Sæby Kommune. Referat. Økonomiudvalget. Ordinært møde. Folmer Hansen med afbud. Jens Mørk er indkaldt som stedfortræder

of 11 Sæby Kommune Referat Økonomiudvalget Ordinært møde Mødedato tirsdag den 13. januar 2004 Tidspunkter 10:00 - Lokale Mødelokale 2 Fraværende Bemærkninger Folmer Hansen med afbud. Jens Mørk er indkaldt som stedfortræder

of 11 Indholdsfortegnelse 12. Ændring af lokalplan for Trafikcenter Sæby Syd Åben sag 13. Planstrategi 2003 Åben sag 14. Leader+ - Naturgenopretning ved Dybvad Søpark Åben sag 15. Markedsføring af "Åben Kommune" arrangement 2004/2005 Åben sag 16. Økonomisk styring i Sæby Kommune Åben sag 17. Ny designprofil for Sæby Kommune Åben sag 18. Bossinf-indberetning af kommunens ønsker om støttet boligbyggeri år 2004 - Efterretningssag Åben sag 19. Kloakforsyningssag Lukket sag 20. Salg Lukket sag 21. Købssag Lukket sag 22. Eventuelt Lukket sag 23. Købssag Lukket sag file://p:\sæby\saeby-oekonomiudvalg-2004.01.13.htm

of 11 12. Ændring af lokalplan for Trafikcenter Sæby Syd J.nr.: 01.02.05P19 Sagsident: 03-1014 Sbh. TF/cbf Åben sag Den 30. september 2003 besluttede Økonomiudvalget, at de indledende undersøgelser om en ændring af lokalplanen igangsættes, og at arealet ønskes udlagt til erhvervsområde for alle nye virksomheder. Den 6. november 2003 skrev forvaltningen til Nordjyllands Amt med 3 spørgsmål, som fremgår af vedlagte bilag, og den 16. december 2003 behandlede amtet, Udvalg for Teknik og Miljø, sagen og besluttede, at 1. de dele af trafikcentrets erhvervsområde, som ikke anvendes til trafikrelaterede erhverv, kan anvendes til andre erhvervsformål efter fornyet kommunal planlægning, 2. trafikcentrets erhvervsområde ikke kan udvides, da udvidelsen vil være i strid med retningslinierne i regionplanen om byudvikling og grundvand, 3. McDonalds bygningen ikke kan anvendes til andre erhverv end de trafikrelaterede uden fornyet kommunal planlægning. Plansektionens bemærkninger Området kan ikke udvides, uden at der sker en ændring af regionplanen, eller amtet udarbejder et regionplantillæg, og dette er afvist. Amtets beslutning har den konsekvens, at der skal udarbejdes ny lokalplan og kommuneplantillæg for det eksisterende område, således at "grund nr. 2 (McDonald), 8A, 8, 9 10 og 11 jf. bilag 3 kan anvendes til erhvervsformål. Bestemmelserne i den gældende lokalplan/kommuneplan vil således også skulle medtages for de resterende grunde/ejendomme. Siden etableringen har kommunen ikke selv - gennem målrettet og konkret markedsføring af trafikcentrets grunde med tilhørende anlagte parkeringsanlæg for lastbiler, busser, autocampere samt personbiler - afsøgt markedet for nye transportrelaterede virksomheder. Der kan søges efter virksomheder, der kan matche eller have glæde af at ligge op ad de eksisterende virksomheder, så det bliver et stærkt trafikcenter. Grundprisen kan virke høj, hvis den ikke forklares for mulige købere, man skal dog huske, at der er tale om "sokkelgrunde", hvor kommunen har etableret veje og parkeringsfaciliteter. Det anbefales derfor, at markedet undersøges, inden planen ændres, og udviklingen som trafikcenter evt. begrænses. Nye erhvervsvirksomheder i trafikcentret kan kun i begrænset omfang sikres "udstillingsfacader", der kan ses fra vejanlægget, jf. bilag 3. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til, om regionplanen i forslagsfasen skal søges ændret, så en fremtidig udvidelse kan finde sted (ny regionplan er under udarbejdelse 2004/2005) perioden (frem til ny regionplan foreligger) bruges til at afdække, om der er trafikrelaterede virksomheder, der kan have interesse i etablering i området, og at erhvervschefen og evt. erhvervsejendomsmægler inddrages i salgsarbejdet 1. Brev til Nordjyllands Amt af 6. november 2003 ØU 2. Udtalelse fra Nordjyllands Amt, Udvalget for Teknik og Miljø af 18. december 2003 ØU 3. Kort Trafik center Sæby syd- grundsalg rev. 7. januar 2004 ØU Det pt. ikke anvendte areal søges ændret til generelt erhvervsområde via lokalplan. Fremtidig udvidelse søges indarbejdet i Regionplanforslaget.

of 11 13. Planstrategi 2003 J.nr.: 01.02.03P15 Sagsident: 2002-01481 Sbh. TF/tia Åben sag Planstrategi 2003 skal offentliggøres i januar 2004. Chefgruppen afholdt den 5. januar 2004 møde om deres anbefalinger i forbindelse med offentliggørelse af planstrategien. Chefgruppen indstiller følgende: Der afholdes ét borgermøde på Hørby Ungdomsskole i uge 9 eller 10. Økonomiudvalget fastsætter datoen (dog ikke den 3. marts). Derudover er der mulighed for, at borgerne kan tage initiativ til supplerende borgermøde, hvis der er interesse for det. Panel til borgermøde skal bestå af Økonomiudvalgets medlemmer eventuelt suppleret med Udvalgsformænd. Strategien husstandsomdeles af Nordjyske Distribution A/S (pris er ca. 5000 kr. for kommunens 7.767 husstande). Strategien omdeles internt i kommunens administration, institutioner mv. og sendes til offentlige myndigheder. Strategien trykkes i 8500 eksemplarer (se bilag 1 vedr. tilbud på trykning). Billigste trykkeri vælges. Strategien annonceres i Sæby Folkeblad og Østvendsyssel Folkeblad (2 gange i hvert blad). Annoncen uddeles til Økonomiudvalgsmødet. 1. Notat om priser på trykning af planstrategi 2003, dateret 6. januar 2004 ØU Godkendt. Borgermøde ønskes afholdt 10. marts 2004. 14. Leader+ - Naturgenopretning ved Dybvad Søpark J.nr.: 04.21.05P20 Sagsident: 03-0362 Sbh. TF/ibh Åben sag Der er modtaget 1 revideret ansøgning fra Dybvad Borgerforening. Ansøgningen drejer sig om midler til Naturgenopretning ved Søparken i Dybvad Plansektionen fremlægger status på vurderingen af projektet på mødet. Det begrundes, hvorfor projektet forventes at kunne få tilskud fra Leader+ puljen. Plansektionen anbefaler, at projektet indstilles til gennemførelse Revideret forslag til naturgenopretning ved Søparken i Dybvad omdeles på mødet. Landsbyfællesrådet den 24. april 2003 Fraværende: Ørtoft Borgerforening, Hans Krarup Olesen og Hans J. Kaptain. Ansøgning fra Dybvad Borgerforening og 2 notater af 24.4.03 fra kommunens plansektion blev udleveret på mødet.

of 11 Landsbyfællesrådet anbefaler, at Økonomiudvalget bevilliger støtte til projektet. 1. Idégrundlag og ansøgning af april 2003 om naturgenopretning i Dybvad 2. 2 notater af 24. april 2003 om tilskud til naturgenopretning i Dybvad 3. Forslag til finansieringsplan af april 2003 for projekt Dybvad Søpark 4. Tillæg til projekt naturgenopretning ved Søparken i Dybvad 5. Finansieringsplan af 29. april 2003 Leader+ Sekretariatet 6. Notat fra Plansektionen af 29. april 2003 Forslag til indstilling samt forbehold 7. Notat fra Plansektionen af 6. maj 2003 "Bevilling af Leader+ midler på kr. 307.920" Økonomiudvalget den 13. maj 2003 Fraværende: Hans Jørgen Kaptain med afbud Behandlingen fortsættes. Plansektionen har indhentet supplerende oplysninger og dokumentation til den fortsatte behandling. 1 til 7 fra Økonomiudvalgets møde den 13. maj 2003 bedes medbragt. 1. Projektillustration Skitse, Naturgenopretning Søparken, Dybvad 1:2.000 2. Notat fra Plansektionen af 22.maj 2003 Dybvad Borgerforening, Naturgenopretningsprojekt supplerende oplysninger 3. Plansektionen 18. maj 2003 Udregning af mulig frigørelsesafgift 4. Notat fra Plansektionen af 17.juni 2003 Dybvad Borgerforening, Naturgenopretningsprojekt ønsket dokumentation Økonomiudvalget den 24. juni 2003 Der ønskes afklaring vedrørende evt. frigørelsesafgift, fremtidige driftsudgifter samt afholdelse af disse. Nordjyllands Amt har vurderet muligheden for at udarbejde en landzonelokalplan for Dybvad Søpark med henblik på at genoprette naturen i det dyrkede areal vest for Søparken og genskabe slynger på Bredmosebækken. Med en landzonelokalplan kan Sæby Kommune undgå at skulle betale frigørelsesafgift for den påtænkte udvidelse af Dybvad Søpark. Nordjyllands Amts Plankontor udtaler at, hvis lokalplanen skal sikre det udvidede område til nærrekreative formål og derved hindre byudvikling i området, anses det for hensigtsmæssigt at lade området forblive i landzone (se bilag 13, Planlægning for et naturgenopretningsprojekt af 11. september 2003, Nordjyllands Amt - Plankontoret). Det udvidede område omfatter en kultureng, sø og vandløb alle naturtyper beskyttet efter naturbeskyttelseslovens 3 (se bilag 13, Planlægning for et naturgenopretningsprojekt af 11. september 2003, Nordjyllands Amt - Plankontoret). Desuden har Plansektionen udarbejdet et forslag til leje, drifts- og vedligeholdelsesaftale mellem Sæby Kommune og Dybvad Borgerforening. I aftalen er Sæby Kommunes standardvilkår for forpagtningskontrakter indarbejdet. Hovedpunkterne i aftalen er: 1. Dybvad Borgerforening overtager drift- og vedligehold af Søpark arealerne og de 2 bygninger og har herefter ansvaret for dette, ligesom borgerforeningen skal betale udgifterne hertil 2. Aftalen træder i kraft den 1. januar 2005. Den kan genforhandles første gang i marts 2014 3. Den lokalplan, som Sæby Kommune vedtager og den kommende plejeplan for området, skal respekteres og overholdes 4. Hvis Dybvad Borgerforening ikke overholder aftalens bestemmelser om vedligehold, kan Sæby Kommune med 14. dages varsel vælge at udføre dette på Dybvad Borgerforenings regning 5. Ændringer af bebyggelse, beplantning eller terrænregulering skal godkendes af Sæby Kommune, og inden for beskyttelseslinier for kultureng, sø og vandløb forudsættes der dispensation fra Nordjyllands Amt 6. Dele af arealet kan bortforpagtes og eventuelle indtægter tilfalder Dybvad Borgerforening på betingelse af, at der altid sikres offentlig adgang til arealerne. Eventuelle forpagtere skal godkendes af Sæby Kommune 7. Sæby Kommune giver fremover et årligt tilskud til drift- og vedligehold af Dybvad Søpark (Se bilag 12, Forslag til leje-, drifts- og vedligeholdelsesaftale mellem Sæby Kommune og Dybvad Borgerforening af 22. december 2003) Matr. nr. 1ik samt del af matr. nr. 1rt Dybvad Hgd. Skæve er pt. forpagtet ud.

of 11 Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget godkender forslag til leje-, drifts- og vedligeholdelsesaftale for Dybvad Søpark af 22. december 2003 bevilliger støtte til projektet 1. Forslag til leje-, drifts- og vedligeholdelsesaftale mellem Sæby Kommune og Dybvad Borgerforening af 22. december 2003 2. Planlægning for naturgenopretningsprojekt ved Søparken i Dybvad, Nordjyllands Amt 11. september 2003 ØU ØU Behandlingen fortsættes. 15. Markedsføring af "Åben Kommune" arrangement 2004/2005 J.nr.: 04.21.05P20 Sagsident: 03-1251 Sbh. TF/ibh Åben sag Landsbyfællesrådet har på møde den 20. november 2003 drøftet muligheden for at gennemføre et "Åben Kommune" arrangement et fælles markedsføringsfremstød for hele Sæby Kommune. Tanken er at planlægge en eller flere "åbenthus"- dage ultimo 2004 eller primo 2005. Arrangementet skal være for alle byer i Sæby Kommune heriblandt landsbyerne. Udgangspunktet for planlægning af denne markedsføringsindsats kunne være sloganet "Sæby - et godt sted at bo". Landsbyfællesrådet ønsker at deltage i en eventuel markedsføringsgruppe med henblik på at planlægge dette arrangement, som tænkes at løbe af stabelen i nogenlunde samme tidsrum i hele kommunen. Forskellige landsbyer og byer kan så byde ind med deres helt specielle lokale arrangement, der kan give eventuelle nye borgere en idé om, hvorfor det kunne være en god idé at flytte netop hertil. Forslaget er udarbejdet af byrådsmedlem Knud Hjørnholm, hvis oplæg vedlægges som bilag. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til om der skal etableres en markedsføringsgruppe for et sådant arrangement med deltagelse af 2 repræsentanter for landsbyfællesrådet Økonomiudvalget skal repræsenteres i denne eventuelle markedsføringsgruppe, og kommunaldirektøren udpeger repræsentanter fra administrationen 1. Oplæg vedrørende fælles fremstød for Sæby Kommune fra Knud Hjørnholm af 28. august 2003 ØU

of 11 Kommunaldirektøren nedsætter "Markedsføringsgruppe". Forslaget indgår i gruppens drøftelser. 16. Økonomisk styring i Sæby Kommune J.nr.: 00.01P24 Sagsident: 03-1284 Sbh. CF/cep Åben sag Centralforvaltningen, Økonomisk Afdeling har udarbejdet forslag til "Økonomisk Styring i Sæby Kommune" med tilhørende bilag. Forslaget er en revideret udgave af det nuværende Kasse- og Regnskabsregulativ for Sæby Kommune, som er godkendt af Sæby Byråd den 18. april 2000. Revideringen er foretaget under hensyntagen til Lov om kommunernes styrelse, Styrelsesvedtægt for Sæby Kommune, Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om Budget- og regnskabsvæsen samt regnskabsbekendtgørelser. Forslaget har været forelagt kommunes revisor til gennemsyn. Revisionen har ikke bemærkninger til forslaget og kan anbefale navneændringen. I forhold til det gældende Kasse- og Regnskabsregulativ er der foretaget følgende ændringer i forslaget til "Økonomisk Styring": Bevillingsniveauer er vist i nyt afsnit i bilag nr. 2, afsnit 1.7 Beskæftigelsesområdet jf. bilag 2 afsnit 1.7 er nu sammenlagt til én bevilling, da området i det store hele omfatter lovbundne udgifter og indtægter Sæby Kommunes Regler for overførselsadgang er indarbejdet og vist i bilag nr. 2, afsnit 1.8 Anvisning og attestation af elektronisk bilagsbehandling er indarbejdet i bilag nr. 4 Registrering af Fysiske aktiver er indarbejdet og vist i nyt bilag nr. 12. Anlægsarbejder er indarbejdet og vist i nyt bilag nr. 14 "Kontrol og afstemning ved anvendelse af edb-systemer" udgår (rammebilag 12 i gældende udgave). Indholdet er indarbejdet i Sæby Kommunes It-Sikkerhedspolitik (godkendt i Byrådet den 17. december 2002) "Oversigt over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser pr. 30. marts 2000" udgår (rammebilag 14 i gældende udgave). Forretningsgange, der videreføres, bliver optaget i IntraNote enten som generelle forretningsgange eller som forretningsgange under den enkelte forvaltning/afdeling Det nuværende Kasse- og Regnskabsregulativ for Sæby Kommune, som er godkendt af Byrådet i mødet den 18. april 2000, kan rekvireres ved henvendelse til Økonomifunktionen eller ses på sagen. Forslaget indstilles til Økonomiudvalgets drøftelse med efterfølgende indstilling til Byrådet. : "Økonomisk Styring". Økonomiudvalget den 9. december 2003. Anbefales til Byrådets godkendelse. Efter Økonomiudvalgets behandling af forslaget til "Økonomisk Styring" i mødet den 9. december 2003 har Centralforvaltningen, Økonomisk Afdeling bearbejdet forslaget på baggrund af Økonomiudvalgets bemærkninger. Herunder at synliggøre de ændringer, der er foretaget i forhold til det gældende Kasse- og Regnskabsregulativ. Der er således foretaget en samlet opstilling i en nedfotograferet udgave. Det gældende Kasse- og Regnskabsregulativ er vist i venstre side og forslag til Regler for Økonomisk Styring er vist i højre side. Materialet er tænkt som et arbejdsredskab, idet det er muligt at sammenligne indholdet på tværs af siderne. Navnemæssigt er "Økonomisk Styring" ændret til "Regler for Økonomisk Styring"

of 11 srækkefølgen er ændret til en mere hensigtsmæssig og logisk rækkefølge Registrering af fysiske aktiver og registrering af lagerbeholdninger og inventar er sammenskrevet til ét bilag bilag nr. 6 Registrering af Fysiske Aktiver Under inventarfortegnelser - bilag nr. 6 - er beløbsgrænsen på 1.000 kr. slettet, idet registreringen foretages ud fra et væsentlighedskriterium I bilag nr. 5 Anlægsarbejder er beløbsgrænsen for aflæggelse af anlægsregnskaber fastsat til 2 mio. kr. under hensyntagen til Indenrigs- og Sundhedsministeriets konteringsregler. Økonomiudvalget og Byrådet kan frit bestemme, hvilken grænse, der skal være gældende for Sæby Kommune dog vil et anlægsprojekt med en bruttoudgift på mere end 2. mio. kr. altid skulle udarbejdes og forelægges for fagudvalg og Byrådet. 1. "Regler for Økonomisk Styring" ØU 2. Nedfotograferet sammenstilling af "Kasse- og Regnskabsregulativ" og "Regler for ØU Økonomisk Styring" Anbefales til Byrådets godkendelse. 17. Ny designprofil for Sæby Kommune J.nr.: 00.13P16 Sagsident: 02-1060 Sbh. BKT/aje Åben sag Chefgruppen nedsatte i 2002 en designgruppe med henblik på at få lavet en ny skriftlig profil for Sæby Kommune. Byrådet blev på mødet den 18. marts 2003 præsenteret for Designgruppens forslag til ny designprofil. Byrådet besluttede at lade Økonomiudvalget behandle sagen. Økonomiudvalget ønskede nogle alternative forslag og er på møderne den 12. august og 26. august 2003 blevet præsenteret for alternative forslag. Økonomiudvalget godkendte det forslag, arbejdsgruppen oprindeligt har fremlagt, hvori kommunens gamle segl indgår i en moderniseret udgave. Borgmesterkontoret har haft designet til udtalelse i Rigsarkivet, jf. styrelseslovens 4, stk. 2. Rigsarkivet udtaler, at kommunevåbenets motiv gengivet i skikkelse af et segl er korrekt. Der er nu lavet et prøvetryk af det kommende brevpapir. Brevpapiret er det primære af de medier, chefgruppen har valgt til at indgå i profilen, som successivt bliver implementeret efter nytår. Borgmesterkontoret fremsender prøvetryk af det kommende brevpapir til orientering for byrådet. Prøvetryk af brevpapir (bilaget eftersendes fredag udsendes kun til byrådets medlemmer). Byrådet den 16. december 2003 Fraværende: Folmer Hansen med afbud - Henrik Buchhave er indkaldt som stedfortræder. Taget til efterretning. Designmanual ønskes forelagt Byrådet. Borgmesterkontoret fremsender chefgruppens forslag til designprofilens indhold til godkendelse i Økonomiudvalget og Byrådet. 1. Forslag til designprofilens indhold udleveres på mødet ØU

of 11 Anbefales til Byrådets godkendelse. 18. Bossinf-indberetning af kommunens ønsker om støttet boligbyggeri år 2004 - Efterretningssag J.nr.: 03.00.01G12 Sagsident: 03-1267 Sbh. TF/gc Åben sag Erhvervs- og Boligstyrelsen har meddelt, at indberetning om støttet boligbyggeri for året 2004 vedrørende: almene boliger almene ungdomsboliger almene ældreboliger (heraf kap. 9a boliger) renovering mv. af ungdomsboliger, jf. 100 i almenboligloven støttede private andelsboliger for året 2004 (støtten til opførelse af nye private andelsboliger bortfalder med udgangen af 2004). skal foretages senest den 31. december 2003. Private andelsboliger er fortsat kvotebelagt, og der skal søges om kvote for år 2004 hos Erhvervs- og Boligstyrelsen. Teknisk Forvaltning meddeler, at der vil ske følgende indberetning: Almene familieboliger - 21 stk. i henhold til budget 2004 Almene familieboliger som bofællesskab - 0 stk. Almene ældreboliger - 0 stk. Private andelsboliger - 0 stk., da budgetbeløbet for 2004 er disponeret til godkendte projekter Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, at indberetningen tages til efterretning. Økonomiudvalget den 9. december 2003. Taget til efterretning. Den 17. december 2003 meddeler Nordjyllands Amt, at amtet planlægger opførelse af 8 stk. boliger til handicappede i Sæby betegnet som: Almene amtskommunale ældreboliger i 2004. Teknisk Forvaltning har den 17. december 2003 indberettet de 8 stk. almene ældreboliger som forventet tilsagn i 2004. Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, at indberetningen tages til efterretning. Taget til efterretning.

of 11 19. Kloakforsyningssag J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag 20. Salg J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag 21. Købssag J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag 22. Eventuelt J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag 23. Købssag J.nr.: Sagsident: Sbh. Lukket sag

of 11 Underskrifter: