Notat Til: Hovedudvalg og Områdeudvalg Rådhusgade 3 8300 Odder Fra: Notat til sagen: HR/arbejdsmiljøkoordinator Oplæg til drøftelse af arbejdsmiljøcertificering Indledning I 2007 besluttede Hovedudvalget, at igangsætte en proces med henblik på at blive arbejdsmiljøcertificeret. Certificeringen blev en realitet i efteråret 2009, og Odder Kommune har i november 2015 været arbejdsmiljøcertificeret i 6 år (det vil sige 2 certificeringsperioder). Undtaget fra certifikatet er dog Brandvæsnet og Tunøfærgen. Da vores certifikat udløber til november, er der behov for, at Hovedudvalget tager stilling til, hvorvidt vi skal recertificeres for endnu en 3-årig periode. I forbindelse med arbejdsmiljøcertificeringen er der blevet opbygget et arbejdsmiljøledelsessystem, konkret udmøntet i vores arbejdsmiljøportal (www.arbejdsmiljoe.odder.dk). Portalen indeholder en række procedurer og politikker for, hvordan vi strategisk og praktisk arbejder med arbejdsmiljøarbejdet i Odder Kommune. Derudover indeholder portalen også forskellige personalepolitikker, oplysninger om sundhedsordning m.m. Portalen er over årene også udbygget med informationer vedr. Hovedudvalget og Områdeudvalgene. 11-02-2015 Sags Id. 727-2015-3453 Sagsbeh. Ulla Kæmp Salling Tlf. 8780 4010 ulla.salling@odder.dk Dok id. 727-2015-19176 Side 1/6 Arbejdsmiljøportalen medvirker til at sikre systematikken i arbejdsmiljøarbejdet, så vi både centralt og decentralt efterlever kravene dels i arbejdsmiljølovgivning og dels i forhold til certificeringen. Ud over etablering af et arbejdsmiljøledelsessystem stiller certificeringen krav om, at vi gennemfører interne audits, og at vi gennem audits sikrer, at vi besøger alle arbejdspladser mindst én gang hvert 3. år, samt at vi sikrer, at vi over en 3-årig periode auditerer i al arbejdsmiljølovgivning/bekendtgørelser og procedurer vedr. arbejdsmiljø. Derudover gennemfører Bureau Veritas (som har været vores certificeringsbureau i hele certificeringsperioden) halvårlige besøg i Odder Kommune og auditerer både systemet centralt (HR), ledelsen (Direktionen), Hoved- og Områdeudvalg samt de konkrete arbejdspladser. Som udgangspunkt vil en arbejdsplads få besøg af Bureau Veritas én gang i løbet af en 3-årig periode. Dog er kravene i indeværende periode skærpet i forhold til en række brancher, og det betyder, at enkelte arbejdspladser får besøg en gang om året. Det drejer sig om Dagplejen, Hjemmeplejen, Tandplejen samt Vej og Park. Derudover besøges Rådhuset også én gang årligt pga. størrelsen ligesom Fabos auditeres i alle 3 afdelinger særskilt. Ressourcer forbundet med arbejdsmiljøcertificeringen Udgiften til Bureau Veritas beløber sig årligt til ca. 200.000 kr.
Dertil kommer, at der i HR anvendes en række ressourcer alene i forbindelse med Bureau Veritas besøg. Der er altid en guide med fra HR på besøgene på de enkelte arbejdspladser. Bureau Veritas besøger os typisk i 2 hele dage med 2 konsulenter hvert halve år, hvilket medfører at HR anvender ca. 8 arbejdsdage (2 medarbejdere i 4 dage) alene i forbindelse med Bureau Veritas besøg. Dertil kommer, at arbejdsmiljøkoordinatoren bruger ca. 5 arbejdsdage årligt på planlægning af og information om audit, kritisk gennemlæsning af auditrapporter, formidling af auditrapporter og opfølgning på lukning af afvigelser. Hertil kommer de ressourcer, der lokalt anvendes på forberedelse og deltagelse i besøgene. Et besøg varer typisk mellem 2½ og 4 timer alt efter arbejdspladsens størrelse. Audit af MED-udvalg og Direktion varer typisk ca. en time. Derudover bruges der i dag også en del ressourcer på interne audits. Audit gennemføres af konsulenter fra HR, og alle institutioner får besøg én gang i løbet af en 3-årig periode. Varigheden af en audit varierer efter arbejdspladsens størrelse og kompleksitet, men der afsættes minimum 3 timer til besøget. HR har siden 2014 lagt vægt på at interviewe medarbejdere ved auditbesøget ud over drøftelsen med arbejdsmiljøgruppen, for at få så grundigt et indblik i arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøarbejdet som muligt. Til forberedelse af besøg, rapportskrivning og opfølgning anvender auditor typisk ca. en arbejdsdag pr. audit. Samlet set skønnes ressourceforbruget til opgaver, der alene er forbundet med arbejdsmiljøcertificeringen for HR s vedkommende at være ca. 28-30 arbejdsdage om året (afhængigt at hvor mange interne audits der skal gennemføres i løbet af året). Hertil kommer de ressourcer, som anvendes på institutionerne. Det kan være vanskeligt at opgøre et præcist tal på det samlede ressourceforbrug, men Bureau Veritas besøger ca. 12 arbejdspladser årligt, og hvert besøg tager i gennemsnit ca. 3 timer, hvor hele arbejdsmiljøgruppen deltager, og derudover bruges også tid på interview med medarbejdere. Tilsvarende gælder for de interne audits. Det samlede ressourceforbrug skønnes at ligge mellem 16 og 20 arbejdsdage årligt på decentralt niveau. For den enkelte institution er ressourceforbruget naturligvis afhængigt af om man får besøg af ekstern auditor en gang om året eller én gang på tre år. Der er bred enighed både blandt arbejdsmiljøgrupperne, i MED-systemet og hos HR om, at arbejdsmiljøcertificeringen, og det deraf følgende systematiske arbejdsmiljøarbejde, har medført et betydeligt løft af arbejdsmiljøarbejdet i Odder Kommune som helhed. En afledt virkning er i øvrigt, at vi overfor private daginstitutioner stiller krav om, at de også skal være arbejdsmiljøcertificerede, og dette letter en del af tilsynsopgaven i forhold til disse. Da vores certifikat som nævnt udløber i november 2015, er der imidlertid behov for en grundig drøftelse af, hvorvidt arbejdsmiljøcertificeringen fortsat giver værdi i forhold til de ressourcer, der er forbundet hermed. Der har i Områdeudvalgene i efteråret 2014 været løse indledende drøftelser i forhold hertil, og alle peger på, at uanset om vi fortsat skal være certificeret eller ej, er der ønske om en fortsat styring af det systematiske arbejdsmiljøarbejde, og der er bred enighed om, at fokus på arbejdsmiljøarbejdet ikke må mindskes. Side 2/6
Styrker og svagheder ved certificeringen Det er HR s vurdering, at der både er en række styrker og en række svagheder forbundet med certificeringen. Styrker i forhold til certificeringen Kravet om styring af det systematiske arbejdsmiljøarbejde bevirker, at vi har et godt fælles fundament for arbejdsmiljøarbejdet Interne audits giver mulighed for centralt både at skabe overblik over arbejdsmiljøindsatsen i organisationen og at få indblik i de udfordringer, der er i arbejdsmiljøarbejdet på de lokale arbejdspladser. De eksterne audits medvirker til at holde os skarpe i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. At vi ved, at vi løbende bliver kigget i kortene giver alt andet lige et incitament til at fastholde fokus på arbejdsmiljøarbejdet. Vi fritages for Arbejdstilsynets risikobaserede tilsyn på de certificerede arbejdspladser. Det skal dog bemærkes, at Arbejdstilsynet har været på tilsyn i Hjemmeplejen og på Fabos i forbindelse med et særligt fokus på arbejdsskader som følge af ergonomiske forhold. Svagheder forbundet med certificeringen Certificeringen stiller i et vist omfang krav, der kan opleves, som noget vi alene skal gøre for certificerings skyld, og som nogle gange ikke opleves værdifuldt i forhold til styrkelse af arbejdsmiljøet. Det gælder eksempelvis i forhold til kravene til årlige besøg på nogle arbejdspladser og kravet om audit af samtlige bekendtgørelser indenfor certificeringsperioden. Der er relativt faste krav til den årlige ledelsesevaluering, der skal gennemføres af arbejdsmiljøledelsessystemet, og den har ikke haft høj prioritet i Direktionen. Kravene i certificeringen lægger i højere grad op til at auditere det, der kan måles, tælles og vejes end det mere bløde i forhold til det psykiske arbejdsmiljø. Det er selvfølgelige en udfordring, som Arbejdstilsynet også har, men i og med at Arbejdstilsynet kan give rådgivningspåbud har de en mulighed for at stille krav om, at man får rådgivning til arbejdsmiljøarbejdet. At vi er arbejdsmiljøcertificeret er ikke reelt en garanti for, at der er et godt arbejdsmiljø på vores arbejdspladser. Audit er som Arbejdstilsynets tilsynsbesøg alene stikprøver i forhold til, hvordan vi arbejder med arbejdsmiljøarbejdet, og om vi lever op til lovgivningen og egne procedurer. Med i den samlede vurdering af, om vi skal fortsætte certificeringen skal også nævnes at: Side 3/6
Arbejdsmiljøloven er i perioden ændret, således at lovgivningen nu stiller krav om, at der arbejdes mere strategisk med arbejdsmiljøarbejdet, og der er krav om, at der gennemføres en årlig arbejdsmiljødrøftelse (som minimum på Hovedudvalgsniveau). Den gevinst der var ved at certificeringen stiller krav om løbende forbedringer af arbejdsmiljøet og fastlæggelse af minimum ét mål for forbedringer af arbejdsmiljøet, er således ikke så tydelig mere, da det er indarbejdet i lovgivningen. Arbejdstilsynet har siden vores certificering indført, det de kalder risikobaserede tilsyn, og har indført mere dialogbaserede tilsyn, ligesom der også er indført minimumsniveauer i forhold til visse påbud. Tidligere var oplevelsen med Arbejdstilsynet ofte, at de skulle give mindst ét påbud, og de blev ikke oplevet særligt dialogsøgende. Der er ikke garanti for, at dette ikke stadig kan opleves, men strategien er ændret hos Arbejdstilsynet, så deres mål er at være mere dialogsøgende end tidligere. Oplevelsen af de eksterne audits har i de seneste år været svingende. Tilsvarende kan man sige om de auditrapporter, der er leveret. Da hele tanken med certificeringen er, at man hele tiden skal arbejde med at forbedre arbejdsmiljøet, er der også hos de eksterne auditorer et fokus på at give forbedringsforslag. Dette er i sig selv meget positivt, men ind imellem har oplevelsen også været, at der skulle findes et forbedringsforslag, med den konsekvens, at det ikke er oplevet lige meningsfuldt hver gang. Hvad er alternativet til arbejdsmiljøcertificering? Der kan grundlæggende skitseres tre scenarier i forhold til arbejdsmiljøarbejdet, som Hovedudvalget skal tage stilling til. Scenarie 1 Vi fortsætter som arbejdsmiljøcertificeret arbejdsplads Vi fortsætter certificeringen i endnu en periode, og opretholder dermed den nuværende praksis med interne og eksterne audits. Og vores arbejdsmiljøledelsessystem og arbejdsmiljøportalen fastholdes og udvikles som hidtil. I dag er Vitapark og Udvikling Odder ikke omfattet af certifikatet, og der skal tages stilling hertil i forbindelse med en recertificering. Der er alene tale om enheden Vitapark, der ikke er med på certifikatet de af vores institutioner, der har lokaler på Vitapark er omfattet. Der skal endvidere tages stilling til, hvorvidt vi skal fortsætte med Bureau Veritas som certificeringsbureau. Under alle omstændigheder vil det betyde, at der umiddelbart efter sommerferien skal gennemføres en hovedefterprøvning det vil sige, at omkring 20 institutioner vil blive udtaget til audit med henblik på at kunne udstede nyt certifikat. Ressourcemæssigt økonomisk og arbejdstidsmæssigt må det forventes, at fortsætte på ca. samme niveau som nu. Side 4/6
Scenarie 2 Arbejdsmiljøcertificeringen ophører, men vi fastholder central styring og arbejdsmiljøledelsessystemet. For at fastholde et højt fokus på arbejdsmiljøarbejdet fortsætter vi som hidtil med en intern styring af vores arbejdsmiljøarbejde. Det betyder i praksis, at vi fortsætter med vedligeholdelse og udvikling af arbejdsmiljøportalen, at vi fastholder vores fælles procedurer og retningslinjer og at vi fortsætter med interne audits, men i øvrigt ikke er arbejdsmiljøcertificeret. Med dette scenarie sikrer vi, at arbejdsmiljøarbejdet fortsat har høj prioritet både lokalt og centralt, og at vores arbejdsmiljøarbejde holdes på et højt niveau. En afvikling af arbejdsmiljøcertificeringen betyder, at vi ved interne audits ikke er bundet af kravene om at sikre audit ift. alle bekendtgørelser over en 3-årig periode, men kan fokusere på det væsentligste i forhold til kendskabet til den enkelte arbejdsplads. Det er afgørende, at der er stor ledelsesmæssig opbakning i forhold til de interne audits, så auditorerne fortsat kan give afvigelser, og stille krav om lukning af disse indenfor en konkret tidsfrist. Ressourcemæssigt er der en umiddelbar økonomisk besparelse på ca. 200.000 kr. årligt som vi i dag betaler til Bureau Veritas. Dertil kommer de arbejdsmæssige ressourcer der er forbundet med besøgene både hos HR og i de enkelte institutioner. Som beskrevet tidligere anvender HR alene ca. 12 arbejdsdage årligt på de halvårlige besøg. Den umiddelbare økonomiske besparelse kan eksempelvis i stedet anvendes til konkrete arbejdsmiljøindsatser på tværs af organisationen eller fælles for et område. Når vi ikke længere får besøg af Bureau Veritas (eller et andet certificeringsbureau) vil vi naturligvis blive omfattet af Arbejdstilsynets risikobaserede tilsyn. Erfaringerne fra andre kommuner, som er stoppet med certificeringen, viser, at man må forvente, at der kommer en del tilsyn i det første år efter ophør af certificeringen. Konkret betyder det, at vi må forvente en del besøg af Arbejdstilsynet i 2016. Arbejdstilsynet varsler besøg, på den måde, at de skriver til Odder Kommune, at de vil komme på uanmeldt tilsyn indenfor 1-4 måneder på konkret udtrukne arbejdspladser. Vi ved således, at de vil komme og hvor de kommer på besøg, men ikke konkret hvornår. I dag tilbyder HR at mødes med arbejdsmiljøgruppen på de arbejdspladser, der skal have besøg af Bureau Veritas, for at forberede besøget. Tilsvarende vil være en mulighed for arbejdsmiljøgrupperne inden besøg af Arbejdstilsynet. Når vi ikke længere er arbejdsmiljøcertificeret vil vi heller ikke kunne stille dette krav overfor private daginstitutioner. Det skal derfor undersøges nærmere, hvilket konsekvenser det har for tilsynsopgaven overfor de private institutioner. Scenarie 3 Arbejdsmiljøcertificeringen ophører, og arbejdsmiljøledelsessystemet nedlægges/reduceres. Side 5/6
Med dette scenarie ophører både arbejdsmiljøcertificeringen og den centrale styring og ledelse af arbejdsmiljøarbejdet. Selve arbejdsmiljøportalen kan fastholdes som informationsportal, men de konkrete procedurer, som angiver hvordan vi skal arbejde med forskellige emner nedlægges eller omformuleres til mere vejledende karakter. Der føres ikke længere kontrol med arbejdsmiljøarbejdet gennem interne audits, men arbejdsmiljøgrupperne har mulighed for at få råd og vejledning hos HR som hidtil. Der skal, jf. MED-aftalen, ved valg af dette scenarie tages stilling til, hvordan Områdeudvalg og Hovedudvalg bedst informeres om det lokale arbejdsmiljøarbejde, og hvordan arbejdsmiljøarbejdet i øvrigt koordineres. Det er desuden indskrevet i MED-aftalen, at vi gennemfører interne audits, så der er behov for en genforhandling af MED-aftalen på dette punkt ved valg af scenarie 3. Ud over at HR og de lokale arbejdspladser ikke længere anvender tid på interne audits er de ressourcemæssige konsekvenser svarende til det, der er beskrevet i scenarie 2. Både i forhold til scenarie 2 og 3 skal der tages stilling til de økonomiske aspekter: Skal den økonomiske besparelse ved ikke at være certificeret anvendes på konkrete arbejdsmiljøindsatser, og hvem fastlægger hvordan midlerne skal anvendes? Hvordan finansieres udgiften til evt. påbud fra Arbejdstilsynet? I dag skal institutionerne selv finansiere lukning af afvigelser, og man har også selv tidligere skullet finansiere påbud fra Arbejdstilsynet, med mindre der var tale om større bygningsmæssige forhold, hvor vi ikke har levet op til lovgivningen. Arbejdstilsynet kan give rådgivningspåbud både i forhold til de fysiske og det psykiske arbejdsmiljø den mulighed ligger ikke i certificeringen. Det betyder at Arbejdstilsynet kan stille krav om, at en institution får rådgivning om et konkret arbejdsmiljøforhold gennem en autoriseret arbejdsmiljørådgiver. Dette har institutionerne tidligere selv skullet finansiere, hvilket også giver et yderligere incitament til at sikre et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Ved valg af scenarie 1 eller 2 foreslår HR, at informationen til Områdeudvalg og Hovedudvalget om det lokale arbejdsmiljøarbejde styrkes, ved at rapporter fra interne audits tilgår de overordnede udvalg som en del af status på arbejdsmiljøarbejdet. Dette har ikke været hidtidig praksis, men det giver først og fremmest mulighed for videndeling og gensidig inspiration i forhold til arbejdsmiljøarbejdet, og dernæst styrker det også udvalgenes mulighed for at følge den lokale arbejdsmiljøindsats og de lokale udfordringer. Side 6/6