Den 28. juni 2013 Referat Bestyrelsesmøde fra Aarhus Kommunes Feriefonds besigtigelsestur d. 4.-6. juni 2013 Til stede: Niels Jørgen Friis, Leon Kanstrup, Britha Lund Sørensen, Finn Nathan, May-Britt Kullberg, Morten Boe, Joan Sørensen, Jessie Madsen og Søren Laurids Tirstrup (Referent). Aarhus Kommunes Feriefond Feriefonden for ansatte ved Aarhus Kommune Ikke til stede: Per Jensen 1. Refleksioner fra seminaret Parasollen Bestyrelsen ønsker dagsorden til Parasollen udsendt forud for seminaret, så de kan tage stilling til, om de ønsker at deltage. Bestyrelsen har fået et indtryk af, hvad dette års seminar omhandlede fra sekretariatet og Elise fra Odense Kommunes Feriefond, som også deltog på seminaret. Parasollen afholdes på Hotel Pejsegården i Brædstrup, hvert år i april. 2. Status på byggeriet på Oktobervej Rådhuset 8000 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Søren L. Tirstrup Telefon 8940 2312 Direkte telefon 8940 2301 Telefax 8940 2316 E-post Feriefonden@aarhus.dk E-post direkte slt@aarhus.dk www.aarhuskommunesferiefond.dk MB orienterede om, at Stenhøj arbejder på at færdiggøre tegningerne til huset. Sendes til myndigheden i uge 23-24, hvorefter der vil være en behandlingstid på 3 uger. MB fortsætter dialogen med Stenhøj, og sørger for, at de holder sig på sporet og det aftalte. Prisen for Jubilæumshuset bliver 2 millioner ekskl. moms med alle tilvalg. Der skal sættes penge af til bestykning af huset. Udvalgt 3 leverandører, som skal give deres bud på indretningen af huset. Der holdes fast i beskrivelsen fra byggeudvalget. Kan forekomme små ændringer i byggeriet. Stenhøj har deres egne principper og byggeudvalget er gået på kompromis med enkelte ting. 3. Ændringer tilbygninger annekser. Bestyrelsen ønsker at kigge på, hvilke huse det kunne være interessante at lave tilbygninger/udbygninger på. MB tager et kig på alle husene på hans rundtur. Forslag om udbygning af hus 21 (Bunken), da den har grunden til det. Samtidig skal taget skiftes, hvorfor det vil være oplagt at gøre i samme ombæring. MB laver nogle forslag til skitser, og laver en forundersøgelse, i forhold til Referat - Bestyrelsesmøde på besigtigelsestur d. 4-6. juni 2013
lokalplanen og restriktioner, til næste bestyrelsesmøde. MB mener, at der skal laves en kompositterrasse, hvis boligen skal være så stor. MB foreslog, at hus 47 i Skagbanke kunne være en anden mulighed. Lokalplanen er meget stram, hvorfor det ikke er muligt med en tilbygning. Mulighed for anneks i stedet. Dog er udlejningen i Skagbanke god. Bestyrelsen ønsker at starte processen med Bunken, for at se effekten af dette. Hvis effekten ikke er stor nok, skal processen ikke gentages på et andet hus. Hus 35 i Blåvand mangler et skur og en carport, hvorfor denne også kunne være en mulighed. Derudover blev hus 24 i Ristinge også nævnt som en mulighed, da denne ikke er udlejet så godt. MB går videre med hus 21 og arbejder på tegninger/skitser dertil. 4. Nyt bookingsystem Bookhus Det blev drøftet, hvordan der arbejdes videre med udfordringen om et nyt bookingsystem. NJF har snakket med PJ om muligheden for at tilknytte en IT-ekspert fra Borgmesterens Afdeling i processen. Chef for IT i Borgmesterens Afdeling, Rasmus Ry, har ikke mulighed for at deltage i processen på nuværende tidspunkt. Mulighed for dette efter d. 1. september. Bestyrelsen ønsker at sætte processen i gang i september/oktober, hvor Rasmus gerne vil hjælpe til. Det blev besluttet, at Thomas fra Bookhus, som tidligere har præsenteret systemet på et bestyrelsesmøde, skal komme på et nyt bestyrelsesmøde og fortælle om Bookhus igen. Aftalen med Rasmus skal konkretiseres og der skal laves en konkret aftale med Bookhus om deltagelse på et fremtidigt bestyrelsesmøde. På forrige bestyrelsesmøde snakkede LK om muligheden for at lave en app til Feriefonden. SLT havde forud for besigtigelsesturen kigget nærmere på mulighederne for dette. SLT orienterede om, at prisen for at få lavet en app er meget høj, hvorfor det ikke vil være hensigtsmæssigt at lave nu, eftersom der arbejdes på at få et nyt bookingsystem. App en skal tænkes ind i processen med det nye bookingsystem. 5. Opmærksomhedspunkter fra Købehavn og Sverige København NJF var meget tilfreds med, hvordan lejlighederne i København præsenterer sig og mente, at man godt kunne se, at de har fået en tur. Dog var der enkelte problemer med støv og skidt, samt ledninger ved lamper og tv, som ikke var hængt op. I nogle af lej- Side 2 af 6
lighederne var der problemer med ridser i gulvet på grund af gæstesengene. Det blev besluttet, at gæstesengene skiftes ud med luftmadrasser. Inventarlisten ændres, så der ikke står gæstesenge men luftmadrasser i stedet. LK har udarbejdet tjeklister til de tilsynsførende, som sendes ud til resten af bestyrelsen og sekretariatet, så de kan drøftes på næste bestyrelsesmøde. Sofaerne skal i fremtiden være tredelt og ikke todelt, da rygpuderne i sofaerne i lejlighederne er faldet meget sammen. MB erklærede sig enig med NJF, og mente også at lejlighederne så godt ud. MB noterede nogle småting som manglede, dog ingen akutte problemer. Forslag om at hyre en elektriker til ophængning af ledninger. Problemer med rengøringen i nogle af lejlighederne. Snakke med den tilsynsførende om dette. Afvente tjeklisterne for at se om det kan afhjælpe problemet. 6 lejligheder er måske for meget for ham, selvom han kun skal være i lejlighederne hver 14. dag. Problemer på badeværelset i Julius Thomsens gade, hvor der er en underlig lugt og mørke pletter på gulvet. MB indkøber luftmadrasser med en elektrisk pumpe til alle lejlighederne. Gæstesengene smides væk, når luftmadrasserne er indkøbt. Sverige Der blev bemærket små problemer med hytten i Sverige. En loftsbjælke var flækket, som er svær at gøre noget ved. Nedløbsrørene og badstuen trænger til en gang maling. Holde øje med bådebroen, for at se, hvordan den ser ud i fremtiden. Eventuelt en udvidelse af den. Forslag om at lægge nogle tønder ned under broen for at stabilisere den. Enighed om at samarbejdet med Lise- Gun fungerer rigtig godt. Den usikkerhed der har været omkring forskellige ting blev afklaret på besøget. Hvis muligheden byder sig for at købe en anden hytte i området, vil bestyrelsen overveje dette. Der skal anskaffes en ny og større affaldsspand. Bo udskifter affaldsspanden og piller siden af affaldsstativet, så det ikke skal udbygges. 6. Lejeaftale med Skallerup Klit. JS havde medbragt 2 tilbud på en ny lejeaftale med Skallerup Klit. Forslag nr. 1 er en 15årig aftale med 12 måneders opsigelse. Den årlige lejeindtægt er på 375.000 kr., hvor der skal betales for 2 år på forhånd som bunden kapital. Der vil være 15 % afskrivning årligt, hvorfor det først vil blive billigt efter nogle år. Lejeaftalen i forslag nr. 2 løber 1 år af gangen. NJF ønsker en oversigt over, hvad udgifterne har været de forrige år. Side 3 af 6
Skallerup Klit bliver lejet rigtig godt ud. Prisen for en ugeleje i højsæsonen er pt. 7.500 kr. Det skal overvejes, hvor meget mere man kan tillade sig at tage, så det stadig er interessant for lejerne. Indretningen i huset er ikke imponerende, hvorfor en renovering af huset bør være en del af en potentiel ny lejeaftale. Den nuværende lejeaftale udløber i 2016. Bestyrelsen ønsker ikke at knytte sig for lang tid af gangen. Der vil ikke være den store forskel mellem de 2 forslag på, hvordan huset håndteres. Bestyrelsen vil gå i tænkeboks omkring strategien for centeret og kigge på, om der skal forhandles en længere kontrakt. Forslag om at give lidt ekstra, for derved at tilkøbe sig ekstra services og goder i form af gratis adgang til badelandet for lejerne. Emnet tages op på et bestyrelsesmøde om et kvartal. JS meddeler Skallerup Klit Feriecenter, at NJF kontakter dem på et senere tidspunkt. Ønske om at få en ordentlig historik fra de sidste år, så det er muligt at se udviklingen. Vil være et godt grundlag for dialogen med dem. 7. Eventuelt indkøb af lejlighed i Hamborg eller Berlin FN fortalte, at der er kommet et tilbud om en ny lejlighed i Finowsstrasse. Lejligheden ligger bedre end de andre lejligheder i komplekset. Enighed om, at 3 lejligheder i samme kompleks er for meget. FN meddeler, at tilbuddet ikke har interesse. Tilbud fra Hamborg, som ikke var interessant. Dyrt for en lejlighed i Hamborg. Mange muligheder i Berlin. NJF har været i kontakt med en kontaktperson om lejligheder i Hamborg. Ikke fået noget svar tilbage. Forslag om at tage til Hamborg og se på mulige lejligheder. Bestyrelsen ønsker at satse på en lejlighed i Hamborg, men hvis det rigtige tilbud kommer i Berlin, skal der kigges på det. LK havde medbragt tilbud og billeder af gårdejendommen, som han snakkede om på sidste bestyrelsesmøde. LK ønskede at vide, om han skulle fortsætte med at undersøge nærmere om ejendommen eller stoppe processen. NJF satte spørgsmål ved, om der er grundlag for at have et stort hus så langt væk fra Aarhus. Større muligheder ved Tangehytten, som FN præsenterede på et tidligere bestyrelsesmøde. Umiddelbart nervøs for det. Gårdejendommen ligger godt placeret med 2 km til Lønstrup. Spændende og anderledes end det nuværende koncept. Forslag om, at byggeudvalget kigger på ejendommen når de skal besigtige byggeriet på Oktobervej. Ejendommen har været på markedet i 2 måneders tid til 2,7 millioner kroner. God løsning at kigge på gårdejendommen, når byggeudvalget besøger byggeriet på Oktobervej. Besøget bliver først efter sommerferien. Side 4 af 6
8. Ombytning af møbler i Norsminde Utilfredshed med sofaen i Norsminde. Problemer med sofapuderne, som falder sammen. Snakke med Maja fra IDdesign om sofapuderne. NJF og LK tager kontakt til Maja. 9. Salg af boliger og status på vedligeholdelsesplaner. Der har ikke været nogen reaktioner fra ejendomsmæglerne angående salg af boligerne. Selvom prisen på hus 30 på Doblervej blev nedsat, har der ikke været nogen reaktioner. Ejendomsmæglerne blev i sin tid udvalgt, da det var dem, som kunne sælge dem til den højeste pris og garanterede, at de kunne sælge huset til den givne pris. Husene skulle sættes til den pris, som mæglerne kunne sælge dem til. I øjeblikket er der et meget stort antal sommerhuse, sat til salg i Danmark. Intet flow i de områder, hvor de huse der er sat til salg, ligger. Det blev besluttet, at tage de andre ejendomsmæglere, som kom med tilbud i forbindelse med udbuddet. Dermed bliver kontrakterne med de nuværende ejendomsmæglere ikke forlænget, med undtagelse af mæglerne, som har kontrakten på Doblervej. De 4 resterende hus, der er sat til salg, er: Hus nr. 01 Fyrmarken 109, Nr. Lyngvig, 6960 Hvide Sande Hus nr. 04 Topmejsevej 2, Maarup, 8305 Samsø Hus nr. 08 Hotel Skagen Strand, Tranevej 108, 9990 Skagen Hus nr. 30 Doblervej 65, Vejlby, 7673 Harboøre I udbudsrunden, var der kun en mægler, som kom med et bud på Hotel Skagen Strand, hvorfor der ikke er andre at henvende sig til. JS har fået grønt lys fra Feriekontoret om at sælge ferieboligen med et mindre tab. Mægleren får en melding om prisen. Husene bliver udeladt fra MBs vedligeholdelsesplaner. MB laver kun det allermest nødvendige i husene, hvis der sker noget akut eller mægleren mener, at det er nødvendigt. Småting ordnes af den lokale tilsynsførende. NJF tager en forsnak med de andre ejendomsmæglere. 10. Digital postkasse PJ er blevet kontaktet af Bente Valbak fra IT i Borgmesterens Afdeling angående digital postkasse. Fra d. 1. november skal alle virksomheder have en digital postkasse. PJ og JM deltager på mø- Side 5 af 6
det med Bente, hvor der vil blive orienteret om den digitale postkasse og hvilke udfordringer der er ved det. 11. Konkurrence i forbindelse med Jubilæumshuset Bestyrelsen ønsker, at sekretariatet kommer med et oplæg til spørgsmålene til konkurrencen. Spørgsmålene skal ikke være ledende spørgsmål. Forslag om at sende spørgsmålene ud med lejematerialet. 6-7 relevante spørgsmål, som dækker bredt. Sekretariatet udarbejder et forslag til formuleringen af spørgsmålene til konkurrencen, som efterfølgende sendes ud til bestyrelsen. 12. Eventuelt Der blev orienteret om, at møbleringen af Jubilæumshuset kommer i udbud. NJF har orienteret IDdesign om dette. IDdesign tager det som en udfordring og tager det som et vink om, at der skal være fokus på løbende fornyelse og en anderledes stil. Refleksioner fra Arbejdsmiljøkonference. JM syntes at konferencen var overraskende positiv, selvom Feriefonden ikke var en del af målgruppen, som konferencen henvendte sig til. JM og SLT fik nogle rigtig gode snakke med mange af deltagerne på konferencen, som var meget interesserede og glade for det medbragte merchandise i form af brochurer, vognmønter og pastiller. Formålet med konferencen var at se, om det var muligt at få bredt budskabet ud til flere af de ansatte ved Aarhus Kommune. Forslag om at få en annonce i BUnyt og det samme i Sundhed og Omsorg. Derudover skal nyhederne på hjemmesiden og Medarbejderportalen fortsætte, som det har gjort det sidste stykke tid. Forslag om, at hænge nøglerne i København sammen med merchandise, så dette bliver ens hele vejen igennem. LK syntes besigtigelsesturen havde været en rigtig god og konstruktiv tur. Fået noget, der kan arbejdes videre med. Niels Jørgen Friis Leon Kanstrup Britha Lund Sørensen Finn Nathan Side 6 af 6