Kontraktoverblik og anvendervilkår Hvad skal kommunen bruge kontraktoverblikket til? Kontraktoverblikket skal hjælpe kommunen med sikre, at kommunens it-løsninger kan kommunikere med monopolbrudsløsningerne via rammearkitekturen (f.eks. aflevere oplysninger til SAPA overblikket) Hvordan skal kontraktoverblikket bruges? Via overblikket kan kommunen få indarbejdet krav til leverandørerne i de udbud, SKI-kontrakter o.lign., som skal gennemføres og fornys. Overblikket skal vise, hvilke kontrakter der er relevante, hvornår kontrakterne er i spil og hvad kommunens opgave er. Hvad er indeholdt i kontraktoverblikket? Overblik over 5 løsningsgrupper og kommunens opgaver i forbindelse med disse Oversigt over de it-løsninger KOMBIT har registreret er relevante for kommunen at være opmærksom på (snitflader til SAPA/KMD Sag) En skabelon for relevant indhold i kontrakterne kommunerne skal være opmærksomme på En skabelon med overblik over snitfladeløsninger og (tom) tidsplan Hvad indeholder kontraktoverblikket ikke? Overblikket er kun udfyldt med de oplysninger KOMBIT kender. Kommunen skal selv checke for yderligere relevante løsninger og individuelle snitflader!!
Proces for kontraktoverblik Afgrænsning af systemer Indsamling af kontrakter Find information i kontrakterne Udfyld skabelon for kontraktoverblik Få et overblik over systemer og handling Anvend KOMBITs snitfladeliste på SAPAs hjemmeside Er kontrakterne placeret centralt eller decentralt? Kontakt it-chef, øk.chef og juraafdeling Anvend søgefunktion i Word for søgning i kontrakter Se liste nedenfor Indtast information i KOMBIT-skabelon Anvend samme skabelon til tidslinje eller anvend et tidslinjeværktøj
Afgrænsning af systemer Orienter dig i overblikket over systemer og handling (link) KOMBIT leverer en liste med KMD systemer med snitflader til KMD Sag. Snitfladerne forhandles mellem KOMBIT og KMD og for kommunerne udestår kun at få kravene indsat i nye udbud. Listen vil være at finde på hjemmesiden Kommunen bør danne sig et overblik over hvilke systemer der har snitflader til KMD Sag i dag og hvilke systemer man i fremtiden, ønsker at have snitflader til SAPA. Læs mere(link til Per s PP)
Afgrænsning Overblik over systemer og handling It-systemer Udvikling og pris Kontrakt Hvilke handlinger skal og kan kommune foretage sig for, at SAPA stiller kommunerne mindst lige så godt som KMD Sag? Kommunen skal ikke gøre noget Kommunen skal gøre noget Kommunen kan gøre noget UDK-systemer (A) KOMBIT systemer (B) KMD-systemer på KMD SAG i dag og omfattet af TSA (C) Øvrige KMD-systemer, på KMD Sag i dag (D)* 3. part-systemer på KMD Sag i dag (E) Systemer, uden snitflade til KMD Sag, der kan bidrage med endnu bedre borgeroverblik i SAPA (F) Ingen handling i relation til SAPA for kommunerne KOMBIT betaler for udvikling af SAPAintegration KOMBIT forventer* at betale for udvikling af integration som del af udfasningsaftalen KOMBIT forventer* at indgå aftale med KMD om udvikling/pris (i udfasningsaftalen). Kommunerne der anvender de pågældende systemer betaler Kommunerne skal sikre option på implementering af krav i udbud Kommunerne kan bede om option på implementering af krav Ingen handling i relation til SAPA for kommunerne KOMBIT indarbejder anvenderkrav/vilkår Den enkelte kommune skal indarbejde krav i alle sine nye kontrakter og opsige gamle Den enkelte kommune skal indarbejde krav i nye kontrakter og opsige gamle Den enkelte kommune skal indarbejde krav i sine nye kontrakter og opsige gamle Den enkelte kommune kan vælge at indarbejde krav * Kommunen skal i udgangspunkt indarbejde kravene i de KMD kontrakter der skal fornys/indgås første gang. KMD kontrakter, der kører uden afslutningsdato er der endnu ikke en plan for. 4 * Ved Krav forstås her alle Anvenderkrav og Vilkår, som beskrevet på KOMBIT.dk. Bemærk: Kommunen kan have lavet individuelle snitflader inden for løsningerne - disse er ikke inkluderet i oversigten.
Indsamling af kontrakter Er der central opbevaring af kontrakterne? Er der er en central eller decentral KMD pulje? Kontakt IT-chef -> økonomichef -> juraafdelingen = Har i kontrakterne? Er der en systemejer? Kontakt systemejer. Tage udgangspunkt i betalingsaftale -> sammenlign med kontrakter -> Hvem er underskriver? -> Han/hun er ny systemejer eller skal finde en der er. Tage kontakt til KMD, betal sig fra opgaven.
Find information i kontrakterne Minimumsliste for dannelse af kontraktoverblik: Udløb Opsigelse Kontrakttype Standardkontrakt udløber ikke og har opsigelsesvarsel på 6 måneder. SKI-kontrakter udløber og der kan man med fordel lave miniudbud, når man skal forny. Optioner for forlængelse Kontraktsum(til at planlægge hvilken udbudsform) Supplér gerne denne liste med anden relevant info til overblikket.
Udfyld skabelon Anvend skabelonen(link til skabelon) til kontraktoverblik. Anvend tidslinjen til at danne et tidsmæssigt overblik. Eller anvend et andet tidslinjeværktøj.
Afrunding Nu har man overblik over hvornår de forskellige systemer skal i genudbud. Next step er sætte kravene ind i kontrakterne, også kaldet vilkår for anvendelse. For en liste af vilkår for anvendelse læs mere her.(link til vilkår for anvendelse)