Mødedato: 13. maj 2013 kl. 9.30-12.30 Mødested: Rådhuset, møderum 2 Dagsorden for møde i HovedUdvalget Mødelokalet er reserveret fra kl. 8.15 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Kenth Halfdan Ferning (formand), Jette Rud Knudsen, Leo Kristoffersen, Jørgen Larsen, Erik Bjerrum Medarbejderrepræsentanter: Bodil Jeppesen (DSR), Rikke Liboriussen (HK), Jette Harlund (AC), Erik Elbæk Christoffersen (DLF), Lone Bay (BUPL), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Birgit Elkær Hegelund (FOA) Thomas Jørgensen (3F) Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Leo Kristoffersen, Jonas Tscherning Sørensen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Valg af næstformand 4. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet 5. Forretningsorden til beslutning Udkast til forretningsorden er udarbejdet af HR. Udvalget drøfter udkastet og behov for justeringer inden endelig godkendelse. Udvalget drøfter herunder også formål og opgaver i forbindelse med de særskilte møder mellem arbejdsmiljørepræsentanternes og en ledelsesrepræsentant. Der er desuden udarbejdet et forslag til en skabelon til forretningsorden for alle MEDudvalg. Skabelonen tager afsæt i udkastet til HU s forretningsorden, og for at skabe en vis ensartethed er den udformet således, at den kan dække såvel MED-udvalg som personalemøder med MED-status med de nødvendige justeringer. Udkast til forretningsorden for HovedUdvalget er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-41972 Udkast til skabelon for forretningsorden er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-55047 Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 1
6. Procedureretningslinjer til beslutning Hovedudvalget skal i henhold til Rammeaftalen om MEDindflydelse og MEDbestemmelse udarbejde procedureretningslinjer for 3 områder: * Kommunens personalepolitik * Budgettet konsekvenser for arbejds- og personaleforhold * Større rationaliserings- og omstillingsprojekter Udkast til procedureretningslinjer er udarbejdet af HR. For at gøre det så enkelt som muligt og bl.a. undgå gentagelser af formål, evaluering og gyldighed af retningslinjerne er de sammenskrevet i et samlet dokument. Udkast til procedureretningslinjer er vedlagt som bilag, doknr. 727-2012-164778 7. Årshjul til beslutning På baggrund af det vi på nuværende tidspunkt ved om opgaver og indsatser i den kommende 2-årige periode har HR udarbejdet et foreløbigt udkast til årshjul for 2013 og 2014. Når årshjulet er udarbejdet for en 2-årig periode hænger det sammen med at HovedUdvalget hvert andet år skal gennemføre en strategisk drøftelse og udarbejde en strategiplan for indsatser i den kommende periode derfor giver det mening at udarbejde århjul, der dækker hele perioden. Hovedudvalget drøfter udkast til årshjul med henblik på foreløbig godkendelse. Årshjulet færdiggøres først efter HovedUdvalgets strategiske drøftelse. Udkast til årshjul er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-54329 8. MED-uddannelse, til beslutning HovedUdvalget besluttede tilbage i 2010 at der skulle udvikles en 2-dages MEDgrunduddannelse for nye MED-udvalgsmedlemmer. Uddannelsen har været gennemført med undervisere fra PUF (Parternes UddannelsesFællesskab) i 2 omgange. I forbindelse med forhandlingerne vedr. ny MED-aftale har uddannelsen været sat i bero. Ved forhandlingerne om OK.13 har parterne aftalt nye rammer for MED-uddannelse, således at grunduddannelsen for MED-udvalg også centralt fra er aftalt til 2 dage, når MED-udvalget også varetager arbejdsmiljøopgaver. Til gengæld er uddannelsen gjort obligatirisk fra 1. januar 2015. Nu hvor den nye lokale MED-aftale er på plads, og MED-organisationen går ind i den første 4-årige funktionsperiode er det relevant at drøfte, hvordan og hvornår vi gennemfører MED- Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 2
uddannelse i Odder kommune, herunder om alle nuværende medlemmer skal gennemgå uddannelsen (også erfarne medlemmer)? Erfaringer fra tidligere gennemførte uddannelser viser, at der giver stor nytte at når MEDudvalget deltager i uddannelse samlet. Dette kan tilrettelægges på forskellig vis eksempelvis kan man overveje, om det kan give mening, at gennemføre samlet uddannelse for de enkelte OmrådeUdvalg og LokalUdvalgene under området (herunder ledere, TR/AMR og kontaktpersoner på institutioner med personalemøder med MED-status) på én gang, således at gennemføres 4 uddannelsesforløb. HovedUdvalget kan endvidere drøfte, om der er ønske om en særlig uddannelsesdag for HovedUdvalget. Ulla Salling, HR er uddannet lokal MED-underviser, men HovedUdvalget bør drøfte, hvorvidt der er behov for yderligere undervisere enten lokalt uddannede MEDundervisere eller brug af underviseres fra PUF. 9. Evaluering af talentforløb (Projekt ved KL og KTO), til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Grethe Agger, HR (deltager under dette punkt) Talentudvikling har fremgået af HR strategien som et indsatsområde i 2012-2013. Inden vi fik drøftet nærmere plan og indsats i Odder kommune udbød KL og KTO imidlertid et forløb for ledertalenter, som kommunerne kunne søge om deltagelse i. I Odder kommune fandt vi, at det var en god mulighed for at få inspiration og erfaring med et talentforløb, og på baggrund af ansøgning fik vi tildelt 7 pladser i forløbet. Forløbet er nu færdigt og erfaringerne er opsamlet i vedlagte bilag, doknr. 727-2013-54983 10. Status på lokalt arbejde vedr. mobning og chikane til information og drøftelse Hovedudvalget har som opfølgning på trivselsmålingen 2012 ønsket at få et status fra alle lokale MED-udvalg på arbejdet med handleplaner og indsatser vedr. mobning og chikane. Af de fleste tilbagemeldinger fremgår, at man som opfølgning på trivselsmålingen har fundet anledning til at drøfte og evt. justere handleplanen lokalt uanset om trivselsmålingen har vist udfordringer med mobning og chikane eller ej. Samlet status i oversigtsform er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-54889 Alle tilbagemeldinger er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-11337 11. Vejledning til arbejde med social kapital til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Mette Hornbæk/Ulla Salling, HR Som besluttet på sidste HovedUdvalgsmøde har HR udarbejdet en vejledning til arbejdet med social kapital. Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 3
Vejledning er vedlagt som bilag, doknr. 727-2013-54954 12. Rygepolitik til beslutning Ansvarlig for information til punktet: Arbejdsgruppen På baggrund af de bemærkninger der på nuværende tidspunkt er kommet fra MEDorganisation og Økonomiudvalg, har arbejdsgruppen drøftet justeringer til forslaget til rygepolitik og køreplan. Arbejdsgruppen vil først og fremmest foreslå, at køreplanen strækkes, således at den endelige stillingtagen til politikken først behandles på HU s møde i august, da en række institutioner ikke har nået at melde tilbage her i blandt de fleste skoler, som ikke har haft mulighed for at afholde MED-møde pga. lock-outen. Arbejdsgruppen vil dog på baggrund af de forslag der er kommet indtil nu foreslå enkelte sproglige justeringer i politikken. Derudover er der kommet flere reaktioner på pokal og præmier som flere finder unødvendige eller negative i stedet støtter arbejdsgruppen forslag fra flere sider om at anvende de midler der skulle være brugt til præmier på alternative støttemuligheder for at nå målet om en røgfri arbejdsplads. De foreløbige bemærkninger til udkastet til rygepolitik er vedlagt som bilag oversigt doknr. 727-2013-54635 og samlede tilbagemeldinger doknr. 727-2013-61444 13. Udlån af kommunens lokaler til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Kenth Halfdan Ferning Resume På foranledning af henvendelse omhandlende de eksisterende regler for udlån af lokaler skal Hovedudvalget drøfte udlån af kommunens lokaler. Sagsfremstilling I Odder Kommune har vi siden den 22. april 2004 i forbindelse med den daværende kommuneledelse haft nedenstående regel: Kommuneledelsen har på baggrund af bl.a. henvendelse fra forsamlingshusene drøftet udlån af lokaler til private fester. Ifølge de indhentede oplysninger finder udlån sted flere steder, men i meget begrænset omfang. Kommuneledelsen har på denne baggrund besluttet, at der ikke fremover må indgås nye aftaler om benyttelse af lokaler til f.eks. konfirmation, fødselsdage o.l. Vi er opmærksomme på, at muligheden nogle steder betragtes som et personalegode, men finder, at kommunen har brug for at tone rent flag i forhold til bl.a. forsamlingshusene, men også restauratører, Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 4
udlejere af "festudstyr", idrætshaller mv. - vel vidende, at der ikke har været aktiviteter af så stort omfang, så det har været en reel konkurrent. Service, stole mv. kan stadig i rimeligt omfang og efter den enkelte institutions bestemmelse udlånes til personalet. Reglen er stadig gældende, men har ikke været administreret i nogen særlig grad, og andre sædvaner har eksisteret. Reglen blev etableret på baggrund af henvendelser fra erhvervsliv, som også for nylig har gjort opmærksom på de eksisterende sædvaner. Bemærkninger Indenrigs- og Sundhedsministerens har tidligere forholdt sig til emnet om at stille personalegoder til rådighed for medarbejdere og ligeledes har Statsforvaltningen. På spørgsmålet om, hvorvidt en kommune lovligt kan udlåne kommunale aktiver m.v. til kommunens medarbejdere, er svaret, at dette ikke er reguleret i den skrevne lovgivning, og det skal derfor afgøres efter almindelige kommunalretlige grundsætninger om kommuners opgavevaretagelse de såkaldte kommunalfuldmagtsregler. Efter kommunalfuldmagtsreglerne er en kommune som udgangspunkt alene berettiget til at stille de ydelser til rådighed for sine ansatte, som kommunen er forpligtet til i henhold til de aftalte løn- og ansættelsesvilkår. Det er imidlertid i de kommunale tilsynsmyndigheders praksis antaget, at de ovennævnte kommunalretlige udgangspunkter i et vist omfang kan fraviges, hvor der er tale om ydelser til kommunens ansatte. Dette er tilfældet dels i mindre betydelige spørgsmål ud fra hensynet til de ansattes velfærd, dels i tilfælde hvor fravigelsen sker med henblik på at varetage kommunens interesser som arbejdsgiver. En kommunalbestyrelse vil således som led i den almindelige personalepleje lovligt kunne træffe beslutning om at stille almindelige personalegoder til rådighed for kommunens ansatte, eksempelvis avis- og telefonhold, feriehuse, motionscentre mv. I den samlede vurdering af, hvilke personalegoder en kommune kan stille til rådighed for sine ansatte, lægges der bl.a. vægt på, om det på arbejdsmarkedet som helhed er almindeligt at stille den pågældende ydelse til rådighed. Endvidere indgår i vurderingen af ordningens lovlighed, hvilke udgifter for kommunen der er forbundet med at stille personalegodet til rådighed. Som det bemærkes i ministerens udtalelse, jf. nedenfor, er kommunalfuldmagtsreglerne kendetegnet ved at udvikle sig i takt med samfundets udvikling. Dette indebærer, at der tilkommer kommunalbestyrelsen et vist råderum, når der skal foretages en konkret vurdering af lovligheden af personalegoder, kommunalbestyrelsen stiller til rådighed for sine ansatte. Om kommunernes adgang til at stille ydelser til rådighed for deres ansatte kan der derudover henvises til Inger Mogensen og Dario Silic, Kommunalfuldmagtsregler i praksis, Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 5
2004, siderne 91, 94 og 98, Karsten Revsbech, Kommunernes opgaver, 2005, siderne 65 ff og 297 ff, samt Indenrigs- og Sundhedsministeriets udtalelser af 22. december 2000, 25. januar 2001 og 9. juli 2001, og daværende Indenrigs- og Sundhedsministerens svar til formanden for folketingets kommunaludvalg, den 29. juni 2006. I den nærmere fastlæggelse af kommunens adgang til at stille et personalegode til rådighed for kommunens ansatte må der således efter tilsynsmyndighedernes praksis lægges vægt på, hvad der er almindeligt på arbejdsmarkedet som helhed, ligesom kommunens konkrete egeninteresse som arbejdsgiver i den pågældende ordning tillægges betydning, og kommunalbestyrelsen må i den forbindelse kunne foretage et skøn inden for relativt vide rammer. Praksis stiller i almindelighed større krav til ordningens evne til at fremme varetagelsen af kommunens egennyttige interesse som arbejdsgiver, jo mindre udbredt den pågældende ordning er på arbejdsmarkedet som helhed. Det indgår desuden i vurderingen af ordningens lovlighed, hvilke udgifter der for kommunen er forbundet med at stille personalegodet til rådighed. Det kan endvidere indgå i vurderingen, om personalegodet har sammenhæng med arbejdets udførelse eller arbejdsforholdet mere generelt. Det er endelig en betingelse for ordningens lovlighed, at ydelsen stilles til rådighed efter saglige kriterier, det vil sige til de grupper af ansatte, hvor ydelsen konkret tjener kommunens interesser som arbejdsgiver. Statsforvaltningen har ikke foretaget en egenhændig undersøgelse af, hvorvidt det er almindeligt forekommende på arbejdsmarkedet, at arbejdsgivere udlåner sine aktiver til de ansatte udenfor arbejdstiden. Som ovenfor refereret foreligger der imidlertid oplysninger, der efter statsforvaltningens opfattelse er tilstrækkelige til at lægge til grund, at arbejdsgiveres udlån til de ansatte af aktiver i et eller andet omfang er et almindeligt forekommende fænomen, såvel på private som på kommunale arbejdspladser. Afgørende er dog, at kommunes retningslinier for udlån er motiveret af et generelt ønske om som arbejdsgiver at ligestille kommunens ansatte med ansatte i andre kommuner og på private arbejdspladser. Afgørende er også, at kommunen - administrativt og politisk - finder, at det er en nødvendig og naturlig del af personalepolitikken. Endvidere bør udlånet udelukkende ske til den ansattes egen anvendelse, og, at det ingen økonomiske konsekvenser har for kommunen. Det tilkommer altså kommunen at foretage et skøn indenfor vide rammer, ligesom der må lægges vægt på, at ordninger med arbejdsgivers udlån af aktiver til de ansatte må antages at være almindelig kendt på arbejdsmarkedet som helhed, og at der i samfundet i øvrigt sker en udvikling indenfor området med personalegoder. Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 6
Udlånsordningen skal som nævnt også være en del af kommunens personalepolitik og personalepleje. Retningslinierne for udlån skal være vedtaget, administrativt og politisk. De skal være nedskrevet og dermed fastlagt som rettigheder for de ansatte i kommunen. 14. Status på seniorjobs og akutjobs til information og drøftelse Ansvarlig for information til punktet: Jørgen Larsen På sidste møde i OmrådeUdvalget for Børn og Unge blev der spurgt til status i forhold til tidligere beslutninger vedr. seniorjobs og akutjob. Udvalget har anmodet om, at HovedUdvalget drøfter status i forhold til den tidligere beslutning. Som drøftet på HovedUdvalgets møde i november 2012 var beslutningen i forhold til akutjobs, at de første 10 tidsbegrænsede stillinger af mindst 3 måneders varighed skulle opslås som akutjobs. Udvalget gives en status på, om dette er nået og, om muligt hvor mange ledige der er ansat på den baggrund. I forhold til seniorjobordningen har beslutningen været, at ansøgere til seniorjob ansættes hos Vej og Park, og det er oplyst, at der umiddelbart er finansiering til 5 ansatte i seniorjob. Udvalget gives en status på, hvor mange medarbejdere der er ansat i seniorjob, og om beslutningen fortsat er, at seniorjobbet etableres hos Vej og Park. 15. Til efterretning a. Referat fra møde i HovedMedudvalget på børne- og ungeområdet den 18.3.2013 dok.id 727-2013-28872 b. Referat fra møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset den 4.4.2013 dok.id. 727-2013- 41833 + 727-2013-47433 c. Referat fra møde i OmrådeUdvalg for det tekniske område dok.id. 727-2013-35887 16. Eventuelt Næste møde: Mødet hævet kl. Dokumentnr.: 727-2013-52597 side 7