Referat af Heldagsmøde i Viborg Golfklub Tid: Fredag 24. januar 2014 kl. 08:40 Fremmødte: Formand Næstformand Baneansvarlig Turneringsansvarlig Sportsansvarlig Golfmanager Chefgreenkeeper Golftræner Honorær sekretær Uffe Steffensen (US) Marianne D. Jensen (MDJ) Egon Christensen (EC) Niels Kiil (NK) Kai Jørgensen (KJ) Casper Lindenmayer (CL) Per Knudsen (PK) Niels Erik Hansen (NEH) Peter A. Svendsen (PS) Afbud: Ingen Referat: 14-001: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde. Referatet fra bestyrelsesmødet den 21. november 2013 blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 14-002: Årsafslutning 2013 samt status 2014. CL gennemgik saldobalancen og det reviderede budget for 2013 med de registrerede ændringer. Det samlede resultat for 2013 er kr. 4.000 i overskud samtidig med gælden er afdraget med kr. 570.000, og likviditeten er forbedret med kr. 140.000. NK omtalte områder som kunne vurderes i forbindelse med energibesparelser, idet vores el forbrug er en væsentlig post på budgettet. CL informerede, at forbruget i KWh i 2013 er det samme som året før. CL blev anmodet om, at indkalde en energikonsulent til igen at gennemgå klubben for eventuelle besparelser. Medlemsstatus. CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation. Medlemstallet er faldet i forhold til samme tidspunkt sidste år. Udviklingen er værre end forventet. Specielt blandt seniormedlemmerne er der frafald. Enkelte har konverteret til Fleks-Hverdag, men det er ikke mange. Det er ikke opfattelsen, at det har noget med kontingentet at gøre. Der er dog et pænt frafald blandt de ældre, hvor årsagen bl.a. er sygdom. 14-003: Orientering og planer for sæsonen 2014 fra ledelsesteam samt områdeansvarlige. Golfmanger Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.01.24 1
CL foreslog ændring af Inforum/Turneringslederrum i forbindelse med oprettelsen af ny betalingsstander og infoskærm. CL bemyndiges til, at arbejde videre med planen og detaljer udarbejdes til næste bestyrelsesmøde. Et nyt Turneringsmodul bliver introduceret i GolfBox og vi sender i den forbindelse 26 personer til undervisning. En Erhvervsklub er etableret med 32 medlemmer. Overskuddet vil bliver brugt til overdækning af udslagsstederne. Der vil blive udskrevet en medlemskonkurrence om navn til det nye infomagasin som skal afløse Årsskriftet. Det er meningen at dette infomagasin bliver en mere bred omtale og præsentation af klubben og det opdateres hvert 3. år. Dette vil også være med til at nedbringe de årlige omkostninger til publicering. Klubben er indbudt til at deltage i valg til folkeoplysningsudvalget som skal foregå mandag, den 3. februar. US vil deltage på klubbens vegne og indstiller Niels Kiil til valg. CL oplyste at vi har fået en ny kunderådgiver i Sydbank og orienterede omkring forsikringsskader på taget. Klubben er blevet kontaktet vedr. Kopimaskiner, men bestyrelsen var enig om at vi var tilfreds med vores nuværende ordning. Gardiner til Cafeen efter isætning af de nye vinduer blev diskuteret og det blev besluttet at indkøbe nye plisserede gardiner. Der er indhentet et tilbud på kr. 10.000. Cheftræner NEH meddelte at der er planlagt Åbent Hus den 22. marts og den 12. april og gav derefter en generel orientering omkring Golfshoppen. NEH efterlyser ideer til fastholdelse af begyndere og åbne muligheder f.eks. lørdags turnering så vi kan konvertere prøvemedlemmer til fuldgyldige medlemmer i klubben. I den forbindelse opfordrede han til, at klubben annoncerede mere med de nye regler for indmeldelse, dvs. at vi ikke har indskud, men et mindre indmeldelses gebyr. Han fortsatte med at orientere omkring eliten og talent-siden og tankerne for fremtiden. I Juniorafdelingen vil fokus være på bredden. Chefgreenkeeper PK orienterede om mulighederne for at leje en flis maskine som der vil blive brug for til oprydningen efter stormen. Driften forventes at fortsætte som sædvanlig. Sportsansvarlig KJ har holdt møder med Ungdomsudvalget og Eliteudvalget. Besparelser på 2013 budgettet vil blive overført til 2014 til brug for promotions. Træning vil i større udstrækning foregå i skoven for enden af driving range, som blandt andet derfor ønskes reserveret på visse tidspunkter af ugen med fortrinsret for Juniorer, Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.01.24 2
Eliten og Talent projektet. Det blev besluttet at reservere området til træning tirsdagtorsdag kl. 16-19. Reservationen sker ved opslag. KJ foreslår medlemmer som er 60+ som mentorer til de unge. Talentprojektet er nu flyttet fra Ungdomsudvalget til Eliten. Turneringsansvarlig Turneringskalenderen er næsten på plads for 2014. Der er en større udskiftning af turneringsledere og der mangler stadig et par hjælpere. Turneringsudvalget har holdt møde og kvindedeltagelse i Klubmesterskaberne vil ikke blive promoveret yderligere. Der bliver en ny turnering som er et Foursome Mesterskab sponsoreret af Danske Bank. Regler for EGA Handicap i klubbens turneringer vil være de samme i 2014 som de var i 2013. Baneansvarlig Planlægger møde om pasningsplanen mellem EC/PK. FU Ingen særlige meddelelser fra Forretningsudvalget. Handicapudvalget blev diskuteret og KJ blev valgt som bestyrelsens repræsentant og PS overtager posten som formand efter Erik Damgaard, der har ønsket at stoppe. 14-004: Opfølgning på åbne emner fra bestyrelsesmøder i 2013. PS har lavet en oversigt over emner fra bestyrelsesmøder i 2013, som mangler at blive lukket. Flere af emnerne er lukket, men det er ikke blevet ført til referat på efterfølgende bestyrelsesmøder. US rejste spørgsmålet, om det kan bruges som et fremtidigt arbejdsredskab og der var en generel tilslutning til dette. CL og PS vil gennemgå listen og den vil være på Dropbox til bestyrelsesmedlemmernes rådighed. 14-005: Ratevis kontingentopkrævning i 2015. CL gav en orientering om historien og baggrunden for overvejelserne omkring behovet for ratevis kontingentopkrævning. Afhængig af model vil det påvirke likviditeten forskelligt. CL og FU udarbejder regler for en frivillig ordning som tilbud til nye medlemmer. Opdeling af kontingentet i 3 rater kan tilbydes med krav om tilmelding til PBS (Nets) og pålagt et administrationsgebyr. 14-006: Langtidsbudget, herunder investeringsstrategi for maskiner. CL gennemgik langtidsbudgettet og de tilknyttede bemærkninger. Bestyrelsen blev mere detaljeret orienteret omkring planerne for leasing ved udskiftning af maskiner. CL orienterede omkring et specielt tilbud om samlet udskiftning af nogle maskiner som vil være afdragsfri/leasingfri for 2014. Dette vil betyde væsentlige besparelser på vedligeholdelsen af eksisterende maskiner, som er ved at være slidte. Tilbuddet omhandler to fairwayklippere samt en greenklipper. Fairwayklipperne står til udskiftning i 2015 og greenklipperen står til udskiftning i 2016. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.01.24 3
Et aktuelt leasing tilbud blev diskuteret både med hensyn til løbetid og beløbsstørrelse. Forslag af CL og PK vil betyde en umiddelbar besparelse i 2014, men en stigning i leasingforpligtigelser fra 2015/2016 og fremover. Efter 2016 vil vi være inde i en udgiftsramme for leasing som vil være tilstrækkelig for en løbende udskiftning af maskiner. Bestyrelsen besluttede ikke at fremskynde anskaffelse af de pågældende maskiner. Såfremt der viser sig, at der kommer nedbrud og udsigt til større omkostninger til reparation af de slidte maskiner, udover det i forvejen kendte, vil bestyrelsen tage sagen op til genovervejelse. 14-007: Yield management/greenfeeaftaler Bestyrelsen drøftede Yield Management på heldagsmødet tilbage i januar 2013, og besluttede dengang at tilkøbe modulet, således sekretariatet så småt kunne blive bekendt med de forskellige mekanismer, som gør sig gældende i forbindelse med at lave differentierede priser på greenfee. Sekretariatet er nu blevet mere fortrolig med modulet, som også har fået nogle forbedrede funktioner i løbet af 2013, og vil gerne forsøge med nogle differentierede priser i 2014. Bestyrelsen besluttede, at Yield standard priser sættes op i GolfBox med mulighed for CL at afprøve varierede priser på særlige tidspunkter efter aftale. ½ prisaftale vil være gældende på Yield priser. Aars Golfklub har foreslået en ½ prisaftale. Bestyrelsen besluttede at indgå i en ½ prisaftale med Aars Golfklub. Eksisterende ½ prisaftaler fortsættes og 50 kr. aftale klubber kontaktes for eventuel indgåelse af ½ prisaftale som erstatning for den eksisterende aftale. 14-008: Ejendomsvurdering. Klubben blev tidligere præsenteret for en ændring af vurderingen af jorden som klubben benytter, hvilket har medført en stigning af vores betaling af dækningsafgiften til Viborg Kommune. US orienterede om baggrunden for evt. at begære ejendomsvurderingen af golfjorden genoptaget med henblik på nedsættelse af vurderingen. Bestyrelsen besluttede, at der til SKAT fremsendes begæring herom. 14-009: Golfspilleren i centrum. I den nye golfsæson vil alle danske golfklubber blive introduceret for Golfspilleren i Centrum, som er et webbaseret dialog- og rapportværktøj, der er udviklet af Dansk Golf Union og har til formål at hjælpe golfklubber til at komme i dialog med sine gæster og medlemmer. CL orienterede om emnet, som har mange data omkring tilfredshed ved golf og som kan hjælpe klubberne med en bedre dialog med gæster og medlemmer. Bestyrelsen udtrykte gennemgående interesse for at tilmelde sig dette. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.01.24 4
Bestyrelsen udpeger til deltagelse i en workshop den 25. februar følgende: Casper Lindenmayer (Administrationen), Uffe Steffensen, Marianne Drejer Jensen og Kai Jørgensen (Bestyrelsesmedlemmer). 14-010: Opdatering af Ordens- og Etiketteregler. Mindre ændringer blev foreslået. Det blev vedtaget at fjerne 4. bullet under Øvrige forhold ( Spillere må ikke medtage hunde på banen ). Det efterfølgende punkt om brug af mobiltelefoner blev diskuteret, og det blev fastslået, at punktet er i overensstemmelse med de retningslinjer, der er udstukket af DGU. 14-011: Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder i 2014. Følgende datoer blev fastlagt: Torsdag d. 20. februar kl. 17.00 Onsdag d. 12. marts kl. 17.00 (forud for generalforsamlingen) Torsdag d. 27. marts kl. 17.00 Mandag d. 28. april kl. 17.00 Mandag d. 19. maj kl. 17.00 Torsdag d. 12. juni kl. 17.00 BestMan Golf - Fredag d. 13. juni kl. 13.30 14-012: Planlægning af generalforsamling 2014. Der kan blive behov for valg af en ny suppleant og et medlem blev bragt i forslag. CL kontakter pågældende. Der var ikke yderligere ændringer til afvikling af Generalforsamling 2014. 14-013: Eventuelt Viborg Idrætsråd afholder møde den 5. februar vedr. status som elitekommune. US tilmelder 2 deltagere (US og KJ). Mødet sluttede kl. 15:30 Referent: Peter A. Svendsen [Underskrifter] Baneservice blev omtalt og det blev besluttet det fortsætter som hidtil. Viborg Golfklubs hjemmeside kan benyttes til mange forskellige tilbud til medlemmerne. Det blev foreslået at oprette en side Medlem til medlem som kan bruges til f.eks. at oplyse om udlejning af golflejligheder, som lægges op som et link. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2014.01.24 5