With the support of the Prevention of and Fight against Crime Programme European Commission Directorate-General Justice, Freedom and Security 1. UDBUDSBETINGELSER Opgave: Uddannelse af mentorer og kommunale medarbejdere i forbindelse med forebyggelse af radikalisering og ekstremisme 1.1. Indledning Disse udbudsbetingelser indgår i udbudsmaterialet vedrørende ovennævnte opgave, som findes på ministeriets hjemmeside, www.nyidanmark.dk under emnet Integration og undermenuen Udbud og forskning. Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel 2. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med kravspecifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. 1.2.1. Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, spørgsmål mv. skal rettes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Kontoret for Demokratisk Fællesskab og Forebyggelse af Radikalisering Holbergsgade 6 1057 København K Tlf.: 33 92 33 80 Hjemmeside: www.nyidanmark.dk Kontaktperson: Projektkoordinator Mille Windfeld Lund, e-post mwf@inm.dk Yderligere oplysninger kan fås på ovennævnte adresse. Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud.
1.3. Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter: Udvikling, gennemførelse og evaluering af uddannelsesforløb til mentorer og kommunale medarbejdere, herunder uddannelseselementer, mentorredskaber og produkter. Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af vedlagte kravspecifikationer for opgaven. Oplysninger om opgaven kan findes i udbudsmaterialet, som kan fås på www.nyidanmark.dk under emnet Integration og undermenuen Udbud og forskning. 1.3.1. Kontraktperioden Kontraktperioden er fra ultimo juni 2010 til marts 2011. 1.4. Udbudsbetingelser 1.4.1. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et nationalt offentligt udbud. Ved et nationalt offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Der er mulighed for at et konsortium bestående af forskellige leverandører, kan byde på opgaven. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterier. 1.4.2. Udvælgelseskriterier 1.4.2.1. Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. 2
Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Det skal tydeligt fremgå af tilbuddet, hvem der efter endt kontrakt kan udbyde uddannelsesforløbene. 1.4.2.2. Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge erklæring, dokumentation eller oplysninger, som kræves nedenfor. 1.4.2.3. Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed som minimum vedlægge følgende: - Fremlæggelse af de seneste 3 års disponible årsregnskaber eller anden af registreret eller statsautoriseret revisor attesteret opgørelse af virksomhedens samlede omsætning og i påkommende tilfælde omsætningen inden for det aktivitetsområde, som udbuddet vedrører i de seneste 3 år. - Erklæring fra ansøgers bank, revisor el. lign. om, at der siden seneste godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. - Tilbudsgiver skal afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 kr. 1.4.2.4. Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed som minimum vedlægge følgende: - Liste over de mest relevante opgaver eller ydelser, herunder udvikling af lignende uddannelsesforløb, som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år, hvis det er muligt. De udvalgte opgaver/ydelser skal vise erfaring og kendskab til målgruppen, kompetenceudvikling, emneområde, samt udvikling af uddannelsesmanualer eller lignende. 1.4.3. Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet. Der er afsat 600.000 kr. (ekskl. moms) til opgaven. Tilbud på over 600.000 kr. ekskl. moms vil derfor ikke blive taget i betragtning. 3
1.4.3.1. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at give alternative tilbud. 1.4.3.2. Tildelingskriterier Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende: Kvalitet / løsningsmodel (50%) Erfaring og bemanding (30%) Pris (20%) 1.4.3.3. Delkriterier Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vurderingen af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning. I vurdering af kvalitet / løsningsmodel (50%) indgår en vurdering af: o Redegørelsen for den overordnede forståelse af opgaven og udfordringerne. o Redegørelsen for tilgangen til opgaven. o Beskrivelsen af afviklingen af uddannelsesforløbene, herunder overvejelser omkring uddannelsesforløbene. I vurdering af erfaring of bemanding (30%) indgår en vurdering af: o CV for de personer, der skal varetage og tilknyttes opgaven. Det skal derudover fremgå, hvordan de enkelte personer vil indgå i løsningen af opgaven. I vurdering af pris (20%) indgår en vurdering af: o Samlet pris for løsning af opgaven ekskl. moms. 1.5. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale og kravspecifikationer. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag. 1.5.1. Tilbudsfrist mv. Tilbuddet skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 31. maj 2010 kl.12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration 4
Kontoret for Demokratisk Fællesskab og Forebyggelse af Radikalisering Holbergsgade 6 1057 København K Tilbuddet mærkes: Projektkoordinator Mille Windfeld Lund. Mentoruddannelse og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 2 måneder fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. 1.5.2. Tilbuddets indhold, udformning mv. Tilbudsgiveren skal afgive pris på arbejdet med planlægning og udvikling af uddannelserne samt pris på afvikling af to gange uddannelsesforløb for mentorer og en gang uddannelsesforløb for kommunale medarbejdere. Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter, evt. udgifter til underleverandører, m.v.. Tilbudsgiveren skal udforme tilbuddet i overensstemmelse med følgende disposition: 1) Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. 2) Resume af tilbud. 3) Fyldestgørende løsningsbeskrivelse af opgaven beskrevet i kravspecifikationen. 4) Opgaver/referencer varetaget af tilbudsgiveren de seneste tre år. 5) Styring og organisering af projektet. 6) Ugentlig tidsplan med angivelse af milepæle for gennemførelse jf. uddybning nedenfor. 7) Detaljeret budget for projekt jf. uddybning nedenfor. 8) Tilbudsgivers bemanding af projektet med tilhørende CV er i bilag. 9) Øvrige kommentarer. 10) Relevante bilag, herunder opfyldelsen af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier. Det samlede tilbud må ikke overstige 25 sider, eksklusiv bilag. Ad 6) Tidsplan på ugebasis Tidsplanen skal også indeholde en plan for hvornår tilbudsgiveren forventer at mødes med udbyder og projektets arbejdsgruppe i forbindelse med udvikling og evt. godkendelse af del-opgaver m.m.. Ad 7) Detaljeret budget for opgaven Budgettet skal opstilles i overskuelig og detaljeret form. Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både i beløb (ekskl. Moms) og i arbejdstimer. Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for hhv. projektleder, konsulenter og andre medarbejdere. Tilbudsgiver skal angive pris på delelementerne af opgaven dvs. pris på: Udvikling af hvert af de to uddannelsesforløb (mentorer og kommunale medarbejdere). Pris på udvikling af mentorredskaberne: handleplan og kortlægningsredskab. 5
Pris på afvikling af uddannelsesforløbene. Derudover også deltagergebyr på hvert uddannelsesforløb efter endt kontrakt. Pris på evt. rejseaktivitet og mødeafholdelse med projektpartnere og andre relevante aktører i forbindelse med opgaveløsning. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet. Tilbuddet skal afleveres i 3 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (Cd-rom eller USB-stick) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke fremsendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Hvis der er uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, gælder det papirudgaven. Hvis ministeriet ikke har modtaget 3 papireksemplarer samt en elektronisk udgave på Cd-rom eller USBstick, vil tilbuddet blive afvist. 1.5.3. Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. 1.5.4. Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms. Jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt. Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter, evt. udgifter til underleverandører, m.v.. Tilbudsgiver skal angive samlet pris for løsning af hele opgaven. Den samlede pris må ikke overstige 600.000 kr. ekskl. moms. Derudover må prisen på udvikling af uddannelserne, redskaberne samt materiale ikke overstige 500.000 kr. og prisen på afvikling af pilot uddannelsesforløbene må ikke overstige 100.000 kr.. Da finansiering af projektet er støttet med EU-midler gælder vejledende maksimum priser for konferencer og seminarer ifølge EU anvisninger. Eks. leje af værelse, badges, kontorartikler, dokumenter, konference taske, dokumenter til konference, og registrering gebyrer, av og teknisk udstyr, flipover, mikrofoner, forfriskninger under konferencen, kaffepauser m.m. - 100 pr. person dagligt (8 timer) - 35 pr. person dagligt for frokost og aftensmad - Festligt måltid (middag eller frokost) 60 pr. person (accepteres kun i begrundede tilfælde). Hvis måltider eller andre udgifter er fastsat under konferencen eller seminaret skal dagpengene reduceres tilsvarende. Vejledende priser for publikationer, formidling og evaluering af resultaterne: - Fotokopier (sort og hvid) maksimum pris 0,10 pr. side 6
- Køb af Cd er maksimum pris pr. stk. 5,00 - Oversættelse maksimum pris pr. side 45,00 - Design omkostninger maksimum pris pr. side 15,00-20,00 - Printing / udskrivning maksimum pris pr. side 0,20 1.5.5. Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 1.5.6. Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 1.5.7. Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 1.5.8. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål herom. 1.6. Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Nærværende udbudsbetingelser og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. 7
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren om at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.7. Spørgsmål og rettelser Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest den 17. maj 2010, vil blive besvaret senest den 25. maj 2010. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration hjemmeside på adressen: http://www.nyidanmark.dk. under emnet integration og undermenuen udbud og forskning. Eventuelle rettelsesblade til udbudsbetingelserne vil ligeledes blive offentliggjort på Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations hjemmeside på adressen: http://www.nyidanmark.dk under emnet integration og undermenuen udbud og forskning. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.8. Tidsplan 29. april 2010 (torsdag) Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 17. maj 2010 (14 dage inden frist for afgivelse af tilbud) 25. maj 2010 (6 dage inden frist for afgivelse af tilbud) 31. maj 2010 (mandag) (30 dage efter annoncering) Frist for at stille skriftlige spørgsmål Offentliggørelse af spørgsmål og svar Sidste frist for afgivelse af tilbud Underretning om valg af leverandører 28. juni 2010 (mandag) Forventet kontraktindgåelse (én uge efter indstilling) 30. juni (onsdag) Første møde med udbyder og projektarbejdsgruppe Juli oktober 2010 Udvikling af uddannelsesforløb og redskaber 8
Oktober 2010 Oktober 2010 marts 2011 Januar 2011 Marts 2011 Program, materiale og manualer for uddannelsesforløb sendt til review og godkendelse hos Demokratikontoret Afvikling af uddannelsesforløb: 2 X mentoruddannelsesforløb 1 X uddannelsesforløb for kommunale medarbejdere Revideret Program, materiale og manualer sendt til review og godkendelse hos Demokratikontoret Alle endelige produkter leveret og godkendt af Demokratikontoret 9