Referat fra den ordinære generalforsamling Herfølge Fitness tirsdag d. 25. februar 2014 Agenda for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere 3. Aflæggelse af beretning 4. Forelæggelse af det reviderede regnskab 5. Forelæggelse af budget herunder kontingentsatser og indmeldelsesgebyr 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg til bestyrelsen 8. Eventuelt 1.Valg af dirigent Bestyrelsen indstillede Bjarne Rasmussen til dirigent. Dette blev valgt enstemmigt. Det blev herefter konstateret at der var indkaldt til generalforsamlingen jf. Foreningens vedtægter, og at denne derfor var "lovlig". 2. Valg af stemmetæller Det blev vedtaget af generalforsamlingen, at der blev valgt stemmetæller, hvis der blev behov for dette under en afstemning. 3. Aflæggelse af beretning Formand Per Stryhn forelagde beretning for de aktiviteter der har været i foreningen fra planlægning af stiftelsen af Herfølge Fitness og til generalforsamlingen. Beretningen er vedlagt dette referat som bilag 1. Formandens beretning blev godkendt af generalforsamlingen. 4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab Kasserer Stefan Weiglin gennemgik regnskab for 2013. Dette viser at der i 2013 har været indtægter på kr. 87.539,00 og udgifter på kr.311.701,00. Derved går foreningen ud af regnskabsåret for 2013 med et underskud på kr. 224.162,00. Det fremlagte regnskab er udført af J.K. Revision, og blev godkendt af generalforsamlingen. Det reviderede regnskab er vedlagt dette referat som bilag 2 Referent Per Stryhn Side
5. Forelæggelse af budget herunder kontingentsatser og indmeldelsesgebyr Kasserer Stefan Weiglin gennemgik budget for 2014. Der forventes udgifter på kr. 929.579,00. For indtægterne er der lagt ind for hvad bestyrelsen vurderer medlemstallet vil blive i 2014. Dette med de ind- og udmeldinger der må forventes. Jf. budgettet forventes der indtægter på kr. 787.100,00. Derved budgetteres der med et underskud. Årsagen til dette underskud ligger i den investering der er foretaget i forhold til indkøb af spinningcykler. Denne investering er sket som en et årig kredit ved Medicsport på det fulde beløb. For kreditten betales en rente på 12,5 %. Havde denne post ikke været der, ville foreningen have haft et drift overskud. Det er bestyrelsens opgave at finde en løsning på en finansiering af cyklerne, således at posten kan udgå. Det fremlagte budget blev godkendt af generalforsamlingen. Budgettet for 2014 er vedlagt dette referat som bilag 3. 6. Behandling af indkomne forslag Der var til generalforsamlingen indkommet følgende forslag: Fra Kristian Klokkerholm: 1. En vandautomat, så man kan tanke sin drikkedunk op uden at skulle rende ned i omklædningsrummet. Automaten kunne stå ude ved gaderoben eller bag disken 2. En sko reol ud foran døren, man er ved at vade over alle det fodtøj, og måske er det heller ikke så hensigtsmæssigt mht. Hvis en brand skulle opstå 3. Bedre belysning i garderobe rummet 4. Flere skabe til opbevaring evt. Også en bænk Det blev af generalforsamlingen besluttet at investeringer som disse må vente til der er en økonomi i foreningen der kan bærer dette. 7. Valg til bestyrelsen Valg af formand (i lige år), Per Stryhn, blev genvalgt af generalforsamlingen. 1 bestyrelsesmedlem (lige år), Bjarne Rasmussen blev genvalgt af generalforsamlingen. 2 suppleanter (på valg hvert år), Martin Andersen blev genvalgt af generalforsamlingen. Mark Byssing Hansen blev valgt ind af generalforsamlingen. 1 revisorer (vælges på skift hvert andet år), Rina Ørum-Kristensen blev valgt ind af generalforsamlingen. 1 revisorsuppleant (på valg hvert år), det blev af generalforsamlingen vedtaget at denne post ikke besættes, da der benyttes J.K. Revision til udfærdigelse af regnskabet. 8. Eventuelt Der blev under dette punkt stillet forskellige spørgsmål til etableringen og driften af foreningen Herfølge Fitness. Referent Per Stryhn Side
Herfølge Fitness Ordinær generalforsamling d. 25.02.2014 Formandens beretning Aktiviteterne startede i det tidlige forår, hvor en initiativgruppe fra Herfølge Hallens bestyrelse, bestående af Anders Frandsen, Bjarne Rasmussen og undertegnede Per Stryhn, startede arbejdet med at åbne et fitness center placeret lokalt i Herfølge. Mange møder blev holdt for at finde og definerer rammerne for et lokalt fitness center. Flere af møderne blev afholdt sammen med organisationen Foreningsfitness, som gav råd og vejledning i opstart af en fitness forening. I slutningen af maj 2013 blev der oprettet en Facebook side, med det henblik, at oplyse interesserede omkring tanker og planer for Herfølge Fitness. Interessen for siden viste sig meget hurtigt at være stor, og på kort tid var der mere end 100 likes på siden. I dag er der 660 personer der har været inde og like Herfølge Fitness på Facebook. D. 6. juni blev der afholdt informations møde omkring vores lokale Herfølge Fitness. Formålet med mødet var at oplyse interesserede omkring initiativgruppens tanker, finde personer der kunne have interesse i at være bestyrelsesmedlem og instruktører. Interessen oplevede vi som meget stor. Knap 70 personer valgte at benytte en varm sommeraften på at deltage i mødet. Efter info mødet besluttedes det at fortsætte stiftelsen af foreningen Herfølge Fitness, og der blev indkaldt til stiftende generalforsamling. D. 18. juni blev den stiftende generalforsamling afholdt. Her var også nogen interesse fra befolkningen, men ikke lige så stort fremmøde som på infomødet. (men det kunne også betyde arbejde ;o). Det lykkedes at stille en bestyrelse bestående af 7 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. Herfølge Fitness var nu en realitet. På første bestyrelsesmøde konstituerede bestyrelsen sig, og posterne blev fordelt således at Per Stryhn blev formand, Lise Boye-Hansen blev næstformand og Stefan Weiglin blev kasserer. Bestyrelsen besluttede at funktionen sekretær skulle gå på skift i forhold til udfærdigelse af referat. I sensommeren valgte et bestyrelsesmedlem at trække sig fra bestyrelsen, og den ene
suppleant, Søren Bøndergaard, blev gjort til bestyrelsesmedlem. Flere møder i bestyrelsen blev afholdt hen over sommeren, dette sammen med Foreningsfitness, og som studietur til Bjæverskov og Borup fitness center. Der blev ligeledes afholdt møder med leverandører af fitnessudstyr. Leverandørerne der deltog i disse møder var Pedan, Medicsport og Fitpartner, alle leverandører der er godkendt af Foreningsfitness. Mødeaktiviteten var hen over sommeren og efteråret meget intens, og der har været afholdt ca. et møde om ugen. Valget af udstyr var en af de sværere opgaver bestyrelsen har måtte træffe. De fremsendte tilbud var ikke lette at sammenligne, da der var 3 forskellige forslag til indretningen af et fitnesscenter der skulle være tæt på det perfekte. Bestyrelsen havde besluttet at valget af leverandør skulle vægtes ligeligt på prisen, løsningen og den efterfølgende servicering af maskiner og foreningen Herfølge Fitness. Valget faldt på Medicsport som leverandør. Maskinerne blev bestilt, så disse kunne leveres i slutningen af oktober. Leveringstiden holdt ikke helt, og maskinerne blev leveret i starten af november. For at kunne købe maskiner og cykler, skal der penge til. Der blev gennem Foreningsfitness søgt et lån på kr. 400.000 og der blev bevilliget et lån på kr. 350.000. Denne ordning er yderst fordelagtig for Herfølge Fitness, da lånet er rentefrit. Med dette lån var nogle af pengene hjemme, men da der skulle købes maskiner og andet udstyr, skulle der lidt flere penge til. Herfølge Hallen kunne tilbyde at låne Herfølge Fitness kr. 600.000 til en rente på 5 %. Dette takkede bestyrelsen ja til. Begge lån skal tilbagebetales over 5 år. Til bankforretning blev Arbejdernes Landsbank valgt... Eller det vil sige at de valgte os som kunde. Dette på baggrund af møde hvor vi forelagde hele projektet Herfølge Fitness. En anden proces der skulle i gang meget hurtigt var, at finde de frivillige personer der kunne tænke sig at være instruktører i foreningen. Et job der er helt ulønnet. Der blev ud af bestyrelsesmedlemmerne nedsat en gruppe der fik ansvaret for at afholde "ansættelsessamtaler", Det lykkedes at finde 23 fantastiske instruktører der vil være med til at sikre at de kommende medlemmer ville få en god og professionel vejledning. Efterfølgende har 2 instruktører valgt at forlade foreningen, og en har taget orlov til endt uddannelse. Næste store opgave var at få alle instruktørerne uddannet så de blev klar til at tage imod
medlemmerne. For at dette kunne ske, måtte vi sammen med Foreningsfitness arrangerer et ekstraordinært uddannelsesforløb. I samarbejde med Borup Fitness, der lagde lokaler til, lykkedes det at få uddannelsen til at blive en realitet, og i slutningen af oktober var 16 instruktører uddannet. I januar blev de resterende uddannet. Rigtig mange ender skulle nå sammen i dette meget store arbejde for at stifte, skabe og åbne foreningen Herfølge Fitness. I oktober afholdte vi 2 workshops for bestyrelse og instruktører med deltagelse af Foreningsfitness konsulent. Formålet med disse workshops var at finde fælles holdninger og værdier for Herfølge Fitness. Nu var vi klar til at slå dørene op til Herfølge Fitness, ja næsten... Vi manglede lige at få lokalet klar. Spejle skulle opsættes, vægge males, musikken skulle spille og maskinerne skulle leveres. Maskinerne blev leveret d. 4. november, og dagen inden, malede "frivillige" bestyrelsesmedlemmer og instruktører lokalet. Som sagt blev maskinerne leveret d. 4. november, og i arbejdet med at stille maskinerne op, deltog bestyrelsen og instruktører i arbejdet med at gå til hånde for Medicsport's montører. Dette ved at køre mange læs affald væk, samle cykler m.m. Tirsdag d. 5. november stod centeret klar til at instruktørerne kunne prøve faciliteterne af for første gang. Den store åbningsdag var fredag d. 8. november, hvor der blev inviteret til åbent hus for alle interesseret. Det røde bånd blev klippet af Peter Ålbæk. Herfølge Fitness var nu åbnet. Den 1. november åbnede vi op for indmeldinger i Herfølge Fitness, og den første uge kom der nogle tilmeldinger. Efter åbningen begyndte medlemstilgangen for alvor at komme ind. I dag er der 381 medlemmer i foreningen. For at kunne registrere medlemmer var der blevet indkøbt et standard hjemmesidesystem der med minimal administration kan styre medlemskartotek, booke hold tider, betalinger og regnskaber. Kontingentet blev sat ud fra foreningensprincipper med betaling for et halvt år af gangen. Et halvt års medlemskab kosterl kr. 800,00, og indmeldelsesgebyr på kr. 200. Det blev i januar besluttet at lave månedlig betaling også, da flere havde udtrykt at det for flere potentielle medlemmer er mange penge at ligge kr. 800,00 på en gang i en allerede stram husholdning. Den månedlige betaling blev af bestyrelsen sat til kr. 169,00.
Efter en uge startede vi de første holdtræninger op. Vi startede med spinning, herefter kom KettleExtreme, Body Fit 'n' fun, DanceMix, CirkelCross og kampange hold for deltagere i Køge På Vægten. Der er mange spændende ideer hos vores instruktører så mange flere hold kommer til. Dog skal vi have tider i hallen, så vi også har faciliteterne til at gennemfører holdene. Det er dog ikke altid nødvendigt med faciliteterne, og til foråret starter vi OutDoor Running op, og det bliver ikke på løbebånd. Der er ikke gået et år i foreningens historie, men de 9 måneder hvor arbejdet omkring opstarten af Herfølge Fitness har stået på, har været meget spændende, udfordrende og lærerige. Og resultatet er kun til at være tilfreds over. Alt dette kunne ikke være blevet til en realitet uden de mange frivillige der har støttet op omkring foreningen. Jeg vil gerne sige en meget stor tak til alle der har arbejdet med og omkring Herfølge Fitness. Tak til alle instruktørerne og bestyrelsen. Og med denne tak er min beretning ført til ende.
Budget for Herfølge Fitness 2014 Driftudgifter Lokaleomkostninger: Lokaleleje 2014 kr. 210.000,00 Hold lokaleleje 2014 kr. 49.296,00 Rengøring 2014 kr. 120.000,00 El-forbrug kr. 6.000,00 Udstyr: Afdrag maskiner til Foreningsfitness (350.000 kr. over 5 år - 0%) kr. 70.000,00 Afdrag maskiner Herfølge Hallen (600.000 kr. over 5 år - 5%) kr. 137.110,00 Service maskiner, anslået kr. 2.500,00 Spinningcykler Medicsport kr. 157.000,00 Medicsport renter kr. 42.000,00 Småinvesteringer kr. 10.000,00 Personale: Transportomkostninger kr. 2.000,00 Instruktør og bestyrelsesarrangement kr. 40.000,00 Tøj til instruktører kr. 5.000,00 Øvrige udgifter: Kodak afgifter, anslået kr. 1.500,00 Musik til hold kr. 3.000,00 Kontorhold kr. 3.000,00 Medlemsdatabase med økonomistyring kr. 10.548,00 Revisor kr. 7.500,00 Medlemskab i DGF kr. 750,00 Drift hjemmeside (Nets) kr. 2.500,00 Forsikringer kr. 5.500,00 Kort Administration - Herfølge Hallen kr. 17.500,00 Inventar (Desk + Kasse) kr. 25.000,00 Marketing kr. 1.875,00 Driftomkostninger, årligt i alt kr. 929.579,00 Indtægter Herfølge Fitness Indtægter år 2014: Medlembetaling 375 kr. 1.600,00 kr. 600.000,00 75 kr. 2.028,00 kr. 152.100,00 Indskud nye medlemmer 175 kr. 200,00 kr. 35.000,00 Indtægter år 2014, i alt kr. 787.100,00