Brugerguide Integration af erhvervsdata fra NN Markedsata til Microsoft Dynamics CRM 2013
Indledning Løsningen Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics muliggør integration til Microsoft Dynamics CRM ver. 2013. Med integrationsløsningen kan du oprette og vedligeholde firmaer, kundeemner og kontakter i CRM direkte fra NN Markedsdatas erhvervsdatabase og telefonnummerdatabase. Navne & Numre Erhverv Navne & Numre Erhverv er en daglig opdateret erhvervsdatabase, hvor du søger informationer om samtlige CVR-registrerede virksomheder i Danmark. Alle informationer kan importeres til CRM, eller søges dynamisk fra CRM med et direkte link til databasen. Strukturering af data Virksomhedsinformationerne i Navne & Numre Erhverv er struktureret i tre hovedkategorier. Stamoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, faxnummer, CVR-nummer, www-adresse, branche, virksomhedsform, virksomheds-status, antal ansatte m.m. Kontaktpersoner: Informationer på hårde kontaktpersoner fx Bestyrelse og Direktion og på bløde kontaktpersoner som fx Salg, Økonomi, IT, Personale m.m. Økonomisk oplysninger: Økonomisk relaterede informationer fx regnskaber, nøgletal, kreditvurdering, revisor, bankforbindelse mm. Hvordan skaber integrationsløsningen værdi for dig Oprettelse Nem, hurtig og korrekt oprettelse af en virksomhed i systemet - dette gælder for kunder, kundeemner og kontaktpersoner Ingen stavefejl, ingen dubletter, ingen besvær med forældede informationer i Microsoft CRM, mindre returpost, intet tidsspilde Kreditvurdering på regnskabspligtige virksomheder direkte fra Dynamics CRM Målgruppesøgning Målgruppesøgning direkte fra Dynamics CRM Overflødiggør import/eksport af data fra eksterne kilder Ved generering af målgruppe fra integrationsmodulet er data allerede forberedt opdatering Datafelter fra Navne & Numre Erhverv indgår i avanceret søgning/rapportering i selve Microsoft CRM Automatisk opdatering Automatisk opdatering af kunder, kundeemner og kontaktpersoner i Dynamics CRM Intet tidsspilde grundet forkert eller forældet virksomhedsdata og kontaktdata Ingen ordre, opkald, tilbud, mails til ophørte virksomheder Kontrol over den automatiske opdatering
Vigtig viden før installationen Før du går i gang, skal du undersøge hvilket organisationsnavn CRM installationen har fået. Er CRM brugt som organisationsnavn, kan du opleve, at der sker en overskrivning af indstillingen, som blev valgt ved installationen. Vi anbefaler derfor, at CRM ikke bruges som organisationsnavn i CRM installationen. Du skal kontakte din systemforhandler eller den systemansvarlige, hvis du oplever fejl og skal have ændret organisationsnavnet. Installation af Navne & Numre Erhverv Webservice til Microsoft Dynamics Klik på Indstillinger Løsninger og du får nedenstående billede. Fra vores hjemmeside hentes linket, som importeres. Download filen til din PC og hent filen. Opsætning af integrationsløsningen Klik på Indstillinger - NN Markedsdata og under Licenshåndtering lægges den udleverede kode ind. Koden kommer fra NN Markedsdata. Klik for at validere.
Klik på Indstillinger NN Markedsdata - Indstillinger Her har du mulighed for at vælge / fravælge en automatisk opdatering af data. Du kan også vælge at tillade/ikke tillade dublikater vælger du ikke at tillade dublikater ved at fjerne fluebenet i boksen, vil en virksomhed aldrig blive oprettet i systemet mere end én gang, såfremt oprettelsen sker via integrationen. Du kan også vælge / fravælge Tillad bulkupdate at deaktivere kontaktpersoner vælger du at tillade funktionen, vil kontaktpersoner, som ikke længere er aktive i denne funktion jf. NN Markedsdatas erhvervswebservice ikke blive slettet af listen med dine øvrige kontaktpersoner dog får de en markering med teksten findes ikke i NNE. Med funktionen vil du altid have historiske kontaktpersoner på din liste over kontaktpersoner. Her kan du også: Markere felterne med de funktioner du ønsker at benytte Vælge de personer du ønsker at oprette på en ny virksomhed Vælge CRM server settings
Få unikid på dine kunder Klik på Indstillinger NN Markedsdata Dataeksport Her kan dine kunder, som ikke har et unik ID udlæses og sendes til NN Markedsdata. Vi vasker og påfører herefter et unikid. Når du klikker på Eksportér data, genereres der et regneark. NN Markedsdata sender herefter en fil tilbage, som skal indlæses under Importer Data. Afhængig af, hvordan dine kunder tidligere er oprettet, kan matchprocenten variere. En stor matchprocent betyder, at mange af dine kundeemner opdateres automatisk. Kundeemner, der ikke matcher, importeres ikke. Disse kunder skal manuelt påføres et unikid, hvorefter data kan indlæses. Under datatilknytning/firma markeres de felter, der efterfølgende skal opdateres i MS CRM. Den automatiske opdatering starter hver anden dag på ulige datoer. Der opdateres ca. 5.000 firmaer pr. dag. Det betyder, at længden på opdateringen er afhængig af antal kunder, som skal opdateres. Vær opmærksom på at de ændringer, du tilføjer fx en mailadresse, efterfølgende vil blive overskrevet med NULL, hvis NN Markedsdata ikke har disse data.
Søgning og oprettelse af en specifik virksomhed Under fanen Mine aktive firmaer fremsøges dine kunder og kundeemner. Klik på de tre prikker og klik herefter på Søg i Navne og Numre du kan nøjes med at indtaste firmanavn, telefonnummer, CVR-nummer eller lignende. Herefter hentes alle virksomhedsoplysninger direkte fra erhvervsdatabasen. Et godt tip til søgningen er ikke at indtaste for mange informationer. Ofte vil et firmanavn eller et CVR-nummer være tilstrækkeligt. Vi har søgt på firmanavnet Alis, og på oversigtsbilledet kan du nu se virksomheden i listen. Er du i tvivl, om det er den rigtige virksomhed, klikker du på NN-ikonet til venstre og får en række oplysninger om virksomheden. Såfremt dette gøres for første gang, vil den eksterne virksomhedsprofil kræve et login, som du tidligere har modtaget fra NN Markedsdata. Dobbeltklik på den valgte virksomhed i oversigtbilledet - nu er du ved at oprette virksomheden i CRM. Trykker du Opret/Gem Firma tilføjes virksomheden i dit CRMsystem.
På et firmakort kan du finde informationer om virksomheden fx kontaktpersoner, nøgletal, regnskaber og nyheder. Klik fx på Nøgletal. Her finder du alle relevante økonomiske informationer. Under Relaterede Nøgletal kan du klikke på årstallet. Her får du adgang til flere nøgletal og link til virksomhedens regnskab. Når du klikker på linket til regnskabet, får du det komplette regnskab.
Målgruppesøgning Under Marketing kan du vælge, om du ønsker at søge i erhvervsdata eller privatdata. Vi har i dette eksempel valgt at søge i Erhvervsdata, hvor kan du søge efter ønskede virksomheder. Under Marketing - Målgruppesøgning - Erhvervsdata fremsøger du fx brancher indenfor et specifikt postnummerområde. I eksemplet har vi søgt på ordet jur. Ved at markere branchen juridisk bistand trækkes branchekodenummeret med over på forsiden. Ønsker vi fx at fremsøge alle advokater i Nordjylland, udfylder vi også feltet Postnummer. Søgningen giver dig 125 hits. Er én eller flere af virksomhederne kunde i forvejen, er de markeret med et kundeikon. Klik på NN-ikonet hvis du vil se informationerne, inden du overfører til CRM. Klikker du på Importer alle, vil virksomheder med kundeikonet ikke blive oprettet som dublet. Du kan vælge at få en e-mail, når overførslen er afsluttet.
Klik på Avanceret søgning hvis du vil bruge flere søgekriterier i din målgruppeudvælgelse, hermed indskrænker du søgningen. I eksemplet er der valgt to kriterier - virksomhederne oprettet efter år 2000 og virksomheder med Dansk Bank som bankforbindelse. Med denne søgning får du hits på 46 virksomheder, hvor nogle af virksomhederne er kunder i forvejen. De samme principper gør sig gældende ved enkelt-opslag.
Du kan tilføje emnerne til en marketingliste ved at sætte flueben ved Tilføj emner til ny marketingliste
På oversigtsbilledet kan du også søge på reklamebeskyttede virksomheder. I eksemplet har vi søgt på en adresse og et postnummer. Det giver 25 hits på virksomheder. Fjerner vi fluebenet ved Ignorér reklamebeskyttelse kommer samtlige 163 virksomheder på Adelgade til syne. Virksomheder, der i forvejen ligger i CRM, vises også i dette billede og er markerede i søgeresultatet med et mappe-ikon. Findes de som kundeemner vil ikonet være et telefonikon.