Evalueringsmodeller Vejledning

Evalueringsmodeller Vejledning

SIDE 2 KAPITEL 1 INDLEDNING Evalueringsmodeller Vejledning Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf. +45 4171 5000 E-mail kfst@kfst.dk On-line ISBN 978-87-7029-543-7 Vejledningen er udarbejdet af Konkurrence og Forbrugerstyrelsen

SIDE 3 EVALUERINGSMODELLER Indhold Kapitel 1 Indledning... 4 1.1 Gode evalueringsmodeller er godt købmandskab... 4 1.2 Anbefalede evalueringsmodeller... 6 Kapitel 2 Krav og principper for brug af evalueringsmodeller... 8 2.1 Krav til kriterier og vægtning i udbud og licitationer... 8 2.2 Overordnede principper for brug af evalueringsmodeller... 10 2.3 Offentliggørelse af evalueringsmodellen... 12 Kapitel 3 Pointmodeller... 14 3.1 Pointgivning for kvalitative kriterier... 14 3.2 Omregning af priser til point... 16 3.3 Vurdering af pointgivningen... 20 3.4 Samlet vægtning af point for pris og kvalitet mv.... 22 Kapitel 4 Prismodeller... 24 4.1 Point for kvalitative kriterier... 25 4.2 Omregning af point til priser... 25 4.3 Prismodel med fast beløb for omregning af kvalitative point... 26 4.4 Prismodel med fast procentvis vægtning af kriterierne... 27 Kapitel 5 Supplerende oplysninger om evalueringsmodeller... 30 5.1 Forskellige regler om tildelingskriterier... 30 5.2 Vægtning... 31 5.3 Brug af model til evalueringen... 33 5.4 Offentliggørelse af evalueringsmodellen... 34 5.5 Muligheden for at ændre en offentliggjort evalueringsmodel... 35 5.6 Indretning af pointskalaer... 35 5.7 Relative eller separate vurderinger... 40 5.8 Modeller, som delvist baseres på indhold i tilbud... 42

SIDE 4 KAPITEL 1 INDLEDNING Kapitel 1 Indledning 1.1 Gode evalueringsmodeller er godt købmandskab En evalueringsmodel skal understøtte, at konkurrencen om de offentlige opgaver er lige og samtidig bidrage til at sikre, at markedet kommer med skarpe tilbud, som matcher ordregiverens ønsker. Blandt ordregivere kan der være i tvivl om, hvordan evalueringsmodeller kan udformes og anvendes. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har derfor lavet denne vejledning, som blandt andet forklarer, hvad man som ordregiver skal overveje, når man laver en evalueringsmodel. Formålet med vejledningen er at styrke ordregiveres brug af evalueringsmodeller, så de sikrer en skarp konkurrence, når de udbyder opgaver. En evalueringsmodel bruges til at systematisere vurderingen af de enkelte tilbud og til at lave en samlet vurdering af kvalitet og pris i tilbuddene. Denne vejledning fokuserer på situationen, hvor en ordregiver i et udbud bruger tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vejledningen er derfor relevant for ordregivere, som ønsker at evaluere både pris og kvalitet i deres udbud. I praksis handler evalueringsmodeller mere om ordregiverens sans for godt købmandskab end om ordregiverens udbudsjuridiske indsigt. Vejledningen er derfor bygget op omkring en række eksempler og gode råd. Det vigtigste budskab er, at en evalueringsmodel skal være konkret egnet til det konkrete udbud. Der findes ikke én model, som kan bruges i alle situationer. Fokus i vejledningen er derfor på de generelle principper og metoder, som ordregivere bør anvende i evalueringsmodeller. Kernen i vejledningen er således ikke at gennemgå de forskellige evalueringsmodeller, der tidligere har været brugt eller har været vurderet af Klagenævnet for Udbud. Den grundige juridiske udredning på området, herunder gennemgang af udvalgte klagenævnskendelser, findes derfor i vejledningens afsluttende kapitel. I boks 1.1 er vejledningens væsentligste indhold opsummeret. Vejledning kan bruges til evaluering af udbud både over og under udbudsdirektivernes tærskelværdi, idet den praktiske håndtering af evalueringsprocessen er ens. Vejledningen baserer sig på udbudsreglernes overordnede principper og den praksis, der følger af kendelser fra Klagenævnet for Udbud. Målgruppen for vejledningen er offentlige indkøbere og udbudskonsulenter i alle typer af offentlige myndigheder og offentligretlige organer.

SIDE 5 EVALUERINGSMODELLER Boks 1.1 Evalueringsmodeller i praksis» En evalueringsmodel skal være egnet til brug i det konkrete udbud. Der findes ikke én model, som er egnet i alle situationer.» I udbudsmaterialet skal ordregiveren oplyse, hvilke kriterier der bruges til at udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og hvordan ordregiveren relativt vil vægte kriterierne. Det fremgår af udbudsdirektivet og tilbudslovens afsnit (jf. kapitel 2, afsnit 1).» Ordregivere kan vægte kriterierne på forskellige måder (jf. kapitel 2, afsnit 1): - Ved procentvise vægtning af kriterierne i den samlede evaluering. - Ved en metode, hvor vægtprocenter bruges som faktorer, der i beregningerne ganges med point. - Ved andre metode, hvor det oplyses, hvordan kriterierne relativt bliver vægtet.» En evalueringsmodel skal helt overordnet (jf. kapitel 2, afsnit 3) - være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, - være gennemsigtig, og - sikre en ligebehandling af tilbudsgiverne.» Ordregivere bør overveje, om evalueringsmodellen skal offentliggøres samtidig med udbudsmaterialet. Offentliggørelse giver som hovedregel bedre konkurrence og skarpere tilbud, men reducerer også ordregivers fleksibilitet i evalueringen (jf. kapitel 2, afsnit 4).» Ved evalueringen af tilbuddene skal man som ordregiver overholde det, man har oplyst i udbudsmaterialet, om kriterier, vægtning og evalueringsmodellen. Det betyder fx, at man bør bruge samme skalaer til evaluering af priser og kvalitative kriterier (jf. kapitel 3, afsnit 1).» I vurderingen af kvalitative forhold bør ordregivere anvende en skala, der indeholder et passende antal trin, hvor der er lige store spring mellem trinnene (jf. kapitel 3, afsnit 1).» Der findes mange forskellige typer af evalueringsmodeller. De to væsentligste typer er pointmodeller og prismodeller.» Når der bruges pointmodeller, skal der (jf. kapitel 3) laves - en vurdering af, hvilke point hvert tilbud skal have for opfyldelse af kvalitative kriterier, - en omregning af priser i tilbuddene til point, - et tjek af, om point er givet på nogenlunde samme måde for de forskellige kriterier, og - en sammenvægtning af point for kvalitative kriterier og point for priser.» Når der bruges prismodeller, skal der (jf. kapitel 4) laves - en vurdering af, hvilke point hvert tilbud skal have for opfyldelse af kvalitative kriterier, - en model for omregningen af point for kvalitative kriterier til priser i overensstemmelse med det oplyste om vægtningen af kriterierne, og - en opgørelse af en samlet evalueringspris.

SIDE 6 KAPITEL 1 INDLEDNING 1.2 Anbefalede evalueringsmodeller I vejledningen anbefales fire forskellige evalueringsmodeller: To pointmodeller og to prismodeller. I pointmodeller omregnes priserne i tilbuddene til point, som i den samlede vurdering vægtes sammen med point for de kvalitative kriterier. I prismodeller sker det omvendte. Her omregnes point for kvalitative kriterier til priser, som kan lægges sammen med tilbudspriserne i den samlede vurdering. I kapitel 3 anbefales to lineære pointmodeller. I begge modeller skal ordregiveren fastsætte et spænd mellem minimumpoint og maksimumpoint, så modellen kan rumme den forventede spredning i tilbudspriserne. I den ene pointmodel gives maksimumpoint til laveste pris, mens minimumpoint gives til laveste pris plus X procent. I den anden pointmodel tages der udgangspunkt i en målpris, som gives middelpoint. Minimum- og maksimumpoint fastsættes til målprisen plus/minus X %.

SIDE 7 EVALUERINGSMODELLER De to prismodeller, der anbefales i kapitel 4, kan ikke på samme måde illustreres i figurer. I den ene prismodel sker omregningen af point for kvalitative kriterier til priser ved brug af et fast omregningsbeløb. Det kunne fx være et beløb på 100.000 kr. pr. point lavere end maksimumpoint. Hvis et tilbud fx får 5 point på en skala med maksimum på 8 point, er tilbuddet 3 point lavere end maksimumpoint, og omregningsbeløbet bliver derfor på 300.000 kr. for dette tilbud. Omregningsbeløbet lægges sammen med tilbudsprisen til en samlet evalueringspris. Vinderen er tilbuddet med laveste samlede evalueringspris, jf. følgende eksempel: A B C D E Priser (kr.) 1.900.000 1.950.000 2.150.000 2.450.000 2.500.000 Kvalitet (point) 1 3 4 7 8 Omregningsbeløb for kvalitet (kr.) 700.000 500.000 400.000 100.000 0 Samlet evalueringspris 2.600.000 2.450.000 2.550.000 2.550.000 2.500.000 I den anden prismodel fastsættes en fast procentvis vægtning af kriterierne. Det kunne fx være, at priser vægter 60 pct. og kvalitet 40 pct. Beregningen af et omregningsbeløb for de kvalitative point sker herefter i modellen på følgende måde:» Først udregnes, hvor meget de samlede omregningsbeløb skal udgøre for alle tilbuddene. Hvis der fx er afgivet tilbud med samlede tilbudspriser på 6 mio. kr. (som skal svare til 60 pct.), skal de samlede omregningsbeløb for de kvalitative kriterier være på 4 mio. kr. (svarende til 40 pct.).» Dernæst opgøres, hvor mange point hvert tilbud er lavere end maksimumpoint i vurderingen af kvalitet. Hvis der som i eksemplet nedenfor på en skala med 8 som maksimumpoint er givet hhv. 1, 2, 4, 5 og 8 point, er disse fem tilbud hhv. 7, 6, 4, 3, og 0 point lavere end maksimum. Samlet har de fem tilbud fået 20 point lavere end maksimumpoint.» Omregningsbeløbet kan herefter opgøres til 200.000 kr. pr. point (svarende til 4 mio. kr. divideret med 20).» Til sidst lægges omregningsbeløbet for hvert tilbud sammen med tilbudsprisen, og tilbuddet med laveste samlede evalueringspris udpeges som det økonomisk mest fordelagtige. A B C D E I alt Priser (kr.) 600.000 750.000 1.100.000 1.500.000 2.050.000 6.000.000 60 % Kvalitet (point) 1 2 4 5 8 Omregningsbeløb for kvalitet (kr.) 1.400.000 1.200.000 800.000 600.000 0 4.000.000 40 % Faktisk vægt Samlet evalueringspris 2.000.000 1.950.000 1.900.000 2.100.000 2.050.000 10.000.000 100 %

SIDE 8 KAPITEL 2 KRAV OG PRINCIPPER FOR BRUG AF EVALUERINGSMODELLER Kapitel 2 Krav og principper for brug af evalueringsmodeller I kapitel 2 gennemgås de overordnede krav og principper, som gælder for modeller til evalueringer af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Formålet er at give et kortfattet overblik over de vigtigste forhold, som ordregivere skal være opmærksom på, når de laver evalueringsmodeller. 2.1 Krav til kriterier og vægtning i udbud og licitationer Der gælder stort set samme regler om tildelingskriterier efter udbudsdirektivet og tilbudslovens afsnit I. Udbyderen kan vælge mellem to tildelingskriterier: Laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Når tildelingskriteriet er laveste pris, er det kun prisen, der må tages i betragtning, og der er normalt ikke brug for en model til evaluering af tilbuddene. Tildelingskriteriet laveste pris er derfor ikke omtalt yderligere i denne vejledning. Er tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, fastsætter ordregiveren normalt flere kriterier, 1 som anvendes i en samlet evaluering af tilbuddene. I denne vejledning er der især fokus på, hvordan man som ordregiver kan lave en samlet model, hvor tilbuddene bliver bedømt efter flere forskellige kriterier. Ordregivere skal ved EU-udbud og udbud efter tilbudslovens afsnit I oplyse, 2» hvilke kriterier, der vil blive brugt til at udpege det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og» hvordan ordregiveren relativt vil vægte kriterierne. Et af kriterierne vedrører normalt 3 den økonomiske del af tilbuddet. Det kan fx være en samlet tilbudspris, en totaløkonomisk opgørelse af de samlede omkostninger, en samling af en række forskellige priser for forskellige produkter osv. I denne vejledning anvendes den samlede tilbudspris som det økonomiske kriterium. 1 Disse kriterier til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud betegnes ofte som underkriterier. I denne vejledning omtales de dog som kriterier, kvalitative kriterier eller økonomiske kriterier. 2 Ved annonceringer efter tilbudslovens afsnit II og køb af tjenesteydelser omfattet af udbudsdirektivets bilag II B, der har grænseoverskridende interesse, er der dog alene pligt til at oplyse, hvilket tildelingskriterium der vil blive anvendt. For køb af B-ydelser uden grænseoverskridende interesse er det klare udgangspunkt også, at tildelingskriteriet skal offentliggøres på forhånd. Ordregivere er efter disse regler som udgangspunkt frit stillet mht. tildelingskriterium og eventuelle underkriterier, men de valgte kriterier skal være saglige, objektive og ikke-diskriminerende og dermed egnede til at identificere det bedste tilbud. For at sikre en skarp konkurrence om opgaven bør ordregiver dog lige som efter de generelle regler i udbudsdirektivet og tilbudslovens afsnit I oplyse, hvilke kriterier der anvendes til evalueringen, og hvordan de bliver vægtet mv. 3 Ordregiveren kan også vælge at låse prisen fast, så der alene konkurreres på de kvalitative kriterier. Denne mulighed er dog ikke yderligere omtalt i denne vejledning, hvor der er fokus på netop de evalueringsmodeller, som kan bruges til at sammenvægte tilbudspriser og point for kvalitative kriterier.

SIDE 9 EVALUERINGSMODELLER Når det økonomisk mest fordelagtige tilbud skal udpeges, skal der også indgå et eller flere kriterier, som omhandler andre forhold end de økonomiske. Disse kriterier kaldes for kvalitative kriterier og kan fx omhandle kvalitet, teknisk værdi, æstetisk og funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, kundeservice, teknisk bistand, leveringstid osv. Det er evalueringen af tilbuddene på både økonomiske og kvalitative kriterier, der tilsammen er afgørende for, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Ud over at oplyse, hvilke kriterier der bruges i evalueringen, skal man som ordregiver også oplyse, hvordan man relativt vil vægte kriterierne. 4 Det kan gøres på tre forskellige måder, hvor man som ordregiver oplyser:» Den procentvise vægtning af kriterierne, der vil blive anvendt i den samlede evaluering.» En metode, hvor procentvise vægte bruges som beregningsfaktorer ved, at vægtprocenter ganges med point.» Andre metoder for, hvordan man relativt vil vægte kriterierne. De tre muligheder er forklaret i eksempler i boks 2.1. 5 Boks 2.1 Eksempler på, hvad man kan oplyse om vægtning Procentvis vægtning af kriterier i den samlede vurdering Et eksempel kunne her være, at en ordregiver i et udbudsmateriale oplyser, at pris indgår med 60 pct. og kvalitet med 40 pct. i den samlede evaluering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige Når vægtningen for den samlede vurdering er oplyst, skal evalueringsmodellen indrettes, så vægtningen bliver overholdt i evalueringen. Procentvis vægtning som beregningsfaktorer Ordregiveren oplyser i dette eksempel, at de point, som tilbuddene tildeles for pris og kvalitet, vil i den samlede evaluering blive ganget med følgende faktorer: Point for pris ganges med 60 pct. og point for kvalitet ganges med 40 pct. I dette eksempel er der oplyst en metode for, hvordan ordregiveren relativt vil vægte kriterierne. Den faktiske procentvise vægtning af kriterierne afhænger i denne model af indholdet i de modtagne tilbud. 6 Andre metoder for vægtning Et eksempel kunne her være, at en ordregiver oplyser følgende om metoden for, hvordan ordregiveren relativt vil vægte kriterierne i evalueringen: Den samlede evaluering sker ved, at point for kvalitet omregnes til et omregningsbeløb, som lægges sammen med tilbudsprisen i en opgørelse af en samlet evalueringspris. Vinderen er tilbuddet 4 Hvis ordregiveren ikke kan foretage en vægtning, og kan påvise det, kan ordregiveren dog undtagelsesvist nøjes med en prioritering af kriterierne, jf. udbudsdirektivets artikel 53, stk. 2, 3. afsnit, og tilbudslovens 8, stk. 2. 5 De forskellige muligheder for vægtning er yderligere forklaret i afsnit 5.2. 6 Se et eksempel herom i boks 5.1. Hvis der gives nogenlunde lige mange point for de forskellige kriterier, vil beregningsfaktorer og faktisk vægtning være nogenlunde ens. Men hvis der derimod er stor forskel på, hvor mange point der gives i evalueringen af forskellige kriterier, vil det også føre til stor forskel mellem de vægte, der bruges som beregningsfaktorer, og den faktiske vægtning.

SIDE 10 KAPITEL 2 KRAV OG PRINCIPPER FOR BRUG AF EVALUERINGSMODELLER med laveste samlede evalueringspris. Kvalitet vurderes på en pointskala fra 0-8 point. Omregningen af point for kvalitet til et omregningsbeløb sker med et fast beløb på 100.000 kr. for hvert point lavere end maksimumpoint, jf. følgende tabel: Point for kvalitet 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Maks. point minus point 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Omregningsbeløb 800.000 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 I dette eksempel har ordregiver oplyst den samlede metode for evalueringen og dermed også, hvordan ordregiveren relativt vil vægte kriterierne. Også i denne model afhænger den faktiske procentvise vægtning af indholdet i de modtagne tilbud. Man kan således som ordregiver vælge, om vægtprocenter alene skal anvendes som faktorer i beregningerne, eller om de skal overholdes i den samlede evaluering af kriterierne til identificering af, hvilke tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Det anbefales, at ordregiveren sikrer, at det fremgår klart af udbudsbetingelserne, om vægtprocenter alene vil blive anvendt som faktorer, der ganges med point i beregningen, eller om vægtprocenter vil omhandle kriteriernes vægt i den samlede vurdering. Ud over disse muligheder for at oplyse vægtning i procent kan der også anvendes andre metoder for, hvordan man som ordregiver relativt vil vægte kriterierne. Tilbudsgiverne skal således på forhånd have oplyst, hvilke kriterier deres tilbud bliver vurderet på, og hvordan kriterierne bliver vægtet i den samlede vurdering. 2.2 Overordnede principper for brug af evalueringsmodeller Når en ordregiver skal lave en samlet vurdering af økonomiske og kvalitative kriterier, er det oftest hensigtsmæssigt at bruge en evalueringsmodel. 7 I en evalueringsmodel sker der en systematisk vurdering af de enkelte tilbud. Desuden bruges modellen til at sammenvægte økonomiske kriterier opgjort i kroner med vurderinger af kvalitative kriterier opgjort i point. Denne vejledning har netop fokus på, hvordan man kan lave systematiske vurderinger og sammenvægtninger af pris og kvalitet. En evalueringsmodel 8 skal» være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud,» være gennemsigtig, og» sikre en lige behandling af tilbudsgiverne. 7 Det er dog ikke et krav, at der anvendes en model til evalueringen, og ordregivere kan derfor også anvende sproglige evalueringer, jf. omtalen i afsnit 5.3. 8 Disse principper gælder, uanset om udbuddet er over eller under udbudsdirektivets kontraktværdi.

SIDE 11 EVALUERINGSMODELLER Det vigtigste for en evalueringsmodel er, at den er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Modellens egnethed skal ses i forhold til den konkrete situation og den spredning, der kan forventes i priser og på de kvalitative kriterier i de konkrete tilbud. Modellen skal således være egnet til at identificere det konkret mest fordelagtige tilbud. Det er illustreret i et eksempel i boks 2.2. Boks 2.2 Modellen skal være egnet i forhold til det, der kan forventes i den konkrete situation Eksemplet i figuren nedenfor er lavet for at illustrere, hvad der menes med en models egnethed til at afspejle forventede forskelle i tilbuddene. For at kunne lave et godt udbud og en egnet evalueringsmodel, skal ordregiveren have et vist kendskab til markedet. Kendskabet til markedet er blandt andet grundlag for ordregiverens forventninger til tilbuddene. Hvis ordregiveren forventer, at tilbuddene vil fordele sig nogenlunde som skitseret ved punkterne i figuren, bør ordregiveren lave en model, som er egnet til af afspejle denne forventede spredning i tilbuddene. Det kan fx gøres ved at indrette minimum og maksimum på skalaer for kvalitet og priser som skitseret i figuren. I eksemplet laves evalueringen ud fra to kriterier kvalitet og pris. Når man laver en pointskala til vurderingen af kvaliteten, skal man sørge for, at den kvalitet, man forventer i tilbuddene, kan rummes inden for skalaen. Men man skal også sørge for, at forskelle i kvalitet, som ikke er ubetydelige, også vil blive afspejlet i pointforskelle. Pointskalaen skal derfor indrettes, så den kan afspejle den forventede spredning i kvaliteten. I figuren er minimumpoint og maksimumpoint sat lidt uden for det forventede, således at skalaen også vil kunne anvendes, hvis der kommer tilbud med lidt dårligere eller lidt bedre kvalitet end forventet. Det samme gælder for den model, som skal bruges til at evaluere priserne. I eksemplet i figuren sker evalueringen af priserne i en pointmodel, hvor priser omregnes til point. De forventede tilbudspriser skal kunne rummes inden for modellen. Beløbet for maksimumpoint bør sættes, så det svarer til den laveste forventede pris eller et beløb lidt lavere end det. Tilsvarende bør beløbet for minimumpoint sættes, så det svarer til den højest forventede pris eller et beløb lidt højere end det. Ved at sætte beløbene for minimum- og maksimumpoint lidt uden for det forventede sikres, at modellen også kan anvendes ved lavere eller højere priser end forventet.

SIDE 12 KAPITEL 2 KRAV OG PRINCIPPER FOR BRUG AF EVALUERINGSMODELLER Der kan ikke laves præcise retningslinjer for, hvor langt minimum- og maksimumpoint kan sættes uden for det forventede. Men skalaerne skal være egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Skalaerne må derfor ikke kunne rumme kvalitet eller beløb, som det er usandsynligt, at tilbuddene vil indeholde. De bør heller ikke kunne rumme kvalitet eller beløb, der er meget højere eller meget lavere end det forventede. Hvis en skala går langt ud over det forventede, vil der kun blive brugt en mindre del af skalaen, når tilbuddene er som forventet. Det vil kunne indebære, at modellen ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Som det fremgår af eksemplet, kan man som ordregiver ikke bruge den samme evalueringsmodel, hver gang man sender en opgave i udbud. Man skal lave en ny vurdering af, hvad man kan forvente i tilbuddene i den konkrete situation. Og ud fra denne vurdering skal man vælge en evalueringsmodel, som er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud i den konkrete situation. Ud over, at modellen skal være egnet, skal de overordnede principper om gennemsigtighed og ligebehandling af tilbudsgivere respekteres. Der skal være gennemsigtighed i, hvad tilbuddene bliver vurderet på, og at det oplyste om vægtning af kriterierne bliver overholdt. Det skal også sikres, at tilbudsgiverne behandles lige. Klagenævnet for Udbud har i en række forskellige kendelser truffet afgørelser, som vedrører evalueringsmodeller. Nævnet har i kendelserne netop set på, om modellerne har været egnet i den konkrete situation, og om principperne om gennemsigtighed og ligebehandling har været overholdt. Den praksis, der følger af nævnets kendelser, er omtalt i kapitel 5. I det følgende omtales kort nogle få af de principper, som følger af denne praksis. Det, man som ordregiver har oplyst om vægtning af kriterierne i udbudsmaterialet, skal overholdes i den konkrete evaluering af tilbuddene. Det har en række virkninger for, hvordan skalaer for pointgivningen kan indrettes. Fx bør man som ordregiver ikke tildele point efter en rangordning af tilbuddene, og man bør heller ikke anvende forskellige skalaer for forskellige kriterier. Man skal også være meget opmærksom på, hvilke virkninger det vil have for vægtningen i den samlede vurdering, hvis man fx kun bruger mindre dele af skalaer eller forskellige dele af skalaer for forskellige kriterier. Klagenævnet har også i flere kendelser taget stilling til, om tilbuddene kan vurderes i forhold til hinanden, eller om de skal vurderes efter, i hvilket omfang de opfylder kriterierne. Det følger her af nævnets praksis, at tilbuddene på de kvalitative kriterier skal vurderes i forhold til opfyldelsen af kriteriet og altså ikke relativt i forhold til hinanden. Det vil typisk ske ved, at ordregiver laver en pointskala for det kvalitative kriterium og herefter laver en separat vurdering af, hvor mange point hvert tilbud skal have for opfyldelsen af kriteriet. Tilbudspriserne kan i modsætning hertil normalt vurderes i sammenligninger. Det skyldes, at priser er fastsat i kroner, som er en entydig enhed. Det er derfor muligt i en sammenligning præcist at udregne, hvor meget de forskellige priser adskiller sig fra hinanden. 2.3 Offentliggørelse af evalueringsmodellen I udbudsmaterialet skal ordregiveren som nævnt oplyse, hvilke kriterier evalueringen bliver baseret på, og hvordan ordregiveren vil vægte kriterierne. Der er ikke krav om, at der skal oplyses yderligere om evalueringsmodellen i udbudsmaterialet.

SIDE 13 EVALUERINGSMODELLER Hvis man som ordregiver har lavet en god markedsundersøgelse eller har et godt kendskab til markedet, vil man være godt rustet til at kunne lave en egnet evalueringsmodel, som der ikke bliver behov for at justere. I det tilfælde vil det være en fordel at offentliggøre evalueringsmodellen sammen med udbudsmaterialet. Ved at offentligøre modellen skabes der fuld gennemsigtighed omkring, hvordan ordregiveren vil lave evalueringen. Det giver de bedste rammer for konkurrencen og gør det nemmere for tilbudsgivere at lave skarpe tilbud, som matcher ordregiverens ønsker med hensyn til pris og kvalitet. Og hvis ordregiveren gennemfører evalueringen præcist som oplyst, kan tilbudsgivere ikke komme med berettigede klager over evalueringen. 9 Når en ordregiver derimod ikke har et godt kendskab til markedet, kan det være vanskeligt på forhånd at lave en egnet evalueringsmodel. Det kan også være tilfældet, hvis ordregiveren har specificeret opgaven ved brug af funktionskrav, hvor det overlades til tilbudsgiverne at komme med fx innovative måder at løse opgaven på. Der kan i disse situationer blive behov for at justere modellen. Hvis modellen er offentliggjort i udbudsmaterialet, må ordregiveren ikke lave justeringer i modellen efter modtagelsen af tilbuddene. Når der kan være behov for efterfølgende justeringer, kan det derfor være hensigtsmæssigt, at evalueringsmodellen ikke er offentliggjort på forhånd. Selvom man vælger ikke at offentliggøre sin evalueringsmodel, anbefaler Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, at ordregivere allerede i forbindelse med offentliggørelsen af udbudsmaterialet lægger sig fast på og beskriver en foretrukken model. Med en foretrukken model forstås den model, der vil blive anvendt, med mindre modellen viser sig at være konkret uegnet til evalueringen af de indkomne tilbud. Man skal således som ordregiver efterfølgende kunne dokumentere overvejelserne bag den foretrukne model og behovet for en eventuel justering af modellen. 9 Det er her en forudsætning, at modellen er egnet til at kunne identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, sådan som det i øvrigt gennemgås i vejledningen. Når der er tale om en egnet model, som er offentliggjort, og som anvendes som oplyst, burde der således ikke kunne forekomme berettigede klager over evalueringen.

SIDE 14 KAPITEL 3 POINTMODELLER Kapitel 3 Pointmodeller I en pointmodel omregnes priser til point, så de kan sammenvægtes med point for kvalitative kriterier i en samlet vurdering. Et alternativ til pointmodeller er prismodeller. I prismodeller omregnes point for kvalitative kriterier til priser, som kan lægges sammen med tilbudspriserne. To forskellige eksempler på prismodeller gennemgås i kapitel 4. Der findes også andre muligheder. I kapitel 5 omtales muligheden for at lave en ren sproglig evaluering, som kan være et alternativ, når det kan være vanskeligt at lave en egnet evalueringsmodel. I mange udbud benyttes pointmodeller til evalueringen af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. I pointmodeller skal der laves» en vurdering af, hvilke point hvert tilbud skal have for opfyldelse af kvalitative kriterier,» en omregning af priserne i tilbuddene til point,» et tjek af, om point er givet på nogenlunde samme måde for de forskellige kriterier, og» en sammenvægtning af point for kvalitative kriterier og point for priser. I dette kapitel ses der nærmere på, hvordan man kan udforme pointmodeller, og hvad man skal være opmærksom på, når man anvender pointmodeller. 3.1 Pointgivning for kvalitative kriterier Kvalitative kriterier kan omhandle mange forskellige vilkår og egenskaber, som fx kvalitet, miljøegenskaber, leveringsvilkår etc. De kvalitative kriterier kan ikke opgøres præcist på en objektiv og entydig skala (kvantitativt). I stedet skal det vurderes, i hvilket omfang tilbuddene opfylder de opstillede kriterier (kvalitativt). Vurderingen må ikke laves som en sammenligning, hvor tilbuddene gives point i forhold hinanden. For hvert enkelt tilbud skal der laves en separat vurdering af, hvor mange point tilbuddet skal have. I vurderingen bruges en pointskala, hvor det fremgår, hvad der skal til for at opnå de forskellige point på skalaen. Ved udformningen af pointskalaen skal det sikres, at skalaen er egnet til bedømmelse af kriteriet. Skalaen skal derfor dække over» et spænd, som ikke er for lille til at sikre en tilstrækkelig nuancering, så relevante forskelle i tilbuddene kan afspejles i pointgivningen, og» et spænd, som ikke er for stort til at kunne gøre det let at konstatere præcist, hvilket pointtal et tilbud skal have. I praksis bør skalaen derfor som hovedregel have et spænd på mindst 5 point og højst 10-11 point. Hvis skalaen har færre point, vil det være vanskeligt i tilstrækkelig grad at få pointgiv-

SIDE 15 EVALUERINGSMODELLER ningen til at afspejle relevante forskelle. Modsat vil det på en skala med fx 20 point være svært præcist at vurdere, hvorvidt et tilbud skal have 13 eller 14 point. Et eksempel på en pointskala fremgår af tabel 3.1. Tabel 3.1 Eksempel på pointskala til bedømmelse af kvalitative kriterier Point Gives for 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Dårlig opfyldelse af kriteriet (fx konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige krav) Skalaen skal være egnet til at kunne afspejle den spredning, der kan forventes at være i tilbuddene. Det kan fx sikres ved, at minimumpoint gives til det, der i tilbuddene forventes at være den dårligste opfyldelse af kriteriet. Tilsvarende kan maksimumpoint gives til det, der i tilbuddene forventes at være den bedste opfyldelse af kriteriet. Eventuelt kan minimumpoint og maksimumpoint sættes lidt uden for det forventede, så skalaen også kan anvendes, hvis der kommer tilbud med lidt dårligere eller lidt bedre kvalitet end forventet, jf. boks 2.2. Når man efterfølgende modtager tilbuddene, kan det vise sig, at der kun bliver anvendt en mindre del af skalaen, fordi der er en mindre spredning mellem tilbuddene end forventet. Det er der ikke noget i vejen for. Når der er større spredning i tilbuddenes opfyldelse af kvalitative kriterier, bør der anvendes en større del af eller hele pointskalaen. 10 Det kan anbefales at bruge en skala, hvor der er lige store spring mellem hvert point. 11 Det indebærer fx, at en middel opfyldelse af kriteriet gives middelpoint. Det er illustreret i eksemplet i tabel 3.1. En middel opfyldelse af kriteriet gives 4 point, som svarer til middelværdien på skalaen fra 0-8 point. En skala med lige store spring mellem pointene har en lineær karakter. Det er en stor fordel, da der i mange tilfælde også anvendes en lineær model for omregningen af priser til point, jf. nedenfor. Når der er brugt samme lineære skala for forskellige kriterier, bliver det nemmere 10 Se eventuelt også forklaringen herom i boks 2.2 i kapitel 2. 11 Klagenævnet her i kendelsen af 8. oktober 2013, Ansaldo STS S.p.a. mod Banedanmark, anført, at der ikke må være vilkårlige spring mellem trinene på skalaen.

SIDE 16 KAPITEL 3 POINTMODELLER af sammenvægte point i den samlede evaluering. Det kan generelt anbefales, at ordregivere bruger samme skala for alle kriterier. 3.2 Omregning af priser til point Pointene for de kvalitative kriterier skal i den samlede vurdering vægtes sammen med priserne for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. For at kunne gøre det laves der i pointmodeller en omregning af priserne til point. Da priser er fastsat i kroner, som er en entydig enhed, kan omregningen ske i en sammenligning, hvor det opgøres, hvor meget de forskellige priser adskiller sig relativt fra hinanden. Det kan gøres på flere forskellige måder. I de oftest anvendte modeller gives den laveste pris maksimumpoint, mens de øvrige priser gives point i forhold til, hvor meget de adskiller sig fra laveste pris. En anden mulighed kan være at give point ud fra afvigelser i forhold til en målpris/targetpris. Modeller, hvor laveste pris gives maksimumpoint I mange udbud anvendes pointmodeller, hvor den laveste pris gives maksimumpoint, og hvor der herefter udregnes point for priser i de øvrige tilbud i forhold til den laveste pris. Sådanne modeller kan udformes på forskellige måder, afhængigt af» hvordan den pris, der udløser minimumpoint, fastsættes (fx som laveste pris plus X % eller som en maksimumpris for, hvad ordregiveren højst kan betale), og» hvordan point fastsættes mellem laveste pris og den pris, der udløser minimumpoint (fx ved en lineær model). Ved de konkrete valg herom skal man sikre, at modellen er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Modellen skal således være egnet til at afspejle de forskelle og spredninger i priser, som der kan forventes at være i de konkrete tilbud. I de fleste situationer vil det kunne afspejles fint i en lineær model, hvor laveste pris gives maksimumpoint, og hvor minimumpoint udløses ved laveste pris plus X %:

SIDE 17 EVALUERINGSMODELLER Figur 3.1 Lineær model, hvor laveste pris plus X % gives minimumpoint Hvis der kun er meget få tilbud, fx blot to eller tre tilbud, bør man være påpasselig, hvis man anvende en model som denne, der er meget afhængig af indholdet 12 i et af tilbuddene (fx prisen i lavest tilbud). Man bør i givet være omhyggelig med at sikre sig, at modellen i den konkrete situation er både egnet, gennemsigtig og sikrer ligebehandling af tilbudsgiverne. I de fleste situationer vil modellen dog kunne anvendes. Modellen er desuden nem at anvende til at omregne priser til point, og den er også nem at forklare i udbudsmaterialet. Det vanskelige ved modellen er at få fastsat den procentsats X, som skal udløse minimumpoint, så modellen bliver egnet til at afspejle de forventede spredninger i priserne i det konkrete udbud. Ud over, at procentsatsen X skal fastsættes, så den forventede spredning 13 i tilbudspriserne afspejles i modellen, kan der ikke opstilles faste retningslinjer for fastsættelsen af X. Man vil dog have en god fornemmelse for, hvilken spredning der kan forventes i tilbudspriserne, hvis man har et godt kendskab til markedet, eller hvis man har lavet en god markedsundersøgelse forud for udbuddet. Det er illustreret i følgende eksempel. 12 Se den mere udførlige omtale af problemstillingen i afsnit 5.8. 13 Den forventede spredning i tilbudspriserne vil ofte også være meget afhængig af, hvordan udbuddet er specificeret, herunder om der fx er stillet mange eller få mindstekrav, om der efterspørges en standardvare eller en innovativ opgaveløsning specificeret ved funktionskrav osv.

SIDE 18 KAPITEL 3 POINTMODELLER Boks 3.1 Eksempel på lineær model, hvor skalaen slutter ved laveste pris plus X % 14 Ordregiveren forventer på baggrund af en grundig markedsundersøgelse, at priserne i tilbuddene vil ligge mellem laveste pris og en pris, der er omkring 30 procent højere end laveste pris. Der kan dog komme tilbud med lavere priser end forventet, som vil føre til en større prisspredning end forventet. Skalaen bør derfor ikke være for snæver, da den i så fald ikke vil være egnet til at afspejle relevante spredninger i priser (den vil eksempelvis ikke afspejle relevant spredning, hvis priser på fx 35 % og 50 % over laveste pris begge tildeles minimumpoint). Ordregiveren vælger på denne baggrund en lineær model, hvor minimumpoint udløses ved laveste pris plus 50 %. 15 Modellen er illustreret i følgende eksempel, hvor point udregnes på en skala fra 0-8 point: Tilbud A B C D E Pris 1.000.000 1.062.500 1.150.000 1.232.000 1.500.000 Prisforskel Laveste pris + 6,25 pct. + 15 pct. + 23,2 pct. + 50 pct. Omregning til point 8 7 5,6 4,29 0 Som det fremgår, indebærer modellen i dette eksempel, at hvert point svarer til en prisforskel på 6,25 procentpoint. Et alternativ til at anvende laveste pris plus X % kan fx være at lade pointskalaen slutte ved en maksimumpris, 16 som ordregiver kan eller vil betale. I givet fald vil der være behov for på forhånd at tage stilling til, om tilbud, som indeholder højere priser end denne maksimumpris, skal» tildeles minimumpoint (det vil kunne indebære, at pointskalaen bliver for snæver til at afspejle relevante spredninger i priserne), eller» opfattes som ikke konditionsmæssige (det skal i givet fald klart fremgå af udbudsmaterialet og vil eventuelt også kunne have andre virkninger). 17 Point udregnes i forhold til målpris/targetpris Hvis man som ordregiver vil undgå at bruge en model med udgangspunkt i laveste pris, kan et alternativ være at tage udgangspunkt i en på forhånd fastlagt pris, som ofte betegnes som en målpris eller en targetpris. Modellen bygges op omkring denne målpris, og priserne i tilbuddene gives point ud fra, hvor meget de afviger fra målprisen. 14 Matematisk kan pointene i denne type af model udregnes efter følgende formel: Point = maksimumpoint (maksimumpoint/x pct.) * (pris laveste pris)/laveste pris. 15 Hvis ordregiveren er bekymret for, at X procenten kan vise sig at være fastsat for lavt (dvs. så der vil være tilbudspriser højere end laveste pris plus X pct.), kan der evt. tilføjes følgende i beskrivelsen af modellen: Hvis der fremkommer tilbud med priser, der er højere end laveste pris plus X pct., vil minimumpoint i stedet blive givet til højeste pris eller lignende. I givet fald bør man også overveje, om modellen bliver for afhængig af indholdet i tilbuddene, jf. afsnit 5.8. 16 En variant heraf kunne være at fastsætte slutningen på skalaen ved brug af en målpris plus X pct., sådan som Metroselskabet I/S gjorde iht. det oplyste i klagenævnets kendelse af 8. januar 2013, MET 4JV Cityringen mod Metroselskabet I/S. 17 Det vil evt. kunne have virkninger for, hvilke kvalitets- og prisniveauer tilbudsgiverne vil byde ind med mv.

SIDE 19 EVALUERINGSMODELLER En sådan model kan fx udformes således:» Målprisen gives et pointantal svarende til middel på pointskalaen.» Øvrige priser gives point i forhold til afvigelser fra målprisen (lineært).» Minimum- og maksimumpoint fastsættes til målprisen plus/minus X %. Modellen er grafisk illustreret i følgende figur. Figur 3.2 Lineær model med udgangspunkt i målpris Modellen har nogle af de samme fordele som den lineære model, hvor laveste pris plus X % gives minimumpoint, jf. ovenfor. Modellen er således også både nem at anvende og at forklare. Modellen indeholder dog to udfordringer, som kan være vanskelige at håndtere. Den første er at få fastsat en målpris, som kommer til at ligge nogenlunde midt i spændet af tilbudspriserne. Det kan være vanskeligt på forhånd at ramme rigtigt, medmindre man har et godt kendskab til markedet. Den anden udfordring er at få fastsat den procentsats X, som skal udløse maksimum- og minimumpoint, så modellen bliver egnet til at afspejle forventede spredninger i tilbudspriserne. Det er også her nemmere at ramme rigtigt, hvis man har et godt kendskab til markedet, eller har lavet en god markedsundersøgelse. Samlet kan det være vanskeligt forud for et udbud at fastsætte målpris og procentsatsen X, så modellen bliver egnet til at afspejle de forventede prisspredninger i det konkrete udbud. En mulighed kan derfor være ikke at offentliggøre målprisen i udbudsmaterialet, så der er mulighed for efterfølgende af justere målprisen, hvis tilbuddene viser sig at have en anden spredning end forventet.

SIDE 20 KAPITEL 3 POINTMODELLER 3.3 Vurdering af pointgivningen Hvis man som ordregiver har oplyst en procentvis vægtning af kriterierne, som skal overholdes i den samlede evaluering, 18 jf. boks 2.1, er næste skridt at tjekke, om pointene for de kvalitative kriterier og for priserne er fastsat på nogenlunde samme måde, så de umiddelbart kan vægtes sammen. Der foreligger ikke præcise retningslinjer for, hvordan man skal tjekke, om pointene er fastsat på nogenlunde samme måde. Men hvis pointgivningen fx opfylder følgende tjekliste, kan man i langt de fleste situationer gå ud fra, at man har givet point for de kvalitative kriterier og priserne på nogenlunde samme måde. Figur 3.3 Tjekliste af, om point er givet på nogenlunde samme måde 1. Der er anvendt samme pointskala for kvalitative kriterier og omregningen af priser. 2. Der er lige store spring mellem pointene på pointskalaen, dvs. den har en lineær karakter. 3. Den anvendte pointskala har for hvert kriterium været egnet til at kunne afspejle den forventede spredning i tilbuddene. 4. Hvis der har været stor spredning i tilbuddene indenfor et kriterium, har der været anvendt en stor del af eller hele pointskalaen. 5. Der er ikke anvendt forskellige dele af skalaen for forskellige kriterier. Tjeklisten indeholder anbefalinger, som gør det nemmere at sammenvægte pointene for kvalitative kriterier og priser således, at den oplyste vægtning af kriterierne kan overholdes i den samlede vurdering. De to første tjekpunkter handler om, at det er meget nemmere at lave en god evalueringsmodel, hvis der bruges samme lineære skala for alle kriterierne. Det tredje og fjerde tjekpunkt omhandler, at pointgivningen skal ske efter modeller, som er egnede til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, sådan som det er gennemgået ovenfor. For hvert enkelt kriterium skal skalaen være egnet til at kunne afspejle den forventede spredning, så den samlede model også kommer til at afspejle den sammenhæng mellem kvalitet og pris, der kan forventes at være i tilbuddene. Det femte og sidste tjekpunkt om ikke at anvende forskellige dele af skalaen for forskellige kriterier bør man altid tjekke op på, når man har oplyst en procentvis vægtning af kriterierne, som skal overholdes i den samlede evaluering. Hvis man har anvendt forskellige dele af 18 Hvis man i stedet har oplyst en anden metode for, hvordan man som ordregiver relativt vil vægte kriterierne, jf. boks. 2.1, er der ikke på samme måde behov for at sikre, at bestemte procentvise vægte overholdes i den samlede vurdering. Der er derfor heller ikke nødvendigvis behov for at foretage en tilsvarende vurdering af pointgivningen. Men uanset dette vil det dog også i disse tilfælde være hensigtsmæssigt at overholde i hvert fald de første fire tjekpunkter, da det vil kunne medvirke til at sikre, at den samlede model er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud i det konkrete tilfælde.

SIDE 21 EVALUERINGSMODELLER skalaen for forskellige kriterier, og man herefter går direkte videre med at sammenvægte point, kan man ikke overholde vægtningen. Resultatet er, at den faktiske vægtning bliver forrykket i forhold til den oplyste vægtning. Når der er anvendt forskellige dele af skalaen for forskellige kriterier, er der derfor behov for at lave en korrektion, før man kan gange pointene med de oplyste vægtprocenter i den samlede vurdering. Et eksempel på en sådan korrektion, er forklaret i eksemplet i boks 3.2. Boks 3.2 Eksempel, hvor der er anvendt forskellige dele af skalaen for forskellige kriterier I et udbud blev det oplyst, at kvalitet ville indgå med 50 % og priserne med 50 % i den samlede evaluering af, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. Der blev anvendt skalaer fra 0-8 point for både kvalitet og priserne. Ordregiveren forventede, at der ville blive budt ind med ret forskellige kombinationer af kvalitet og pris, dvs. både dyre tilbud med høj kvalitet og billige tilbud med lavere kvalitet. Disse forventninger om stor spredning i tilbuddene var afspejlet i skalaerne for både kvalitet og priser. Tilbuddene viste sig ikke at indeholde en så stor spredning som forventet. Der blev således ikke afgivet tilbud med god kvalitet og høje priser. Kvalitetsmæssigt var indholdet i tilbuddene på fra lidt over middel og nedefter i forhold til det forventede. Det var tilsvarende afspejlet i lave priser, der lå i den nederste halvdel af spændet for de forventede prisers størrelse. Tilbud A B C D E Point i alt Point for kvalitet 5 4 4 3 2 18 Point for priser 4,67 6,23 6,41 7,69 8 33 I eksemplet er der anvendt forskellige dele af skalaen for kvalitet og priser. Det er afspejlet i, at der samlet kun er givet 18 point for kvalitet, mens der er giver 33 point for priser. Hvis man herefter ganger pointene med den oplyste vægtprocent (50/50), uden at foretage korrektion, vil det give følgende resultat. Vægt x point for A B C D E Point i alt Faktisk vægt Kvalitet 2,50 2,00 2,00 1,50 1,00 9,00 35 % Priser 2,34 3,12 3,21 3,85 4,00 16,50 65 % I alt 4,84 5,12 5,21 5,35 5,00 25,50 100 % Når pointene i dette eksempel ganges direkte sammen med den oplyste vægtprocent, bliver resultatet en markant anderledes faktisk vægtning (35/65) end den oplyste vægtning i udbudsbetingelserne (50/50). For at kunne overholde den oplyste vægtning bliver man nødt til at lave en korrektion, hvor fx pointene for de kvalitative kriterier korrigeres, så de kommer til at svare til en anvendelse af samme del af skalaen, som er brugt for priserne. Korrektionen af point for kvalitet kan fx foretages vha. følgende formel: 19 19 8-tallet i formlen svarer til den opnåede maksimumscore i pointgivningen for priser. Hvis den højest opnåede pointscore for priser har en anden værdi, skal denne anden værdi benyttes i formlen. Bemærk i øvrigt, at den anførte formel alene er et eksempel, og at korrektionen derfor også kan laves vha. andre formler eller på andre måder. Ved valg af korrektionsformel skal man sikre sig, at den samlede model inkl. korrektionsformel i den konkrete situation er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

SIDE 22 KAPITEL 3 POINTMODELLER Korrigeret point = 8 * (tilbuddets point/højeste point) I eksemplet vil det give følgende resultat: A B C D E Point i alt Point for kvalitet 5 4 4 3 2 18 Omregnet til korrigerede point 8 6,4 6,4 4,8 3,2 28,8 Når de korrigerede point ganges sammen med den oplyste vægtning, giver det følgende resultat. Vægt x point for A B C D E Point i alt Faktisk vægt Kvalitet 4,00 3,20 3,20 2,40 1,60 14,40 47 % Priser 2,34 3,12 3,21 3,85 4,00 16,50 53 % I alt 6,34 6,32 6,41 6,25 5,60 30,90 100 % Den faktiske vægtning (47/53) er nu tættere på den oplyste vægtning i udbudsbetingelserne (50/50). Som det fremgår af eksemplet, kan testen af, at der ikke er anvendt forskellige dele af skalaen for forskellige kriterier, fx foretages ved at se på, om der er givet nogenlunde samme samlede pointantal for hvert kriterium. Der vil i praksis kun sjældent være givet helt præcist samme samlede pointantal for hvert af de forskellige kriterier, som indgår i den samlede vurdering, og der er heller ikke noget krav om dette. Men der gælder et krav om, at tilbudsevaluering sker i overensstemmelse med den vægtning, som er oplyst i udbudsbetingelserne. Det kan fx være opfyldt, når de samlede point for hvert kriterium har nogenlunde samme niveau. Mindre forskelle i de samlede pointantal for de forskellige kriterier vil her afspejle, at der har været forskellige spredninger i tilbuddene på de forskellige kriterier. Eksemplet i boks 3.2 illustrerer i øvrigt også, at der vil kunne være risiko for at udpege en forkert vinder af udbuddet, hvis der ikke foretages en korrektion for at sikre overholdelsen af den oplyste vægtning, når der er anvendt forskellige dele af skalaen i pointgivningen for forskellige kriterier. 3.4 Samlet vægtning af point for pris og kvalitet mv. Den sidste og nemmeste del af tilbudsevalueringen er at sammenvægte pointene i overensstemmelse med det, der er oplyst i udbudsbetingelserne. Det kan ske,» når der er givet point for hvert tilbuds opfyldelse af de kvalitative kriterier,» når priserne er omregnet til point, og» når den oplyste procentvise vægtning - skal anvendes som beregningsfaktorer, eller - skal overholdes i den samlede vurdering, og at det samtidig er sikret, at point for forskellige kriterier er fastsat på nogenlunde samme måder, jf. afsnit 3.3. Når det er opfyldt, kan vægtningen laves ved at gange point med vægtprocent, sådan som det er forklaret i eksemplet i boks 3.3.

SIDE 23 EVALUERINGSMODELLER Boks 3.3 Eksempel på samlet vægtning af point for forskellige kriterier I et udbud er der givet point på en skala fra 0-8 point for både to kvalitative kriterier (kvalitet og leveringsvilkår) og for priserne: A B C D E Kvalitet 5 0 4 8 6 Leveringsvilkår 4 3 1 7 8 Pris 4,65 8,00 6,43 1,62 2,41 Hvis pris fx skal vægte 55 %, kvalitet 30 % og leveringsvilkår 15 %, kan vægtningen ske ved at gange pointene med vægtprocenten: Vægt A B C D E Kvalitet 30 % 1,50 0,00 1,20 2,40 1,80 Leveringsvilkår 15 % 0,60 0,45 0,15 1,05 1,20 Pris 55 % 2,56 4,40 3,54 0,89 1,33 I alt 100 % 4,66 4,85 4,89 4,34 4,33 I dette eksempel er tilbud C således det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

SIDE 24 KAPITEL 4 PRISMODELLER Kapitel 4 Prismodeller I pointmodellerne i kapitel 3 omregnes priserne til point, så de kan sammenvægtes med point for de kvalitative kriterier. En anden mulighed er at omregne pointene for de kvalitative kriterier til priser, som kan lægges sammen med tilbudsprisen i den samlede evaluering. Det gøres i de prismodeller, der omtales i dette kapitel. En fordel ved prismodeller er, at omregningen af point til priser sker efter en objektiv og automatisk model, hvor det oplyste om vægtningen af kriterierne altid vil blive overholdt. Hvis man som ordregiver offentliggør modellen på forhånd, vil der desuden være en gennemsigtighed i evalueringen, som normalt også vil sikre en ligebehandling af tilbudsgiverne. En anden fordel ved prismodeller er, at det kun er det kvalitative indhold i tilbuddene, som skal omregnes i evalueringen. I pointmodeller omregnes både det økonomiske og det kvalitative indhold i tilbuddene til point, som kan sammenvægtes i den samlede vurdering. I prismodeller indgår tilbudspriserne uden omregning i vurderingen. Der er derfor ikke risiko for, at den økonomiske del af tilbudsevalueringen kan være i strid med reglerne, når der anvendes prismodeller. Det skal understreges, at da de fleste evalueringer er foretaget ved brug af pointmodeller, foreligger der ikke nogen praksis fra klagenævnet eller lignende vedrørende prismodeller. Eksemplerne på prismodeller nedenfor er derfor ikke funderet på et afprøvet juridisk grundlag. Det bør man være opmærksom på, hvis man overvejer at anvende en prismodel. Der foreligger heller ikke evalueringer af praktiske erfaringer med brug af prismodeller eller lignende. De første gange man som ordregiver bruger en prismodel, bør man derfor være ekstra omhyggelig med at sikre sig, at modellen i den konkrete situation er både egnet, gennemsigtig og sikrer ligebehandling af tilbudsgiverne. Det gælder ikke mindst, når der er afgivet meget få tilbud. 20 Når der bruges prismodeller, skal der laves» en vurdering af, hvilke point hvert tilbud skal have for opfyldelse af kvalitative kriterier,» en model for, hvordan point for kvalitative kriterier omregnes til priser i overensstemmelse med det oplyste om, hvordan man vil vægte kriterierne, og» en opgørelse af en samlet evalueringspris til identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I dette kapitel gives to eksempler på, hvordan prismodeller kan udformes. 20 Denne problemstilling er mere udførligt omtalt i afsnit 5.8.