Greve Kommune Hjælpemidler 26. marts 2009
1. Baggrund og formål Greve Kommune har henvendt sig til KLs Konsulentvirksomhed (KLK) med henblik på bistand til en afklaring af de muligheder, kommunen kan anvende for at varetage opgaverne i forbindelse med hjælpemidler til handicappede. For tiden varetager Falck efter et udbud Greve Kommunes genbrugshjælpemidler (ikke-kropsbårne hjælpemidler), inklusive depotdrift, således at kommunen ikke har egne hjælpemidler eller depot. Kommunen varetager arbejdet med kropsbårne hjælpemidler, der anskaffes efter særskilte indkøbsaftaler. Der pågår i kommunen et analysearbejde, der bl.a. skal finde frem til prismæssige alternativer til de nuværende leverandøraftaler for de kropsbårne hjælpemidler. For begge typer af hjælpemidler oplever kommunen en forøgelse af omkostningerne enten i form af, at Falck øger listepriserne, eller fordi behovet for hjælpemidler stiger i kommunen. Der er i kommunen stor politisk opmærksomhed på de øgede omkostninger og et ønske om bedre muligheder for at styre området, der ofte betragtes som vanskelig styrbart. Greve Kommune ønsker at få beskrevet mulighederne for et fremtidigt udbud af de ikke-kropsbårne hjælpemidler, bl.a. i lyset af de erfaringer, som samarbejdet med Falck har givet. Desuden ønsker kommunen ideer til, hvordan området for kropsbårne hjælpemidler kan gøres mere styrbart. Formål Formålet for dette projekt er: - at tilvejebringe et solidt grundlag for kommunalbestyrelsens beslutning om den fremtidige drift og styring af området for ikke-kropsbårne hjælpemidler. - at få inspiration til, hvorledes området for kropsbårne hjælpemidler kan styres For de ikke-kropsbårne hjælpemidler skal følgende spørgsmål besvares for at kunne opfylde formålet: - er den hidtidige model for drift og styring hensigtsmæssig, økonomisk og fagligt? - er der alternativer til den nuværende model, som vil være mere hensigtsmæssige for kommunen? - er der erfaringer har andre kommuner, som kan tjene til inspiration for Greve Kommune? KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 2
På området for de kropsbårne hjælpemidler skal der gives svar på følgende spørgsmål: - hvad er årsagerne til, at området hidtil har været vanskeligt at styre? - hvilke ændringer skal gennemføres for at gøre området styrbart? - er der erfaringer har andre kommuner, som kan tjene til inspiration for Greve Kommune? 2. Projektets aktiviteter Beskrivelsen her er delt i to forskellige dele: Del 1 er de aktiviteter, der vedrører de ikke-kropsbårne hjælpemidler, og del 2 vedrører aktiviteterne om de kropsbårne hjælpemidler. Opdelingen er alene for at skabe overblik, idet begge områder i praksis vil blive undersøgt sideløbende. Del 1 de ikke-kropsbårne hjælpemidler For at kunne svare på de spørgsmål, som er rejst ovenfor, er denne del både bagud- og fremadskuende. Dvs. at der er behov for at uddrage de væsentligste erfaringer med den nuværende udlicitering for at kunne vurdere mulige alternativers potentiale. Dokumentation Indledningsvis gennemgår konsulenterne kommunens udbudsmateriale, kontrakten med Falck samt anden relevant dokumentation og beslutninger med henblik på bl.a. at kortlægge de forudsætninger, som udliciteringen bygger på, og den model, som er anvendt. En anden del af dokumentationen vil dreje sig om Greve Kommunes udgifter til området før og under udliciteringen. Konsulenterne gennemgår derfor også den del af kommunens økonomiske dokumentation, som kan give indblik i den økonomiske udvikling på området. Interessenternes vurderinger På baggrund af udbudsmaterialets målsætninger og resultatmål gennemf ø- res et antal interviews med områdets centrale interessenter. Der vil være tale om følgende personkredse: - ledere i de af kommunens centre, som samarbejder med leverandøren - centrale brugere eller brugerorganisationer - medarbejdere i kommunen, som arbejder med sagsbehandling på området KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 3
Hovedtemaer til hver gruppe vil være - deres oplevelse af sammenhængen mellem det, som kommunen forventede, og det, som faktisk blev leveret - deres oplevelse af samarbejdet mellem kommunen og leverandøren - deres oplevelse af den service, som leverandøren stiller til rådighed - deres ideer til en alternativ model for samarbejdet med en ekstern leverandør Til hver gruppe udarbejdes en tematisk interviewguide, der åbner mulighed for, at deltagerne kan introducere nye temaer, som er væsentlige for dem. Hvert interview gennemføres lederne undtaget i fokusgrupper. Hvert interview vil vare 1½-2 timer. En fokusgruppe vil højst bestå af 6 personer. Alle interviews er fortrolige i forhold til Greve Kommune, hvilket betyder, at ingen enkeltperson vil blive citeret ved navns nævnelse i konsulenternes rapporter. Andre kommuners erfaringer Konsulenterne indhenter et antal andre kommuners erfaringer med udlicitering af hjælpemiddelområdet. Der vil i indsamlingen blive anvendt de sa m- me spørgsmål, som stilles i interviewene ovenfor. Desuden vil indgå kommunernes erfaringer med forskellige modeller og modellernes økonomiske konsekvenser. Erfaringsopsamlingen vil finde sted gennem samtaler med relevante ledere fra de valgte kommuner. Valget af kommuner sker i et samarbejde mellem konsulenterne og Greve Kommune. Modelbeskrivelse og økonomisk analyse På baggrund af den indsamlede viden beskriver konsulenterne forskellige modeller for styring og administration af hjælpemiddelområdet. Hver af modellerne vil indeholde beskrivelser af: - modellens indhold - modellens krav til politisk og administrativ styring - modellens økonomiske konsekvenser på kort og længere sigt - modellens krav til samarbejde og organisering - modellens evt. konsekvenser for borgerne - andre kommuners (eller Greve Kommunes) erfaringer med modellens virkninger Delrapport Delrapport 1 vil kortfattet sammenfatte delens resultater, herunder give en vurdering af den nuværende models hensigtsmæssighed for så vidt angår KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 4
faglighed og økonomi. Hovedvægten i delen vil blive lagt på modelbeskrivelserne, så de kan anvendes som politisk beslutningsgrundlag for et fre m- tidigt genudbud. Delrapport 1 vil desuden indeholde nøgletal for Greves og andre kommuners udgifter på hjælpemiddelområdet for årene 2001-2008. Del 2 de kropsbårne hjælpemidler De spørgsmål, som er rejst ovenfor, betyder, at denne del i det væsentlige vil være orienteret mod fremtiden med afsæt i den aktuelle situation. Observationer Med henblik på at finde årsagerne til, at området for kropsbårne hjælpemidler er vanskeligt at styre i kommunen, vil konsulenterne observere den måde, der arbejdes med området på, og hvordan arbejdet understøttes af ledelsesmæssige og politiske beslutninger, mål o. lign. Observationerne vil foregå på en almindelig arbejdsdag, og der vil blive ført samtaler med aktørerne om deres oplevelser af arbejdet og forslag til fo r- andringer, der kan øge styringsmulighederne og forbedre kvaliteten i arbe j- det på området. Disse samtaler har karakter af interviews og vil dreje sig om - det arbejde, som den enkelte udfører - de metoder, som anvendes - den sammenhæng, som den enkeltes arbejde indgår i - samarbejdet med andre i kommunen om opgaven - dokumentationen af arbejdet og dets resultater Observationerne og samtalerne vil munde ud i et såkaldt proceslandkort, der i grafik og ord beskriver bl.a. den aktuelle arbejdsproces, organiseringen og informationsflowet på området. Interview Der vil ikke blive afholdt særskilte interviews om dette område. Samtalerne under observationerne vil have interviewkarakter. Som en del af de interview, som vedrører de ikke-kropsbårne hjælpemidler, vil de af deltagerne, som har forudsætninger for at svare, blive spurgt til deres oplevelser og ideer til forbedringer på området for kropsbårne hjælp e- midler. Andre kommuners erfaringer I samtalerne med de ledere, som kontaktes om de ikke-kropsbårne hjælpemidler, vil der også blive spurgt til, hvordan kommunen styrer området for kropsbårne hjælpemidler, og de erfaringer kommunen har med styrin- KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 5
gen. Der vil herunder blive spurgt detaljeret til den styreform, som kommunen har valgt for området. Delrapport 2 I delrapport 2 vil resultaterne af arbejdet samt de indhentede data og synspunkter blive præsenteret i kort form. Desuden vil delrapporten indeholde forslag til den fremtidige tilrettelæggelse, organisering af arbejdet, informationsflowet mv. Endelig vil delrapporten indeholde beskrivelser af en politisk og administrativ styring, som kan skabe gennemsigtighed på området i en situation med begrænsede økonomiske ressourcer. Rapportering De to delrapporter samles i en rapport med det indhold, som er beskrevet for delrapport 1 og 2. Rapporten præsenteres i kommunen for et forum, hvis sammensætning fastlægges af Greve Kommune. Hvis kommunen ønsker det, er konsulenterne indstillede på at fremlægge og drøfte rapportens indhold med kommunens Social- og Sundhedsudvalg. 3. Organisering og bemanding Det skal foreslås, at KLKs konsulenter under forløbet refererer til centerleder Hanne Staanum. Det skal desuden foreslås, at der i kommunen udpeges en person, som kan være konsulenternes direkte adgang til kommunen, og som kan varetage arbejdet med fremskaffelse af materiale, tilrettelæggelse af interview og andre logistiske opgaver af betydning for en smidig gennemførelse af projektet. Projektet bemandes med to konsulenter fra KLK, der begge har indgående kendskab til kommunale styringsforhold og organisering af arbejdet i ko m- munerne. KLKs projektleder vil være konsulent Peter Lindrup, der gennem sine 13 år i KLK har gennemført analyser inden for alle kommunale sektorer. Peter Lindrup har omfattende teoretisk og praktisk viden om kommunale arbejd s- gange, styringsforhold, organisering og ledelse. Peter Lindrup har arbejdet med udbud i kommunerne og har tidligere gennemført en analyse af hjælpemiddelområdet i Høje-Taastrup Kommune. Derudover deltager konsulent Sune Thøgersen i projektet. Sune er cand.scient.pol. og har arbejdet i KL siden 2008. Han har sit primære faglige virke indenfor organisatoriske analyser og evalueringer. Sune har tidligere arbejdet i KLs Udbudsportalen, hvor han rådgav kommuner om udbud og konkurrenceudsættelse. Han har bl.a. hjulpet Københavns Kommune KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 6
med at udbyde sociale tilsyn og Billund Kommunes udførerenhed på Park & Vej-området med at udarbejde et kontrolbud. Sune har gennemført KL s konsulentuddannelse og KL s projektlederuddannelse. 4. Tid Hvis det forudsættes, at der kan træffes aftale med Greve Kommune ca. 1. maj 2009, vil analysearbejdet kunne gennemføres inden udgangen af september 2009, så en rapport vil være kommunen i hænde ultimo september/primo oktober 2009. I forbindelse med igangsætning af projektet vil KLKs konsulenter i sama r- bejde med Greve Kommune udarbejde en detaljeret tidsplan for projektets gennemførelse. 5. Økonomi På baggrund af de aktiviteter, som er beskrevet ovenfor, kan konsulenttimeforbruget opgøres således: Aktivitet Tidsforbrug Dokumentation indsamling og analyse 25 Interview, ca. 6 40 - udarbejdelse af interviewguide - gennemførelse - efterbehandling Indhentning af andre kommuners erfaringer 20 Modelbeskrivelser 20 Observationer 15 Udarbejdelse af rapport, inkl. forelæggelse i kommunen 30 I alt tidsforbrug 150 KLs bestyrelse har for 2009 fastlagt konsulenttimetaksten til kr. 1090,- ekskl. moms. Det betyder, at KLK kan tilbyde Greve Kommune at løse opgaven for i alt kr. 163.500,- ekskl. moms. Denne pris er fast og vil ikke variere uanset konsulenternes faktiske tidsforbrug. Rejsetid faktureres ikke. Kommunen vil desuden have omkostninger forbundet med konsulenternes rejse og ophold. Det foreslås, at der aftales et beløb på kr. 5.000,- til dette. KL s Konsulentvirksomhed Økonomi og Ledelse (KLK) - www.klk.kl.dk 7