Boligkontoret Danmark En innovativ vej til effektiv drift Forsøgsbeskrivelse Boligselskabet Nordkysten idpo 23-05-2014
Baggrund for udarbejdelse af forsøgsbeskrivelse Forsøgsbeskrivelsen skal fungere som et styringsredskab i forsøgsperioden, som skal sikre, at de involverede parter arbejder mod de samme målsætninger. Forsøgsbeskrivelsen indeholder således målsætninger og handleplaner på tre udvalgte områder. Desuden beskrives de organisatoriske og ledelsesmæssige ændringer, som det foreslås at gennemføre i forbindelse med forsøget. Følgende aktiviteter er gennemført, og har dannet grundlag for det konkrete forslag til forsøgets målsætninger og metoder: Der er gennemført en forundersøgelse (bilag 1) i Nordkysten med fokus på geografi, grønne arealer, byggeriart, afdelingsstørrelser, indkøb, udbud, økonomi og organisering af driften. De undersøgte emner er alle relevante ifm. udarbejdelsen af en ny driftsmodel Der er gennemført en workshop med beboerdemokrater (afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelse) og ansatte i driften. Omdrejningspunktet var driften i dag samt forslag og forventninger til en fremtidig driftsstruktur Der er nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Boligkontoret Danmark samt repræsentanter fra medarbejdergruppen i Boligselskabet Nordkysten. Arbejdsgruppen har løbende afholdt møder om processen samt om det konkrete forslag til en ny driftsstruktur Processen har desuden taget afsæt i den viden og de erfaringer, som projektets undersøgelsesfase er mundet ud i om effektive driftsmodeller. Indhold Overordnede organisationsændringer... 0 Målsætninger og strategier... 1 Effektiv drift i et femårigt perspektiv... 2 Tidsplan for forsøgsperioden... 2 Plan for opfølgning på målsætninger samt afsluttende evaluering... 2
Overordnede organisationsændringer Formålet med forsøget og med en omlægning af driften i Nordkysten er, at man fremover benytter medarbejdergruppens kompetencer og ressourcer på tværs. Derudover handler omorganiseringerne om at udbrede kvaliteterne ved synergiarbejde til alle medarbejdere og afdelinger og dermed fokusere yderligere på samarbejde og medarbejdertilfredshed. Formålet er desuden, at organisationsændringerne medfører mere effektive arbejdsgange, så udgifterne til driften kan mindskes samtidig med at kvaliteten i servicen øges. Formålet kan illustreres således: Bedre service til beboere Formål Øget arbejdsglæde for ejendomsfunktionærer Lavere udgifter til driften I Boligselskabet Nordkysten foreslås en omorganisering, som overordnet indebærer en overgang fra den nuværende afdelingsopdelte drift til en fremtidig teamopdelt struktur, hvor ledelse og styring er i centrum. Nedenfor ses et organisationsdiagram for en ny teamopdelte driftsstruktur. Den nye organisering fremlægges efter vedtagelse i organisationsbestyrelsen for samtlige afdelingsbestyrelser. Forslag til ny organisering Forretningsfører Driftschef Byggeteknisk leder Boligkontoret Danmark Driftschef Leder af daglig drift Administrativt team Administrativ koordinator Koordinator for grønt team Grønt team Koordinator for beboerservice Beboerservice team Boligselskabet Nordkysten
Målsætninger og strategier MÅLSÆTNING 1: BESPARELSER PÅ FLYTTELEJLIGHEDER Delmål 1: En besparelse i udgifter til istandsættelse af flytteboliger på 30 %. Delmål 2: En tidsbesparelse på 1 time per fraflytningssyn for ejendomsfunktionærer. Strategi og handleplan: - Boligkontoret Danmarks indkøbsafdeling sætter istandsættelse af flytteboliger i udbud - Der indføres e-syn og laves opmålinger af samtlige lejemålstyper (se særskilt indstilling i bilag 2) - Fraflytningssyn udføres af det administrative team, hvor ejendomsfunktionærer uddannes til e-syn MÅLSÆTNING 2: BESPARELSER PÅ INDKØB AF MATERIEL OG SERVICEYDELSER Delmål 1: En besparelse på 20 % på indkøb (fx hvidevarer, toiletter, salt, blandingsbatterier mm). Delmål 2: En besparelse på 20 % på indkøb af serviceydelser (fx trappevask, rengøring og diverse håndværkeropgaver). Strategi og handleplan: - Driftscheferne analyserer på udgifter til indkøb af såvel materiel som serviceydelser i samarbejde med teamkoordinatorer og gennemfører nye indkøbsaftaler på tværs af afdelingerne - I kraft af den nye driftsstruktur og mere effektive arbejdsgange frigives tid til, at beboerservice teamet kan løse flere mindre håndværkeropgaver i lejemålene - Udbud på serviceydelser i samarbejde med BDK s indkøbsafdeling MÅLSÆTNING 3: ØGET TILFREDSHED Delmål 1: Fastholdelse eller øget tilfredshed med beboerservice og drift blandt beboere. Delmål 2: Fastholdelse eller øget tilfredshed blandt medarbejderne. Strategi og handleplan: - Fokus på planlægning og koordinering af arbejdsopgaver i det grønne samt en udvidelse af synergiarbejde - Udvidet åbningstid - Flere løste opgaver in house - Synlig ledelse (teamkoordinatorer) o Gennemførelse af Beboertilfredshedsundersøgelse før og efter driftsforsøgets første år - efter den indledende undersøgelse fastsættes forbedringspotentiale i procent - Fokus på personaleledelse fra såvel driftschefer som teamkoordinatorer skal sikre motivation i medarbejdergruppen - Øget samarbejde med kollegaer på tværs af afdelinger omkring større opgaver - Øget fokus på faglighed og medarbejderudvikling o Gennemførelse af trivselsundersøgelse blandt samtlige medarbejdere før og efter forsøgets første år - efter den indledende undersøgelse fastsættes forbedringspotentiale i procent
Effektiv drift i et femårigt perspektiv o o o Den nye driftsmodel evalueres løbende i samarbejde beboerdemokrater og ansatte med det mål at tilpasse ordningen til behov og forventninger blandt begge grupper Som en del af den nye drift vil der løbende følges op på fælles udbud og indkøb på tværs af afdelingerne i Boligselskabet Nordkysten for at sikre de mest favorable priser samt en tilfredsstillende kvalitet. Således afholdes udbud i henhold til gældende udbudsregler. Som en del af den nye drift vil der løbende blive fulgt op på bemandingsbehov, tilfredshed blandt medarbejderne samt udviklingspotentiale for den enkelte Tidsplan for forsøgsperioden Forsøgsbeskrivelsen præsenteres for OB Fremlæggelse for afdelingsbestyrelser Implementeringsforberedelse Udbud på flyttelejligheder Fornyelse af indkøbsaftaler Spørgeskemaundersøgelse blandt beboere og medarbejdere Implementering Opfølgning # 1 12. juni Uge 34-35 1. september Aktivitet/Tidsplan Juni-Juli August September Oktober- December Januar- Marts April-Juni Juliseptember Opfølgning # 2 Opfølgning # 3 Endelig evaluering Der afholdes desuden løbende møder i arbejdsgruppen, som udvides med en repræsentant fra organisationsbestyrelsen. Plan for opfølgning på målsætninger samt afsluttende evaluering Der følges op fra projektledelsen hvert kvartal og der udarbejdes i den forbindelse en logbog i forlængelse af forsøgsbeskrivelsen, som følger op på, at strategier gennemføres og målsætninger opnås. Afslutningsvis evalueres på målsætninger og der lægges en strategi for det videre arbejde med ny driftsmodel samt for et fortsat fokus på effektiv drift.
Desuden gennemføres en spørgeskemaundersøgelse med fokus på den daglige drift og tilfredshed blandt alle beboere i Boligselskabet Nordkysten før og efter forsøget.
Organisationsbestyrelsesmøde d. 12.06.14 kl. 18.15 Referat nr. 3 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet torsdag den 12. juni 2014 Mødet blev afholdt i selskabslokalerne på Borupgård Organisationsbestyrelsen: Palle Wørmann, Inge-Lise Danielsen, Lars Andreasen, Johnny Christiansen, Torben Frederiksen, Jeppe Hansen, Ove Brandstrup-Andersen, Anne-Marie Høberg, John Jensen, Lene Grete Rasmussen, Bente Würtz, Jan Petersen, Orla Olsen og Frederik Hansen. Herudover Advokat Erik Larsson. Fra Boligkontoret Danmark: Lars Lehmann, Klaus Kramshøj, Ida Ravnholdt Poulsen og Torben Hangaard Udsendt den 23. juni 2014 via e-mail. Ad 1 Godkendelse af referat... 1 Ad 2 Revisionsprotokol... 2 Ad 3 Konstituering af bestyrelsen... 2 Ad 4 Driftsforsøg... 2 Ad 5 Navne på nye boligafdelinger... 3 Ad 6 Meddelelser fra formanden... 3 Ad 7 Meddelelser fra afdelingerne... 4 Ad 8 Meddelelser fra administrationen... 6 Ad 9 Børneattester for beboerdemokrater... 7 Ad 10 Flygtningeboliger... 8 Ad 11 Personale... 8 Ad 12 Borupgård 2... 8 Ad 13 Eventuelt... 9 Ad 14 De næste møder og arrangementer... 9
Ad 1 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 6. marts 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsesmedlemmerne godkender og underskriver referatet fra organisationsbestyrelsesmøde d. 6. marts 2014 John Jensen havde følgende kommentarer til referatet: Punkt vedrørende ansættelse af lærlinge og elever skal drøftes og tages op i organisationsbestyrelsen. Rejsegruppen kan disponere indenfor den bevilligede ramme som organisationsbestyrelsen har godkendt. Referatet blev herefter godkendt. Ad 2 Revisionsprotokol Underskrevet revisionsberetning i forbindelse med regnskabet 2012/13 er indført i revisionsprotokollen. Derudover er der ikke indført bemærkninger i revisionsprotokollen siden sidste møde. Bilag: Ingen. At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. OB tog orienteringen til efterretning og godkendte den. Ad 3 Konstituering af bestyrelsen Efter det ekstra ordinære repræsentantskabsmødet d. 3. maj 2014 skal OB konstituerer bestyrelsen. Det indstilles, at OB konstituerer bestyrelsen
Bilag: Ingen. Forretningsudvalg Formand: Palle Wørmann Næstformand: Inge-Lise Danielsen Bestyrelsesmedlem: Lars Andreasen Rejsegruppen Palle Wørmann John Jensen Anne-Marie Høberg Arbejdsgruppen vedrørende driftsforsøget Bestyrelsesmedlem Lars Andreasen Ad 4 Driftsforsøg Den nedsatte arbejdsgruppe omkring driftsforsøget i Nordkysten har, som der blev indstillet på workshop mødet d. 03.05.14, arbejdet videre med de konkrete punkter som blev indstillet fra forsamlingen af. Det indstilles, at OB godkender den forlagte forsøgsbeskrivelse, og at det forslået organistionsdiagram bliver strukturen i den nye drift. Samtidig indstilles der til, at OB i driftsforsøget ligeledes godkender, at der indføres e-syn således at der opstår en synergieffekt, set i forhold til udbud på flytteboliger. Bilag: 1. Forundersøgelse 2. Forsøgsbeskrivelse 3. Indstilling til E-syn 4. Folder vedrørende E-syn Bestyrelsen godkendte driftsforsøget og at der arbejdes videre således, at der til næstkommende organisationsbestyrelsesmøde kan præsenteres en ny organisationsplan, samt tidsplan for implementeringen for driften i Nordkysten. Bestyrelsen besluttede at der indføres E-syn i alle Nordkystens boligafdelinger, og at man afventer implementeringsfasen, indtil der forligger en endelig udmelding fra Boligkontoret, i forhold til de 3 forslået priskategorier. Efterfølgende skal de 3 priskategorier forlægges bestyrelsen til udvælgelse og endelig godkendelse. Bestyrelsen besluttede yderligere at de 3 nye boligafdelinger fra det tidligere DVB Helsingør også skal omfattes i driftsforsøget.
Ad 5 Navne på nye boligafdelinger Efter fusionsaftalen mellem DVB Helsingør og Nordkysten skal der findes navne til de nye 3 boligafdelinger fra DVB Helsingør som indtræder i Nordkysten pr. 01.09.14 Det indstilles, at OB tager stilling til forslaget om at de 3 nye boligafdelinger får følgende nummer 124-21 124-22 124-23 Bilag: Ingen Organisationsbestyrelsen godkendte de forslåede numre til de 3 nye boligafdelinger som kommer fra DVB Helsingør, og som træder i kraft fra 01.09.14 De 3 boligafdelinger vil blive orienteret om beslutningen. Ad 6 Meddelelser fra formanden Mundtlig orientering fra formanden, herunder orientering fra øvrige udvalg, bestyrelser, BL. Mv. Formanden berettede om at der har været afholdt Lokalrådsmøde som gik godt, herunder at afdeling 9 Grydemosegård Syd fik en 1. præmie på kr. 3000 Der har været møde i rådet for almene boliger, hvor Byrådsmedlem Marlene Harpsøe blev udpeget som repræsentant til helhedsplanen i afdeling 6 Tibberupparken.
Boligsocial konsulent: Økonomi: ca. 500.000 kr., svarende til ca. en stigning på kr. 300 pr. lejemålsenhed, hertil kommer udgifter til de eventuelle projekter. Der er ikke muligt at opnå tilskud fra dispositionsfonden. Efter mødet har Boligkontorets regnskabsafdeling oplyst om reglerne vedr. driftsbekendtgørelsen, og en mulig finansieringsform kan være en enten helt eller delvis finansiering fra dispositionsfonden. Bestyrelsen besluttede at der skal ansættes en boligsocial konsulent/social vicevært, og at der på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde skal der forelægges en stillingsbetegnelse samt forslag til finansieringsformer således at bestyrelsen kan træffe endelig afgørelse om hvad selskabets andel er fra dispositionsfonden til ansættelse af en boligsocial konsulent/vicevært. Ad 7 Meddelelser fra afdelingerne Generelt Skovparken: Der har været afholdt licitation den 6. maj 2014 og projektet er udbudt efter tildelingskriteriet det mest fordelagtige tilbud, hvor vinderen findes på baggrund af en samlet bedømmelse af pris, projektstyring og organisation samt beboerhåndtering, og hvor pris vægtes med 60 %, projektstyring og organisation med 25 % samt beboerhåndtering med 15 %. Tilbuddet med den laveste pris viste sig at være ugyldigt (ikke konditionsmæssigt). De øvrige tilbud fordeler sig fra 50.490.000 kr. ex moms 58.413.000 kr. ex moms, og de bydende var flg.: 1. HHM A/S 2. B Nygaard Sørensen A/S 3. Enemærke & Petersen A/S 4. Anker Hansen & Co a/s 5. Adserballe & Knudsen A/S Efter samlet vurdering af buddene har vores totalrådgiver, Pålsson arkitekter i samarbejde med Viltoft advokatfirma, indstillet at det bliver Adserballe & Knudsen, der udarbejdes hovedentreprisekontrakt med. Det samlede projekt og alle de prioriterede ekstraønsker holder sig indenfor vores skema A budget, og der er den 28. maj 2014 blev fremsendt ansøgning om skema B godkendelse til Helsingør Kommune, som har lovet at behandle sagen politisk i juni måned. De udvendige byggearbejder forventes at starte op i august 2014, og de indvendige byggearbejder forventes at blive påbegyndt medio september 2014. De starter i blok 1 og 2.
Der er udarbejdet forslag til beboerinformation og varsling af de kommende byggearbejder til Skovparkens beboere, og der er planlagt BU-møde den 11. juni 2014, hvor nærmere detaljer omkring byggeriet vil blive drøftet. På sidste BU-møde blev det aftalt at arbejde for, at der udføres en prøve på de udvendige arbejder på havefacaden i Blok 1. Nærmere herom aftales ligeledes på ovennævnte BU-møde. Bestyrelsen besluttede at der grundet manglende afklaring mellem Byg og administrationskontoret i de verserene byggesager, skal forretningsføreren indkalde forretningsudvalget, Advokat Erik Larsson samt Bygs Chef til et fælles møde, hvor der skal afklares snitflader, kontrahering samt ansvar. Bestyrelsen besluttet samtidig at der ikke bliver ansat en ekstern bygherrerådgiver før snitflader, kontrahering og ansvarsfordeling er endeligt afklaret med Byg. Der må heller ikke indgås aftaler før Bygs rolle er fastlagt, hverken i denne eller andre byggesager hvor Byg er repræsenteret. Tibberupparken: Der har været prækvalifikation af bydende hovedentreprenører og følgende firmaer er blevet prækvalificeret: Enemærke & Petersen A/S, MT Højgaard consult A/S, NCC Construction Danmark A/S, Adserballe & Knudsen A/S samt HHM A/S Tildelingskriterierne er det økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende underkriterier: Pris /(40 %), kvalitet (10 %), organisation 10 % og proces (30 %) Der er licitation den 6. juli 2014. Vores totalrådgiver, Nova 5 arkitekter har haft løbende kontakt med byggesagsbehandleren i Helsingør Kommune, og byggetilladelsen kommer dateret d. 1. juni (kommunen har besluttet at droppe byggesags gebyrer fra d. 1. juni, så der bliver en besparelse her). Herefter skal byggetilladelsen i 4 ugers høring. Mock-up lejligheden, Kofod Anchers Vej 119, er ikke helt færdig endnu, men vores rådgivere har lovet, at den vil være helt fuldstændig klar inden indvielsen den 20. juni 2014 kl. 13.00. Organisationsbestyrelsen skal træffe beslutning om der skal ske ansættelse af en ekstern bygherrerådgiver for at sikre en hensigtsmæssige løsning af projektet, herunder en minimering af risikoen for at ende i en voldgift efterfølgende. Bestyrelsen besluttede grundet manglende afklaring mellem Byg og administrationskontoret i de verserene byggesager, at forretningsføreren skal indkalde forretningsudvalget, Advokat Erik Larsson samt Bygs Chef til et fælles møde hvor der skal afklares snitflader, kontrahering samt ansvar. Bestyrelsen besluttet samtidig at der ikke bliver ansat en ekstern bygherrerådgiver før snitflader, kontrahering og ansvarsfordeling er endeligt afklaret med Byg. Der må heller ikke indgås aftaler før Bygs rolle er fastlagt, hverken i denne eller andre byggesager hvor Byg er repræsenteret. Hovparken:
Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 23. april 2014, og der arbejdes pt. på at fremskaffe det supplerende tegningsmateriale, og yderligere dokumentation og tilretning af budget, som landsbyggefonden udbad sig på mødet. Det er målet, at fremsende dette materiale til Landsbyggefonden inden sommerferien. Det ser ud til at vi kan forvente skema A godkendelse i indeværende år. Afd. 9 Grydemosegård Syd 5 års eftersyn på tagrenoveringen pågår, der har været afholdt møde med entreprenøren og rådgiveren med henblik på udbedring af fejl og mangler. Der har d. 8. april 2014 været et møde mellem entreprenøren, Tegnestuen Fælleden og driftschefen hvor der er blevet udarbejdet et oplæg omkring, i hvilket omfang, og hvorledes udbedring af fejl og mangler skal løses i forbindelse med tagrenoveringen. Organisationsbestyrelsen skal træffe beslutning om det vedlagte forslag til opfølgning og udbedring af fejl og mangler, kan godkendes i sin nuværende form, herunder om den forslået forlængelse af ansvarsperioden, uden garantistillelse, frem til 15.12.18 kan godkendes eller den skal forlænges yderligere. Bilag: 5. Notat vedr. Renovering af eksisterende eternittage entrepriseaftale af den 09.07.2008 samt opfølgning for reklamation for fejl og mangler jf. tidligere fremsendte. (udarbejdet af Tegnestuen Fælleden) Organisationsbestyrelsen godkendte det forelagte oplæg i sin nuværende form, som indebærer at ansvarspådragelsesperioden for entreprenør Adserballe & Knudsen A/S løber frem til 15.12.18 Afd. 18, Centerboligerne Der er nu kommet en rapport fra EKAS vedrørende undersøgelserne om fugt og stabilitet i Centerboligerne. Det er heldigvis ikke så slemt i forhold til fugtproblemerne som frygtet, idet fugten inde i boligerne formentlig ikke er opstigende grundfugt, men i stedet en lille sivende utæthed i varmesystemet. Denne utæthed eftersøges i øjeblikket af VVS. I forhold til stabiliteten er der dog klare udfordringer som skal løses. De nødvendige udgifter til løsning af fugtproblemerne og af stabilitetsproblemerne er budgetteret til i godt kr. 1.6 millioner. Ifølge økonomiafdelingen kan dette lånes eksternt for kr. 90.000 årligt. Vi har tre eksemplarer af rapporten m.m. med til mødet på torsdag. Organisationsbestyrelsen bedes forholde sig til mulighed for finansiering af arbejderne. Bestyrelsen besluttede, at der på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde skal forlægges en sagsfremstilling, samt indstilling til hvilken finansieringsform der anbefales. Således at de byggetekniske problemstillinger kan løse uden at huslejen stiger betragteligt, da denne i forvejen ligger meget højt. Afd. 14, Rønnedalen
Lars Andreasen orienterede om at der kører en verserende sag i afdeling 14 Rønnedalen som vedrører klager over administrationen, idet administrationen har forlangt at afdelingsbestyrelsen afslutter de mange projekter de er i gang med inden der igangsættes nye projekter. Ad 8 Meddelelser fra administrationen Restanceoversigt. Restanceoversigt pr. 30. maj 2014 inkl. Husleje og fraflytninger Afd. 1 Skovparken kr. 110,00 Afd. 3 Kløvermarken kr. 56.183,66 Afd. 5 Svinget kr. 14.461,59 Afd. 6 Tibberupparken kr. 591.346,13 Afd. 8 Grydemosegård 1 kr. 185.684,95 Afd. 9 Grydemosegård syd kr. 150.966,62 Afd. 10 Strandhøj og lille Strandhøj kr. 79.142,51 Afd. 13 Lerbakken kr. 71.888,64 Afd. 14 Rønnedalen kr. 38.059,34 Afd. 16 Kronborgvej kr. 4.528,93 Afd. 81 Hovparken kr. 19.085,31 Afd. 82 Stenbækgård kr. 120,00 Afd. 83 Borupgård I kr. 574.826,14 Afd. 86 Borgen kr. 24.701,52 Afd. 87 Borupgård II kr. 100.876,43 Afd. 93 Fredensvej kr. 13.492,63 At bestyrelsen tager restanceoversigten til efterretning. Bilag: Ingen Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte den forlagte restanceoversigt.
Nyhedsbrev. Næste nyhedsbrev udkommer ultimo juni 2014 Bilag: 8. Orientering fra den boligsociale helhedsplan i Tibberupparken. Ansøgning om tilskud til tur- og rejseaktiviteter Rejsegruppen ansøger organisationsbestyrelsen om et tilskud for budgetåret 2014-15 på kr. 80.000 til aktiviteter for selskabets beboere. At organisationsbestyrelsen tilkendegiver det gode arbejde der fortages i rejsegruppen med et tilskud på kr. 80.000 for budgetåret 2014-2015. Organisationsbestyrelsen godkendte ansøgningen og tilkendte rejsegruppen et tilskud på kr. 80.000 til aktiviteter for selskabets beboere. Inge-Lise Danielsen udtalte at beløbet var for højt og stemte imod indstillingen. Ad 9 Børneattester for beboerdemokrater Beboerdemokratiudvalget har på deres møde i oktober 2013 besluttet, at samtlige organisationsbestyrelser i henhold til vejledning vedr. børneattester på et møde vurderer, hvilke personer, der skal indhentes børneattester på, og noterer dette i et lukket referat. at behandle Børneattestloven er lavet for at styrke indsatsen over for seksuelle overgreb mod børn. Pr. 1. juni 2012 er der foretaget en ændring af loven, så der nu skal indhentes børneattest på både ansatte og frivillige, som i forbindelse med udførelsen af deres opgaver kan komme i kontakt med børn under 15 år. Bilag: 6. Referat fra beboerdemokratiudvalgsmødet 7. Pjece omkring børneattester. Organisationsbestyrelsen besluttede at følge løsningsforslag 2 jf. beboerdemokratiudvalgets indstilling behandlet d. 3. oktober 2013, som omhandler at der skal indhentes børneattester på de frivillige/bestyrelsesmedlemmer som arbejder med børn.
Ad 10 Flygtningeboliger Der har d. 28.05.14 været afholdt møde med Helsingør Kommune (jobcenteret) vedrørende mulighed for at indgå en rammeaftale omkring at stille 6 boliger til rådighed for de flygtninge Helsingør Kommune bliver tildelt af flygtningen styrelsen. Helsingør Kommune har et ønske om et samlet beredeskab på 6 boliger i de forskellige boligselskaber i følgende antal boligstørrelse: 2 etværelses 2 toværelses 2 treværelse Evt. 1,5 værelset Tildelingen foregår indenfor 25 procents reglen efter helt alm. vilkår, regler m.m. Helsingør Kommune er forpligtet til at følge flygtninge i 3 år, og hvert halve år afholdes der statusmøde. Der er tilknyttet vejleder til beboeren når de skal flytte ind, så de orienteres omkring regler, opførsel, m.m. i den boligafdeling de anvises til. Der forelægger pt. ikke et udkast til en aftaleindgåelse, og derfor bør bestyrelsen overveje hvordan man vil stille sig, når Helsingør Kommune retter henvendelse om en sådan. Det indstilles, at bestyrelsen overvejer om man vil imødekomme Helsingør Kommunes forslag om at indgå en rammeaftale om at stille 6 boliger til rådighed for flygtninge. Bilag: Ingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at man vil imødekomme Helsingør Kommunes forslag ved at stille to boliger til rådighed, idet man forudsætter at hvert boligselskab i Helsingør Kommune stiller 1 bolig pr. 1000 lejemål til rådighed. Ad 11 Personale Administrationen: Karina Sabroe som har været i flexjob er blevet tilbud en 16 timers stilling i administrationskontoret og starter d. 01.06.14 lønudgifter financierers via byggesagerne, samt tilskud fra Helsingør Kommune. Stillingsbetegnelsen er tidsbegrænset hvilet betyder at Karina Sabroes kontrakt udløber 15.12.15 dog med mulighed for forlængelse. Ansættelses af lærlinge, Pt. Har vi en læring ansat. Der orienteres omkring en opstående personalesag som er i Nordkysten
Bilag: Ingen. Bestyrelsen tog orientering til efterretning og skal orienteres når der, bliver ansat nye elever. Ad 12 Borupgård 2 I forbindelse med sidste afdelingsmøde i Borupgård 2 var der en del utilfredshed over administrationsarbejde, herunder manglende opfølgning på diverse sager. I referatet fra mødet blev der nævnt et navn på den person der var utilfredshed over. Både administrationen og organisationsbestyrelsen var meget klare vedrørende at de ikke ville acceptere at der stod navns nævnelse i referatet. Og at dette var en principiel indgangsvinkel. Administrationen valgte at indkalde afdelingsformanden til et møde omkring referatet, og påpegede at det pågældende navn i referatet skulle fjernes. I mødet deltog et medlem fra forretningsudvalget, hvilket afdelingsformanden ikke var gjort bekendt med. Administrationen har efterfølgende undersøgt i Boligkontores juridiske afdeling om administrationen rent juridisk kan kræve at der ikke nævnes navne i referater, dette er ikke tilfælde, blot almen pli, at det gør man ikke. Afdelingsformanden var som tidligere nævnt ikke bekendt med, at der i mødet omkring referatet deltog et medlem fra forretningsudvalget, hvilket der efterfølgende er undskyldt overfor afdelingsformanden. Det indstilles at OB på baggrund af sagens forløb forlanger at der sendes en officiel skriftlig undskyldning fra administrationen, til afdelingsbestyrelsen i forhold til den manglende information til afdelingsformanden omkring forretningsudvalgsmedlemmets deltagelse i mødet. Bilag: Ingen. Organisationen besluttede at tage orienteringen til efterretning og at administration sender en officiel skriftlig undskyldning til den samlet afdelingsbestyrelse i Borupgård 2 og som orientering til organisationsbestyrelsen. Ad 13 Eventuelt Afdeling 9 Grydemosegård er indstillet til BDK prisen som uddeles d. 14.06.14 på Boligkontorets repræsentantskabsmøde. Afdeling 86 Borgen har stor fraflytningsprocent og bør tages op på næste organisationsbestyrelsesmøde.
Punktet hvor alt kan diskuteres, men intet besluttes. Ad 14 De næste møder og arrangementer 11. september 2014 OB-møde kl. 18.15 Lerbakken 30. oktober 2014 OB-møde kl. 18.15 Tibberupparken 11. december 2014 OB-møde kl. 18.15 Borupgård