5 friske fra Et katalog til miljøministeren med forslag til fremme af bæredygtige indkøb
5 friske fra Forum For Bæredygtige Indkøb Forum for Bæredygtige Indkøb præsenterer her fem forslag til, hvordan bæredygtige indkøb i den offentlige sektor kan fremmes. Vi har i årets løb været i dialog med mange offentlige indkøbere, og billedet er næsten entydigt. Om end mange gør meget for at sikre, at miljøet prioriteres i indkøbene, mangler indkøberne tid til at gøre en større og fokuseret indsats. Tid til at planlægge, tid til markedsdialog, tid til at lære nyt. Nu kan man jo altid ønske sig, at flere penge allokeres til et område, så indsatsen kan styrkes. Men er mere tid og flere penge den eneste vej til flere grønne indkøb? Nej. De grønne indkøb kan styrkes med viden og anvendelige værktøjer, så indkøberne hjælpes til at efterspørge de grønne løsninger. Ligesom ledelsesmæssig opbakning og en tydeligere politisk prioritering kan støtte indkøberne i at vælge de grønne løsninger. Forslagene i kataloget her er konkrete bud på, hvordan de grønne indkøb kan blive flere. Forslagene stilles inden for de fem temaer, som var de centrale emner på konferencen Meningsdannerne møder praktikerne d. 27. november 2014, hvor miljøministeren deltog og svarede på spørgsmål fra salen om cirkulær økonomi, totalomkostninger, funktionsudbud, leverandørstyring og offentligprivat innovation.
Cirkulær Økonomi For den offentlige sektor er cirkulær økonomi en oplagt mulighed for at nedbringe ressourceforbruget og reducere affaldsdannelsen. For den private sektor åbner den cirkulære tankegang op for nye markedsmuligheder og indtjeningspotentialer. Leasing, genbrug og forlængelse af levetid er alt sammen elementer, som kan bringes sammen i et fornuftsægteskab mellem miljø og økonomi i de offentlige indkøb. Herning Kommune er ved at vise vejen og har udviklet en innovativ model, hvor levetiden af kommunens arbejdstøj forlænges, og hvor genbrug og genanvendelse tænkes ind i den daglige drift, i indkøbet og i leverandørkæden. Arbejdsbeklædning er blot et område af mange, der indeholder muligheder for cirkulær økonomi. Indkøb af produkter eller services fra en cirkulær model kræver brud med mange velafprøvede modeller i både udbudsproces, drift og ejerskabsformer. Alene det at sammensætte et udbud, hvor cirkulære løsninger efterspørges, stiller mange nye krav til indkøberne. Skal der opstilles kriterier for genbrug/kassering af produkter, og hvilken cirkuleringstid kan forventes, når produkterne kommer i brug? Skal den offentlige instans eje eller leje produktet, og hvad sker der, når en kontrakt løber ud og en ny leverandør skal til? Tæpper, belysning, transport, beklædning og møbler er alle eksempler på områder, der allerede i dag udbydes i cirkulære modeller. Blot er der ikke gjort mange erfaringer i offentligt regi. Teorierne og mulighederne skal ud og arbejde, og der skal samles op på de erfaringer, der gøres. Udbredelse af de gode eksempler er afgørende. De offentlige indkøbere skal have kendskab til mulighederne, og de skal opleve, at det er en dagsorden, der prioriteres fra centralt hånd. Indkøb af produkter og services i cirkulære forretningsmodeller indskrives som en prioritet i regeringens Strategi for intelligente offentlige indkøb, når strategien skal til serviceeftersyn i sommeren 2015. Der udarbejdes en vejledning fra centralt hold, som indkøberne kan søge støtte i. Vejledningen kan med fordel tage udgangspunkt i det arbejde, Herning Kommune har lavet på området.
Totalomkostninger Beregninger af et produkts samlede omkostninger over tid hjælper indkøberne med at vurdere, hvilket tilbud der er det billigste på sigt. Det kan nok være, at den ene vare er billigere end den anden i indkøbspris, men hvad hvis den billige vare er halvanden gange så dyr i drift? En effektiv drift kan gå hånd i hånd med miljøet. Ressourcebesparelser på eksempelvis vand og energi eller øgede muligheder for at kunne reparere et produkt fremfor at købe nyt, har direkte og gavnlige miljøeffekter. TCO-beregninger til sammenligning af tilbud kræver, at der anvendes anerkendte standarder, og at der er velkendte præmisser opstillet for brugen af produktet. Indkøberne har ikke altid de rette standarder og data til rådighed. En yderligere problemstilling er, at besparelserne først kommer i spil over tid. Det er altså driftsbudgettet og ikke indkøbsbudgettet, der får gevinsten, og disse to budgetter er adskilt i den offentlige sektor. Det gode arbejde, Miljøstyrelsen har sat i gang med at udvikle TCO-beregnere, skal fortsættes og kan med fordel bringes op på enten nordisk- eller europæisk niveau. Der gøres en fælles nordisk eller europæisk indsats for at fylde værktøjskassen. Der kan være enkelte barrierer landene imellem omkring valg af standarder, men overordnet set er der god ræson i at gøre opgaven til et internationalt samarbejde. Der stilles krav om, at alle offentlige indkøb, der beviseligt kan give en økonomisk/ressourcemæssig besparelse inden for eksempelvis 3 eller 5 år, skal gennemføres.
Funktionsudbud Gennem et traditionelt udbud er det indkøberen, der sætter standarden for, hvad et produkt eller en service skal kunne. Det begrænser nytænkning, da det alt andet lige må være markedet, der har kendskab til den nyeste udvikling. Funktionsudbud lader leverandører byde ind med innovative løsninger, der kan opfylde det offentliges behov på en ny og miljøvenlig måde. Funktionsudbuddet fortæller, hvilket behov der skal dækkes, mens det står leverandøren frit for, hvilken metode eller tilgang der anvendes. Funktionsudbud kan derfor være med til at sikre, at innovative grønne løsninger inden for green tech, cirkulære forretningsmodeller etc. kan komme ind på det offentlige marked også selvom indkøberne ikke kendte muligheden. Som indkøber i det offentlige kan der være et stort behov for, at produkter og serviceydelser opfylder helt bestemte kvalitetsstandarder, som kan eftervises i kontraktperioden. Når leverandøren selv får lov at definere, hvordan opgaven kan løses, hvordan ved vi så, at vi får det, vi bad om? Det kan muligvis måles, om de miljømæssige forbedringer opnås, men det kan være sværere at følge op på, om indkøberne har fået den kvalitet i ydelsen, hun forventede, hvis der ikke på forhånd er stillet kvalitetsmål i udbuddet. Indkøb gennem funktionsudbud kan altså fremstå som en større risiko. Udbredelsen af funktionsudbud kan understøttes ved en udvikling i den offentlige sektor i retning af mindre kravspecificering af produkter og løsninger og mere fokus på den effekt, et produkt eller en service har. Er det vigtigst, om rengøringsfolkene har anvendt 8 timer på rengøringen af lokalerne, eller er det vigtigst, at lokalets rengøringsstand er som aftalt? Det kræver en ændring i den ledelsesmæssige opbakning til kvalitative måleparametre og en videre brug af præstationsindikatorer, der knytter sig til leverancernes effekter frem for deres output. Den Ansvarlige Indkøber videreudvikles, så der inden for portalens produktområder opstilles erfaringsbaserede forslag til effekter og kvalitetsmål, som den enkelte opdragsgiver kan tage udgangspunkt i ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet.
Leverandørstyring Når en leverandør afgiver et tilbud til det offentlige, giver leverandøren en tilkendegivelse eller dokumentation for, at de lever op til de krav om miljøforhold, der er stillet i udbuddet. Nu har leverandøren vundet kontrakten hvordan sikrer vi, at de fortsætter den grønne linje? Gennem leverandørstyring kan der følges op på, om kontrakten overholdes, og der kan endda være mulighed for, at den offentlige kunde er med til at videreudvikle leverandørens miljøpræstation. Leverandørstyring er udbredt i den private sektor og er ved at tage form i de offentlige indkøb. Det tager tid. Hvis offentlige organisationer skal kunne gennemføre god leverandørstyring, skal det ske effektivt og målrettet, og indsatsen skal prioriteres, så ressourcerne anvendes der, hvor risikoen er størst. De offentlige indkøbere har behov for at kunne følge op på de krav, de stiller til deres leverandører. En mulighed er, at indkøbsfunktionerne styrkes, så de får bedre mulighed for at planlægge og gennemføre de nødvendige indsatser. En anden mulighed er at anvende de eksisterende strukturer, som kan lette byrden. Der gøres en målrettet indsats for at sikre, at de offentlige indkøbere stiller krav om tredjepartscertificerede miljømærker som Svanen og Blomsten. Indkøberne kan bruge mærkerne som garanti for, at de miljøforhold, leverandørerne lover at overholde, også bliver det.
Offentlig-Privat Innovation OPI OPI er betegnelsen for et innovationssamarbejde mellem offentlige og private parter. Samarbejdet har til formål at udvikle nye teknologier eller services, som kan bruges til at løse en udfordring i den offentlige sektor. Samarbejdet kan være meget velegnet til at udvikle nye miljøvenlige løsninger. OPI går forud for et egentligt udbud, og det adskiller sig fra andre partnerskaber, da der ikke er et aftager/ leverandørforhold, men to udviklingspartnere, der er sammen om at finde en løsning. OPI er både en spændende og en kompliceret proces, men lige så kompliceret, det er, lige så store muligheder er der, hvis den fælles innovation lykkes. Både for den offentlige sektor og for virksomhederne. Der er mange grunde til, at OPI er svært. Virksomhederne skal se en fordel i at deltage, processen skal planlægges godt men samtidig være fleksibel, resultatet er ukendt, og det koster en del ressourcer at gennemføre processen. Derudover er processerne komplicerede rent juridisk, hvor det kan være svært at nå til enighed om indholdet i en kontrakt. Der er allerede gennemført mange tiltag, der støtter op om OPI. Der er udgivet guides, nedsat støttefunktioner som OPI-Lab og afsat puljemidler i Markedsmodningsfonden til de innovative processer. De hidtidige OPI-erfaringer er dog primært gjort inden for velfærdsteknologi-området. Der er et stort potentiale på miljøområdet. Det kræver en indsats at synliggøre mulighederne; for eksempel gennem konkrete pilotprojekter med miljøformål (green tech, klimatilpasning etc.) i kommunerne. Midler i Markedsmodningsfonden øremærkes til grønne projekter, eller MUDP afsætter midler til OPI. Formålet er at sikre, at der er tilskudsmidler til at afholde nogle af de udgifter, virksomhederne har ved deltagelse, samt at dække nogle af de omkostninger, den offentlige part har til medarbejdere, der indgår i processen.
www.ansvarligeindkøb.dk