redaktører og videreformidling / forankring af governance og får derfor administratorrettigheder. Rollen kan uddelegeres men det anbefales, at der ikke er mere en 1 aktiv administrator pr. forvaltning. Den koordinerende webredaktør fortsat har ansvaret for brugen af sitet i deres forvaltning. 4
Administratorer skal kende til governance retningslinier og skal være særlig opmærksom på KMI områderne for sig selv og redaktørrollen. Hvem kan blive Redaktør? Alle, der har brug for at uploade og / eller administrere videoer. Oprettes af administrator i eget forvaltning eller ved at skrive til drupalinfo.dk. Skal oprettes på begge sites separat (admin skal huske det!) Redaktører skal kende til governance retningslinier og skal være særlig opmærksom på KMI områderne for redaktør rollen. Oprettelse af ny bruger via admin på sitet Administratorer skal vær opmærksom på, at feltet Besked til personen overskrives af følgende besked. Det nytter derfor ikke noget at ændre i teksten. Oprettelse af ny bruger via drupalinfo.dk Man kan bruge formularen på drupalinfo.dk til oprettelse af nye brugere: 1. http://drupalinfo.kk.dk/indhold/kontakt-os 2. Vælg Oprettelse af ny kk.dk bruger fra dropdown listen (Valg af support). Eksterne konsulenter som redaktør Eksterne konsulenter må som udgangspunkt ikke tildeles en redaktør rolle. I stedet kan administrator oprette et open upload link til dem. Hvis det er nødvendigt, fx i forbindelse med en Live streaming event, skal administrator huske at fjerne rollen eller deaktivere brugeren når adgang ikke længere skal bruges. 5
Fratrådte medarbejder De koordinerende webredaktører bør løbende føre tilsyn med listen af redaktører, og sikre at evt. fratrådte medarbejder sætte stil at være inaktiv i systemet. Ellers kan de fratrådte fortsat logge ind på sitet, hvilket udgør en potentiel sikkerhedsfare. Organisering af video På hvilken site skal videoen lægges? Det er op til redaktøren, men man skal nøje overveje indholdet i videoen og vælge om det skal på den interne eller eksterne site, evt. med ekstra beskyttelseslag (i usynlig kategori / passwordbeskyttelse). Er der behov for at lægge den samme video på begge sites kan man nøjes med at uploade det til det ene site, og krydspublicere til det andet site. Videoen skal dog administreres separat derefter, men man undgår at skulle uploade to gange. Oprettelse af kategorier (tidligere kaldt Kanaler) Alle video på sitet organiseres i kategorier. Kategorierne vises i menuen på sitet. For at menuen forbliver overskueligt, vises nogle prioriterede Kategorier som faste links, og resten vises i en drop-down menu. Kategorierne organiseres i følgende rækkefølge: Krydsdistribueret videoer (skjult kategori) Prioriteret Kategorier (udvælges af koordinerende webredaktører) A-Å Øvrige Kategorier A-Å Øvrige skjulte Kategorier Test Kategorier Kategorier kan frit oprettes af redaktører efter behov (Inbound -> Video Hub -> Categories -> Manage categories). Hvis du opretter en ny kategori: 1) Tjek altid listen af eksisterende kategorier for en kategori som du kunne bruge i stedet 2) Flyt kategorien til det rette sted ift. rækkefølgen foroven. 3) Slet altid test Kategorier efter test er gennemført. Video upload og administration Upload For at upload til sitet via sitet, mail eller ftp skal man være redaktør eller administrator. Alle kan uploade via Open upload fx fra mobiltelefonen, hvis de har et link. Der kan uploades fra både computer, tablet og mobiltelefon. Open upload Generelle open upload link til det eksterne site: http://video.kk.dk/upload/open/13161256/27e221d5b672bee9 Kan bruges på mobiltelefonen til at uploade en video. 6
Generelle open upload link til det interne site: http://kkintern.23video.com/upload/open/13161453/a5e6026427244b60 Kan bruges på mobiltelefonen til at uploade en video. En Open upload er et godt alternativ til fx at oprette en ekstern leverandør som redaktør, og en god måde at give en gruppe af personer mulighed for at uploade videoer, fx i forbindelse med et projekt, en kampagne eller undervisning. Open uploads er ikke omfattet af ip-blokeringen på det interne site og kan derfor også bruges til at modtage indhold fra eksterne leverandører eller personer direkte til det interne site. En Open upload består af et link, som du kan distribuere frit. Når brugeren klikker på linket, ses en uploadside, hvor brugeren kan vælg, hvilken video der skal uploades, tilføje titel og beskrivelse, tags, osv. Dette foregår uden om backend, og brugeren får derfor ikke adgang til backend og de øvrige videoer på sitet. Når man opretter en Open upload, vælges man en række indstillinger for netop det link - fx om: uploads skal tilknyttes en bestemt kategori, eller om brugeren selv kan bestemme der skal indtastes navn og mailadresse og accepteres visse betingelser, før der kan uploades videoen skal udgives med det samme, eller om den først skal godkendes af en redaktør. Open uploads kan kun oprettes, redigeres og modereres af administratorer. Klik på Upload video øverst til højre, derefter på Open Upload i menuen til højre. Video redigering Du kan redigere i dine videos med videositets online editor. Se 23videos Support and Help center for at se dine muligheder og hvordan du gør (ikon nederst til højre). Beskyttelse af video Der er flere måder at beskytte video: 1) Hvis det er til intern brug så brug den interne site (!) 2) Skjult Kategorier det er muligt at gøre en hel kategori skjult. Kategorien og dens videoer kan ikke fremsøges eller ses på sitet, medmindre man har fået et link til kategorien / videoen. 3) Password beskyttelse brugeren skal indtast password for at se video. Disse tre kan frit kombineres således at man kan have en passwordbeskyttede video i en skjult kategori på den interne site. Link til videoer Video kan embeddes samt deles med et direkte link. Begge koder finder du på videosiden (der, hvor du administrerer den enkelte video), under menupunktet <>Embed. Hvis du skifter kategori som videoen ligger i, fungere embedkoden og det direkte link stadigvæk. Dog med en enkelt undtagelse: Hvis du flytter fra en synlig kategori til en skjult kategori vil det gamle link ikke længere virke (embedkode vil dog stadig virke). Flytter du modsat fra en skjult kategori til en synlig kategori vil det gamle direkte link dog stadig virke. 7
Link til skjulte videoer Hvis en video ikke er i en kategori eller er lagt i en skjult kategori, kan den ikke fremsøges og den vises ikke på sitet. Video kan stadig embeddes samt deles med et hemmeligt link. Begge koder finder du på videosiden (der, hvor du administrerer den enkelte video), under menupunktet <>Embed. Titel og Beskrivelse Det er vigtigt at give sin video en titel og en beskrivelse af hensyn til både brugervenlighed og søgbarhed. Titlen og beskrivelsen bliver vist sammen med videoen på videositet og eventuelt også i selve videoen, når den er indlejret på fx kk.dk eller kkintra.kk.dk. Samtidig indekserer Google og andre søgemaskiner titel og beskrivelse, hvilket vil sige, at det er muligt at finde frem til videoen via søgemaskiner, hvis man søger på de ord, der indgår i titel og beskrivelse. Titlen skal være kort, men sigende. Den behøver ikke at være dækkende for alt indholdet, da det kan uddybes i beskrivelsen. Titlen kan være dragende, nysgerrighedsvækkende eller beskrivende alt efter behov. I beskrivelsen kan indholdet og eventuelt formål med videoen beskrives med nogle få sætninger. Tid, sted og medvirkende bør også nævnes i beskrivelsen, med mindre det er uden betydning for seeren. Der er ingen begrænsninger på, hvad der kan skrives i beskrivelsen, men gør det så kort og præcist som muligt. Der kan være tilfælde, hvor det er overflødigt at udfylde beskrivelsen det kan fx være, når videoen er forbeholdt en sluttet kreds af personer. Af hensyn til andre brugere, som ved et tilfælde kan finde frem til videoen, vil det dog være god etikette at skrive fx denne video er til internt brug i arbejdsgruppen for xxx i beskrivelsen. Tags En video kan tilknyttes nogle tags, som gør det nemmere at finde relevant eller beslægtet indhold. Tags har primært følgende funktioner: Videositet vil foreslå dig at se videoer, som er tagget med de samme tags, som den video, du er inde og se. Når du søger på videositet, vil søgningen vise alle videoer, som er tagget med dit søgeord. Tags bliver vist i forbindelse med din video. Tags er også søgbare via Google og andre søgemaskiner Når du vælger tags, så overvej: Hvilke søgeord du ønsker, at din video bliver vist i forbindelse med Hvis du benytter dig af tags, som allerede eksisterer, øger du muligheden for at din video bliver vist som beslægtet indhold til andre videoer. Hold dig så vidt muligt til tags, der består af ét ord. Tags kan frit bruges efter eget behov, og der er ingen begrænsninger på antal tags pr. video. Dog vil dine tags blive vægtet mindre i søgemaskiner, hvis du har mange tags til samme video. 8
Link til Kategorier og tags For at linke til alle video på en bestemt kategori: Klik på kategorien på forsiden af sitet, og kopier derefter linket For at linke til alle video med et bestemt tag (fx MINTAG): http://video.kk.dk/tag/mintag Man kan godt lave link til både kategori og tag (fx kultur-og-fritid kategori med tag sommer ) http://video.kk.dk/channel/548071/kultur-og-fritid?tag=sommer Man kan også sætte flere tags på (sommer og gratis): http://video.kk.dk/channel/548071/kultur-og-fritid?tag=sommer&tag=gratis Promovering af video Det er muligt at promovere videos, og dermed få dem fremhævet på (hele) sitet. Det må kun gøres af (eller efter aftale med) din administrator. Kommentering Det er muligt at slå kommentering til og fra på enkelte videoer. Du slår det til og fra under Detaljer -> Vis brugerdefinerede variabler. Det er slået fra som default på nye videoer. Social sharing Det er muligt at slå social sharing til og fra på enkelte videoer. Du slår det til og fra under Detaljer -> Vis brugerdefinerede variabler. Det er slået fra som default på nye videoer. Tredjeparts rettigheder Når man uploader video har man ansvar for at sikre, at man ikke bruger copyright beskyttede indhold eller i så fald har de nødvendige tilladelser. Det vil typisk gælde musik og lydklip, klip fra film, grafik og photos. Der findes mange royalty free elementer, men vær opmærksom på evt. licens betingelser eller akkrediteringsbetingelser. Opdages der video der krænker 3. parts rettigheder vil de omgående blive fjernet af systemejer eller administrator. Undertekster Begge sites understøtter cc (closed caption) tekster. På den eksterne site opfordres redaktøren til at inkludere danske undertekster med deres video for at øge tilgængelighed. Skal man ramme en bred målgruppe bør der overvejes undertekster på fremmed sprog. 9
Skilte / tekster på skærmen Til video, som uploades til det eksterne site, skal man overholde KKs designguide mht. tekster, farver, og designelementer. Det er muligt at tilføje navneskilte, links og billeder til videoen, efter den er uploadet. Det kan for eksempel være praktisk, hvis: Der optræder personer i videoen, som skal præsenteres med navn, titel, arbejdsfunktion, etc. Der skal vises en PowerPoint-præsentation eller andet understøttende materiale i forbindelse med videoen. Brugeren skal føres videre til en bestemt video eller hjemmeside. Alt dette kan gøres med videositenes indbyggede redskaber, Actions og Slides, som både redaktører og administratorer har adgang til at bruge. Embedding Video kan indlejres på sider på intranettet og andre sites. Når man embedder en video kan afspiller vælges efter behov. Da video ofte på den måde indgår ofte i en større sammenhæng er det særlig vigtigt at overholde evt. regler eller retningslinier på den platform der afvikles fra. Fx video der skal indlejres i/vises på den internationale hjemmeside skal overholde der regler der er for indhold på siden, fx tilgængelighed, sprog, design, osv. Ændring af video uploadet af andre Vi ændrer ikke hinandens videoer uden foregående aftale herom! Du kan se hvem der har uploadet videoen i backend systemet (administration). Live streaming Live streaming intern site Live streaming kan frit bruges på den interne site. Det er muligt at hyre eksterne konsulenter til at afvikle en live event. CDI har en streaming boks (Terradek Cube) som kamera og mikrofon kan tilsluttes. Dette kan lånes efter aftale. Live streaming ekstern site Vi betaler ikke for live streaming funktionalitet på den eksterne site. Der skal derfor aftales med systemejer, hvis der er behov for det. Giv gerne besked 14 dage inden det skal bruges. 10