Central Økonomi Toftevej 43, 9440 Aabybro Tlf.: 7257 7777 Fax: 7257 8888 www.jammerbugt.dk Find selvbetjeningsløsninger og kontaktoplysninger på vores hjemmeside Dorrit Mejlholm Direkte 7257 7525 11-08-2016 Sagsnr.: 00.32.10-K01-3-15 Notat vedrørende Revisionsberetning nr. 6 Revisionsberetning nr. 6 indeholder udover de forhold, der er omtalt i dagsordensteksten en række anbefalinger og forslag til opfølgning og praksisændringer på nogle af de reviderede områder. Som nævnt i dagsordenen er det de enkelte direktører, der har besluttet, hvilke områder i revisionsberetningen der er forelagt og besvaret i forhold til eget fagudvalg og dermed i forhold til Kommunalbestyrelsen, mens ansvaret for opfølgning på revisionsberetningen er placeret hos lederne af forvaltningsservice og økonomi- og stabschefen. Nedenfor er de væsentligste forhold i revisionsberetningen nævnt. Revision af kommunens interne it-kontroller På området er det revisionens overordnede konklusion, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og -aflæggelsen. Trods denne konklusion konstaterer revisionen, at der er svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller, og der er derfor givet et par anbefalinger til forbedring af den overordnede styring af it-sikkerheden. I januar 2016 godkendte Kommunalbestyrelsen en revideret it-sikkerhedspolitik. Efterfølgende er implementeringen heraf påbegyndt, og i den fortsatte proces vil der være særligt administrativt fokus på de områder, hvor revisionsberetningen peger på, at it-sikkerheden kan forbedres. Samtidig vil der blive fulgt op med konkrete initiativer til efterlevelse af de øvrige anbefalinger, der er meddelt itafdelingens ledelse i forbindelse med afslutning af it-revisionen. Regnskabsføring og interne kontroller Revisionen har gennemgået kommunens principper for økonomistyring. Det er revisionens opfattelse, at principperne i fornødent omfang beskriver rammerne og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for interne
kontroller og ledelsestilsyn. Revisionen opfordrer dog til, at den igangværende gennemgang af principperne for økonomistyring færdiggøres. I forbindelse med den løbende revision er det efterprøvet, om væsentlige og konkrete dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. Det betyder blandt andet, at der har været fokus på bilagsbehandlingen i kommunen. Revisionens konklusionen er, at bilagsbehandlingen er velfungerende og tilrettelagt på en hensigtsmæssig måde. Samtidig noterer revisionen, at principperne for økonomistyring i 2016 er suppleret, idet Økonomiudvalget har godkendt retningslinjer for funktionsadskillelse mellem bogføring og anvisning af udgifter og indtægter. I forbindelse med den løbende revision 2016 vil revisionen efterprøve, om denne del af økonomistyringsprincipperne efterleves i organisationen. Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Revisionen har i september 2015 foretaget uanmeldt beholdningseftersyn, og under besøget er der samtidig foretaget en vurdering af forretningsgangene for afstemning af balancekonti. Revisions konklusion er, at kommunens kassevirksomhed fungerer og følger de regler, som Kommunalbestyrelsen har vedtaget. Ligeledes konkluderer revisionen, at der er etableret betryggende forretningsgange for afstemning af balancekonti. Decentralt besøg I efteråret 2015 har revisionen foretaget eftersyn på Familiecentret i Pandrup. Besøget har givet anledning til, at revisionen anbefaler, at der foretages dokumenteret månedsvis budgetopfølgning, at kontrol med personalelister dokumenteres og at den økonomiafdeling, der fører tilsyn med institutionen, foretager periodevis tilsyn og foretager stikprøvevis kontrol af bilag, idet der på institutionen ikke er den fornødne funktionsadskillelse mellem bogføring og godkendelse af udgifter. Børne- og Familieudvalget har på sit møde 8. august haft revisionsberetningen optaget på dagsordenen. På mødet er der givet en orientering om de tiltag, Børneog Familierådgivningen sammen med revisionen har gjort for at imødekomme de fejl, der er beskrevet i revisionsberetningen. Orienteringen til udvalgets medlemmer indeholdt følgende: Ledelsestillsyn: 1. Der foretages kvartalsvise sagsgennemgange for alle rådgivere i specialafsnittet. Ved sagsgennemgang i januar kvartal fokuseres på lovmedholdeligheden i forhold til tidsfrister på opfølgninger. Ved sagsgennemgang i juni kvartal og fremover fokuseres både på lovmedholdeligheden og kvalitet i sagsbehandlingen 2. Der foretages kvartalsvist ledelsestilsyn i 41 og 42 sager, hvor fast skemaer anvendes. Der er tale om stikprøvekontroller, hvor der udvælges
en tilfældig sag fra hver rådgiver, og hvor der kvartalsvist veksles mellem 41 og 42. 3. Der foretages kvartalsvist ledelsestilsyn i sager med 52 foranstaltninger og 84 aflastning/afløsning, hvor der udvælges en tilfældig sag fra hver rådgiver. Sagsgennemgangsskemaet anvendes, hvor der vil være fokus på lovmedholdelighed og kvaliteten. 4. Sagsgennemgangen vil typisk ske i grupper, hvorved der skabes læring på tværs af børne og Familierådgivningen. 5. Dette er iværksat fra d. 1.3.2016. Løn- og personaleområdet Revisionens gennemgang af løn- og personaleområdet har blandt andet omfattet gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og kommunalbestyrelsesmedlemmer. Ligeledes er lønudbetalingen til den administrative ledelse stikprøvevis gennemgået. Revisionen konstaterer, at udbetalinger vedrørende disse områder er foretaget korrekt og efter gældende regler m.v. Vedrørende forretningsgange og sagsrevision på løn- og personaleområdet har revisionen modtaget beskrivelser af kontrolrutiner og ledelsestilsyn, og revisionen vil i 2016 efterprøve efterlevelsen heraf. Revision af årsregnskabet Det overordnede resultat af revisionsgennemgangen af årsregnskabet er, at regnskabet er aflagt korrekt og efter gældende regler, ligesom det er revisionens opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelsen har fungeret tilfredsstillende. Der er alene et par punkter i revisionsberetningen, som medfører en yderligere opfølgning. Revisionen vurderer, at der på området for personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov bør være et øget fokus på sagsadministrationen og ledelsestilsynet. Børne- og Familieudvalget har 8. august behandlet revisionsberetningen. I forhold til den rejste problematik fremgår følgende af sagsbeskrivelsen: Det fremgår således under beretningens afsnit 7.7, at BDO på Børne- og familieområdet har ført revision af sager, der vedrører tilbud til børn og unge med særlige behov. BDO har på den baggrund vurderet et øget behov for fastsættelse af regler for udførelse af ledelsestilsyn og iværksættelse af dokumenterede ledelsestilsyn. Som svar herpå har BF-forvaltningen været i dialog med BDO, og der er iværksat øget ledelsestilsyn og ny praksis herfor. Der vil være opfølgning på de udførte ledelsestilsyn ved revisionsbesøget i september 2016. I øvrigt er sagsfremstillingens indhold suppleret med den orientering, som er nævnt under det tidligere afsnit Decentralt besøg. Vedrørende balancen er revisionens generelle konklusion, at balancen samlet giver et retvisende billede af kommunens aktiver og passiver, og at balancens poster generelt er dokumenteret tilfredsstillende. Dog påpeger revisionen nogle få
problemstillinger vedrørende balancens poster og vedrørende statusafstemninger. I forhold hertil vil der administrativt - blandt andet i regi af teamledergruppen - fortsat være et forøget fokus på at få implementeret gældende regler fuldt ud i organisationen. Revision af de sociale regnskaber områder med statsrefusion På området for forretningsgange konstaterer revisionen, at der ikke er udført ledelsestilsyn på flere konkret udpegede personsagsområder. Revisionen anbefalede i den afsluttende beretning for 2014, at ledelsestilsynet på disse områder bliver udført ud fra samme koncept som siden 2014 har dannet grundlag for udførelse af ledelsestilsyn på andre områder, eksempelvis området for kontanthjælp. Revisionen anfører videre i revisionsberetningen, at kommunen primo 2016 har fremsendt en redegørelse vedrørende det manglende ledelsestilsyn i 2015. Af redegørelsen fremgår, at der er udført ledelsestilsyn på områderne ultimo 2015, hvilket er påset af revisionen. Samtidig indeholder redegørelsen angivelse af, hvorledes ledelsestilsynet m.h.t. omfang og tidsinterval er tilrettelagt i 2016. I revisionsberetningens afsnit om personsagsgennemgang er konklusionen, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Dog anfører revisionen, at sagsgennemgangen har omfattet 15 delområder, og af disse vurderer revisionen, at der er behov for øget fokus på sagsadministration på områderne for integration, uddannelseshjælp, forsikrede ledige, sygedagpenge (der henvises til revisionens bemærkning), revalidering, ledighedsydelse, fleksjob, merudgifter til børn jf. Servicelovens 41 og området for tabt arbejdsfortjeneste, jf Servicelovens 42. Til sidstnævnte område noterer revisionen, at der er taget uddannelsesinitiativ i forhold til den implicerede medarbejdergruppe. På Børne- og Familieudvalgets møde 8. august er der givet følgende orientering om de tiltag, Børne- og Familierådgivningen sammen med revisionen har gjort, for at imødekomme de fejl der er beskrevet i revisionsberetningen. Vedrørende Servicelovens 42 er udvalget orienteret om: Tiltag ang. tabt arbejdsfortjeneste 42 1. Der er afholdt kursusdag sammen med revisionen. 2. Der udarbejdes en fast procedure og arbejdsgangsbeskrivelse, der skal følges. 3. Beregning af kompensation for tabt arbejdsfortjeneste flyttes fra rådgiverne til administrative medarbejdere, hvilket er iværksat fra den 1.5.2016. I øvrigt er sagsfremstillingens indhold suppleret med den orientering, som er nævnt under det tidligere afsnit Decentralt besøg.
På områder med refusion har revisionen konstateret, at der netto er hjemtaget 59.000 kr. for lidt i refusion. Ud over dette forhold er det revisions opfattelse, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler, samt at restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen. Omkring socialt bedrageri er det revisionens opfattelse, at kommunen har etableret en betryggende og hensigtsmæssig forretningsgang til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser.