Afdelingsbestyrelsesmøde Tid og sted: Tor. 1. marts 2012 klokken 19:15 på beboerkontoret Til stede: EJ, EO, MJM, PJ, KDP, HC, LM, Torben, MM Afbud: BL, KBK, Fravær: TIO, KA Kategorier for dagsordenspunkter Debat: Det primære i dette punkt er at skabe en debat. Orientering: Punktet er primært for at fremlægge informationer. : På dette punkt er det primære at der træffes en beslutning. Referat 1. Valg af dirigent og referent Dirigent: EO, Referent: MM 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Godkendelse af referater fra 2. februar Godkendt 4. Opfølgning fra sidste møde Orientering a. Billardlokalet (HC) Ny kontaktperson Erica 8-52 har skrevet om nøgle, den er på vej. b. Hængepartier (separat fil) (AB) Der blev budgetteret med en beboerkortprinter til administrationen. Det skulle gerne komme i løbet af i år. MJM tager det. c. Boxer (KA) Intet nyt d. Skt. Hans 2012 (AB) HP har ansvaret for bålet Der skal bevilling, bar, opsætning, osv... Vil komme på som separat punkt på alle kommende møder, indtil nogen tager ansvaret! e. Oversigt over pizzarier (HP) (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 1 af 6
Der arbejdes på det. f. Vedtægtsændring til netværket (MJM) Forslag blev trukket. Der kommer et koordineringsmøde mellem AB og netværksgruppen. 5. Nyt fra: Orientering a. Inspektøren Cyklerne er ved at blive hentet fra basketbanen af en selvstændig vognmand hyret af politiet. Der er sat sedler op på de lukkede gange ang. rygeforbud De fleste af de træer der skal fælles er ved at være væk, når de sidste er fællet, vil der komme en stubfræser til at fjerne stubbene. b. AUB Der vil være rundgang i AUB's lokaler. Alle fra AB er velkomne. MJM, HP og EJ deltager. Der er kommet en invitation til temadag i KKIK. Invitationen gik rundt. Der er kommet referat fra ekstraordinær GF. Sagen er nu lagt over til at der skal holdes møde med landsbyggefonden og kommunen. Afvist boligtilladelse til CKL. Hun har klaget til Jytte Krogh i kommunen, hvor klagen er blevet afvist. c. Kassereren Der er ikke noget regnskab i fiset, da LM venter på de reviderede tal fra 2011. (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 2 af 6
Når grupperne indkøber noget, hvor personen i gruppen ikke kan ligge ud selv, kontaktes kassereren for en aftale. d. Udvalg Haveudvalg holder møde på mandag 6. Post og meddelelser Orientering LM har modtaget et brev fra AL-bank om et par møder (videresendt til AB 29/2). Fællessalen kan bruges. MJM syntes at vi skal melde det ud, og skal have tilmeldinger, så vi ved ca hvor mange. Erold kan komme med nogle datoer sidst i april eller maj. Ideerne kom til sidste møde, EJ så gerne et møde om privatøkonomi. Det er formentligt en del af ejer/andel/lejebolig typer Der har været afholdt auktion over gamle ting. Kun forstørrelsesapparatet blev solgt for 1 kr. Resten er sendt til genbrug. MJM syntes at auktionen ikke forløv voldsomt effektivt, og syntes ikke at AB nødvendigvis burde stå som medunderskriver af artiklen i fiset. Den bliver bragt i HC's eget navn. Der har været en korrespondance ang. udlejningsproblemer på de store hemselejligheder. Der kommer en artikel i fiset om intern flytning. EJ har bestilt nogle pjecer ang. tyverisikring til uddeling, ligger på BK. Sommerfest: Aslak og Kenni er gået sammen om at forsøge at genrejse sommerfesten, da Morbærhaven savner positiv omtale. AB ønskes involveret, da man mangler erfaring med at arrangere noget i beboerforenings regi. Man ønsker at fokusere på en folkelig familiefest, ingen r&b og hiphop. Aslak er i gang med at involvere musikgruppen. MJM har læst den artikel der er sendt til Fiset, og syntes at der skal bakkes op om det. Kenni (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 3 af 6
5-115 står som kontaktperson i fiset. Man ønsker at få en masse små, store, anderledes, spændende, ukendte og kendte bands. Der arbejdes på økonomien. AB bakker op om tiltaget. Der er ansat en ny rengøringsmedarbejder. 7. Hvordan klager man over en ansat? (MJM) Debat...og herunder: Debat om Facebook (FB) etik Punktet er på jvf. løfte afgivet af mig pr. e-mail 14. februar 2012. Der har været en FB-debat ang en ansat i AUB. MJM har gjort sin holdning klar, og beklager er KBK ikke til stede, da det var hendes debatteren der er anledning til punktet. Helt uafhængigt af den ansattes handlinger, er det ikke måden at lufte sin utilfredshed. Klager bør gå til inspektøren eller bestyrelsesformanden, da den så kan behandles. En klage over FB kan administrationen eller bestyrelsen ikke behandle, og klagen fra et AB-medlem kan i værste fald føre til en sag om chikane! EO er generelt enig med MJM og er ked af at KBK ikke har taget sagen internt, det havde været mere produktivt. Spørgsmålet blev rejst, om man over hovedet bør sidde i AB, hvis man spreder den slags på FB. Der er 5 administratore på siden brugt, EJ er en af dem, man er, iblandt administratorene, ikke meget for at censurere på siden. Hvornår er man privatperson og AB-medlem, det kan være svært at skeldne. Spørgsmålet er om man over hovedet skal skelne? Som AB-medlem har man oplysninger og muligheder almindelige beboere ikke har, man har derfor også ansvar og forpligtelser almindelige beboere ikke har, når man udtaler sig om og i forbindelse med Morbærhaven. AB er opmærksomme på at dårlige historier, også på FB, spreder sig. EJ kan skrive i gruppen at man må afholde sig fra at kritisere de ansatte på FB, men skal gå ad officielle veje. Det er svært at løse problemet, så det ikke opstår igen. 8. Løn til referent for ekstraordinær GF (MJM) Susanne stillede op som referent til den ekstraordinære generalforsamling. Susanne (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 4 af 6
har beregnet det til 6 timer. LM taler med hende om man skal gøre det som en lønafregning eller et gavekort. LM står for konteringen og det tekniske. 9. E-mail rutine (MJM) Vi skal have en rutine så vi er sikre på at få svaret på alle ikke-interne mail til ab. Forslag: det AB-medlem, som normalt behandler emnet, svarer og cc'er sit svar til AB. Dukker der ikke et svar op inden for 24 (48?) timer må en anden svare, - ligeledes cc'e sit svar. Der er blevet sendt klager til ab@aub.dk. Er de blevet besvaret? Det er vigtigt at der bliver svaret med cc. så AB ved at alle mails er besvaret. AB-medlemmet med ansvar for området får 48 timer til at svare, derefter er mailen åben for besvarelse af andre i AB. Alle besvarelser skal foregå med cc. til ab@aub.dk, så AB kan se at og hvad der er svaret. Skulle der opstå misforståelser eller fejl i besvaringen, skal eventuelle rettelser komme fra samme person som sender det oprindelige svar, da det ellers vil give et meget rodet indtryk af AB. 10.Forslag om ny blanket for boligtilladelse (MJM) Se vedlagte bilag. MJM præsenterede den nye blanket. Linda har sagt god for den. Vi følger gældende praksis, og lader folk søge, så de kan få tilladelsen ved 2 års kontinuerlig beboelse i Morbærhaven (formulering 2). 11.Vaskeripriser (MJM) Nogen der har lyst til kulegrave priserne på vaskerierne? Min hypotese: Tørretumbler prisen er for høj, vaskeprisen er for lav. Hvem tør kaste sig i lag med beregningerne? Revisoren har opfordret til at vi fra tid til anden tjekker op på priserne. Der arbejdes mod nye vaskemaskiner Der er nedsat et udvalg med Torben og PJ. Udvalget arbejder frem mod et forslag til FM 12.TV-radio udvalgets renaissance (MJM) Uden at det skal forstås som en kritik af de nuværende RadioTV udvalgsmedlemmer, så tror jeg godt, at udvalget kunne trænge til flere medlemmer...hvem har lyst (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 5 af 6
MJM mener ikke selv at han er den rigtige, da han sjældent ser TV. Der er en del ting der skal følges op på. Torben vil gerne have afklaret hvad der er hans ansvar, og hvad der hører under udvalget. PJ har meldt sig til udvalget. EO laver et punkt til næste møde, hvor udvalget bliver specielt inviteret. 13.Lokale udvidelse i genbrugsgruppen (MJM) Se vedlagte bilag. MJM præsenterede sit forslag. Der skal købes nye møbler, og der skal males, samt man kan med fordel gøre noget ved loftet. Forslaget skal godkendes til FM, og der skal søges penge. Man skal klargøre at der skal være adgang for de forskellige grupper. Genbrugsgruppen og AB fremsender en samlet ansøgning. MJM står for ansøgningen. 14.KNIU (KBK) Lukket punkt Skudt til næste møde. 15.Næste møde Næste møde er 15. marts klokken 19:15. Deadline for punkter til mødet er 8. marts 16.Eventuelt TIO er ifølge beboerforeningens vedtægter 17 stk. 5 udtrådt af AB EJ har læst nogle regler om offentliggørelse af referater og dagsordener. I Boligen side 29. Vi overholder pt. ikke reglerne som beskrevet. MJM arbejder allerede på at overholde reglerne. 17.Evaluering Møde påbegyndt 19:16 Afsluttet 21:11 (MM) Medlemmer af Kontorudvalget (*) Side 6 af 6