Åben indsigt på www.syddjurs.dk

Åben indsigt på www.syddjurs.dk Rigsarkivets konference 4. november 2015 Jon Badstue Pedersen Afdelingsleder Digitalisering Syddjurs Kommune jbp@syddjurs.dk

Agenda Manuel publicering Åben indsigt Åben indsigt på www.syddjurs.dk Arkitektur Regler og fleksibilitet Særlige udfordringer Perspektiver

Manuel publicering Manuel publicering til syddjurs.dk/os2web via Public Web Service (PWS) Sag(er) og dokument(er) kobles til en indholdsside i et CMS Eksempel: Biogasanlæg på syddjurs.dk

Tomt slide til eksempelvis billeder

Åben indsigt Et agilt samarbejde mellem Formpipe, Bellcom og Syddjurs Kommune Formpipe og Bellcom har været positive partnere i projektet ved at imødekomme ønsker og krav fra Syddjurs side og selv byde konstruktivt ind Hele løsningen er bygget med løst koblet arkitektur med klare snit mellem komponenterne En løsning der ikke påvirker eksisterende systemers performance

Åben indsigt på www.syddjurs.dk

Åben indsigt Åben indsigt omfatter: Mere end 40.000 ejendoms- og emnesager Mere end 250.000 dokumenter Søgning i sagers og dokumenters metadata

Åben indsigt Firewall Adlib Enterprise Server Formpipe Output manager ESDV (Elektronisk Sagsog DokumentValidering) Metadata på sager og dokumenter opdateres via PWS 1 2 Data og filer læses via PWS Asynkron PDFrendering 5 4 3 Backup Metadata på sager og dokumenter eksporteres til CMS 6 7 Filer hentes on demand kan være både originalfil, renderet fil og tekstfil Syddjurs.dk Acadre CM

Åben indsigt Forklaring til topologi 1. Acadre -> ESDV. ESDH udstiller sine data via Public Web Services (PWS). Via PWS læser ESDV oplysninger om sager, dokumenter og sagsbehandlere 2. ESDV -> Acadre. Via ESDV har brugerne mulighed for at omjournalisere sager og dokumenter direkte i ESDH 3. Acadre -> Traen Publicering. Hver nat, efter der er taget backup af hele ESDH-databasen, kopieres denne backup i sin helhed til Traen Publicering serveren 4. Traen Publicering->Adlib. På Traen Publicering serveren kører et konverteringsjob, der holder øje med hvilke dokumenter der iflg. opsatte regler er publiceret. Når et dokument er publiceret, kopierer jobbet det binære dokument over på Adlib-serveren via en webservice (push), og anmoder om at dokumentet skal konverteres til pdf. 5. Adlib->Traen Publicering. Konverteringsjobbet spørger jævnligt Adlib serveren om status for pdf-konvertering, og når dokumentet er pdf-konverteret, hentes den pdf-konverterede udgave tilbage til Traen Publicering databasen (pull), og både original og pdf-version slettes fra Adlib serveren. 6. Traen Publicering->Syddjurs.dk. Når en sag eller et dokument skal publiceres til hjemmesiden, kalder Traen Publicering serveren en web service på syddjurs.dk. Publiceringen foregår altså via push fra Traen Publicering på internt net, gennem firewallen til syddjurs.dk i DMZ. 7. Syddjurs.dk -> Traen Publicering. Når en besøgende på hjemmesiden vælger at åbne et dokument i Åben Indsigt foregår det ved at en proxy på syddjurs.dk henter dokumentet fra via en fildownload webservice på Traen Publicering serveren. Som udgangspunkt vises altid den pdf-konverterede udgave, men proxyen har mulighed for at hente original version, pdf-version samt ocr-version (tekst fra et scannet dokument).

Åben indsigt Regler og fleksibilitet - eksempler Regel i Formpipe Output Manager: Ejendoms- og emnesager fra specifikke afdelinger Renderings-regel: TIFF-filer (billedformat) renderes ikke til prf Regler i OS2web/syddjurs.dk: Syddjurs.dk bestemmer selv hvilke regler fra Traen Publicering der skal publiceres Original-filer må godt vises Msg-filer (mailformat) må ikke vises

Åben indsigt Regler og fleksibilitet - fortsat Tre muligheder for ESDV (Elektronisk Sags- og DokumentValidering): Set på og må derved publiceres Er i karantæne Er ikke set endnu Kun sager og dokumenter der er håndteret af ESDV medtages i Traen Publicerings regler

Åben indsigt

Åben indsigt Særlige udfordringer Håndtering af adressebeskyttede oplysninger Håndtering af mails der kommer fra/afsendes til Digital post

Borgernes brug Søgninger vejnavn eller sagsnr. Links logiske http://www.syddjurs.dk/sag/10/8191 Statistik

Proaktiv brug Løbende afgørelser og tilladelser på forsiden Breve til borgere, partshøringer pdf eksempel Visning af høringssvar http://www.syddjurs.dk/politik/budget-ogregnskab/hoeringssvar-budget-2016 Visning af enkeltdokumenter fra ESDH http://www.syddjurs.dk/politik/moedeplan

Reaktiv brug Aktindsigter - Vindmølle korrespondance Forespørgsler - eks med tegninger

Presseomtale og uventede hændelser Navngivning Søgning i google undtages Fejl vil ske hav sikkerhedstjek og beredskab Presse aktindsigt ekstrahering er fortsat manuel Eks Søhusparken http://www.syddjurs.dk/sag/14/26792 Presse klip undvære indsigtsløsning

hmhe11 Perspektiver Understøtte manuel publicering på syddjurs.dk og Medarbejderportal Personalemapper på Borger.dk (hvor lønsedlerne jo allerede er) Borgersager på Borger.dk (projekt i gang)

Dias nummer 18 hmhe11 Deles i to :-) Hanne-Marlene Hedegaard; 03-09-2013

hmhe10 Perspektiver Federeret og relateret søgning i indhold fra ESDH, CMS og Borger.dk (og meget mere) på syddjurs.dk Fritekstsøgning Postliste Ejendomssager fra forgængermyndigheder på syddjurs.dk

Dias nummer 19 hmhe10 Deles i to :-) Hanne-Marlene Hedegaard; 03-09-2013

hmhe12 Hvordan kommer man i gang Foretag vurdering af eventuelle datarettelse, ændringer i registreringspraksis, oprettelse af autoprofiler eller anvendelse af ESDV som set i Syddjurs Kommune Begynd med et afgrænset sagsområde/funktionsområde, eks. Postliste eller ejendomssager Start fra dags dato og ikke med historiske data

Dias nummer 20 hmhe12 Deles i to :-) Hanne-Marlene Hedegaard; 03-09-2013